案例作者：李金丹
案例單位：天津大學
高校會計憑證查詢是高校會計檔案管理工作的重要組成部分。但隨著會計憑證制單量與查詢次數的增加，會計憑證查詢工作面臨著前所未有的挑戰。處在“互聯網+服務”的時代背景下，我校財務處旨在全面加強財務信息化建設，優化服務流程，推進電子化、網絡化的改革進度，確保做到變“師生跑腿”為“信息跑路”，全面推動“智能化”服務系統升級。因此推動以“互聯網+服務”為基礎的憑證影像化建設具有重大意義。
一、背景介紹
（一）我校會計憑證管理現狀分析
我校是教育部直屬國家重點大學，2017年入選“雙一流”高校名單。近年來學校各項事業蓬勃發展，各項資金大幅增加，會計憑證的制單量與管理難度也與日俱增。
傳統的調取會計憑證流程是：辦事人員首先通過財務網上綜合服務平臺篩選出需要查詢的會計憑證，其次提前向財務處會計科預約，然后到財務處等待工作人員將需要調閱的會計憑證從密集架上逐冊搬至檔案查詢接待室查閱、掃描、打印等。查閱完畢后，檔案管理人員再將會計憑證逐冊放回原處。在翻閱紙質媒介的過程中，不可避免的會出現憑證原件損壞、遺漏等情況，這都需要花費大量人力物力將其恢復原貌。
（二）當前模式下會計憑證管理存在的問題
1.傳統的工作方式難以滿足日益增長的財務服務需求
隨著財務業務種類的不斷豐富，財務處提供的服務形式也變的多樣化。如制單審核由傳統的現場報銷變為網上預約投遞。信息技術的變革使得許多現場辦公服務轉移到網上綜合服務平臺。在外在拉力的驅動下，會計憑證管理自然“不甘落后”。
2.調取會計憑證的工作效率有待提高
隨著學校各項支出業務的增多，會計憑證制單量和查詢次數也同比增加，這無疑給會計憑證的管理帶來更大的壓力。據統計，我校財務處會計憑證2017年共制單220702筆，會計憑證查閱接待804人次，共20217本。傳統查閱會計憑證的方式需投入的人力、物力及時間可想而知。在這些內部需求壓力的推動下，會計憑證管理需要進一步提升。
3.紙質版會計憑證不利于保存
根據會計制度相關規定，會計憑證需要保存30年。在此期間，長時間的存儲、頻繁的查閱使會計憑證的保管面臨巨大挑戰。師生的每次查閱都會給會計憑證帶來不同程度的損壞，即使及時補救，也難以恢復原貌。長此以往，會計憑證勢必難以“獨善其身”。
4.雙校區運行為查閱會計憑證提出了更大的挑戰
在多校區辦學的背景下，財務處將會計憑證分門別類分別放置于雙校區的會計檔案庫。整體位于其中某一校區辦公的學院辦事人員需要查閱的會計憑證很可能存放于另一校區，這種地理局限性為會計憑證管理帶來諸多不便。
面對會計憑證的海量數據、頻繁調取、異地存儲，傳統的管理模式顯然已無法滿足需求。這種情況下，實現高校會計憑證信息化管理是必然選擇，而憑證影像化的應用則是信息化建設中的重要部分。
二、總體計劃
（一）工作目標
隨著我校財務信息化建設的不斷完善，為滿足師生憑證查閱需求，逐步將會計憑證由“線下”服務變成“線上”管理模式。在解決財務信息孤島問題的同時優化會計憑證管理流程，提高工作效率，提升對外服務質量。
（二）工作策略
1.前期調研與準備
為了從源頭上杜絕方向上的失誤，使技術的使用與推廣能夠切實解決財務和師生會計憑證管理方面的問題，我校財務處專門立項，同師生、部分行政事業單位、系統開發商進行充分的調研與溝通。了解會計憑證管理領先單位和其他一流院校的管理模式和相應設施，提供可行的技術環境，結合本校個性化需求做好前期準備工作。
2.中期設計與開發
財務信息化的建設不是一蹴而就的，需要不斷地建設與完善。為使師生能夠快速接受系統，我們在已成熟應用的網上綜合服務平臺基礎上拓展功能，進行需求和功能模塊分析與設計，同供應商協商在通用系統上提出可行性的個性化需求。
3.后期維護與推廣
系統開發到正常運行需要不斷地測試與完善。因此專門開通綠色服務通道，為主動配合新系統使用的師生提供優先優質服務，及時接收系統用戶在使用過程中的反饋，對存在的問題加以解決，并逐步向全校全面推廣。
三、實施過程
經過充分調查與研究，我處將“互聯網+”模式充分運用到財務服務中去，憑證影像化應運而生。
（一）秉承“互聯網+”創新理念，強化服務意識
1.著眼于為師生服務
