基層行政事業單位為培植長效財源，拓展可用財力空間，借勢大開發大建設的有利契機，大力發展單位經營經濟，通過出租物業增加可用財力，已經成為街、鄉、鎮未來財政收入的重要組成部分。對于如何強化內部控制，確保街道物業資產安全運行，提高財政投資效益，防范風險，顯得非常必要。
一、長沙市觀沙嶺街道物業管理的現狀分析
（一）長沙市觀沙嶺街道物業管理存在的問題
1.賬物記錄不全，資產安全存在隱患。大多數物業資產存在有實無賬情況，會計信息反饋不全面。主要是因為多種原因，建設完成投入使用后，沒有辦理有效的驗收手續，會計無入賬的有效憑證，同時，在開發建設中因資金來源渠道不同，而行政單位實行會計“收付實現制”的會計制度，沒有將外來投資納入街道單位會計核算，在單位會計賬目中反映不出資產構建的總成本，因而出現資產投入運行幾年了，在單位會計賬目上只有投入建設時發生的部分建造費用，造成投資記錄不完整；街道資產管理中存在漏洞。街道的物業資產一般不在街道辦公場地內，街道管理部門只考慮了納入政府采購的行政辦公使用的資產管理，沒有將物業資產歸口納入單位的資產管理內，因而，在年度資產盤點表中，看不到物業資產的盤點記錄，其物業資產到底有多少，投資價值如何，是否安全有效運行等比較難以確定。這些問題存在，使得國有資產是否正常運行，是否安全，存在隱患問題。
2.物業管理行為不規范。對于物業資產如何管理，如何提高運行效益，如何防范風險等沒有健全制度，造成日常管理中存在一些問題。一是物業租賃行為不規范。有的租賃沒有進行市場價格調查，只進行估價后對外出租，后續續約也沒有通過招投標環節，存在低價出租物業資產問題。二是合同執行不嚴格。個別租賃業主不按照合同規定，總以各種理由和借口，拖延繳納租金時間。三是資金管理不嚴謹。所收租金有時存在未按規定及時上繳國庫現象。主要是小額租金，大多是現金交易，工作人員嫌麻煩，所收繳款項，存在未當日及時繳存銀行現象。四是不開票據收取租金。財政實行非稅管理后，所收租金必須開據非稅票據繳存國庫，盡管物管人員發出繳庫通知，有的租賃業主嫌啰嗦，圖省事就直接繳款給物管人員，而物管人員有時存在沒有及時開票繳納國庫問題。五是繳納租金對象不一致。主要是簽約合同與交款人不一致，有時候是合同簽約人繳納，有時候是簽約人家人繳納，使得核對租戶比較麻煩或出現錯誤登記情況。這些行為不規范，存在著舞弊風險，也為小金庫的滋生提供了溫床。
3.基礎工作薄弱，信息反饋不及時。一是沒有信息記錄或反映總體資產租賃情況，有多少物業資產出租，有多少租賃業主，每年應收多少租金等信息無記錄反饋。二是對租賃業主的基本情況無系統的信息和數據記錄，應收未收數據不清楚，也沒有具體的表述情況，因而導致收入信息未按期報告。三是工作人員不穩定，經常性的抽出做中心工作，只有在臨時應急時才抽時間催收租賃款項。這些問題存在，無信息反饋單位領導，直接影響單位領導對物業管理的決策行為和重視力度，影響未來物業資產的增值。
（二）長沙市觀沙嶺街道物業管理存在問題的成因
1.制度不健全，工作責任不明確。一是物業管理制度不完善，使得工作流程不規范。二是沒有健全物業管理員崗位責任制度，如何做好物業管理，沒有明確的要求和考核措施。三是在物管人員配備上，沒有明確專人負責，人員變動較大，工作鏈接無交接手續。
2.會計監督觀念不強，缺失全面監督意識。在會計核算上，一是有的會計人員缺少監督意識，在對物業資產的核算上缺乏與相關部門溝通的主動性，沒有索取必須的投資文件和相關資料，導致物業資產有實無賬。二是在年度會計核算時，也沒有督促安排將物業資產納入單位的資產盤點范圍。三是有的會計人員對于物業收入沒有做詳細的明細核算，反映的物業收入信息比較籠統。沒有意識到物業管理中個體租賃收入信息的重要性。實質上是會計記錄不完整，導致會計信息反映不充分，而會計人員監督意識不強，使得物業資產的運行和物業收入存在著不安全和舞弊的風險。
