通過財務和業務系統的一體化建設，使企業業務系統的數據自動傳向財務系統，減少人為干預，做到數出一門、數據共享，從而加強對各業務部門工作的及時反映和監控，減少財務工作人員的重復勞動，是提高企業管理水平和工作效率的有效途徑。
煙草商業企業財務和業務系統一體化建設的基本現狀
由于業務系統和財務系統在開發先后、觀念認同、部門建制、軟件開放等方面的差異，煙草商業企業財務和業務系統一體化建設一直進展緩慢。以卷煙進銷存的核算為例，通過對煙草商業企業財務信息化建設情況進行考察得知，目前財務系統和業務系統的結合一般通過以下兩種方式實現：
方式一：財務系統和業務系統分離，財務把從業務部門和倉庫獲得的數據進行審核、匯總后錄入到財務信息系統，企業成本和經營業績以財務系統的核算結果為準。
方式二：財務系統和業務系統分立，在財務系統中建立存貨核算系統，定時將業務系統數據按照約定的接口標準傳遞到中間表，財務存貨核算系統從中間表中提取數據后進行單據的審核。
煙草商業企業財務和業務系統一體化建設中存在的問題
由于以上兩種方式中煙草商業企業財務和業務系統各自獨立運行，資金流、物流和信息流難以協同，難免出現數據傳遞不及時、不一致的現象，無法真正實現過程控制，容易導致企業決策延遲或失當。具體來說，煙草商業企業財務和業務系統一體化建設主要存在以下問題：
編碼的不一致性。由于財務與業務系統都是獨立運行的，各自采用一套編碼。而諸如商品名稱、供應商、商品分類等必須統一的編碼如果做不到同步維護，就會出現計算結果不相符的現象。
規則的差異性。業務系統建設時主要考慮業務流程的通暢與操作的方便，并要求能夠及時計算出經營業績，所以核算方式相對簡單，成本計算方法也相對單一。與不同時期建設的財務核算系統的計算結果相比，常因成本核算的記價規則、統計粒度等不同出現兩套不同的成本和利潤的數據。為保持財務和業務系統統計結果的一致，有的企業把財務系統的計算結果反寫到業務系統。但這樣做不僅會破壞業務系統自身的平衡，還會給財務審核和對賬工作帶來不便，也不利于實現財務職能由核算向精細管理的轉變。
監管的滯后性。業務系統要及時掌握經營狀況，必須動態反映經營業績。而財務系統要稽核業務數據的準確性，需要對倉庫和業務等方面的數據進行核對。然而由于業務系統和財務系統在時點認同上存在差異，加之財務系統與業務系統的分立運行，容易造成財務數據與業務數據的不一致。而如果財務工作仍然沿用習慣的以周或旬為周期的分時段核算方式，就會因為反映企業經營情況速度的減慢削弱了對業務工作的及時監管。
維護的復雜性。財務系統和業務系統的分立，勢必導致同一數據源的重復設置。由于大量的數據重置，增加了系統存儲和備份資源的耗用，加大了系統建設的工作量；同時，無論是財務系統還是業務系統的需求發生了變化，另一個系統也必須同時對接口進行修改，無形中就增加了系統維護和協調的難度。
建設的重復性。業務系統目前分為卷煙、煙葉、物資等并存的應用系統，隨著業務的拓展和管理的延伸，將來還可能增加其他系統（如圖1所示）。如果每個業務系統都對應一個財務進銷存系統，不但會增加財務系統的負荷，而且每個業務系統和財務系統都不可避免地會遇到上述的問題。
煙草商業企業財務和業務系統一體化建設的思考
網絡技術的快速發展使得企業內外部信息可以在各環節實時快速流動，這就為企業財務和業務系統的一體化建設帶來了良好契機。企業應該加強業務系統的成本核算環節，選擇合適的成本計價方式，動態地反映業務系統的經營業績，定時按照財務的規范要求將業務系統的數據加工成財務要素和會計憑證的標準數據，并及時傳遞到財務系統，由其自動生成相關的記賬憑證。這樣不但減少了重復勞動，同時也保證了業務和財務系統數據的一致性和及時性。由于財務工作人員直接參與業務系統的核算操作，使財務系統對業務系統能夠由原來的事后審查向事中控制轉變，同時可以進一步加強財務系統對業務系統的監督職能，提高財務監管工作的效率。
以卷煙購進為例，在實行財務和業務系統一體化后，卷煙到貨后由倉庫工作人員在業務系統做驗收估價入庫，財務工作人員在財務系統中錄入各供應商的明細發票信息及企業付款記錄，并將發票信息與倉庫驗收入庫信息進行財務采購過賬比對。如貨到票未到，記入“暫估商品”；票到貨未到，記入“在途商品”（即借記“在途商品”，貸記“應付賬款”）；貨到票到，記入“庫存商品”。當票到部分大于預付賬款時，記“應付賬款”；當票到部分小于預付賬款時，沖減預付賬款。這樣，就改變了由于財務與業務系統分立，財務分時段提取業務系統數據導致的資金流、物流和信息流難以協同，不能實現過程控制的弊端。（如圖2所示）
我們認為，要實現財務與業務系統的一體化，可以在對業務和財務系統進行流程梳理和整合的基礎上，建立一個支持財務與業務系統一體化的動態會計平臺，以實現財務會計流程與經營業務流程的有機融合：當一項經營業務（事件）發生時，業務數據進入信息系統后，立即保存到指定的數據庫中；同時，該事件通過動態會計平臺可以自動生成實時憑證，雖然實時憑證只是一種虛擬憑證，不是實際的會計憑證，但可以定期或不定期地將實時憑證匯總生成實際的會計憑證。實時憑證一經財務確認，立即就可以反映到所有相關的賬簿和會計報表上，不需要再經其他部門工作人員另行錄入。另外，通過動態會計平臺，分類款項、部門、往來等輔助信息也均能實現自動傳遞，從而真正做到前后臺的無縫連接（如圖3所示）。
由于財務系統和業務系統在核算口徑和統計粒度方面存在差異，動態會計平臺應該針對財務核算的具體要求，對實時憑證進行適當處理，以保證實時憑證在核算原則、統計口徑、展現方式上滿足財務管理的具體要求。同時，為了保證基礎數據的統一，應該建立基礎數據的編碼手冊，內含倉庫目錄、業務部門目錄、采購/銷售人員目錄、往來單位類別、地區目錄、往來單位目錄、商品類別目錄、商品目錄、入出庫業務類別目錄等內容，以此保證財務系統和業務系統在公共基礎信息上能夠實現實時更新和同步維護。除此之外，可擴展性也是財物系統和業務系統一體化建設時需要考慮的，以滿足企業業務拓展和延伸的需求。（作者單位：湖南省煙草公司）
徐智/文
