作為一位廣告公司的經營者，你的決策將引發眾多的商業活動，如何才能在最大的程度上，確保這些商業活動達成企業的目標呢？“內部控制”就是為達成此目的而設計出來提升管理與核查這些商業活動的一系列方法。作者在本文中，僅從一個經營者的角度出發，就廣告行業中特有的內部控制問題加以探討。
控制環境
“控制環境”這個概念，主要是指公司管理層對于內部控制系統的總體態度、認知扶持以及其對于企業目標達成之重要性有了良好的控制環境，才能落實所設計的種種程序與方法，舉例來說，客戶得潤表（Client Profitabilit Report）可以用來衡量與控制廣告公司在不同客戶的資源配置，然而如果管理層不看客戶利潤表，并因此決策，則這項控制工具，就形同虛設了。
組織與分工
公司要成長，就必需有組織與分工。有組織則可以分級授權，有分工則可以相互核杳，術業專攻，避免權力太集中，對于管理層的成員，每月應至少有一次例會，對于例會要討論的議題，應該“事前”有一定程序來標明，讓各個部門都有機會提出。公司應該編輯一本“公司政策”將各項公司政策規定程序等告知給員工，并明確授權與責任，管理層應該明確財務總監對于內部控制總負責，對內部控制狀況至少每年一次應管理會議中報告討論。
高價層監控
經營者在確立了良好的控制環境與有效的組織與分工后，便應身體力行地來做一些高階層的監控。首先是深入了解每個月的財務報表（包括客戶利潤表、業務單位損益表、主要媒體累計投放量、人力資源表等）并與預算比較，較大差異，應由負責經理解釋。其次，廣告公司應該建立一個（至少每年一次）風險評估的機制，將在政府法規、稅務、客戶、市場、供應商等各方面可能發生的風險，在做預算時，用問題清單的方式進行篩選，對于須要深入的項目再進一步分析、研究與評估。
現金與銀行賬戶
廣告公司代理客戶業務，必須要對客戶負責，所有賬目往來，必須有跡可尋，以便客戶審查。因此，為客戶進行創意制作或是媒體采買，不論金額大小，都應用銀行匯款或劃賬方式，而不鼓勵采用現金支付。如此，同時也避免了各項現金交易可能出現的弊端。
銀行賬戶也是廣告公司要加強內控的重點，第一，銀行 開戶一定要得到公司合適的批準，第二，每月銀行對賬單必須核實（Bank Reconciliation），并且還應不定時的與銀行對賬，第三，廣告公司因代理客戶業務，銀行賬戶經常有大量余額，往往是開戶銀行的重點大戶。對于銀行的全作與談判，應由總經理或財務總監負責，不可讓中低級員工負責。
客戶與代理業務
既然是代理客戶業務，廣告公司是受廣告主的委托而行事，因此得到客戶的書面批準是非常重要的。一個最重要的內部控制，應該是所有為客戶做的創意、制作、策劃、采買、顧問等業務，在得到客戶書面批準前，只能在計劃階段，而不能進入執行階段，更不可以與媒體或制作供應商先行簽署采買或制作合約。
定價也是一個內部控制問題。很多客戶總監，并沒有接受過如何定價的財務訓。因此，經常會有損失公司利益的做法。建議應由總經理制定定價策略，并由財務總監對每一新客戶（或舊客戶續約時）按照定價策略計算，最終呈總經理批準。
再來，關于客戶的內控問題便是開單與收款了。開單方面最常發生的問題，是由于各種原因拖廷而使客戶無法在付款期限以前處理付款，因此造成廣告期廷誤或取消，或是廣告公司必須不客戶墊款的現象。解決這個問題，應與客戶達成默契，在某一時間以當時廣告計劃的版本發單，其后的變異，則在廣告活動后，以借（貸）項通知單（Credit/Debit Note）的方式結清余款。
