摘要：江蘇省屬高校的國有資產在2012年已經全面采用“江蘇省屬高校國有資產管理信息系統”進行統一管理。在實行新的資產管理系統后，高校的固定資產購置流程會發生較大變化，資產賬務處理也將面臨調整。本文介紹了新系統下高校購置固定資產的流程，并對新的資產賬務處理進行探討。最后，總結了新的資產管理系統給高校資產管理帶來的幾點優勢。
關鍵詞：高校 固定資產 賬務處理
一、江蘇省屬高校國有資產管理信息系統簡介
根據江蘇省教育廳辦公室《關于加快推進省屬高校國有資產管理信息系統平臺建設的通知》等相關文件要求，江蘇省屬高校的國有資產在2012年已經全面采用“江蘇省屬高校國有資產管理信息系統”進行統一管理。該系統采用數據集中處理的IDC（Internet Data Center，互聯網數據中心）模式，將全省的高校資產數據集中到“中心”，各校通過互聯網接入“中心”進行資產管理。省財政廳能夠實時有效地監管各高校的資產管理情況，高校獨立對自己的資產進行日常管理，校內各院系部門能管理院系的資產，從而實現分級監管。
新的資產管理系統通過協同辦公平臺，有效地發動高校全體教職工，構建從資產形成、使用到處置全過程的有效監管體系，學校領導、資產管理部門、財務部門、院系等各負其責，解決了管理原則不統一、管理流程難規范、上報繁瑣不及時等問題。另外，固定資產通過條碼化標簽管理，強化了資產實物管理。采用該系統后，各高校資產管理模式、資產購置處置流程、資產賬務處理等將發生較大的變化。
二、新系統下購置固定資產的流程
根據《江蘇省屬高等學校國有資產管理暫行辦法》中資產管理與預算管理相結合的要求，高校在購置固定資產之前，需要有相應的部門預算。新的資產管理系統中提供預算歸口的審批功能。申購資產時，由保管人發起資產申購，填寫相應的經費來源，并提交審批。采購負責人填寫采購部門意見，確定采購方式，采購部門同意后，將生成待采購資產明細。采購人負責登記采購結果，包括采購成功登記以及采購失敗登記。采購成功后，資產由申購人辦理驗收入庫手續，進行歸口審核。審核通過后，資產歸口管理員打印入庫單，并提交財務記賬。
（一）申購申請。資產保管人進入國有資產管理信息系統，點擊“我的工作”進入工作頁面,然后點擊“發起新流程”—“申購”進入申購單登記頁面。資產保管人在申購申請單中登記申購的資產信息，并填寫申購資產的經費情況。在錄入申購單信息時，保管人指定申購所需的經費最多來源于三筆采購預算項目，只需要填寫經費的預算代碼及該經費的使用金額、使用情況。而經費的名稱、期初結余等信息，由經費管理員事先在預算經費管理中登記。根據經費歸口的不同，申購單據將由系統判斷交給各預算歸口管理員審核，由預算歸口負責人審批。對于屬于“院系部處經費歸口”的項目經費，單據無需交給預算歸口管理員審核、預算歸口負責人審批，而由各院系領導直接審批。最后，資產保管人點擊“提交”按鈕，申購單據將自動提交給院系領導審批。
（二）院系部處審批。各院系領導進入系統，點擊相應的任務記錄，打開申購單。院系領導需要查看申購單的內容，判斷是否需要購置該資產并填寫“院系審批意見”，如果審批通過點擊“同意”并提交；如果審批不通過選擇“不同意”并填寫意見。另外，院系領導可以指定是否需要財務審批、是否需要校領導審批，如果需要還需指定哪位校領導審批。
（三）采購安排。采購負責人進入系統，點擊相應的任務記錄，打開采購單，并根據申購的資產，確認采購的方式，填寫采購部門意見并提交。如果采購部門同意采購，采購單轉交給采購人進行采購并登記采購結果，根據申購明細，系統將申購的資產生成“待采購資產明細”，等待采購人進行采購登記。如果采購部門不同意采購，單據回轉至上一環節。
（四）采購登記。采購人員在系統中選擇待采購的明細，進行采購成功登記，并核對采購資產的相關信息是否與原申購的要求相同，若不同則填寫實際采購的資產信息，可以修改采購的資產名稱、規格型號、數量、金額等，并填寫供應商信息和采購意見。資產確認采購成功以后，等待院系管理員、歸口管理員進行采購入庫登記。
（五）采購入庫。院系部資產管理員或申購人對已采購待入庫的明細條目進行入庫登記，在系統中選中已采購待入庫的資產明細，輸入本次入庫的數量，打開驗收入庫單。管理員或申購人需要選擇固定資產入庫的類別（普通、家具、圖書、文物、機動車），核對驗收入庫單上資產信息是否與實物相同，并填寫資產歸口、資產分類、增加方式，填寫資產的使用部門、存放地、保管人等詳細信息。最后，申購人將入庫單提交給資產歸口管理員審核。
（六）歸口審核。資產歸口管理員在系統中打開驗收入庫單，查看入庫單信息，審核驗收入庫單的內容。如果審核所登記的資產信息有誤，可以直接在單據上修改。對于家具類，需選擇拆分方式“一卡多物”或“一卡一物”。資產歸口管理員審核通過后，通過系統中的“提交并打印”的功能，生成資產編號，打印一式三聯的固定資產驗收單，將其中一聯交由財務記賬進行記賬歸檔。
（七）記賬歸檔。財務記賬人員在系統點擊待辦事項中的任務記錄，打開驗收入庫單，查看驗收入庫單的資產信息，確認發票號所填信息的正確性，填寫財務審核意見。如果審核通過，應填寫財務記賬憑證號并提交，資產成功入庫。對于記賬歸檔，財務人員可以在月末做出本月固定資產入賬的憑證文件（Excel格式），直接在資產管理系統中上傳憑證文件，以完成系統中財務的審核和記賬任務。
