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一、內控存在主要問題
1 內部控制體系不健全 中小企業由于沒有建立完善的內部控制體系容易造成管理的真空地帶。內控制度是根據過去經驗制成的,對于無法預知的事情不能預防,同時受制于成本效益原則,如果建設內控制度的成本高于其能帶來的收益,則無法建立和落實,另外內控制度無法從根本上防止管理者濫用權力。 中小企業大多數決策都是由最大股東方來決定,權力高度集中。如果權力沒有合理的分配到各個部門而是集中在企業決策者的手中,企業雖將各部門分類但沒有確定的主管人員,所以部門人員為避免承擔責任,工作中相互推脫,嚴重缺乏積極性和主動性。
2 控制活動執行不到位 內控制度的具體實施效果取決于執行人員實際運作水平,未形成有效的監督體系,缺乏監督、考核和檢查機制和機構,使內控流于形式,削弱員工執行的自覺性;管理者自身的原因,部分管理者偏好行政干預手段、沒用內控意識,使內控制度形同虛設;信息不對稱造成管理者和員工之間的偏差,管理者設計的內控體系未得到員工認可或認識不全。 中小企業為了節約支出,節省勞動成本,員工數量很少,一人多崗現象時有發生,職責也不明確。由于沒有統一的規章制度和工作流程,工作責任模糊不清,所有工作由領導分配后分項完成,往往一家企業的業務會涉及兩三個員工,工作的完成度差,花費的時間較長。員工日常工作也較為松散,并沒有形成有效的職責分工和權力制衡。
3 不相容職務沒有明確分離 中小企業機構設置相對簡單,沒有真正做到不相容職務相互分離。相互制約的效果。較為明顯的是企業的會計和出納都由一人擔任,資金的支付審批與執行都是同一個人,為徇私舞弊行為提供便利,嚴重違了不相容職務分離準則。這不僅不利于企業內部控制的有效管理,還導致了企業運行雜亂無章,更會影響企業的經濟效益以及進一步向前發展。
4 授權審批制度不科學 建立授權審批制度控制有利于各部門、各崗位按照規定對相關的經濟業務和事項進行復查或審核。沒有系統的審批程序,復查和審核都難以進行。這無法保證各項業務的透明度,授權審批的范圍和責任全部集中于管理層手中,導致員工容易職責不清、辦理業務時程序混亂,極易造成管理層濫用職權導致企業資產流失,損害企業與員工的整體利益。
二、對策分析
1 完善內部控制環境 企業的大環境對于員工的影響是悄然發生的。首先制定合理的內部控制制度,建立科學的企業組織結構,把控制主體分離開來,股東即為投資人,經營者努力實現企業效益最大化,為企業創造更多的收益;管理人員完成所分配的任務,保證企業的生產效率;而普通員工則全力配合管理人員,保證企業的日常生產經營并遵守內部規章制度。
2 構建風險防范機制 在市場環境多變的背景之下,企業面臨著各種各樣的風險。而風險的特征多為不確定、突如其來的發生使企業措手不及,往往造成一定損失。抗風險能力弱的企業可能還會消失在市場的洪流之中。因此樹立風險意識,對經營過程中可能存在的風險要進行評估并制定相應的對策。完善風險管理體系,出于用人成本考慮,即使不另設部門,也要有專業人員對潛在的風險進行分析并給出解決方法。而企業也要對預測的風險分類評估,做到心中有數,只有在不斷經歷中總結經驗、采用科學的方法防范化解經驗,企業才會健康發展。
3 強化企業內部監督 結合企業實際情況,設立內部監督部門,并制定有針對性的內部監督制度,能夠為監督企業日常的經營管理活動提供幫助;其次,企業管理層也要增強監督意識,充分認識到內部監督對企業發展的重要性。企業可以選取適合監督人員,要做到對給予監督人員充分的權利,以便監督人員能夠獨立的開展工作,并具有充分的權威性。認真選擇監督人員的監督范圍,尤其是重點管理環節的監督。一旦發現問題之后,要及時解決,制定整改措施。同時,對于嚴格執行內部監督制度的人員,應該給予獎勵,反之,也要對不服從管理的人員制定懲罰措施。還可以建立員工之間的平行監督機制,讓員工積極參與到監督活動中,發揮內部監督的最大效益。