關于收款的內部控制，作者認為最有效的還是將壞賬準備（費用）列入客戶利潤表的計算，并引此作為業績考核的基礎。舉例來說，超過180天的應收款應100％提壞賬準備，超過90天未滿180天的提25％，超過30天未滿90天的提10％。如此，負責的服務經理自然會盯北這些應收賬款。
媒體供應商
這是廣告公司內部控制最棘手的領域，媒體采買中，廣告公司傭金僅占媒體凈花費（Net Media Cost）的1％至1.5％，然而媒體廣告極強的時效性，過期即一文不值。因此，購買時間與折扣往往有很大的關系。同時在媒體業中，給予廣告公司年度量的返還更是行規。這些因素給了媒體價格相當大的變數，加上缺乏透明度，便造成許多管理上的黑洞。最常見的就是媒體采買負責與媒體談判合約時，原本可以談判七折，但報回廣告公司卻是七五折，再由媒體將差額（半折）以現金的方式給個人。
媒體采買出現內控問題，還有一個特征，就是代理的層次愈多，愈容易出現問題。通常，戶外廣告和貼片廣告代理中介關系最為復雜，尤其值得管理層注意。另一個特征是折扣經常變化的媒體，采用所謂不規則作業方式的幾率較大。
作者認為對于媒體采買的內控，在整個大環境逐漸進化前，是沒有百分之百的防范方法的。以下提出一些方法與原則，只可以減少問題發生的風險：（1）責任分工，將媒體談判與媒體采買業務分開負責日常向媒體下單的人不可以負責談判；（2）年度媒體合約的談判要事前提出周密的計劃，這個計劃應由總經理批準，談判過后由財務總監負責將實際談判結果與談判計劃做一比較，差異大的地方由談判總監做出解釋；（3）定期與不定期地由財務部向媒體對賬；（4）建立起批準的媒體供應商制度，將各媒體的賬號等資料詳細核實掌控，由財務總監負責批準；（5）關于返還及現金折扣等談判，應邀請財務部參與。
創意與制作方面的內控
創意制作的內控有幾個要特別注意的地方，第一是灌水（mark-up），即廣告公司要求供應商在原價上加成，并表現在報價單上，以向廣告主多收取費用，在由供應商收到客戶付款后，將這個加成的部分退還給廣告公司。這個做法的本意是希望多收一、兩成以預防廣告制作過程之中各種不可預見的因素（通常客戶預算批準后，申請追加預算是一個冗長而困難的程序）。作者是本身不贊成這種作法，推薦的作法是供應商的他價明確標明這些加成是預防不可預見因素（Incidentals），如未發生則應如實應退給客戶。
第二是臨時創意人員如電腦繪圖員的雇用，包括一些小的供應商的外包。作者的經驗是往往廣告公司內部有人員、有能力做的許多工作，而負責經理卻要雇用臨時工，或外包給其它小公司制作。當管理層詢問及為何這樣做，這些負責人往往托藉于客戶的要求。在很多客戶的廣告合約都從傭金制改成月費制的今天，類似的這些費用，往往造成廣告公司的額外負擔。內部控制的方法，其一是類似費用，一定要經過創意總監的（金額大的總經理就批準），其二是一定要有臨時雇員合同或外包合同，同時應納入公司批準供應商的管理程序內，其三是利用客戶利潤表的分析，做高層的掌握。
第三是工作單的批準（open）與結束（close）。工作單的結束，代表所有有關這個工作的費用與憑證應該收集齊全，以向客戶開單收費。因此，如果尚有大量未收齊的費用（及憑證），則失去了向客戶再收錢的機會而造成公司的損失。內部控制的最有效方法是每周一次的制作工作會議，由財務部、創意制作、客戶服務等人員參加，將所有的工作單狀況都檢查一遍，再者，嚴行規定超過6個月的工作單應先行結束（例外須創意總監與財務總監特批)。
創意制作方面還有一些稅務方面的問題，例如營業稅等，在國外拍攝的廣告可能有進口關稅，客戶服務與創意人員應對非常規性的制作（例如用香港的供應商），先行向財務部咨詢，才能合理合法地做出正確的稅務規劃.