3.內部激勵機制缺失，工作人員工作激情不夠。一是沒有固定專人負責，有礙工作人員崗位責任的落實。二是現實利益影響工作人員工作積極性。對于抽出做重點工作的人員，有積極的獎勵兌現，比較有激情，對于做常規工作的工作人員，做得怎么樣，差別不大，同時現行的用人機制對于在基層工作的一般工作人員來說，要晉升職級，只有做重點工作，表現出色，才有機會升職，否則，是一種奢望。三是基層行政單位，大多數工作人員趨于老年化，對于物業管理概念不清晰，不明白應從哪里著手做比較合適，同時也沒有接受實務培訓的機會。因而導致沒有考慮怎樣將單位物業收入信息需要定期、全面反饋給單位領導，缺少為領導提供決策依據和自身需要接受公眾監督的概念。
二、長沙市觀沙嶺街道物業財務監管的構思
（一）建立健全管理制度和內部控制制度，提升人員素質。
財政部頒布的從2014年1月1日起施行的《行政事業單位內部控制規范（試行）》中指出：“內部控制應當貫穿單位經濟活動的決策、執行和監督全過程，實現對經濟活動的全面控制”，因此，根據街道實際情況，一是完善街道內部管理制度，建立健全內部控制制度，做到用制度管事。二是建立健全工作人員崗位責任，用崗位責任束人。按照合理可行，因事定人的原則，明確資產管理人員、物業管理人員、會計人員等工作人員崗位責任，切實抓好工作落實。三是“在全面控制的基礎上，內部控制應當關注單位重要經濟活動和經濟活動的重大風險”，物管人員和會計人員必須積極作為，認真履職，嚴格執行《會計法》規定的記錄、反映、監督職能，三責合一，從物業投資開始到竣工驗收應全過程關注，索取必須的文件及資料，完善會計記錄，保證資產建造的投資成本準確，并嚴格按照《國有資產管理辦法》規定，將街道的物業資產在年度盤點時納入監督盤點范圍。四是健全內部監督制度，明確監管部門工作責任。街道的紀檢監督、財政監督協同合作，注重職責分工、業務流程等方面形成相互制約和相互監督的體系，確保街道的物業資產和經營運行符合法規政策，促進行政行為規范化。五是以人為本，強化提高人員素質。加強法制教育，特別是要組織對《會計法》、《國有資產管理實施細則》、《合同法》、《行政事業單位內部控制規范（試行）》和物業管理實務操作等專題培訓學習，提高依法行政做事的法律意識和規范行為的自我保護意識。六是建立合適可行的考核體系，要使單位事務整體合一，常規工作和重點工作統籌安排，配以靈活的激勵機制，充分調動人員積極性，促進各項工作齊頭并進。
（二）運用現代信息技術，對物業實施全過程監督。
要使單位物業監督有效實現，還必須利用現代信息技術，通過有效的載體來保證監管過程的有效實現，因此，設立必要的物業臺賬和物業報表，通過采集相關信息，監管物業資產的運行情況和租賃收入的收繳情況，才能夠使單位的內部控制得到合理保障。
1.設立物業個體臺賬
設立各租賃業主的獨立臺賬，全面采集租賃物業者身份和簽約合同中的重要信息及繳納租金記錄等情況，目的是方便管理和監管中的查詢和運用。主要設立項目如下。（1）抬頭：×××單位物業臺賬。（2）建立時間：以與業主簽立合同的時間為準。（3）登記序號：為方便查閱和使用需要，建議與合同編制序號同步。（4）基本信息設立與采集。
1）經營戶主：依據經濟合同簽立者身份確認填寫。一般采集法人代表或個體戶姓名。
2）身份信息：若為法人單位，根據在國家工商注冊的登記證號填寫，同時填寫經辦人員身份證號，若為工商個體戶，填寫個人身份證號。
3）聯系方式：從方便工作聯系出發，直接采集經辦人員或個體租戶的個人通信信息。
