服務熱線
400 180 8892
2020年2月9日，天津市財政局印發了《關于疫情防控期間切實做好我市財會服務工作的通知》（津財防控〔2020〕11號），要求“在資金撥付、政府采購等環節開放‘綠色通道’的前提下，建立健全緊急狀態下的內控機制”。為進一步指導工作，經征求我市行政事業內控專家組意見，我們以問答和示例的形式將各預算單位防控期間防疫物資內控管理進行規范，以引導實務操作。其他相關單位也可參考使用。
1.問：疫情防控期間我單位物資采購任務緊急，可以不執行內控規定嗎？
答：無論何種情況下，單位物資管理內控體系的各個審批環節都是根據風險管理的需求設置的，是單位風險防控必不可少的管控環節。因此，即便是在疫情防控期間，單位內控設置的流程和管控措施均不能逾越，必須嚴格執行。
2.問：疫情防控期間任務緊急，如何實現急事急辦、特事特辦？
答：為了應對疫情防控期間的緊急和突發情況，可按照如下原則靈活執行單位的防疫物資管理內控規定：
（1）簡化業務審批流程
在特殊時期，防疫物資管理相關的業務決策應更加便利、敏捷和高效。建議從風險管控和效率提升兩個維度考慮，對于非“三重一大”事項，建立由各相關單位領導和業務部門負責人組成的臨時工作小組，業務的決策審批直接由臨時工作小組進行，不再執行原有的部門逐層流轉和領導逐級審核（批）的程序，減少審核（批）的業務環節和時間。對于“三重一大”事項，在臨時工作小組決策后，由單位相關議事決策機構進行集體決策。
（2）調整審批形式
在疫情防控的特殊時期，可視業務緊急情況簡化審批形式，借助微信、視頻會議等方式審批后先行辦理并于事后補充相關資料。對于網絡不暢通的情況下，也可以采取電話審核（批）的方式。需要強調的是，無論哪種方式，事后均需對業務審核（批）過程進行記錄。
（3）做好業務記錄
疫情防控期間，各種緊急情況和突發情況較多，單位做好防疫物資管理相關業務的記錄和檔案管理變得更為重要，應做到凡事可查、可追蹤。
3.問：物資采購方面應當關注哪些重點呢？
答：各單位應當按照《財政部辦公廳關于疫情防控采購便利化的通知》（財辦庫〔2020〕23號）和《天津市財政局關于落實疫情防控采購便利化有關政策的通知》（津財采〔2020〕1號）的規定，建立健全緊急采購內控機制，加強緊急采購內控管理，以滿足疫情防控工作需要為首要目標，建立采購“綠色通道”，實行緊急采購，可不執行采購計劃備案、變更采購方式審批、采購進口產品審核等政府采購法規定的方式和程序。同時，要做好疫情防控采購項目相關采購文件和憑據的留存工作，便于相關統計和檢查。單位應對物資采購部門進行責任歸口，物資采購部門應依據物資管理部門提出的采購需求以及實際情況統一協調力量組織采購，避免出現多頭無序采購的情形。
4.問：我單位應如何進行物資管理呢？
答：首先，各單位應對物資管理部門進行責任歸口。其次，物資管理部門統一根據各部門上報物資需求以及物資收、發、存情況編制采購計劃并向物資采購部門提出采購需求。最后，物資管理部門應根據各部門的工作職責和人員數量，制定物資分配方案。同時，各部門明確物資領用人員，避免出現人人可領，隨意領用的現象。此外，單位應對物資使用做好記錄，庫管員應做好物資領用記錄，詳細、準確記錄領用物資的名稱、規格型號、數量、具體用途（包括給何種范圍人員使用)、領用部門和領用人，領用人需在物資領用臺賬上簽字確認。各部門物資領用人員應做好物資發放記錄。
5.采購內控制度設計舉例
遵循內部控制適應性原則，各預算單位涉及使用財政性資金采購疫情防控相關貨物、工程和服務的，應當明確緊急采購方式和程序，具體示例如下：
（1）制定疫情防控期間緊急采購內控制度，或者在涉及采購的工作方案中，進行明確和規定。
（2）確定疫情防控相關貨物、工程和服務采購方式和程序時，可以按照“重要+非常緊急+市場供給緊缺”、“重要+非常緊急+市場供給充足”、“重要+一般緊急+市場供給緊缺”、“重要+一般緊急+市場供給充足”，對采購疫情防控相關貨物、工程和服務進行分類劃分，進而確定采購方式和程序。其中：“非常緊急”為需要立刻到位，“一般緊急”為可有一定時間進行準備。
如屬于“重要+非常緊急+市場供給緊缺”的，應簡化采購方式和程序，可采取先借助微信、電話、視頻等方式匯報、經審批后進行采購，事后補充采購程序手續，并寫明情況。
如屬于“重要+非常緊急+市場供給充足”的，可簡化采購方式和程序，應先詢問供應商的報價，在要求供應商提供報價單等手續文件的同時先借助微信、電話、視頻等方式匯報、經審批后進行采購，事后補充采購程序手續，并寫明情況。
如屬于“重要+一般緊急+市場供給緊缺”、“重要+一般緊急+市場供給充足”的，根據各單位現有采購內部控制管理規定，適當簡化采購方式和程序，可先通過供應商詢價、內部組織議價談判等采購程序，確認質優價優的供應商后，進行采購程序手續。
（3）明確并細化采購流程，明確采購各環節的崗位職責，明確涉及采購相關部門的職責。同時，要注意采購人和驗收人要做到不相容崗位職責分離，如果單位人員緊張，在驗收時，應保證有2人以上參與。
（4）明確單位內部審計監督部門的職責和工作內容，做好單位疫情防控期間采購活動的監管。
（5）做好貨物的驗收、入庫、領用出庫以及工程和服務的驗收工作，對于疫情防控期間的疫情相關物資與固定資產等，盡管各單位都有日常管理的臺賬或者資產管理系統，但應當建立備查臺賬進行專門管理，一是便于各類物資和固定資產數據的統計與分析，二是便于后續審計監督工作的開展。
