中國審計2001.10
紙質審計文件數字化的實踐
胡光武
所謂紙質審計文件數字化，就是將以傳統形式保存的以文字為形式、以紙為載體的被審計單位的審計檔案及審計工作中形成的其他各種審計文稿轉換成以數字為形式，以磁盤、磁帶、光盤等為載體的計算機文件，從而予以保存和檢索的過程。所謂紙質審計文件數字化系統是實現紙質審計文件數字化所需的硬件設備、軟件及人力資源的有機結合。
一、實現紙質文件數字化的重點和難點
實現紙質文件數字化重點和難點在于對以掃描、數字照相等形式形成的計算機文件進行有效的整理。
從紙質審計文件轉化而來的計算機文件并不當然地具有自由檢索的特性，這可以通過與利用商用辦公軟件（如MsWord97．MsExcel97）形成的計算機文件作一個比較來詳細說明。商用辦公軟件形成的計算機文件一般具有如下特點：（1）多頁的審計文件存在于一個計算機文件中；（2）計算機文件名稱有意設計而成，可以明確地表征文件內容；（3）計算機文件中的文字可以逐一識別、檢察、定位及增刪處理。對這種計算機文件可以進行一定程度的自由檢索與顯示。利用掃描儀掃描后形成的計算機文件一般是圖像文件。這種文件有如下特點：（l）紙質審計文件掃描形成計算機文件后，每一員形成一個獨立的計算機圖像文件。（2）由干掃描是集中進行的，從而掃描形成的計算機文件的名稱一般是包含特定描述文字的系列號碼。（3）在每一個圖像文件中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內容，但這些內容對計算機而言都是圖像元素的集合，不能直接識別出其中的文字。這樣的計算機文件是不能直接進行檢索的。
對掃描形成的計算機文件進行必要的處理，可以利用專門的文字識別軟件對我們看到的文字進行進一步的識別。文字識別軟件一般會將目標文字轉化成辦公軟件所能處理的計算機文件，因而也可以按照處理辦公軟件形成的計算機文件的方法收入審計資料庫。
但是在需要保留被掃描文件的“原始風貌”的要求下，比如需要保留紙質文件上的簽章、圖表、色彩等內容肘，文字識別軟件很難發揮作用，文字識別工作是很困難的。只能逐一地為每個圖像文件配置必須的關鍵詞，才能有效地實現檢索與輸出。由于市場上并沒有成熟的軟件可以直接利用，為了檢索掃描形成的計算機圖像文件，只能通過靈活的組合運用多種數據庫軟件、編程軟件、辦公軟件來完成。根據審計署制定的計算機技能培訓規劃，對數據庫的綜合操作和編程語言的應用并不是每一個審計人員的必備技能。因而向審計人員提供一套功能完善、使用方便的專門的審計文件數字化軟件已成為當前急迫的任務。
二、審計文件數字化的實踐
根據審計署黨組關于加強“人、法、技”建設的精神，署各派出局在建立審計資料庫方面做了許多工作。旅游僑務審計局在審計實踐中積極探索，自行設計、開發、應用了“審計文件數字化系統”軟件，取得了初步的經驗，有力地推動了審計工作。
該軟件能夠處理未經文字識別處理的計算機圖像文件，并將計算機文件的處理過程分解為索引過程和關鍵詞過程。通過該軟件的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計算機文件的索引，標注出它們所屬的紙質審計文件及其在紙質審計文件中的頁碼位置，從而將零散的計算機文件組織起來。通過該軟件的關鍵詞功能，審計文件數字化系統的維護人員可以在瀏覽已完成索引的每一個計算機文件的同時，為正在瀏覽的文件配置關鍵詞。所配置的關鍵詞應該是根據計算機圖像文件的內容，預先設想檢索者可能的檢索要求而設定的。通過該軟件的檢索功能，能夠為檢索人員的檢索過程提供一個操作工具：檢索人員只要輸入他所需要的文件應該含有的關鍵詞，數字化系統就將含有該關鍵詞的計算機文件按照紙質審計文件的組織方式，向檢索者有序地顯示出來。索引功能、關鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，后一功能建立在前一功能充分實現的基礎上，前一功能實現的質量直接影響后一功能的實現。
該軟件同時能夠處理辦公軟件形成的計算機文件。經過軟件的索引功能將計算機文件收入資料庫。之后只要審計人員輸入檢索所需的關鍵詞，就能直接在計算機文件的正文中進行全面檢索。對這類文件不需要專門配備關鍵詞。
（作者單位：旅游僑務審計局）
