【摘要】 原始憑證是反映經濟業務最基本的依據。對其進行審核是會計核算工作的重要組成部分,也是高校財務管理工作的基礎。會計人員在實際工作中只有對原始憑證進行認真審核,充分地發揮會計監督的作用,才能促進會計工作的規范,確保會計資料的真實性、完整性和合法性。
原始憑證是證明經濟業務已發生和完成,明確經濟責任的書面證明,它是編制記賬憑證或登記賬簿的原始依據,也是會計核算過程中,保證會計資料的真實性、完整性的重要依據。在實際業務中,審核原始憑證是對會計信息質量進行源頭控制的重要環節,是一項嚴肅而細致的工作。如果對原始憑證審核不嚴,直接影響到會計核算和監督作用的發揮,甚至會給單位帶來一定的經濟損失。同時,對于要報銷的原始憑證,很多人都缺乏對財務規章制度的了解和認識,以致每天都有相當數量不合格的原始憑證出現。因此,加強審核已發生的各項經濟業務的原始憑證是否具有合理性、合法性和有效性,顯得極其重要。
一、審核原始憑證的依據
審核原始憑證的正確與否是加強高校財務管理工作的基礎。根據:《會計法》第十四條規定:“會計機構、會計人員必須按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核,對不真實、不合法的原始憑證有權不予受理,并向單位負責人報告,對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回,并要求按照國家統一的會計制度規定更正補充”。另據《會計基礎工作規范》第七十五條規定:“會計機構、會計人員應當對原始憑證進行審核和監督。對不真實、不合法的原始憑證不予受理。對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證,在不予受理的同時,應當予以扣留,并及時向單位領導人報告,請求查明原因,追究當事人的責任。對記載不準確、不完整的原始憑證,予以退回,要求經辦人員更正、補充”。所以,會計審核人員不僅要按會計準則和會計制度的要求進行工作,而且要保證本單位經濟業務的真實性、完整性和合法性,從形式上和實質上進行認真審查。原始憑證按其來源分類可分為外來原始憑證和自制原始憑證兩類。
二、對外來原始憑證的基本審核
(一)審核原始憑證(主要是商品銷售統一發票和服務業發票)的內容是否完整、規范和合法,包括:1.發票上所填寫的購貨單位或付款單位是否與本單位的名稱相符,有無涂改、挖補的痕跡,甚至篡改票面的數量、單價、金額等,以防報賬人員把自己或其他單位的發票拿來報銷,或把小金額改成大金額。2.對未載明的品名項目、數量、單價等內容的發票要查明其附件清單是否有詳細說明,書寫是否清楚,應將發票的名稱、金額與其附件清單進行認真的核對。3.購物較大金額的發票,要對其數量、單價、金額仔細復算,有無多計、少計、重計金額;對一張發票上記載多種物品時應將各種物品的金額相加是否等于合計金額,同時還要注意發票上大小寫金額是否相等;剪切金額與填寫金額是否一致;小寫金額前面有無“$”符號,大寫金額前面是否頂格。4.發票的各項要素本來應按順序完整地填制,不能出現錯填、漏填和重填等現象,但有些發票只有大小寫金額,無開票日期,無開票人、收款人的姓名或僅填“姓氏”,這有可能是經辦人自己填寫或由那些不負責任的商家開出的。5.發票一般都是經國家稅務機關監制,具有高技術的防偽標志,應特別注意防偽標志的真實性,防止假發票的出現。6.如果發票記載的內容和必要附件是齊全的,還要查看有無本單位或部門負責人和經手人、驗收人的簽字以及填制單位公章(個體戶且在稅務機關代開統一發票的除外),這里的公章是指具有法律效力和規定用途,能夠證明單位身份和性質的印章,如財務專用章、發票專用章、結算專用章等,而不是行政章或其他無關的印章。7.查看開出發票的單位與其所記載的經濟內容、經營范圍是否吻合,如銷售商品不能開成加工修理、修配統一的發票。8.注意發票的印制時間和有無作廢的或失去時效的發票又拿來使用,防止有人鉆空子。9.對發票的正面和背面都應仔細看一看,若背面無局部復寫的印痕,或發票不是復寫的,而是用鋼筆或圓珠筆填制的,就說明該發票存在問題,應詢問報賬人員。