我校憑證影像化建設的出發點主要有兩點：一是為師生提供服務，讓廣大師生更加方便快捷、高效規范的查詢會計憑證；二是加強我處會計檔案管理工作，優化會計檔案管理模式，提高會計工作透明度。
我校領導高度重視財務工作中遇到的會計憑證管理瓶頸問題，多次帶領相關人員去會計憑證管理工作成績突出的單位調研，學習會計憑證管理理念，借鑒系統管理流程，了解軟硬件實施情況。
2.著眼于為業務服務
我校財務處采取多項渠道與師生進行溝通，了解個性化需求。憑證影像化是為滿足師生及財務審計的需求而設計的，但信息化的建設不能脫離財務業務而存在，不能脫離業務工作而談技術，不能脫離業務實際而談服務，這樣只會增加成本、降低效率、制約發展。我們深入了解具體業務需求，進行可行性分析，設計功能模塊，不斷優化系統流程，為廣大師生提供一個簡潔、方便、人性化的操作界面。系統試運行期間，通過大量、反復測試，解決存在的問題，不斷完善系統。
3.著眼于為大局服務
信息化建設需要服務于大局的發展，反過來信息化建設作為科技力量也在支撐大局的發展。近年來，我們解放思想、開拓創新，不斷跟進會計政策及制度需求，逐步在為廣大師生服務的宏偉藍圖上勾勒神經網絡，憑證影像化作為這一神經網絡的樹突成為財務對外提供服務的中堅力量。
（二）以“互聯網+”技術變革為驅動，推進我處信息化建設
1.創新“互聯網+”模式，開發憑證影像化系統
為了緩解傳統查詢會計憑證模式的工作壓力，適應信息化時代的發展。我校財務處經過多次調研和協商，進行結構化分析，提出系統需求，協同供應商在原有的財務網上綜合服務平臺基礎上結合本校的具體情況因地適宜地開發出具有我校特色的憑證影像化系統。
會計憑證影像化的使用離不開廣大師生的配合。師生需要將報銷發票等附件按照要求規范粘貼，待入庫前，會計檔案管理員將符合標準的會計憑證快速掃描存檔。
當師生有查詢憑證需求時可登錄常用的財務網上綜合服務平臺進行操作。為確保經費卡各類信息的安全性，師生只能在該平臺查詢自己權限內的各類信息。用戶可以選擇需要查看的項目經費卡，點擊明細后界面上會顯示某一時間段的消費明細。每一個消費明細右側都有一個“憑證預覽”按鈕，此按鈕的鏈接即是該會計憑證下的憑證及所有附件信息的保存地址。
用戶點擊“憑證預覽”，系統界面會出現所有該憑證的以圖片形式保存的具體信息，用戶可以雙擊點開大圖查看，也可以點擊下載，會計憑證的所有圖片信息會以壓縮包的形式下載到本地硬盤，方便用戶一鍵式下載打印。
憑證影像化系統不僅面向查閱會計憑證的師生提供服務，同時也與財務管理人員使用的賬務系統對接。財務管理人員可以在財務系統中按照之前的方式查詢會計報表，當遇到重點查看的憑證時，也不再需要記下憑單號去檔案庫翻閱，只需要點擊“憑證掃描”按鈕，該憑證的所有信息一覽無余。
需要強調的是，憑證影像化系統僅是會計憑證管理中邁出的里程碑式的一步，我們正以此為起點，不斷邁進，逐步完善整個會計檔案管理體系。
2.立足“以人為本”，注重細節服務
憑證影像化系統的開發注重用戶體驗效果，在多處細節上體現服務價值。為了緩解會計憑證掃描的工作壓力，事前控制會計憑證附件整體的規范性，我們特意制作了滿足現有需求的票據粘貼單、差旅申請書及報銷單、現場報銷單，闡明具體注意事項，避免事后發現問題被動處理。再如查詢會計憑證不僅僅局限于項目負責人本人進行操作，擁有負責人在查詢系統授權的用戶都可以進行操作，包括學生。這種授權方式能夠使用戶合理分配使用權限。此外，為了使會計憑證的所有電子附件信息能夠對應相應憑證，避免混淆，系統還為所有影像化憑證添加含有憑證號碼信息的水印，既方便師生也確保會計憑證信息來源的真實性、有效性。同時為了使用戶能夠更快的熟悉系統新功能，我們還面向全校財務辦事人員開展了具有針對性的培訓，現場操作演示，解答相關疑問。針對未能現場參加培訓的辦事人員，我們專門制作了內容豐富形式多樣的操作指南，引導用戶順利使用系統。
3.整合軟硬件資源，降低信息化建設運行成本
從需求角度出發，建立高效使用的憑證檢索系統，將憑證影像化系統融入到已成熟的財務網上綜合服務平臺，減少系統開發成本。此外，我們通過走訪各單位調研，使用了目前安全系數高、成本低的Oracle作為信息化數據庫支撐。領導的工作事無巨細，連掃描儀的選取都是經過在質量、速度、效果等各方面比較得出來的結論。
