【作 者】
衛雅琦，黃連香，蒙福亙
【作者單位】
中國礦業大學（北京）財務處，北京100083
【摘 要】
【摘要】在新高校會計制度頒布實施的背景下，隨著高校各項經費的逐年遞增，政府、銀行、合作單位等社會各界對高校財務的關注度不斷提高，并對高校財務管理提出更高的要求。傳統記賬模式已不能適應當前高校發展的需要，深入推行會計電算化勢在必行。如何挖掘高校財務軟件功能，利用系統控制來簡化財務工作、提高工作效率，使之更好地為高校財務管理服務，是本文研究的主要內容。
【關鍵詞】高校財務軟件；項目；科目；預算
【中圖分類號】F232 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-0994（2016）01-0098-3為滿足高校財務管理的要求，高校財務軟件不斷完善，與高校實際情況的契合度越來越高，如今的財務軟件已實現由核算型向管理型轉化，運用軟件可以進行預算管理、財務核算、報表管理、資產和科研經費管理等方面的數據對接和共享，為提高高校財務管理水平提供了技術上的支持。本文結合高校實際發展情況，從軟件設置技巧等方面闡述如何通過優化設置來提高財務管理水平。
一、高校財務軟件的核心內容及設置技巧
1. 會計核算模塊。核算系統是財務軟件的核心系統，主要包括各類財務憑證的制單，學費收繳，資產管理，工資薪酬發放，教學科研，日常辦公，學生補助，以及基建、醫保、后勤等各項公用經費、人員經費的收支核算等。完整的會計憑證由摘要、項目、科目及金額等內容組成。核算系統中的一項重要工作就是會計科目的設置，高校應根據《高等學校會計制度》規定的總賬科目和《政府收支分類科目》規定的明細科目設置會計科目。會計科目由四位數字組成：第一位數字代表科目的類別或會計要素的類型，“1”代表資產類科目，“2”代表負債類科目，“3”代表凈資產類科目，“4”代表收入類科目，“5”代表支出類科目，“6”代表預算控制類科目；后三位數字代表會計科目的序號。
在日常工作中，支出類科目使用最為頻繁。新高校會計制度規定，高校的支出分為教育事業支出、科研事業支出、行政管理支出、后勤保障支出、離退休支出、上繳上級支出、對附屬單位補助支出、經營支出及其他支出。新制度將之前的教育事業支出細化為五個方面，如果科目還按照之前的下增級次平鋪式設置，會導致支出科目龐雜，級次達到九級之多，支出條目上千條，進行賬務處理時不易查找且容易混淆出錯。
科目設置技巧：①科目設置中加入經濟分類，可以簡化科目的級次和科目明細賬的條目，對于支出類科目尤為重要。科目編碼由科目編號和經濟分類碼組成，其中科目編號由四級組成，具體如表1所示。對于具體項目僅顯示關聯的支出科目，如科研類專項，輸入項目代碼后，自動顯示“50020101”、“1215”、“1213”等關聯科目，這樣能大大提高財務憑證制作的效率和正確率。②充分利用憑證模板功能。對于醫療報銷及科研經費入賬等科目固定或科目不經常使用的賬務處理，可以將其設為憑證模板，再遇到類似的業務時可以直接套用模板，以節省時間。③熟練掌握快捷鍵功能，如在編制憑證時，將鼠標點在項目及科目上并使用快捷鍵，即可查出項目的已支出明細及項目各明細余額，方便項目、科目之間的賬務查詢。2. 預算管理模塊。高校預算實行“兩上兩下”制度，即高校根據年度發展目標和計劃，按照預算編制要求，提出預算建議數，經主管部門審核后上報財政部門，待財政下達預算控制數后編制預算草案，由主管部門審核后上報財政部門審核、批復、下達，高校嚴格執行批復的預算。新預算法的頒布實施對高校預算管理提出更高的要求，內容涉及細化預算編制、強化預算約束、明確預算重點及加強對預算的審查監督等方面。在實際工作中，利用預算模板可以很好地控制各項經費支出，借助軟件功能可以達到嚴格按預算批復執行的目的。
預算模板設置原則為：同一類專項設置一個模板。根據支出類別主要設置為通用類（用于基本經費類項目）、財政專項類、縱向科研類、橫向科研類和其他類等模板。財政專項類模板可以再細化為教師隊伍建設、專業建設、設備購置等；科研類模板可以再細化為國家自然基金、973項目、863項目等。根據項目的性質和類別，將支出科目及明細額度比例相同的項目設置為同一個模板，從而在預算分配時可以對支出明細進行分配和控制，使明細和總額都控制在預算范圍內。
