摘要： 隨著近年來(lái)信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的深入利用，現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理和核算已日趨完善，但是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中大量重要信息的使用還有所不足。因此，本文擬對(duì)是否應(yīng)該在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中構(gòu)建信息搜索功能，以及如何應(yīng)用這一功能等問(wèn)題進(jìn)行研究，旨在提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率，并為管理者的經(jīng)營(yíng)決策提供服務(wù)。
關(guān)鍵詞： 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 信息搜索 信息傳遞
現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主要是針對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的加工和存儲(chǔ)等功能而展開(kāi)，對(duì)于會(huì)計(jì)信息的輸出部分缺乏研究，特別是在信息搜索功能上還有很大的發(fā)展空間。本文所指的會(huì)計(jì)信息搜索，即是在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中建立類(lèi)似于搜索引擎的模塊，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源進(jìn)行搜集整理后供用戶(hù)查詢(xún)。由此，本文模擬在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中增加信息的內(nèi)部搜索功能，并對(duì)如何應(yīng)用信息搜索等相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究。
一、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息搜索的必要性
從會(huì)計(jì)職能的角度來(lái)看，會(huì)計(jì)的基本職能包括“反映”和“控制”。當(dāng)前的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主要是利用特定的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合處理，很少能做到“反映”職能中所要求的總括和評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)信息，而“控制”職能則更難實(shí)現(xiàn)。從最初的手工會(huì)計(jì)發(fā)展到今天的信息系統(tǒng)，單純的處理數(shù)據(jù)已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代要求，如何利用這些信息才是關(guān)鍵。信息搜索功能就提供了這樣一個(gè)平臺(tái)，它對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)信息進(jìn)行歸類(lèi)整理，再按照搜索需求提取并以特定的順序反映。這就打破了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中各模塊單獨(dú)的縱向查詢(xún)，而是對(duì)綜合信息進(jìn)行橫縱結(jié)合的搜索。如此一來(lái)，不僅能總括會(huì)計(jì)信息，也能在充分反映和關(guān)聯(lián)信息的基礎(chǔ)上服務(wù)于會(huì)計(jì)控制。
從會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作來(lái)看，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通常根據(jù)業(yè)務(wù)流程分為不同模塊，這雖然便于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理，但對(duì)于信息查詢(xún)而言則十分不便。例如，如果在原系統(tǒng)查詢(xún)某產(chǎn)品的進(jìn)銷(xiāo)存情況，需依次進(jìn)入采購(gòu)、銷(xiāo)售和庫(kù)存模塊分別查詢(xún)，而所得結(jié)果也是相互獨(dú)立的。然而建立信息搜索之后，只需輸入類(lèi)似于產(chǎn)品名稱(chēng)等簡(jiǎn)單信息就可以查詢(xún)到數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的相關(guān)內(nèi)容，亦可以根據(jù)需求錄入多個(gè)關(guān)鍵字并對(duì)結(jié)果排序。這不僅大大簡(jiǎn)化查詢(xún)步驟，提高了工作效率還能獲得更多、更全面的信息。因此，無(wú)論是站在理論分析還是實(shí)際工作角度，構(gòu)建會(huì)計(jì)信息搜索都是十分必要的。
二、會(huì)計(jì)信息搜索應(yīng)用
本文構(gòu)建的會(huì)計(jì)信息搜索以原有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)為資源，為用戶(hù)提供查詢(xún)服務(wù)。一個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)擁有龐大的數(shù)據(jù)資源，如何將這些信息組織起來(lái)，幫助使用者快速準(zhǔn)確地找到所需信息并提高使用效率，是目前亟待解決的問(wèn)題，也是會(huì)計(jì)信息搜索的核心。
一是信息傳遞模式?，F(xiàn)代信息技術(shù)為我們提供了多種多樣的信息提取和傳遞方法，從“信源”與“用戶(hù)”的關(guān)系來(lái)看，可以分為“信息推送”和“信息拉取”兩種模式，前者是信息源主動(dòng)將信息推送給用戶(hù)，后者則是用戶(hù)主動(dòng)從信息源拉取信息。會(huì)計(jì)信息搜索就是以此為基礎(chǔ)，采取推拉結(jié)合的方式向用戶(hù)傳遞信息。
用戶(hù)可以主動(dòng)拉取信息，在搜索模塊中提交查詢(xún)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索，并由索引器為搜索到的信息建立索引，再由檢索器根據(jù)用戶(hù)的查詢(xún)輸入檢索索引庫(kù)，并將結(jié)果按固定格式反饋給用戶(hù)，用戶(hù)根據(jù)搜索結(jié)果的指引就能快速、直接查看所需信息。然而，在用戶(hù)拉取信息的搜索過(guò)程中，根據(jù)用戶(hù)輸入的查詢(xún)條件，系統(tǒng)也可以主動(dòng)推送相關(guān)信息。例如，用戶(hù)查詢(xún)某供應(yīng)商的信息，在匹配完畢后，系統(tǒng)也可將同地域或提供同類(lèi)產(chǎn)品的供應(yīng)商信息提供給用戶(hù)，增大用戶(hù)信息量。
