【摘要】在我國，會計信息系統經歷了飛躍式的發展階段，從最初的通用型、單機版、部門級財務軟件升級為今天的與ERP系統有機融合的分行業、網絡化、企業級會計信息系統，滿足了我國中小企業的發展需要。但由于受到軟件供應商產品質量、企業信息集成化程度、企業個性化需求等各方面因素的影響，會計信息系統在企業實際運行過程中存在著諸多適用性問題，優勢沒有得到充分的發揮，減弱了其對中小企業發展的助力作用。
【關鍵詞】中小企業 ERP 會計信息系統 適用性
一、引言
會計信息系統在早期被稱為“會計電算化”，即運用計算機技術替代傳統的手工處理方式進行會計業務處理工作。隨著網絡化時代的到來，會計信息系統開始向經營管理型軟件轉型。在面向中小企業的ERP系統軟件中，以用友U8系統和金蝶K3系統為代表，會計信息系統實現了與供應鏈管理系統、人力資源管理系統、生產運作管理系統、客戶關系管理系統等各類管理系統的無縫對接，成了ERP系統中重要的一環，使企業信息流、物流、資金流三流合一，為中小企業實現企業內部信息共享創造了條件。但由于受到各方面因素的影響，會計信息系統在企業實際運行過程中往往出現“水土不服”的現象，存在著諸多適用性問題。
二、會計信息的適用性問題及其影響因素
（一）產品“人性化”設置，嚴重影響會計信息質量要求
根據《會計基礎工作規范》第三章第四十四條的規定，軟件供應商提供的產品應當符合財政部關于會計電算化的有關要求。因此，目前國內主流的會計信息系統都在其會計核算模塊中設置了一些不可逆操作。例如，在會計記賬憑證處理過程中，本期新增并保存的記賬憑證如果發現錯誤可以進行修改和刪除操作，但本期已審核過的記賬憑證發現錯誤，則不能修改。錯誤記賬憑證若要刪除，也只能是未過賬和未審核的記賬憑證，對已審核或已過賬的記賬憑證是不能刪除的。特別是已經結賬的跨期記賬憑證如果發現錯誤，正確的做法是在發現錯誤的當期新增紅字沖銷憑證和新增正確的藍字憑證，并審核過賬。
但或許是出于減輕企業財會人員工作負擔的考慮，某些國內財務軟件特別提供了如下功能：①“成批審核”功能。可以由系統自動一次性審核完當期所有未審核記賬憑證，這將導致審核這一重要的會計內部監督環節流于形式。②“反審核”、“反過賬”、“反結賬”功能。雖然根據不相容職務相分離原則，系統要求審核人、記賬人與制單人不能為同一操作員。如要修改或刪除本期已審核過賬的記賬憑證，則必須先消除記賬人、審核人章，然后才能修改或刪除。但在企業實務中，出于工作的便利，財會人員經常同時擁有多個登錄身份和權限，可以隨意對本期或跨期記賬憑證進行操作。③“新增憑證自動填補斷號”功能。如果在一組憑證號連續的記賬憑證中任意刪除其中一張，必然造成憑證號中斷。但此功能則使得刪除憑證這一行為不易被外人察覺。以上功能為企業財會人員惡意舞弊提供了便利，嚴重影響了會計信息質量的真實性要求。
此外，軟件供應商在系統設計時的良好初衷也可能被非法利用。例如，在企業剛剛上馬新的ERP項目階段，為了解決企業由于需要錄入大量的初始化數據和基礎資料而工作量巨大的問題，國內某軟件供應商提供了一個客戶端工具包，可以通過數據交換平臺的基礎資料引入引出工具和外部數據交換服務功能將企業系統外原始數據以EXCEL的形式批量地輸入系統，或者將系統中的數據以EXCEL的形式批量地輸出系統。如果某企業想要達到逃避稅收的目的，可以利用這一工具在日常會計業務處理中將與銷售有關的存貨信息、客戶資料、銷售發票、銷售出庫單、記賬憑證、賬簿、報表等數據資料輸出系統進行備份，再將經過修改的數據以完全覆蓋的方式重新輸入系統，從而建立起一套在會計信息系統外循環的“賬外賬”。
（二）系統化整為零，集成優勢難以發揮
上馬一個集成了所有功能模塊的完整的ERP項目，少則數百萬元，多則上千萬元，這對于資金緊張的中小企業來說，無疑是一個沉重的負擔。因此，軟件供應商通常采取化整為零的方法，將ERP系統甚至是會計信息系統中的部分功能模塊拆分零賣給企業，而企業則有選擇性地購買自己認為最急需或最重要的子系統。這看似是一個雙贏的結果：一方面，軟件供應商既完成了近期的銷售任務，又可以長期鎖定客戶；另一方面，企業通過零買的方式解決了資金不足的問題，僅僅花費數十萬元就上馬了所謂的“ERP”項目。
