【摘要】本文以用友ERP-U8.72為例，總結和剖析了反向操作的基本原理，并結合典型案例分析了反向操作的基本處理思路和方法，以期為實務操作人員提供參考和幫助。
【關鍵詞】財務軟件 反向操作 基本原理
一、反向操作的基本原理
在財務軟件應用中，很多操作相互之間是有關聯和先后順序的。當后續的操作完成后，若發現前面的操作有誤想要修改時，就需撤消后續操作后才能修改。如果后續操作有很多項，就需要逆著操作順序，一步步進行撤消修改，否則不允許進行更正操作。而一些基本規則在財務軟件設計中也得到了充分的體現，如：已有數據的科目不能修改科目性質；如果科目已錄入期初余額或已制單，則不能刪除；已記過賬，則不能再輸入、修改期初余額；憑證一經簽字，就不能被修改、刪除，等等。
對于類似問題的處理，只需在理清操作間關聯性的基礎上，注意操作的先后順序，如果是“一二三”的順序，則處理時就按“三二一”的順序逆向進行撤消，就可進行更改和刪除等操作了，這就是反向操作的基本原理。以下以用友ERP-U8.72為例進行說明。
二、反向操作典型案例
案例一：客戶檔案不需要分類，但卻進行了分類設置，并且已錄入客戶分類及客戶檔案信息，應如何處理？
在此案例中，只有選擇了客戶要進行分類的控制參數選項，后續才能進行客戶分類檔案的建立，而只有先建立了客戶分類檔案，才能錄入客戶的具體檔案信息。因此，導致這一結果的“一二三”的操作順序依次為：步驟一，在建立賬套時選擇了“客戶是否分類”的選項；步驟二，在客戶分類檔案中人為添加了客戶分類信息；步驟三，在客戶檔案中錄入了相關客戶檔案信息。
處理這一問題時，按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟三，將客戶檔案中的客戶信息全部刪除；再撤消步驟二，將客戶分類檔案中的分類信息全部刪除；最后撤消步驟一，由賬套主管注冊進入“系統管理”，通過執行“修改賬套”命令，再次調出“基礎信息”設置界面，將其中的“客戶是否分類”的選項取消，使操作回歸原點。這樣就可以正向進行正確的設置和后續檔案信息的錄入了。
在進行上述反向操作時，應注意“三二一”的順序不能顛倒。比如，如果不先撤消步驟三和步驟二的操作，即便找到步驟一中的“客戶是否分類”的選項，也會發現此參數呈灰色顯示，不允許進行修改。另外，進行反向操作時還應注意針對同一步驟的設置，撤消時所使用的命令及操作員都可能與之前不同。比如，步驟一是由系統管理員建立賬套時所進行的操作，但撤消步驟一時則是由賬套主管通過修改賬套來完成的。
案例二：在錄入應收賬款的期初余額時，發現其數額為應錄數額的兩倍，是何原因？應如何處理？
出現這一情況，一般是由于用戶所設置的會計科目為輔助核算科目，如本例中的應收賬款要求設置為“客戶往來”輔助核算科目，但用戶在最初錄入期初余額時卻忘記進行此項設置，而直接錄入了期初余額數據。后續發現此問題時，在未刪除已錄數據的前提下，又為應收賬款設置了輔助核算類型，并錄入輔助賬期初余額數據，這樣返回“會計科目”界面時就會發現期初余額的數額翻倍了。
要解決這一問題，應先明確導致這一結果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，在“期初余額錄入”界面錄入應收賬款期初余額；步驟二，為應收賬款設置了“客戶往來”的輔助核算類型；步驟三，進入“客戶往來期初”界面，錄入相關數據。
處理這一問題時，仍應按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟三，將“客戶往來期初”界面中所錄數據全部刪除；再撤消步驟二，取消應收賬款的“客戶往來”輔助核算類型；最后撤消步驟一，將錄入的應收賬款期初余額刪除。這樣操作又回歸到了原點，然后就可以正向進行重新設置和錄入工作了，具體操作步驟為：先為應收賬款設置“客戶往來”的輔助核算類型，再進入“客戶往來期初”界面，錄入應收賬款輔助賬期初余額。
在進行上述反向操作時，也需注意“三二一”的順序不能顛倒。在實際操作中，用戶往往在撤消完步驟三的內容后，就不知如何去做了。因為此時雖然在“會計科目”界面看到了步驟一中所錄入的期初余額，但如果不先撤消步驟二的“客戶往來”輔助核算類型的設置，則期初余額是無法刪除的。
案例三：在進行數據權限分配時，本應為操作員馬方設置“應收賬款”、“預付賬款”、“應付賬款”、“預收賬款”、“其他應收款”五個科目的明細賬查詢權限，但卻將這五個科目的制單和查詢權限都賦予了馬方，應如何處理？
當出現上述情況時，用戶往往會在“記錄權限設置”界面取消“制單”的選項，然后單擊“保存”按鈕，希望能更改錯誤設置，結果卻發現更改并未成功。對此，應先梳理思路，明確一下導致這一結果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，執行“數據權限分配”命令，在“權限瀏覽”界面，先選擇“業務對象”為“科目”，再在“用戶及角色”欄中選擇操作員“馬方”，然后單擊“授權”按鈕，進入“記錄權限設置”界面。步驟二，在“記錄權限設置”界面，從“禁用”欄中找到五個科目，將其選入“可用”欄中，最后單擊“保存”按鈕。
