導讀：要想讓預算發揮應有的作用，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進行預算編制和預算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。所以，我們相信，隨著國內企業信息化浪潮的到來，企業預算管理也必將經歷Excel表（手工預算管理）、財務軟件預算管理，向專業化的預算管理軟件發展的過程。
目前，全面預算管理已經成為國內多數企業提升管理水平的重要工具，但從實施的效果來看，預算正真能夠對經營目標進行有效控制的企業并不多見。這里面顧然與部分企業管理基礎薄弱、高層領導重視不夠、預算方案不符合企業實際及企業環境難以有效預測等因素有很大關系，但另外一個重要原因就是預算管理的手段較落后，已難以適應企業業務日趨復雜和外部環境變化日趨劇烈的要求。
我們知道，全面預算是對企業未來經營狀況和財務結果的事前模擬，預算要發揮應有的作用，有兩點非常重要：一是預算應盡可能編制的比較詳細，只有細致的預算才有可能更符合企業的實際；二是預算必須能夠隨經營環境的變化進行動態的滾動調整。要做到這兩點，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進行預算編制和預算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。所以，我們相信，隨著國內企業信息化浪潮的到來，企業預算管理也必將經歷Excel表（手工預算管理）、財務軟件預算管理，向專業化的預算管理軟件發展的過程。
一、 Excel表――手工預算的主流工具
自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來，其操作簡單、功能強大表格處理和計算能力受到了廣大財會人員的喜愛，在企業的預算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數企業仍然在使用Excel表編制企業預算。但是，隨著預算管理的作用不斷增加和企業管理精細化要求的不斷提高，傳統使用Excel表進行手工預算編制和管理的缺陷將將越來越突出。
1．用Excel編制預算難以實現各部門的有效參與和數據共享
全面預算是一個內部聯系緊密的預算體系，既包括業務預算，還包括財務預算，需要企業從銷售、生產、采購到人力資源、財務等各部門共同參與進行編制，其中某些部門的預算編制需要運用其他部門預算的數據，如生產部門編制生產預算一般需要銷售部門編制的銷售預算的數據。所以，預算編制必然需要企業內部各部門之間加強協調和溝通，而且，越是規模較大、組織層級較多的企業預算協調的工作量就越大。在這種情況下，由于Excel只是簡單的單機辦公軟件，運用Excel表編制預算，各部門之間缺乏一個共享的數據平臺，大量的溝通工作必然需要通過文件傳遞、電話或面談等其他方式進行，從而大大影響預算編制的效率，甚至還有可能影響數據的準確性。
2．預算編制以外的其它預算管理工作難以用Excel實現
Excel畢竟是一般的辦公軟件，并不是針對企業預算管理的需求而設計，所以，除了編制預算的功能使用起來比較簡單、方便以外，預算管理的其他職能，如預算目標的制定與分解、預算審批、預算下發、預算調整和預算分析等仍然需要手工去做，特別是預算的差異分析，數據量大，工作繁瑣，費時費力，還可能造成數據錯誤。所以，嚴格意義上說，Excel不具備預算管理的功能。
3．Excel缺乏權限管理功能，對于預算的保密性和安全性來講有嚴重的缺陷
預算數據包括企業的經營和財務目標和計劃數據，這往往是企業內部相對機密的信息。但預算工作又需要各部門參與，這就需要設定不同部門和人員的權限，才能保證預算的保密和數據安全。Excel 定位于通用辦公軟件，不具備權限管理的功能。
二、財務軟件——簡單的財務預算工具
財務軟件一般主要是為了滿足企業財務會計核算的需要，同時附帶滿足企業的固定資產管理、預算管理等其他功能而設計的軟件。與Excel相比，財務管理軟件在預算管理的信息化方面前進了一步。好的財務軟件具有預算編制、預算分析、彈性預算、預算控制等功能。其預算功能一般能夠靈活定義預算科目的口徑，并為該科目制定預算額；在預算的執行控制方面，它能夠與核算系統緊密集成，從而在某個部門的某項費用超過預算額時，系統能夠實現自動報警；在預算分析方面，系統能夠自動將財務實際發生數與本年預算數或其他年份預算數進行對比分析。
鑒于財務軟件涉及對象主要是會計科目、會計帳簿和會計報表，不可能把企業的業務內容，如銷售、生產等內容涵蓋進來。所以，財務軟件的預算功能只能包括財務預算，如收入預算、費用預算、利潤預算等。而對于銷售預算、生產預算等業務方面的預算，財務管理軟件卻無能為力。所以，它僅僅實現了財務預算的信息化，而與現代預算管理倡導的包括財務部門和業務部門在內的各級部門和組織共同參與、各預算之間緊密關聯的全面預算管理的思想相距遙遠，難以起到有效的預算控制的效果。
三、專業預算管理軟件——全面預算管理信息化的工具
專業預算管理軟件是針對企業預算管理的需求而設計的軟件系統，與一般財務軟件相比，它彌補了財務軟件在業務預算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預算管理的各項工作實現信息化管理。其一般的架構如圖1所示，包括預算方案的設置、預算目標的制定和分解、預算編制、預算審批和下發、預算調整/滾動預算、預算差異分析和預算查詢。
在功能方面，軟件一般能夠實現以下幾個核心功能：
（1）靈活設置預算方案
客戶可以自定義設置預算，既包括業務預算，如銷售預算、生產預算，也包括財務預算，如利潤預算、現金預算等；
在預算設置的基礎上，客戶可以靈活設置各專業預算的預算項目（科目），既包括財務科目（項目），管理費用、制造費用等，也包括非財務項目，銷售量，采購量等；
靈活定義預算表內和預算表間不同預算項目之間的計算關系；
靈活設置各預算單元（部門）對應的預算；
靈活設置預算對象：既可按部門，也可按產品預算；
靈活實現集團型企業內部預算的合并或匯總；
靈活設置各部門和人員在預算管理中的權限。
（2） 逐層向下分解企業的年度預算目標
（3） 大大較高預算編制效率
企業的各部門可在一個軟件平臺上分別編制本部門預算，并按權限實時了解與本部門相關的預算的狀態，大大減少各部門之間大量的預算協調工作量，提高預算編制效率；
系統可以根據定義的預算項目之間的計算關系，自動計算出相關預算項目的值；
支持預算彈性化。
（4）通過流轉實現預算的逐級審批和下發，對審核不合格的預算，可以退回要求重新編制
（5）在預算執行過程中，可以對預算進行調整，也可以編制滾動預算，提高預算的靈活性和對外部環境的適應性
（6）系統既可以根據設置自動導入，也可以手工輸入財務、銷售、生產等其他系統的實際發生數，通過靈活自定義分析報表的格式，進行多維度預算差異分析，如量差、價差分析及預算和差異的趨勢分析，從而大大提高分析的效率和準確性
（7）系統可以實現完善的預算權限管理功能，通過權限設定大大提高了預算信息的保密性和安全性從專業預算管理軟件的功能來看，它基本覆蓋了日常預算管理中的所有功能，而且更安全，并真正意義上實現了預算管理的信息化。目前，國內已經有一些公司已經成功開發出了含蓋以上功能的預算管理軟件，如北京諾亞舟公司最近即將投入市場的“諾亞舟全面預算管理信息系統”。我們相信，不遠的將來，專業預算管理軟件必將成為市場的主流，并為我國企業提升管理水平發揮重要的作用。