(二)根據有關的財務規章制度,審核原始憑證還應注意六個方面:1.審批的程序是否正常,審批負責人的字跡是否一致、審批權限是否合規、有無越權審批行為。2.有些原始憑證雖能報銷,但規定對其報銷的比例、范圍和標準有限制,如出差人員的交通費、住宿費對不同的級別都有限額,超過規定的部分要自理。3.原始憑證有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位的公章。4.經營性單位不得出具非經營性收據或行政事業單位往來結算票據。5.在規定價值以上的實物類原始憑證要有設備處的購買申請單和教儀設備進庫單;對維修房屋、水電安裝工程等單據報銷的,還要附加工程定額計價預(結)算書、總價明細表、業務合同以及監察審計處在基建、修繕等工程項目結算審簽表上的簽審意見和金額。6.購買教學儀器設備或需政府統一采購的物品項目,即使原始憑證是真實的,也要確認它是否超過預算金額,以及是否按照有關程序辦理相關手續,并附有相關的批準購買證明或文件。
三、對自制原始憑證基本審核
對自制原始憑證的審核實際上仍是高校會計核算中最重要的部分之一。由于填制原始憑證的人對財會知識和財務制度的規定了解甚少,其不規范現象較為突出,因而審核工作也就成了財務工作中的難點。為了避免爭議,降低審核憑證難度,會計審核人員應該非常熟悉不同的自制原始憑證填制要求:一是外請教師講課費,成教課酬、學生困難補助等項,都要寫明姓名、數量、標準、金額和領取人簽字等,一般也不能由一兩個人代簽領款,同時還要有其部門負責人審批簽字和加蓋經辦單位公章。二是對于報銷學生實習的經費,看有無附上參加實習學生的名單、實習標準、實習計劃時間表和預算金額,以及教務處長和系領導的審批簽字。三是職工因公借款而填寫的借款單,應查看借款的日期、事由、借款人姓名、大小寫金額和同意借款的有關負責人簽字等內容。屬于出差到外地的,還要注明出差地點及途經路線、出差擬需時間,方可作為記賬依據。另外,對于出差人員遺失的火車票、飛機票等原始憑證確實無法取得證明的,應由當事人寫明出差時間、起訖地點、金額和提供有關依據等情況,由學校主管領導、部門負責人和財務處長批準后,才能代作原始憑證入賬。四是計提在職職工福利基金、學生獎貸勤基金、工會經費和工會會費等要附有計提依據,否則,出現問題會造成復查困難,不易糾正差錯。五是對手續不完備、內容不全、數字差錯的原始憑證,屬于本單位填制的,應說明理由,退回填制部門予以更正、補填或重填。
總之,認真審核原始憑證是會計的基礎工作,也是會計監督的重要環節。審核原始憑證看起來簡單,但要做好這項工作并不容易。首先,包括會計審核人員在內的財會人員,平時應加大對財務規章制度和財經法規的宣傳力度,以便取得經辦人員和經辦部門的理解和配合,使得雙方的工作能順利開展。其次,會計審核人員既要熟練掌握《會計法》和《會計基礎工作規范》等內容,又要具備過硬的會計技能。如通過郵政局郵寄的信件、物品等,不能用其出據的“購買郵票證明單”代替郵政業專用發票報銷;對有些差旅費的單據還要判斷其是否繞道、改變路線等。可見,會計審核人員要勤于思考、勇于動腦,努力地學習新知識,不斷提高自身素質。再次,會計審核人員要有良好的職業道德,依法把關守口,當好用款單位的服務員,頭腦里不能有“睜只眼閉只眼、多一事不如少一事”的思想;不僅要敢于抵制歪風邪氣,同一切違法亂紀行為作斗爭,而且要有實事求是、客觀公正、盡職盡責的工作態度,對報賬人員一視同仁,不能利用工作之便搭車報銷,更不能為自己的熟人、好友開綠燈。最后,會計審核人員在總結經驗的基礎上,做好原始憑證的審核工作,切實把好票據的“入口關”,不斷探索規范財務工作的新路子,以提高會計的審核水平和監督質量。
作者：楊雄源
