【摘要】電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)科目的設(shè)置比手工做賬環(huán)境下有著更為嚴(yán)格的要求，如果設(shè)置不當(dāng)，后續(xù)業(yè)務(wù)會(huì)遇到各種各樣的錯(cuò)誤。更為關(guān)鍵的是，有的錯(cuò)誤修改起來非常不容易，需要取消很多操作，甚至是不可修復(fù)的。因此，會(huì)計(jì)人員應(yīng)該對(duì)用友軟件中會(huì)計(jì)科目設(shè)置及其和前后業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系進(jìn)行深入研究，并且操作時(shí)高度認(rèn)真。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)科目 用友軟件 初始設(shè)置
在總賬初始設(shè)置時(shí)就需要設(shè)置會(huì)計(jì)科目，該設(shè)置的正確與否會(huì)對(duì)后續(xù)操作帶來一連串的連鎖反應(yīng)，并且有些錯(cuò)誤修改起來相當(dāng)不容易。鑒于此，會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)科目初始設(shè)置時(shí)應(yīng)對(duì)前后業(yè)務(wù)的聯(lián)系理解透徹并高度重視。
一、會(huì)計(jì)科目設(shè)置和建立賬套之間的關(guān)系
賬套的建立對(duì)會(huì)計(jì)科目有一定的影響，主要體現(xiàn)在下述兩個(gè)方面：
1. 建立賬套時(shí)有一個(gè)復(fù)選框“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”，選中，企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中會(huì)自動(dòng)存在一級(jí)會(huì)計(jì)科目；不選中，企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中將不會(huì)有會(huì)計(jì)科目。這兩種情況下對(duì)后續(xù)編碼方案的設(shè)置有不同的要求，并且“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”的復(fù)選框在建賬時(shí)一旦選擇，便不能通過賬套主管修改賬套來進(jìn)行再次選擇。
（1）選中“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框。選中“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框時(shí)，在編碼方案中系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)默認(rèn)會(huì)計(jì)科目編碼方案的第一級(jí)位數(shù)為4，且不可修改，在會(huì)計(jì)科目表中就會(huì)存在編碼為4位數(shù)字的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。所以在編碼方案中需要進(jìn)行第二級(jí)及其之后的級(jí)次設(shè)置，在會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增減變動(dòng)時(shí)就以此級(jí)次為基礎(chǔ)進(jìn)行操作。如果未進(jìn)行第二級(jí)及其之后級(jí)次的設(shè)置，就會(huì)出現(xiàn)“科目編碼長度與分配原則不符”的錯(cuò)誤提示，此時(shí)以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理修改賬套的編碼方案即可。
（2）不選中“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框。不選中“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框時(shí)，在編碼方案中會(huì)計(jì)科目編碼的任何級(jí)次都需在此進(jìn)行設(shè)置，此設(shè)置直接影響后續(xù)會(huì)計(jì)科目的增減變動(dòng)。在此情況下，一定注意不要忘記設(shè)置第一級(jí)及其之后的級(jí)次設(shè)置，不然在會(huì)計(jì)科目增加時(shí)就會(huì)出現(xiàn)“科目編碼長度與分配原則不符”的錯(cuò)誤提示，如果出現(xiàn)此類錯(cuò)誤時(shí)，以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理修改賬套的編碼方案即可。
2. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置中“外幣核算”的設(shè)置。在建立賬套時(shí)有一項(xiàng)基本信息為：有無外幣核算，如果在建立賬套時(shí)，沒有選中該信息，那么，在會(huì)計(jì)科目需要設(shè)置外幣核算時(shí)，就會(huì)顯示灰色，即為不可設(shè)置的項(xiàng)目。