軟件供應商出于逐利的目的而采取如此做法無可厚非，但企業若是出于省錢的目的而選擇這么做就充分說明了我國中小企業對ERP系統本身缺乏足夠的認識。ERP最大的優勢就是有效整合企業內部各項資源，進行信息集成，實現信息共享。如果將原本有機結合的系統人為割裂開，則系統的信息集成優勢難以發揮。
以筆者曾經參與過的某小型企業ERP項目為例，該企業購買了會計信息系統中的總賬系統以及供應鏈管理系統中的采購、銷售和庫存管理系統。在財務部門進行月末存貨成本核算時，原材料單位采購成本取自采購管理系統中采購發票的不含稅金額和庫存管理系統中的外購入庫單中對應原材料數量的兩者相除的結果，原材料單位出庫成本采用月末一次加權平均法計算，庫存商品的單位銷售收入則取自銷售管理系統中銷售發票的不含稅金額和銷售出庫單中庫存商品對應數量的兩者相除的結果。但因為企業沒有購買生產成本管理系統，不能根據生產任務單自動進行生產成本計算，導致半成品和產成品的成本結轉必須通過人工計算然后手工填入存貨核算系統，自動核算過程出現了斷層，系統的集成化優勢沒有得到充分的發揮，極大地降低了工作效率。
（三）企業需要磨合期，項目實施暗藏風險
我國中小企業會計信息化的過程其實也是企業自身管理水平不斷提高、不斷完善的過程。經過前期調研、基礎數據整理、業務流程重組、系統切換、系統運行維護等項目實施階段之后，企業的管理將更加規范化、科學化、制度化。小到會計科目編碼原則的確立，大到會計業務處理流程的標準化，在科學管理方法共享方面企業得到了真正的實惠。
但不可否認的是，通用型軟件最大的弊病就是無法滿足企業個性化的需求。目前，國內幾大軟件供應商都宣稱自己致力于為行業企業提供“行業化、精品化”的管理信息化服務，先后發布了機械、電子、服裝、食品、化工、制藥、交通運輸、服務、流通等數十個標準化行業整體解決方案。例如，國內某軟件供應商在銀行業管理解決方案中，專門設置了金融工具管理系統，為銀行貸款業務提供貸款減值測試模型。但是，這也只是滿足了行業的個性化需求，并沒能從根本上解決企業的個性化需求。
以某機械制造企業為例，該企業的產品加工工藝特別復雜，每一加工階段所需投入的零配件多達數十種，有時甚至上百種，而且許多零配件本身具有不同型號，以滿足不同產品配置的需要。財務部門有關生產領料業務的記賬憑證的編制是通過系統事先設定好的憑證模板從領料單上自動獲取相關的物料信息，然后分類歸集到明細會計科目下與之相對應的輔助核算項目中。雖然倉庫管理人員在填制領料單時可以通過系統查詢功能選擇本次生產所需的物料，但每次查詢只能選擇一種物料，因而數據錄入的工作量十分巨大。該企業購買的通用型軟件在系統試運行階段對此束手無策，無法實現針對不同類型的產品批量領料的功能。為了不影響正常的生產，倉庫管理人員只能讓生產部門先行領料，后期再補錄數據，這就導致財務部門所需的生產領料業務記賬憑證不能及時自動生成，嚴重影響了期末的原材料出庫成本核算工作，最終企業不得不對該軟件選擇了放棄。
（四）人機交互不暢，“1+1<2”
楊周南教授指出會計信息系統是一種基于會計管理活動，由人、信息處理設備和運行規程三元素組成的集成化人機交互系統。因此，企業財會人員能否熟練并靈活運用會計信息系統的各項功能是會計信息系統能否發揮其優勢的關鍵所在。從目前情況來看，中小企業的財會人員在系統操作過程中存在著諸多問題，主要有以下幾方面的原因：
1. 系統結構復雜，財會人員不知其所以然。許多軟件供應商認為，通過系統地項目實施與軟件培訓，用戶企業的相關人員就應該可以順利操作系統，從而得到他們所需要的信息。殊不知，企業財會人員在系統試運行階段和培訓過程中只是對會計信息系統的功能有了初步的了解，掌握了大致的流程，能夠進行基本的規范化操作，在使用初期不可能真正了解系統內部的運行機理和各功能模塊之間的內在聯系，因而在日常的操作中經常出現違規的涉序操作問題而不自知。
例如，某國內財務軟件要求，在企業同時啟用應收款管理系統和總賬系統的情況下，若為了從應收款管理系統產生數據并傳遞到總賬，而選擇與總賬期間同步的話，應收款管理系統必須先于總賬系統結賬。如果財會人員不了解這一規則，先進行了總賬系統結賬操作，則會導致兩個系統的期末數據出現不一致的現象，因為應收款管理系統部分當期數據無法在本期傳遞到總賬系統。