預算模板一般包括收入、支出、暫付款、限額規則四個一級預算項。按照預算批復對項目設置預算收入總額及各項明細支出限額，同時對預算項的控制方式進行設置，控制方式包括禁止超支、警告提示、不控制、浮動限額和不能發生，具體內容如下：①禁止超支。嚴格按照預算項的可用余額執行，報銷時不允許超支。②警告提示。報銷時，如果金額超過了預算項的可用余額，給予警告提示，但可以繼續正常報銷。③不控制。報銷時，金額不受預算項的可用余額影響。超支時不做提示。④浮動限額。報銷時，報銷總金額可以根據預算項的預算金額做一定比例的浮動，只要在允許的浮動范圍內，均可以報銷。需要設置浮動比例或者浮動絕對值，系統取二者較大值作為浮動范圍。⑤不能發生。報銷時，該預算項下科目不允許有發生額。
對往來科目尤其是暫付款科目關聯支出明細，可以在借款發生時選擇借款明細，如版面費、材料費、差旅費等。發生借款時項目明細余額會相應減少，確保項目總額不超、明細不超，嚴格預算控制。預算項顯示預算數、預算調整數、執行數、保留數、浮動數及實際可用數，其中執行數是已經發生的累計支出，保留數是往來借款累計數，實際可用數=預算數+預算調整數-執行數-保留數+浮動數。
3. 項目管理模塊。項目管理是高校財務管理的重要組成部分，大部分支出要通過項目進行核算。項目由項目編碼組成。項目編碼的設置分為顯示信息和控制信息兩部分。其設置的基本原則是：能反映必要的會計信息，同時減少不必要的會計科目數量與層次。項目編碼包括項目名稱和項目代碼，項目名稱一般根據項目申報、批復文件、合作合同、立項書等資料信息確定；項目代碼由一定位數的數字和序列碼組成，其中部分數字由控制信息設置生成，包括資金的性質（財政撥款、非財政撥款）、來源、預算類別（基本、項目）、支付方式（直接、授權）等信息，控制信息生成的數字加上序列碼，則生成項目代碼。對項目編碼設置一定規則，使之有規律，便于同一類項目的辨別，尤其是需要統計不同類別項目的支出時，可以進行選擇性統計，便于科目選擇和項目選擇等多重選擇的比對，項目編碼規則如表2所示。
4. 大類管理模塊。在對項目進行管理的過程中，我們把具有相同性質或類似性質的項目歸為同一個項目類進行管理，其主要作用是通過大類關聯會計科目和項目，完成項目和科目的連接，并在年底結賬時通過一個大類設置一個結算公式，完成批量結轉工作。
大類設置和預算模板設置的主要區別在于對基本經費的細化程度不同。在預算模板中，基本經費一般使用通用模板，而在項目大類設置中需要把通用模板中的項目進行再分類，分成日常業務費、助學金、維修費、福利費、電話費、招待費等。專項類項目大類設置和預算模板設置大體一致。大類具體設置：對該大類定義相應的屬性（最多四項）及附加信息。定義項目各個屬性一般采取截位方法，即受控于相應的項目編碼規則的設置，屬性設置的主要作用是便于各項數據的統計分析等。
在完成了項目類的定義后，另一個重要的步驟就是指定與該項目類有勾稽關系的科目，即從項目出發指定與該項目類相關的一些核算科目（收支），以及要進行往來核銷的相關科目（暫收、暫付）。一般來說，一類項目的核算不是孤立地與一個科目有關，而是將幾組科目有機地關聯起來。對于項目的四個屬性和科目多級明細以及它們之間的組合，系統可以提供不同口徑的查詢與賬本輸出（期末余額、期初余額及各類累計數等）功能，為財務人員進行數據統計提供了極大的方便。
5. 國庫集中支付及來源核算。高校收入大部分是財政補助收入。財政部門為了提高財政資金的使用效率，方便財政資金的統一調配，實行國庫集中支付管理。國庫集中支付要求單位開設國庫單一賬戶（零余額賬戶），將所有財政性資金納入零余額賬戶統一管理。該賬戶能記錄所有納入預算管理的財政收支情況。財務軟件中有對應的資金來源設置，對于項目可以定義其資金來源，在資金來源中還可以定義來源的支付方式、政府功能分類科目、經費性質以及預算總指標等信息。
通過設置來源核算，并勾選項目平衡檢查，可以為憑證單、國庫對賬、銀企對賬等工作提供很大便利。尤其是對財政專項資金設置來源核算后，制單時借方錄入支出，貸方會自動檢索出對應的零余額賬戶，確保財務賬上支出項目與國庫支出項目一致，防止項目串戶。國庫對賬是將財務系統中的零余額賬戶發生明細與國庫集中支付系統中的支付信息進行核對，用于檢查未達賬項及發現收支錯誤等。
