每個企業都有自己完整的客戶、供應商管理制度，企業的ERP系統應能滿足企業客戶、供應商管理的需求，及時登記往來款項和準確反映應收、應付賬款的形成、回收、支付及增減變化情況并提供按月進行核對和清理的功能。在SAP系統中，用戶能詳細地記錄每張客戶發票是否已經收款了，每張供應商發票是否已經付款了，各種未達的資金項是否已經到賬了等等，這些功能的實現需要借助SAP的清賬功能。
那什么是清賬呢？清賬（Clearing open items），從系統的角度說，是使客戶、供應商及總賬行項目從未清項變成已清項的事務操作；從業務的角度說，清賬代表著交易的完成，以客戶業務為例說明。發生銷售業務時，借記客戶行項目，形成客戶借方的未清項；對客戶收款時，貸記客戶行項目，形成客戶貸方的未清項；在未清賬之前，此筆業務的行項目在系統中均以未清項列示，只有經過清賬的操作，未清項才能變成已清項，意味著此筆銷售業務的完成。
清賬一般包括平時手工清賬和月末自動清賬兩種方式。本文主要分析SAP的手工清賬。SAP提供兩種手工清賬的方式，賬戶清賬（account clearing）和記賬并清賬（post with clearing），兩種清賬方式速途同歸，但適用的情況和操作步驟不同。
▲▲一、賬戶清賬
當某賬戶的行項目既有借方又有貸方，且借貸方相加減后余額為零，可以采用賬戶清賬。賬戶清賬對客戶和供應商的余額沒有任何影響，當選擇的金額和憑證的金額相同，就會產生一張有憑證頭的清賬憑證。常見的應用業務場景如下：
場景一，某客戶或供應商的發票業務和收付款業務相沖減；
場景二，某客戶的預收業務沖減應收業務，某供應商的預付業務沖減應付業務；
場景三，某客戶或供應商的發票業務與貸項憑單業務相沖減；所謂貸項憑單業務指的是賬務處理與發票業務完全相反，需要系統開具紅色發票的業務，比如，因物流等原因導致客戶實際收貨的數量與發票數量不一致，則需要在系統中給客戶做貸項憑單。
▲▲二、記賬并清賬
當某客戶賬戶只有借方行項目，或某供應商賬戶只有貸方行項目，則可以采用記賬并清賬的方法。常見的業務場景是客戶在系統中完成了發票業務，可以在收到客戶款項時選擇收款記賬并清賬；供應商在系統中完成了發票業務，可以在對供應商付款時選擇付款記賬并清賬。如果收付款的金額恰好等于所選擇的發票金額，則行項目自動從未清項變成已清項，業務完成；但在實際業務中，經常存在收付款金額與發票金額不一致的情況，針對這樣的收付款差異，SAP提供了兩種處理方式，部分支付清賬（Partial payment）和剩余項目清賬（Residual items）。企業可以根據實際業務的具體情況選擇不同的方式。下面舉例說明：
業務場景：某客戶因銷售業務借方有10000元的未清項，客戶本次付款8000元。
如果采用部分支付清賬，通常會產生一張新的付款憑證，原來借方10000元的行項目依舊是未清項，賬務處理如下：
借：銀行存款 8000
貸：客戶明細賬（應收賬款） 8000 （未清項）
如果采用剩余項目清賬，則原來借方10000元的行項目會變成已清項，同時產生一新的未清項憑證，賬務處理如下：
借：銀行存款 8000
客戶明細賬（應收賬款） 2000 （未清項）
貸：客戶明細賬（應收賬款） 10000 （已清項）
▲▲三、部分支付清賬與剩余項目清賬的比較分析
采用部分支付清賬，相關的行項目依然作為未清項保留在賬戶上，包括原來發票的行項目及本次收付款的行項目，只有當發票的全部金額收付訖后，所有的未清項才能變成已清項。部分付款清賬的優點是，能夠清晰地反映整個往來業務的發生情況，方便賬務查詢和對賬。
采用剩余項目清賬，本次付款后的差額部分會形成新的未清項，原來發票的未清項會變成已清項。另外，新的未清項可以根據需要選擇保留原來的付款條件還是定義新的付款條件。優點是能隨時反映某筆業務當前的未清項余額，但是不能直觀地反映出原始應收應付業務的行項目是如何形成的，而且會導致虛增發生額。
清賬是SAP財務管理中的一個強大功能，它使得每條業務記錄都很清楚，是對賬和自身核對的強有力的工具。同時它也是賬齡分析、催款、自動付款、對賬函、往來賬核對等延伸功能的基礎。
作者：高滋棠