4）資產位置及概況：根據物業資產所處地點，填寫可以量化的數據或簡要概況。
5）經營項目：根據租賃業主所經營的主打項目填寫。
6）租賃起止時間：根據合同條款中的具體計算起止時間填寫。
7）約定租金繳納時間：根據合同約定的具體時間填寫。比如：合同約定為半年繳納一次，并明確了提前一月的10號前分期繳納的，就填寫到具體的繳納時間為：5月10日前/11月10日前。
8）租約履行情況
①上期欠繳金額：該項等于根據合同約定的年度租金應繳納金額減去實際繳納入庫金額的結果（若多交則在數據前用負號體現，主要是便于年度結算時通過公式使用）。一般情況下，新租戶不存在此情況，但老租戶或因特殊原因存在這一問題時填寫此項。
②本年應交租金：根據合同確定的全年應交金額計算填寫。
③繳納時間：根據實際交存銀行實際時間登記。
④實際繳納金額：根據銀行收款回執單填寫。
⑤和⑥同上兩步一致，只是時間不一樣，若存在按季度繳納租金情況，后續還需連續登記。
⑦累計繳納金額：將各期實際繳納的金額匯總錄入（設置好公式，自動生成數據才不會出現誤差）。正常情況下，累計繳納金額應等于上年欠交金額加本年應交租金，可以自行設立計算公式，進行復核檢查。
⑧本年度止結算：本項等于①上期欠繳金額加②本年應交租金減⑦本年累計繳納金額的結果。這是檢查租約履行情況的指標，正常情況下，該項指標應為零，若出現數據，應進行核對并查明，若存在數據采集錯誤，應及時檢查后更正，若屬于租約履行中出現的特殊情況，應在備注欄內進行登記。實際情況應報告領導，依據內部控制制度規定程序，經過處理后進行修正。并根據修正后的顯示金額和正負方向填寫到下一年度的上年欠交金額欄內。
⑨總會計核對意見：這是檢查所錄入信息是否準確無誤的工作，也是財務稽核檢查的必要工作，更是內部控制管理中防止收入流失的保障措施，因此，總會計應簽寫明確意見。如若存在誤差，應查明原因。如存在多收或少收，應與租戶核對后，轉入下一年的“上年欠繳”內，多收金額用負號體現。
⑩附加信息：這里所指主要是合同期限比較長，為方便數據查閱，在臺賬的下方將合同約定年度的租金繳納金額計算具體到各年度。
⑾經管人員：為明確經管人員責任，負責該租戶的物管人員應簽寫已復核，以此確認本年收入完成情況，同時也是為后續監管工作可能因人事變動，備對好交接留存。
⑿部門負責人：負責物業管理部門的負責人，應對所采集的信息進行確認和比對，發現差異及時糾正，確認后簽名。
⒀財政復核：由財政所所長負責。復核時應注重檢查是否存在邏輯差錯，如有異議，應簽寫具體意見，指導督促查證情況。
2.設立單位物業收入報表
設立報表的目的，主要是為具體反映物業收入實現情況，是反映財政監督過程的結果情況。
1）抬頭：×××單位201×年物業收入報表。
2）截止時間：收取物業收入所屬期間為報告期。
3）報告時間：根據單位收取物業收入后，統計完成后的實際時間，一般為次月5日左右報告。
4）信息設立與采集。
所有信息主要根據各業主的獨立臺賬所采集信息一致。
①序號：一般以個體臺賬登記的順序排列，目的是便于檢查，防止漏報。②經營戶主：采集個體臺賬登記的承租戶信息。③以前年度欠付租金：采集個體臺賬信息或經過相關程序核定后的數據。④本年應繳納租金：采集個體臺賬登記的根據合同約定的金額填寫。⑤本期實際繳納租金：采集個體臺賬登記確認的某一時段為報告期的當期數據。⑥本年累計繳納租金：采集個體臺賬登記的本年累計繳納租金。⑦合約規定期限內欠付金額：根據本年度止結算數據采集，該數據應為與財政核對后的數據填寫。⑧經營資產概況：采集個體臺賬中租戶實際經營面積。⑨匯總數據：匯總數據時可以根據單位內部情況分類匯總，在總計下方再分別設立：用漢字在序號內區分排序類別。橫向為所處區域的物業資產匯總合計數據，縱向為各區域所有個體分類信息。
