杭州合眾醫(yī)藥科技有限公司 陳燮斐
從事財(cái)務(wù)工作多年，實(shí)踐應(yīng)用領(lǐng)域做得比較多，筆者想分享一下 EXCEL在工作中的運(yùn)用，其中的便利之處可以借鑒。 現(xiàn)代的企業(yè)基本上都有績效考核，有考核到部門，也有考核到個(gè)人， 筆者就職的企業(yè)屬于純外貿(mào)公司，所以相對比較簡單，除了財(cái)務(wù)人員、跟 單員、單證員，就是業(yè)務(wù)員，公司的績效考核考核到個(gè)人。對業(yè)務(wù)員，我 們執(zhí)行單票考核，以業(yè)務(wù)員出口的合同號為中心，縱向建立表格。基本的 表頭如下表所示：
以此表為例，分四部分闡述。
EXCEL表格在外貿(mào)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用
目的港、出口日期和出口金額、價(jià)格條款等，是出口貨物業(yè)務(wù)中最基 本的要素，同時(shí)也是開具出口發(fā)票所必備的。財(cái)務(wù)工作中，按照自然月份 記主營業(yè)務(wù)收入。因此，按出口日期一年可以做12張工作表，每月一張。 根據(jù)出口國別，便于填寫浙江省商務(wù)運(yùn)行調(diào)查監(jiān)測系統(tǒng)的訂單去向；實(shí)際
淺談EXCEL表格在外貿(mào)企業(yè)的應(yīng)用
／杭州合眾醫(yī)藥科技有限公司 陳燮斐
出口額、同比增長率（保留上年同 期數(shù)據(jù)計(jì)算產(chǎn)生）也可以通過這張 表格統(tǒng)計(jì)完成；對于出口商品的價(jià) 格，同比增長率和環(huán)比增長率，需 要上年同期數(shù)據(jù)和上月數(shù)據(jù)計(jì)算得 出，所以保證數(shù)據(jù)的完整性非常重 要；采購的原料價(jià)格，由U欄采購 金額（除以數(shù)量）得來；還有一個(gè) 貨源采購來源，就是根據(jù)供應(yīng)商來 填寫，分省內(nèi)和省外。做好日常原 始資料的記錄，大大方便了月底的 統(tǒng)計(jì)，可以一次性生成報(bào)表。
EXCEL在財(cái)務(wù)會計(jì)中的運(yùn)用
在這個(gè)層面，首先做好 EXCEL的基礎(chǔ)功能，如數(shù)據(jù)錄 入、公式填充、條件格式、查找替 換、有效數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的自動篩選、 分類匯總、合并計(jì)算以及簡單的數(shù) 據(jù)透視表及圖表功能。涉及的函 數(shù)，一般也僅限于常用的一些函 數(shù)，如求和、平均、計(jì)算天數(shù)等。 根據(jù)上表的出口金額，扣除運(yùn)保費(fèi) 之后的FOB價(jià)，按照當(dāng)月1日的中 國人民銀行中間價(jià)匯率折算成人民 幣記主營業(yè)務(wù)收入。這樣，財(cái)務(wù)報(bào)表損益表的第一欄就可以從這個(gè)數(shù)據(jù)采集，每月一次 的財(cái)務(wù)軟件記賬憑證錄入后也可以直接與這份表格核 對，查找有無記賬錯誤。庫存商品金額來自采購金額 不含稅價(jià)，因?yàn)槭琴Q(mào)易企業(yè)，就是左手進(jìn)、右手出， 無任何加工和變化。記錄退稅率，按照發(fā)票金額逐筆 計(jì)算出口退稅，可以與退稅系統(tǒng)生成的應(yīng)退稅額分毫 不差，進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)金額減去出口退稅額以后，就 是不予退稅進(jìn)成本部分。損益表的營業(yè)成本，來自采 購金額和不予退稅進(jìn)成本之和，記賬憑證錄入后，與 本表核對成本，無差別說明記賬正確，即使有誤，查 找也非常方便。在此，還有一個(gè)特殊情況，外貿(mào)企業(yè) 有零退稅商品，視同內(nèi)銷，所以主營業(yè)務(wù)收入、主營 業(yè)務(wù)成本、庫存商品、進(jìn)項(xiàng)稅額設(shè)置會計(jì)科目的時(shí) 候，明細(xì)可以按照外銷、內(nèi)銷、視同內(nèi)銷來分，其中 零退稅的商品記營業(yè)收入時(shí)要計(jì)提銷項(xiàng)稅、進(jìn)項(xiàng)稅額 予以抵扣。