在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)出現(xiàn)了該錯(cuò)誤，就需要賬套主管登錄系統(tǒng)管理，修改賬套信息，選中“有無外幣核算”復(fù)選框，此時(shí)就可以在會(huì)計(jì)科目中設(shè)置“外幣核算”信息。
二、會(huì)計(jì)科目設(shè)置和后續(xù)業(yè)務(wù)之間的關(guān)系
1. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置中“科目類型”的設(shè)置。在設(shè)置會(huì)計(jì)科目類型時(shí)，要區(qū)分為資產(chǎn)、負(fù)債、共同、權(quán)益、成本、損益。最容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤是：在進(jìn)行期初余額試算平衡時(shí)顯示如圖1所示的信息：
在此，我們可以看到，所有的項(xiàng)目均顯示為“平”，而沒有具體數(shù)字，實(shí)際上卻是有金額的。此錯(cuò)誤的原因很可能是所有的會(huì)計(jì)科目直接都在資產(chǎn)下方進(jìn)行了增加，所有的會(huì)計(jì)科目都默認(rèn)為資產(chǎn)類會(huì)計(jì)科目，所以試算中都顯示“平”，而沒有具體數(shù)字。
出現(xiàn)此類錯(cuò)誤時(shí)需要修改會(huì)計(jì)科目的類型，而此時(shí)的類型顯示為灰色，不能進(jìn)行修改，所以需要先刪除錯(cuò)誤類型科目的期初余額，再修改會(huì)計(jì)科目的類型。這樣的修改工作量已經(jīng)是不輕了，可還不是最壞的情況，因?yàn)榇藭r(shí)的試算顯示的是“試算結(jié)果平衡”，如果沒注意所有的項(xiàng)目都是“平”，待日后查詢明細(xì)賬、總賬甚至到編制報(bào)表時(shí)才發(fā)現(xiàn)問題，那工作量可想而知，所以進(jìn)行會(huì)計(jì)科目類型設(shè)置時(shí)一定要格外認(rèn)真。
2. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置中“科目性質(zhì)（余額方向）”的設(shè)置。資產(chǎn)、負(fù)債、共同、權(quán)益、成本類會(huì)計(jì)科目性質(zhì)伴隨科目類型自動(dòng)進(jìn)行設(shè)置，對(duì)于科目性質(zhì)的設(shè)置常見的錯(cuò)誤有兩類：①資產(chǎn)類會(huì)計(jì)科目中諸如壞賬準(zhǔn)備、累計(jì)折舊、固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備等備抵科目余額方向在貸方；②損益類科目余額方向有兩類：收入和支出，在增加損益類會(huì)計(jì)科目時(shí)需要進(jìn)行科目性質(zhì)的選擇，主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入等收入類會(huì)計(jì)科目選擇“收入”，主營業(yè)務(wù)成本、管理費(fèi)用等成本費(fèi)用類會(huì)計(jì)科目選擇“支出”。此類錯(cuò)誤一般不容易在設(shè)置時(shí)發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)是在期末進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)生成的憑證借貸方在一個(gè)方向，并且一個(gè)數(shù)字為黑色，一個(gè)數(shù)字為紅色。
例如：銷售費(fèi)用余額方向應(yīng)為“支出”，本期發(fā)生額為100元，如果銷售費(fèi)用余額方向設(shè)置成了“收入”，期末轉(zhuǎn)入本年利潤時(shí)就會(huì)從借方以負(fù)數(shù)轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)如圖2所示的轉(zhuǎn)賬憑證：
出現(xiàn)此錯(cuò)誤的原因?yàn)閾p益類科目的余額方向設(shè)置錯(cuò)誤，因?yàn)槠谀p益結(jié)轉(zhuǎn)是系統(tǒng)自動(dòng)按照損益類會(huì)計(jì)科目的設(shè)置及其明細(xì)賬結(jié)轉(zhuǎn)，收入類從借方轉(zhuǎn)入本年利潤的貸方，支出類從貸方轉(zhuǎn)入本年利潤的借方。
3. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置中“輔助核算”設(shè)置應(yīng)關(guān)注的問題。