3.強化實務操作的檢查監督，促進工作常規化
1）務必扎實做好物業臺賬。做好物業個體臺賬，是保證做好物業收入報表的必要工作。如果不建立租戶臺賬，就不會查閱合同，更不會追溯以前年度街道應收回的租金收入，也就不會引起我們工作人員的關注。
2)按期匯總物業收入報表。匯總物業收入報表，是《會計法》規定的反映職能的基本要求，目的一是為單位領導報告物業收入信息，為領導決策和管理提供依據。二是財政監督管理規定中實行單位財務公開，接受單位全員監督的規定要求。
3)及時報告監督情況，保證工作效果。我們將街道物業收入報告于7月上旬報告街道主管經濟工作的領導。主管領導立即召開財政所和經貿辦工作人員會議，一方面布置安排催收租金，另一方面將物業臺賬和物業報表工作明確責任人員，要求形成常規化，并納入工作人員崗位責任，定期檢查。
總之，物業臺賬和物業收入報表是具體反映街道物業管理過程的結果情況的載體，要通過加強臺賬和報表的實務操作的檢查和監督，來促進街道物業管理工作的常規化。以此達到增強街道內部控制，減少物業管理盲區，降低舞弊風險，提高經營管理水平的目的。
三、結語
長沙市觀沙嶺街道物業財務監管構思的實施，應關注一下幾方面的問題：1.不相容崗位相互分離。合理設置內部控制關鍵崗位，明確劃分職責權限，實施相應的分離措施，形成相互制約、相互監督的工作機制。主要注意的是：臺賬信息采集由物管部門負責，所簽訂的租賃合同，物管部門應報送財政所一份，同時報送臺賬信息的電子文檔，催收款項通知由物管部門負責送達催收，租賃業主憑繳款通知到財政所票據管理員開據非稅票據和辦理相關繳款手續，對于臺賬信息采集后，財政總會計應及時復核，并簽寫具體意見后送發電子文檔給物管部門。報表數據的采集建議由總會計負責執行，按照相關主管部門管理規定，分期報告物業收入信息，年度終后，應納入財政年度收入決算報告。2.做好內部授權審批控制。對于租賃合同的簽訂，應明確經辦人員辦理業務和確定合同事項的權限范圍，重大合同執行相關的審核和審批程序，并明確相關責任，同時，建立重大合同集體決策和會簽制度。相關物管工作人員應當在授權范圍內行使職權、辦理業務，會計監督人員應當積極參與，掌握流程，注重各環節是否合規。3.做好物業財產保護控制。一是建立臺賬定期登記和物業收入定期報告制度。做到物業收入款項及時繳存非稅，按期登記物業臺賬，定期報告收入，及時檢查收入入庫情況，分析比對信息，檢查是否正常。二是年度及時清理結算。財務負責人員應注意做好指導督促工作，對未收到的物業款項除做好臺賬及報表的處理外，財務負責人應做好備查登記，做好跟蹤督查催收工作。三是做好物業資產的盤點工作，檢查資產是否正常、安全運行。四是做好物業監督的資料歸檔管理工作。按照《會計法》規定，物業臺賬、物業收入報表、經濟合同都是重要的經濟信息資料，應納入會計檔案管理。4.注意信息的運用。上述設立的物業臺賬和物業收入報表，所采集的信息，財政監管人員可以根據需要進行相關比較分析。一是通過總會計反映的所有物業收入的實際進度情況，可以比照財政預算進度和經濟合同，找出存在的問題，分析原因，以便采取措施應對，促進財政收入預算的實現。二是分區域歸集的數據，可以從物業資產的分布情況，通過年度盤點，核實資產的運行情況，為資產的維護預算作參考依據。三是通過年度收益，分析評價財政投資回收期長短和資金效率情況。四是通過物業收入信息，掌握工作人員勞動效能，剔除非人為因素產生的差異，作為考核人員工作績效的依據。五是實行單位收入公開，接受單位全員監督，減少內部控制盲點，杜絕小金庫的發生，降低行政運行風險。