4.建立事件異常處理機制，提高財務管理水平
會計憑證歸檔后并不是永久不變的，隨時會有異常情況發生。如更換發票、添加備注信息等。我處針對這些異常情況建立有效處理機制，及時同步更新電子憑證信息。此外，為了遭遇災難時能夠保證信息系統正常運行，我們還設置了異地容災備份機制進行實時備份，確保在突發事件中做到應用切換、業務連續、災難恢復、數據零丟失。
（三）“互聯網+”技術與團隊建設相輔相成，提供優質服務
1.加強隊伍建設，提高團隊總體業務能力
在這個新技術革命和新產業變革的時代，“互聯網+”以一種新模式、新手段和新業態的形式開始改變著我們的工作與生活。為了憑證影像化的長遠發展，我們不僅在檔案查詢崗位增加人員配置，而且在不斷提升人員整體素質的考核標準。面對信息化的新時代，僅僅擁有財務業務能力已不再滿足檔案查詢崗位需求，我們正廣泛的接納同時擁有財務和計算機專業技能的綜合型人才。財務處其他崗位的工作人員，也在不斷加強業務知識學習，進行多途徑培訓教育，提高職業素質和管理水平，保證會計檔案管理的高效化、科學化。
2.整合信息技術與人員發展，實現優勢互補
在利用憑證影像化作為會計憑證查詢的新途徑的同時充分利用人力資源，實現信息技術與人員發展的有效整合。例如，憑證影像化的前提是工作人員對會計憑證進行有效加工整理掃描后存入系統以備查閱。會計檔案管理員根據實際情況審核掃描文件的質量，而非單純依靠教條程序來執行任務。
四、取得成效
目前憑證影像化技術還處于試運行階段。許多師生已經配合我們開始使用系統。與傳統的會計憑證查詢相比，該技術的效果顯而易見。
（一）提高高校對檔案的調取、查閱以及監管的工作效率
面對會計憑證的海量數據，會計憑證的頻繁調取，查詢會計憑證不再需要預約，查找會計憑證不再需要前來財務處。憑證影像化的上線大大減少了財務和辦事人員的工作總量和工作時間，促進了會計憑證查詢向隨時、隨地高效服務方向發展。
（二）提高會計憑證的保存質量
符合一定要求的會計憑證、附件等會計資料不僅僅以紙質形式存在，而且以電子化的形式歸檔、保存以及共享。這種管理形式利于檔案的保存，促進會計檔案數字化的管理步伐。
（三）提高會計檔案提供信息的準確性，強化服務功能
憑證影像化通過為調取的資料添加憑證號水印的方式使打印的附件快速準確的鎖定會計憑證。憑證影像化功能的完善推進了高校會計檔案管理工作的科學化、規范化和標準化。
在實際工作中，憑證影像化技術已逐步走向成熟，我們準備2018年5月在全校全面推廣。作為財務對外的信息化服務，我們也歡迎廣大師生在使用過程中為我們的服務提供寶貴的意見，我們會逐步地完善系統。
五、經驗總結
（一）樹立良好的服務意識
從師生角度出發，將自上而下的決策性服務與自下而上的草根式服務相結合，想師生之所想，及師生之所急，切實解決師生在財務工作中遇到的問題。追求創新服務，不能等出現問題再想解決問題的辦法，要主動創新，效仿市場需求模式，提供引導型服務，提高用戶體驗，提升服務質量。此外，在服務師生的同時一定要注重細節，精益求精。
（二）推廣“互聯網+”管理模式
將“互聯網+”管理模式作為財務管理工作的一個通用公式，利用互聯網技術同財務管理工作中的各項問題相結合。信息化時代背景下，“互聯網+”模式幾乎是“放之四海而皆準”的硬道理，全面推進信息化建設，提升高校財務管理水平勢在必行。甚至“互聯網+”模式也可以應用到高校的其他建設，如辦公環境、圖書館管理等。
（三）開啟會計檔案管理新篇章
目前會計憑證影像化主要以憑證影像的形式存儲，憑借互聯網媒介共享數據信息。高校可以以此為起點，拓寬電子檔案管理業務需求，對接電子票據系統，優化實施路徑，使高校財務信息化管理水平百尺竿頭，更進一步。
（四）加強團隊建設
團隊建設是我們一項長期而艱巨的任務。面對財務管理規模的擴大，新鮮血液的不斷注入，致力于打造一流的工作團隊，才能為建設一流大學保駕護航。為了深入開展“互聯網+”行動，財務部門不僅需要優秀的財務人員，也要向有計算機技術背景的青年人士拋出橄欖枝，同時通過各種途徑整體提升財務管理團隊的信息化管理水平。
總之，以“互聯網+服務”的模式在憑證影像化上的應用為契機，從點到面，織線成網，逐步加快財務信息化建設的步伐，提升服務新高度，為廣大師生提供更為人性化的優質服務。