這樣就能做到財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)與 本表臺賬完全一致，特別針對財(cái)務(wù)人員相對缺乏的外 貿(mào)公司，一個(gè)財(cái)務(wù)人員就可以完成以上工作。 EXCEL在財(cái)務(wù)會計(jì)中的運(yùn)用實(shí)際上就是將EXCEL 用于日常會計(jì)核算，主要目的在于幫助會計(jì)人員提升 工作效率。很多基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作，有的財(cái)務(wù)人員需要一 個(gè)禮拜的時(shí)間才能做好，但有的財(cái)務(wù)人員卻只要花三 個(gè)小時(shí)。這就是效率的差異。
EXCEL在出口退稅中的應(yīng)用
在現(xiàn)有的便捷出口退稅系統(tǒng)中，智能配單是相當(dāng) 方便的，大大節(jié)省了辦稅人員的數(shù)據(jù)錄入時(shí)間。只要 錄入報(bào)關(guān)單號，該報(bào)關(guān)單的所有商品都能列示出來， 再錄入進(jìn)項(xiàng)發(fā)票號碼，配對成功就完成了。退稅系統(tǒng) 匯總表上應(yīng)退稅金額可以直接與本表核對，如有差 異，很快就能查出原因。一般情況，一張報(bào)關(guān)單對應(yīng) 一個(gè)合同號，為了不遺漏報(bào)關(guān)單的記錄，可以通過合 同號來監(jiān)控，編制合同號的方法可以用前面字母加流 水賬號，字母一年變換一次，根據(jù)自己企業(yè)的便利來
標(biāo)注，流水號從1開始延續(xù)使用12個(gè)月，不能斷開，這 樣就能管住每一份報(bào)關(guān)單。如果報(bào)關(guān)單漏記一份，次 年5月份之后才發(fā)現(xiàn)，不僅不能退稅，還要補(bǔ)稅加收滯 納金。出口發(fā)票的開具，按照表格登記臺賬，逐一填 開，上表還可以追加客戶名稱、裝船口岸，這樣出口 發(fā)票的所有內(nèi)容都羅列在表格中了。
EXCEL在管理會計(jì)中的運(yùn)用
在這個(gè)層次中，會用到一些EXCEL的中高端功 能，如數(shù)據(jù)透視表及圖表的高級運(yùn)用，高級篩選、單 變量求解、規(guī)劃求解以及假設(shè)分析（模擬運(yùn)算表） 等，可能有的時(shí)候還會涉及需要編寫簡單一點(diǎn)的宏代 碼或自定義函數(shù)以及運(yùn)用數(shù)組公式。使用者或許經(jīng)常 要制作一個(gè)綜合性強(qiáng)的解決方案，來整合EXCEL的各 個(gè)單項(xiàng)功能。也可能派生出多張不同的表格，比如出 口退稅中，只要截取其中部分的欄目就可以生成申報(bào) 批次的出口退稅表格；也可以生成一張征稅申報(bào)單， 即針對前文所述零退稅的商品，按照報(bào)關(guān)單號的流水 賬號，F(xiàn)OB價(jià)、折合人民幣、價(jià)稅分離；表中進(jìn)項(xiàng)發(fā) 票信息（發(fā)票號碼、采購金額、稅額），有助于填寫 國稅的征稅申報(bào)單，填寫納稅申報(bào)表表一時(shí)，開具其 他發(fā)票的數(shù)據(jù)也可以從此采集；還可以編寫業(yè)務(wù)員 單票考核，根據(jù)實(shí)際收匯金額，直接成本、運(yùn)費(fèi)以 及延遲收匯需要支付逾期利息、檢驗(yàn)費(fèi)等計(jì)算考核 利潤。另外記錄貨款支付情況、核對應(yīng)付賬款，根 據(jù)收匯情況核對預(yù)收貨款和應(yīng)收賬款，使所有業(yè)務(wù) 的發(fā)生有依據(jù)。 根據(jù)這份基本的EXCEL表格，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情 況，增減部分內(nèi)容，就可以派生各種不同的表格用到 不同領(lǐng)域；也可以通過EXCEL各種強(qiáng)大的功能，篩選 各自的需求；還可以用EXCEL的數(shù)據(jù)查詢功能，從其 他應(yīng)用程序（如SQL數(shù)據(jù)庫以及ORACLE數(shù)據(jù)庫）中直 接取數(shù)，提高工作效率，為決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)與 支持。