按照反向操作的處理思路，解決這一問題時應按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟二，在“記錄權限設置”界面，將已選入“可用”欄的會計科目重新選回“禁用”欄中。然后撤消步驟一，退回到“權限瀏覽”界面，查看“擁有的權限”欄中是否已為馬方清除了所有權限，即驗證撤消步驟二的操作是否設置成功，就可以開始正向操作了。因為“業務對象”已選為“科目”，“用戶及角色”也已選擇了“馬方”，這兩個設置沒有問題，所以就不需撤消，接下來，單擊“授權”按鈕，進入“記錄權限設置”界面，先取消“制單”的選項，然后再將五個科目從“禁用”欄選入“可用”欄，最后單擊“保存”按鈕即可。當再次退回到“權限瀏覽”界面時，就可以在“擁有的權限”欄中看到馬方已被賦予了正確的數據權限。
在進行上述反向操作時，應注意在撤消步驟二的操作中，將五個科目從“可用”欄又重新選回“禁用”欄，但五個科目回復的位置并不是原來的位置，而是被放置在了“禁用”欄的最后，這一點可能會對用戶進行撤消操作造成一定的阻礙，用戶會因找不到已退回的會計科目而不知如何繼續操作。另外還需進一步明確的是，反向操作并不意味著要把所有的操作完全撤消，如果正向操作時某個設置沒有問題，進行反向操作時就不需要進行撤消。比如在此案例中，將“業務對象”選為“科目”和將“用戶及角色”選為“馬方”的設置，因為這兩項設置本身沒有問題，所以在反向操作時就沒有進行撤消而是直接繼續后續的操作，同時也節約了操作時間。
案例四：在進行出納簽字時，系統提示“沒有符合條件的憑證”，應如何處理？
造成出納無法簽字的原因多種多樣，此案例屬于其中的一種情況：由于用戶事先沒有在總賬系統控制參數中選擇“出納憑證必須經由出納簽字”選項，后續填制憑證時，在未進行出納簽字的前提下已將憑證記賬，而記過賬后又想進行出納簽字時，就會出現“沒有符合條件的憑證”的提示信息，無法進行出納簽字。這主要是因為已記過賬的憑證是不允許再進行審核簽字的。按照反向操作的基本原理，先明確導致這一結果的“一二三”的操作順序，依次為：步驟一，進入總賬系統，執行“設置—選項”命令，進行總賬控制參數的設置，但未在“權限”選項卡中選擇“出納憑證必須經由出納簽字”選項。步驟二，對憑證進行審核。步驟三，對憑證進行記賬。
按照反向操作的處理思路，解決這一問題時應按“三二一”的順序逆向進行撤消操作，具體順序為：先撤消步驟三，由賬套主管通過“恢復記賬前狀態”命令取消記賬；再撤消步驟二，對于此案例無需做此步操作，因為憑證審核與否并不影響出納簽字工作的進行；最后撤消步驟一，回到“選項”界面的“權限”選項卡中，將總賬控制參數“出納憑證必須經由出納簽字”選中，然后出納人員就可以對憑證進行簽字了。
在進行上述反向操作時，還需要特別注意以下三點：
第一，取消記賬操作所使用的命令“恢復記賬前狀態”需要先激活再使用，而激活操作與命令出現的位置有所不同。激活時，要先執行“期末—對賬”命令，進入“對賬”界面，然后按Ctrl+H鍵，當系統彈出“恢復記賬前狀態功能已被激活”的提示信息框時，此命令就會出現在“憑證”菜單中了。但這一操作只起到激活“恢復記賬前狀態”命令的作用，想要取消記賬就必須進一步執行“恢復記賬前狀態”命令。這是用戶在實際操作中容易產生誤解的地方，經常會有用戶認為只要把這個命令激活了，就相當于取消了記賬，而實際上必須繼續完成下面的操作：退出“期末對賬”界面，在“憑證”菜單找到“恢復記賬前狀態”命令，執行此命令，按提示進行操作才真正取消了記賬。
第二，完整的憑證審核環節應包括三項內容：審核人員審核憑證、出納人員對出納憑證進行簽字和主管會計對憑證進行簽字。其中，審核人員審核憑證是系統要求必需的操作，如果憑證不審核將不能記賬，而后兩項內容則是由用戶自行選擇決定的。如果在總賬控制參數中設置了“出納憑證必須經由出納簽字”和“憑證必須經由主管會計簽字”，那么在審核環節就必須完成這兩項操作，否則憑證也不能進行記賬。因為這三項內容是屬于同一環節的平行操作，操作時不分先后順序，因此，此案例中撤消步驟二的操作就無需進行，即不需取消審核，這一點也是用戶在實際操作中容易誤解的地方。同時，這一操作也再次說明了反向操作并不意味著要完全撤消所有的操作，如果某項操作并不影響后續正確操作的進行，就無需撤消。
第三，出納能否簽字，除了本案例中所出現的情況外，還應仔細查看有沒有為“庫存現金”和“銀行存款”科目選擇“日記賬”選項，有沒有進行指定出納專管科目的設置，出納簽字時的業務日期是否選擇正確等等，這些都是保證出納簽字功能正常執行的前提條件。
主要參考文獻
1. 王新玲，汪剛.會計信息系統實驗教程（用友ERP-U8.72版）.北京：清華大學出版社，2009
2. 潘上永.會計電算化.北京：中國金融出版社，2007
【作 者】
張渭育
【作者單位】
（鄭州牧業工程高等專科學校經濟管理系 鄭州 450046）