來源核算具體設置方法如下：通過制作Excel表格導入資金來源，并將來源和項目關聯，如果某來源關聯的項目較多可以設置批量關聯。 如果一個項目關聯兩個以上的來源，可以設置支出優先級，比如對于基本經費項目可設置財政資金來源和其他資金來源，并設置財政資金來源優先，這樣支出時先支出財政資金，只有當財政資金沒有余額時才會在其他資金中支出，保障財政經費先支完，避免年底財政經費有結余被收回。
國庫對賬系統設置：①轉入財務數據。選擇對賬期間點擊憑證轉入，系統將把零余額賬戶中所有帶來源核算的憑證貸方分錄信息轉入國庫對賬系統。②導入國庫數據。一般從國庫支付系統中下載模板，按照模版格式修改后導入數據。③國庫項目匹配。系統默認將國庫數據項目名稱與財務系統項目名稱進行匹配，如果名稱不唯一，也可以勾選預算年度、文號等條件來進行匹配，如果仍然有項目無法匹配，可手動勾選，最終完成所有項目匹配。④自動對賬。按照選擇的條件點擊自動對賬，系統會按來源對項目進行明細核對。⑤如果仍然無法對賬，可采用手工對賬或內部對賬方式完成對賬。對賬完畢，系統會生成余額對照表，對于不符事項查明原因后，進行相應賬務處理即可。
6. 年底結轉。年底結轉工作是把該會計年度內應記入單位財務賬的所有經濟業務全部登記入賬，計算本期發生額及期末余額，并將期末余額結轉為下一會計年度的科目期初數，從而對該會計年度內單位的財務收支狀況進行總結，并據此編制各類財務報表。
年底結轉技巧：先結轉帶項目的科目，后結轉不帶項目的科目；先結轉預算下達類項目，后結轉收支類項目；暫收、暫付等往來科目會自動結轉到下年，在年終結轉時無須考慮。年底結轉可通過設置公式進行批量結轉，具體順序為：①生成預算控制類項目的指標結余。②依照與指標下達方向相反的原則進行預算指標自動沖轉。③預算項目支出自動沖轉。由于支出類科目一般結構比較復雜，沖轉時必須對每一個明細科目進行貸方沖轉。按大類設置沖轉公式，轉入科目必須是末級科目，轉出科目只需指定一級科目即可。④收支類項目支出自動沖轉。⑤收支類項目收入自動沖轉。⑥非項目核算科目的結轉，包括結余結轉到基金，即事業結余科目→結余分配科目→基金類科目。
若單位所有賬務處理都是正確的，經過以上結轉步驟后，結轉工作就全部完成了，但這是理想化的結果。實際工作中往往還需要復查科目賬并不斷調整，直至所有科目結轉完畢。主要復查科目賬中所有支出類科目期末數是否都結為零，次年繼續使用的項目是否有期初數等。
二、高校財務軟件各模塊的關系
高校財務軟件幾大核心模塊相輔相成，涵蓋了高校財務管理的重要內容，具體設置步驟是：首先設置好會計科目和項目編碼，完成基礎工作；然后按類別把項目歸類，完成大類設置；最后在大類中關聯會計科目，實現會計核算中項目與科目的關聯。具體關系如下圖所示：
模塊關系圖清晰地反映了高校財務工作流程、資金來源去向等內容。高校財務工作由預算開始，在預算模板中設置項目收入及項目支出明細限額，設定資金來源性質，與國庫支付系統連接，便于財務賬和國庫對賬。項目所有的收支都會在會計賬務系統通過憑證來體現。年底通過大類設置批量結轉公式，完成結轉憑證的生成，所有憑證按科目匯總在科目賬、項目賬、往來賬中。在查詢模塊，可以進行總賬、明細賬等賬表查詢。進入報表管理系統點擊取數可以生成報表，完成年度決算工作。
優化高校財務軟件設置，挖掘系統的各項功能，一方面簡化了財務人員的辦公操作，提高了工作效率，另一方面適應了深化財務改革的要求，提高了財務管理水平。利用統計分析功能可以實現對資金使用效益、財務風險評價指標的分析，便于財務風險管理、資金統籌管理、實施績效考核、優化資源配置等工作的開展，加快了高校財務管理精細化、科學化、持續性健康發展的步伐。
主要參考文獻：
張歡.國庫集中支付下高校零余額賬戶對賬研究［J］.會計之友，2013（14）.
閆榮臣，趙金娃.高校新會計制度下的財務軟件應用問題探討［J］.大連民族學院學報，2015（3）.
郭方.新一代高校財務軟件發展趨勢的探討［J］.教育財會研究，2005（2）.
薛硯丹，徐建，高玉琢.淺析高校財務管理系統優化策略［J］.中國電子商務，2014（20）.
作者單位：中國礦業大學（北京）財務處，北京100083