另一方面，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶(hù)所屬部門(mén)和級(jí)別主動(dòng)推送有關(guān)信息，或者根據(jù)用戶(hù)最近搜索的記錄推送信息。信息推送作為實(shí)現(xiàn)主動(dòng)信息服務(wù)的關(guān)鍵，要求系統(tǒng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取信息，按照指定的時(shí)間間隔分別推送給各個(gè)信息搜索者。這樣不僅能保證信息的相關(guān)性，也能更及時(shí)將信息傳遞給用戶(hù)。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，這種模式的優(yōu)點(diǎn)尤為突出。例如，在企業(yè)庫(kù)存管理中，當(dāng)某種原材料的庫(kù)存量低于標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，系統(tǒng)就可以將該信息自動(dòng)發(fā)送至庫(kù)管部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)，在提醒庫(kù)管部門(mén)開(kāi)具采購(gòu)申請(qǐng)的同時(shí)，也為采購(gòu)部門(mén)的工作安排預(yù)留準(zhǔn)備時(shí)間。
二是會(huì)計(jì)信息搜索的利用。對(duì)于管理者而言，使用會(huì)計(jì)信息搜索能更直接更快速的提供所需信息。在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下，管理者所關(guān)注的信息需要由負(fù)責(zé)人整理歸納再層層上報(bào)，而信息搜索系統(tǒng)則省去了這一系列工作所耗費(fèi)的時(shí)間和人力。此外，管理者也不用局限于現(xiàn)有會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中單一的查詢(xún)結(jié)果，信息搜索既能帶來(lái)更大的信息量也能減少人工干預(yù)；對(duì)于會(huì)計(jì)部門(mén)而言，將信息集中進(jìn)行搜索查詢(xún)，從一定程度上加大了信息的公開(kāi)度，進(jìn)而起到了增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督的作用。隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的不斷完善，會(huì)計(jì)工作也會(huì)進(jìn)一步深化發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供更多服務(wù)。
三、實(shí)施中待解決的問(wèn)題及建議
會(huì)計(jì)信息搜索作為傳統(tǒng)信息系統(tǒng)與搜索技術(shù)結(jié)合的新興項(xiàng)目，雖然在提高工作效率、節(jié)省企業(yè)資源上具有顯著優(yōu)勢(shì)，但是缺乏實(shí)踐考驗(yàn)，在功能完善方面也存在一些不足，值得進(jìn)一步研究。
一是搜索中的信息安全問(wèn)題。由于會(huì)計(jì)信息的重要性和特殊性，確保信息安全是首要考慮的問(wèn)題。建立內(nèi)部搜索后，信息的輸出方式較先前更靈活，但仍需限制用戶(hù)權(quán)限。企業(yè)要加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部控制，明確用戶(hù)分級(jí)授權(quán)，拒絕非法訪問(wèn)。而數(shù)據(jù)庫(kù)資源也應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的讀寫(xiě)限制，避免用戶(hù)不當(dāng)操作或惡意篡改而導(dǎo)致錯(cuò)誤。此外，用戶(hù)搜索信息時(shí)的瀏覽記錄也應(yīng)有選擇性的獨(dú)立存檔，既為進(jìn)一步提供搜索服務(wù)做準(zhǔn)備，又要避免數(shù)據(jù)冗余給系統(tǒng)帶來(lái)負(fù)擔(dān)。
二是用戶(hù)缺乏相關(guān)信息技術(shù)。雖然會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的普及在一定程度上幫助會(huì)計(jì)人員提高了信息技術(shù)水平，但是建立內(nèi)部搜索后，這一要求將進(jìn)一步提升。因?yàn)樗阉鲿r(shí)很難用簡(jiǎn)單的關(guān)鍵詞或關(guān)鍵詞串來(lái)準(zhǔn)確表達(dá)需檢索的內(nèi)容，所以用戶(hù)需要了解有關(guān)信源信息系統(tǒng)的背景知識(shí)，掌握查詢(xún)技術(shù)，才能充分利用搜索功能準(zhǔn)確高效的獲取所需信息。
三是硬件升級(jí)與系統(tǒng)維護(hù)。雖然信息內(nèi)部搜索建立在原有系統(tǒng)之上，但是其運(yùn)行模式有別于其他會(huì)計(jì)模塊。為保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行，企業(yè)應(yīng)根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整硬件設(shè)施。而對(duì)于已開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的維護(hù)則是一項(xiàng)持久的任務(wù)，應(yīng)該定期檢查和監(jiān)控應(yīng)用程序和系統(tǒng)軟件的可靠性，不定期進(jìn)行正確性抽查。企業(yè)需慎重選擇符合自身需要、能及時(shí)提供日常維護(hù)、版本升級(jí)等要求的軟件。
四、結(jié)束語(yǔ)
總之，建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下的信息內(nèi)部搜索，是在原有系統(tǒng)上的一次飛躍。它進(jìn)一步融合于互聯(lián)網(wǎng)中，不僅為企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供了新思路，也將成為信息系統(tǒng)發(fā)展的必然方向。當(dāng)然，信息搜索在提高財(cái)務(wù)管理效率的同時(shí)，自身的風(fēng)險(xiǎn)也在加大。因此，我們應(yīng)該積極分析信息化條件下的會(huì)計(jì)信息搜索面臨的主要問(wèn)題并提出建議，促進(jìn)信息搜索的實(shí)施與完善。J
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