2. 財務與業務一體化，財會人員面臨轉型。隨著會計信息系統由記賬報賬型軟件向基于財務與業務一體化的經營管理型軟件轉化，企業財會人員工作重點將從事中記賬算賬、事后報賬轉向事前預測規劃、事中控制監督、事后分析決策的全新管理模式。與此要求形成鮮明對比的是，目前在中小企業一線工作的財會人員整體素質不高，缺乏綜合分析能力，思考問題的視角仍然習慣性地局限于本部門。
與此同時，會計信息系統的應用使得企業報表的編制周期大大縮短，從過去的年報、半年報、月報縮短為現在的周報、日報、實時報。由此帶來的就是每天堆積如山的各類報表和海量的數據。如何對海量數據進行抽絲剝繭，如何把數據轉換為有效的信息，這對于企業財會人員來說是一個極大的挑戰。相關經驗表明：絕大多數財會人員收到的數據遠遠大于他們能夠吸取的數據數量。過量的數據會讓財會人員無所適從，疲于奔命。
3. 系統糾錯限制嚴格，財會人員違規操作。為防止人為地隨意修改數據導致數據混亂，軟件供應商會在基礎資料等重要數據維護中設置不可逆的操作。例如，某會計科目一旦啟用將不能被修改和刪除，即使事后刪除涉及該科目的業務憑證或初始金額也同樣無效。此外，也不能為該科目增加下級明細科目和輔助核算項目。如果是因為財會人員誤操作而導致的科目錯誤，唯一的辦法是禁用該會計科目，修改原科目代碼并增加同級科目。
雖然通過上述方法可以間接地解決問題，但長此以往會造成大量的垃圾數據冗余。財會人員無論是出于工作考慮還是自身利益考慮，都不愿面對這樣的結果。因而往往會采取非常規的手段強制糾錯，這就對系統安全構成了潛在的威脅。例如，某企業財會人員由于誤操作，導致在系統客戶端界面無法查詢核算項目余額表本期的數據，且系統客戶端不提供開放性的數據修改工具。于是該財會人員利用自己并不太精通的數據庫知識，違規打開了系統的后臺數據庫，通過在數據庫中輸入SQL語句進行操作，希望能夠修復原有的數據。具體執行語句如下：
delete from t_balance（科目余額表） where fdetailid （核算項目使用內碼）not in ( select fdetailid from t_itemdetail（核算項目使用詳情橫表）） update d set d.fdetailcount=v.fcount from t_ItemDetail d, （select fdetailid，count（∗） fcount from t_ItemDetailv（核算項目使用詳情縱表） where fitemid（核算項目內碼）=-1 group by fdetailid ) v where d.fdetailid=v.fdetailid
該財會人員并不知道這段語句僅僅是在科目余額表里刪除了錯誤的數據，而不是修復它。實際的修復語句非常復雜，而且不易寫出通用的修復語句。具體的錯誤也許并不在“科目余額表”里，也許“核算項目使用詳情橫表”里也有錯誤的數據，這需要具有一定的數據維護經驗的專業人員來判斷。如果貿然對數據庫進行擅自地修改，結果可能會越弄越糟，甚至可能導致整個系統的崩潰。
三、結束語
從以上分析我們可以看出，由于受到軟件供應商產品質量、企業信息集成化程度、企業個性化需求、企業財會人員自身素質等各方面因素的影響，會計信息系統在我國中小企業實際運行過程中存在著諸多適用性問題。這些問題不是僅僅通過單方面的努力就能夠解決的，需要軟件供應商、企業及相關財會人員三方通力合作：軟件供應商要能夠為客戶提供長期“陪伴式”服務，及時有效地解決客戶在發展過程中遇到的各種實際問題；企業要加快全面信息化步伐，不斷提高企業管理水平以適應系統對企業更高層次的要求；企業財會人員則要在精通業務的基礎上擴大知識面，向全能型、復合型、管理決策型人才發展。只有這樣，才能真正實現人機交互、信息共享，做到“1+1>2”。
主要參考文獻
1. 李立志.會計信息系統中的重要涉序操作.財會月刊，2012；10
2. 楊周南.會計信息系統：面向財務業務一體化.北京：電子工業出版社，2006
【作 者】
高 原
【作者單位】
（金陵科技學院商學院 南京 211169）