三、新系統下購置固定資產賬務處理的探討
在實行新的資產管理系統下，高校新購置固定資產的賬務處理需要做出一些調整。
（一）固定資產明細賬的設置。新的資產管理系統為高校固定資產提供了多種分類統計的方式，分別為：高教十六大類、財政十大類、財務六大類。其中，高教十六大類是基礎性的分類，包括01-房屋及構筑物、02-土地及植物、03-儀器儀表、04-機電設備、05-電子設備、06-印刷機械、07-衛生醫療器械、08-文體設備、09-標本模型、10-文物及陳列品、11-圖書、12-工具、量具和器皿、13-家具、14-行政辦公設備、15-被服裝具、16-牲畜。財務部門可以依據十六大類來重新設置固定資產明細賬，以適應新的資產管理系統，例如，固定資產-01類房屋及構筑物。這樣設置固定資產的明細賬可以使財務的核算口徑與資產管理系統中的統計口徑相一致，便于兩個系統中數據的核對以及資產數據的統計。
（二）新購置固定資產的賬務處理。在新的資產管理系統下，高校財務人員需要根據報銷人員提交的固定資產入庫單在財務系統中入賬。固定資產入庫單如下頁圖所示，包括固定資產的入庫單號、資產編號、資產類別等重要信息。
財務人員需要根據入庫單中的資產類別號確定資產需要計入的資產明細賬，資產類別號的前兩位對應高教十六大類的代碼。如圖1中資產類別號為“05010105”，前兩位號碼為“05”，屬于高教十六大類中的05-電子設備類，應記入明細科目：05類電子設備。
入庫單中的入庫單號對應購置的固定資產，財務人員應以入庫單號作為識別號進行賬務處理：
摘要：10000001#外語學院報購筆記本電腦1臺
借：固定資產——05類電子設備 17 800
貸：固定基金——事業費購 17 800
在摘要中需錄入購置的固定資產的入庫單號，可以方便日后的查賬和對賬工作。
（三）資產管理系統的自動記賬。對于已經驗收入庫并在財務系統中入賬的固定資產，財務人員需要在資產管理系統中審核確認，并填寫記賬憑證號。為了簡化工作，財務人員可以在月末做出本月固定資產入賬的憑證文件（Excel格式），利用資產管理系統中的自動記賬功能，上傳憑證文件以完成系統中財務的審核和記賬任務。導入的憑證文件應為Excel格式，只能包含字段：憑證號、摘要、借方金額、貸方金額，如表1所示。摘要中的前部分為入庫單號，并以#結束入庫單號，若一條記錄中有一個或多個入庫單號，單據號之間用逗號隔開。系統支持多個入庫單號對應同一個憑證號，但是不支持一個入庫單號對應多個憑證號。憑證文件上傳以后，系統自動分析并判斷上傳的文件內容，以入庫單號為識別號，與系統中待記賬單據進行對比核對。如果一個憑證記錄中有多個入庫單號，系統會自動尋找出多個入庫單號并將其對應的金額累加，再與憑證記錄中的金額進行對比。分析完成后給出對比結果：包括對賬正確信息、對賬錯誤信息、已經記賬的信息。如果對賬成功，系統會顯示成功對賬的單據和憑證號。財務人員確定無誤后，點擊系統中的“自動記賬”，相應的待記賬單據自動計入記賬憑證號。在月末完成記賬工作后，財務人員應及時在系統中進行月結賬，系統會自動進入下一賬期。
四、新的資產管理系統的優勢
（一）提高固定資產賬務處理的準確性和完整性。在新的資產管理系統下，高校財務人員需要在月末上傳憑證文件，并進行自動記賬。系統會以入庫單號為識別號，將財務已入賬的固定資產金額與系統中待記賬單據的金額進行逐筆核對，并會給出對賬錯誤的信息。這有助于財務人員及時發現固定資產賬務處理中的錯誤。另外，財務人員進入資產管理系統，會在“待辦”事項中看到資產歸口已經審核入庫而系統未記賬的所有資產記錄。資產系統中未記賬的記錄有三種可能：一是固定資產入庫單未交給財務記賬；二是財務人員漏記固定資產賬；三是財務人員已記賬，但漏將該筆記錄上傳至資產管理系統。財務人員可以對“待辦”事項中資產記錄，進行逐筆清查，以發現未及時進行財務記賬的固定資產。對于第三種情況，財務人員可以直接在系統中點擊相應記錄，直接將憑證號填入，并審核提交，而不必重新上傳憑證文件。
（二）以網絡為平臺，實現固定資產動態管理，優化資源配置。在新的資產管理系統下，資產編號、分類名稱、資產名稱、型號、規格、數量、原值、使用部門、保管人、購置日期、入庫日期、資產歸口、資產來源、卡片狀態等相關信息可以通過資產查詢很方便的獲得。通過資產管理信息系統的網絡平臺，高校的各個校區以及各個院系部門可以對所有的固定資產從購置到報廢整個周期的全過程進行動態管理，及時了解固定資產的購置、原值變動、報廢以及結存等具體情況。各級資產使用部門可以隨時了解自己部門的固定資產使用和變動情況，以充分利用現有的資產設備，實現資源的優化配置。
在實行新的資產管理系統的情況下，高校的資產賬務處理將面臨較大的變化，財務部門應根據自身的實際情況，對資產賬務處理進行調整，以適應新的資產管理體系。新的資產管理系統可以強化約束機制，完善高校的資產管理制度建設，并創新管理方式，提高資產的使用效率。X