（1）輔助核算中“客戶往來”和“供應(yīng)商往來”兩項(xiàng)易設(shè)置顛倒，應(yīng)收賬款設(shè)置的是客戶往來，應(yīng)付賬款設(shè)置的是供應(yīng)商往來。若設(shè)置錯(cuò)誤，一般在填制憑證時(shí)才會(huì)被發(fā)現(xiàn)。在填制憑證時(shí)遇到應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款需要選擇相應(yīng)的輔助核算信息時(shí)，發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款的輔助信息為供應(yīng)商，應(yīng)付賬款的輔助信息為客戶，此時(shí)就需要修改會(huì)計(jì)科目的輔助核算信息。修改輔助核算信息就需要先行刪除期初余額的輔助明細(xì)及其往來明細(xì)，然后再進(jìn)行修改。
（2）輔助核算和期初余額錄入的關(guān)系。設(shè)有輔助核算的會(huì)計(jì)科目在錄入期初余額時(shí)需要雙擊進(jìn)行輔助和往來明細(xì)資料的錄入。如果會(huì)計(jì)科目已經(jīng)錄入期初余額，后來發(fā)現(xiàn)沒有設(shè)置輔助核算或者輔助核算設(shè)置錯(cuò)誤，在修改好輔助核算錄入期初余額后，發(fā)現(xiàn)余額表里的數(shù)字變成了輸入數(shù)字的2倍，原因是在修改會(huì)計(jì)科目的輔助核算之前沒有先行刪除已錄的期初余額。可是錯(cuò)誤已經(jīng)出現(xiàn)且很隱蔽，那么它的修改方法為：第一步，刪除期初余額輔助及其明細(xì)信息；第二步，取消輔助核算信息；第三步，刪除期初余額表中設(shè)置輔助核算之前的數(shù)字；第四步，設(shè)置輔助核算信息，重新錄入輔助及其往來明細(xì)信息。
4. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置中“日記賬、銀行賬”的設(shè)置。日記賬和銀行賬的設(shè)置主要適用于“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”科目，庫存現(xiàn)金設(shè)置為日記賬，銀行存款設(shè)置為日記賬和銀行賬。該設(shè)置主要為后期的指定科目、出納簽字、日記賬的查詢打下基礎(chǔ)。在填制憑證時(shí)如果遇到銀行存款科目時(shí)沒有自動(dòng)彈出帶有“結(jié)算方式、票號(hào)、發(fā)生日期”的輔助項(xiàng)，那么原因就是由于“銀行存款”科目沒有設(shè)置銀行賬。
出現(xiàn)此錯(cuò)誤的修改方法：如果已經(jīng)指定會(huì)計(jì)科目，需先行取消指定科目的設(shè)置，然后打開“會(huì)計(jì)科目——修改”，把“銀行賬”選中。
5. 會(huì)計(jì)科目設(shè)置中“指定會(huì)計(jì)科目”的設(shè)置。指定科目包括指定現(xiàn)金總賬科目、銀行總賬科目、現(xiàn)金流量科目。指定科目的設(shè)置對(duì)填制憑證中現(xiàn)金流量的錄入和出納簽字有重要的影響。該指定設(shè)置為：“庫存現(xiàn)金”指定為現(xiàn)金科目；“銀行存款”指定為銀行科目；“庫存現(xiàn)金”、“工行存款”、“中行存款”（假定“銀行存款”科目有“工行存款”和“中行存款”兩個(gè)明細(xì)科目）指定為現(xiàn)金流量科目。設(shè)置方法為：會(huì)計(jì)科目——編輯——指定科目。
我們在填制憑證時(shí)如果遇到“庫存現(xiàn)金”或者“銀行存款”科目時(shí)需要錄入現(xiàn)金流量（從銀行提取現(xiàn)金和將現(xiàn)金存入銀行業(yè)務(wù)除外），當(dāng)我們點(diǎn)擊憑證頁面上的“流量”時(shí)就會(huì)出現(xiàn)“無現(xiàn)金流量科目不能錄入”的錯(cuò)誤提示，原因是在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中沒有將“庫存現(xiàn)金”、“工行存款”、“中行存款”指定為現(xiàn)金流量科目。
我們在填制完憑證進(jìn)行出納簽字時(shí)，如果遇到“沒有符合條件的憑證”的錯(cuò)誤提示，那么原因可能為：①系統(tǒng)管理中沒有對(duì)出納人員進(jìn)行“出納簽字”權(quán)限的設(shè)置；②沒有對(duì)“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”進(jìn)行指定科目的設(shè)置，而指定科目的設(shè)置是經(jīng)常容易漏設(shè)的地方。
【注】本文系2013年河南省民辦教育協(xié)會(huì)科研項(xiàng)目“民辦高校人才培養(yǎng)模式——以會(huì)計(jì)專業(yè)為例”（項(xiàng)目編號(hào)：hmx20130025）的階段性成果。
主要參考文獻(xiàn)
王新玲，陳利霞，汪剛.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程.北京：清華大學(xué)出版社，2010
【作 者】
張衛(wèi)麗
【作者單位】
（鄭州成功財(cái)經(jīng)學(xué)院管理學(xué)系 河南鞏義 451200）
