檔案作為社會活動的歷史記錄和原生資料，是人類社會的寶貴財富和重要文化遺產。檔案管理工作植根于社會生活，并隨著社會的發展而發展，對社會的生產、生活、思維和決策有著重要作用。信息時代的檔案工作尤其如此，其不可替代的重要作用更加突出。緊跟國民經濟與社會發展信息化步伐，加速實現檔案管理信息化，既是時代發展對檔案工作的客觀要求，也是社會管理現代化的重要內容，是檔案工作鏈接歷史與未來、發揮更大現實作用、推動社會科學發展的戰略舉措。
１ 檔案管理信息化的內容與特點
１．１ 檔案管理信息化的主要內容
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統籌規劃和組織下，依據數字化原理，遵循信息流動規律，全面應用現代信息技術和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享、提高其利用效率和服務水平的過程。
檔案管理信息化的主要內容是：① 檔案信息化基礎設施建設。包括檔案信息化硬件建設和軟件建設兩個方面，這是檔案管理信息化必備的基本條件。② 檔案信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發展的重要戰略資源，其開發、整理、儲備、管理和利用是檔案信息化的核心任務和目的所在。③ 檔案系統標準化規范建設。標準化規范建設是檔案信息化建設的重要原則和技術基礎，包括檔案信息的標準制定、分類歸檔、系統配置等。④ 檔案信息化應用體系建設。它是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。⑤ 信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發展均有著決定性作用。
１．２ 檔案管理信息化的基本特點
檔案管理信息化的過程，就是根據不同專業、不同行業的具體特點，對各種各樣的檔案資料進行信息化加工和數字化改造，使其由零散無序、多質多態的傳統紙質檔案轉化為標準化、規范化、系統化的現代信息檔案，并按照信息化標準和技術對其進行檢索、分類、歸納、匯總、存儲、傳輸、轉化和利用，從而實現檔案管理全面信息化的過程。
檔案管理信息化的基本特點是：① 檔案資料的數字化。這是檔案管理信息化的前提基礎。② 檔案傳輸的網絡化。這是檔案管理信息化的重要標志。③ 檔案管理的一體化。檔案管理信息化就是對檔案信息接收、傳遞、存儲、轉化、管理和使用的一體化。④ 檔案資源的共享化。檔案資料的信息化和傳輸過程的網絡化，使檔案資源的授權共享成為現實。⑤ 檔案服務的社會化。檔案管理信息化打破了檔案資源的時空界限，實現了檔案服務的社會化。
２ 檔案管理信息化建設的制約因素
２．１ 檔案管理信息化基礎整體薄弱
信息化基礎薄弱是制約檔案管理信息化的首要因素。這包括硬件設施和軟件條件兩個方面。硬件方面的主要表現：① 實施信息化管理的現代化工具缺乏。例如，檔案業務部門和管理單位缺少專用的計算機、打印機、復印機、掃描儀、刻錄機、數碼相機、縮微設備、移動硬盤等，業務部門的工作人員常常兼職檔案管理工作，計算機系統和辦公工具串用混用，沒有職能分化。② 進行信息化管理的網絡基礎薄弱。很多單位沒有建立專門的檔案信息管理局域網絡，缺少大容量、高性能的服務器，沒有災難防護備用設備和檔案備份，不能保證信息系統的持續正常運行和后期維護。由于設備缺乏、裝備不足、網絡不通、配備有限，傳統紙質檔案的數字轉換、加工處理、整理歸檔和系統升級均受影響，直接影響了檔案管理的信息化進程。軟件方面的主要問題：① 檔案管理過程中各個環節的標準規范不統一。突出表現是傳統檔案轉化為信息檔案時沒有統一標準，每個單位的生成格式都不相同，結果既增加了管理技術難度，也增加了管理工作量，導致檔案信息在保管、傳輸、存儲、調閱、使用等方面的極大不便，直接制約著管理信息化的進程和水平。② 檔案信息管理的系統軟件質量不高。現有管理軟件版本普遍較低，新版軟件由于技術力量不足、經費有限，其供給遠遠跟不上信息化管理的要求。上述兩方面問題的存在，其根本原因是思想認識不到位，經費投入跟不上。
２．２ 管理者信息素質技能普遍偏低
檔案管理信息化對主體的要求是，管理人員不僅要具備扎實的檔案專業知識和管理基本技能，而且要掌握信息基礎理論，具備信息技術和技能，能夠熟練運用計算機和信息技術對各種檔案資料進行深度挖掘、精度加工、高度提煉、科學分類、系統整理、遠程傳輸、安全存儲、熟練運用和有效管理。由于傳統用人體制的長期沿襲和人們對檔案工作的普遍忽視，現階段我國檔案管理工作者大多缺乏檔案專業知識和信息知識技能，30歲以下的年輕人很少，40歲以上的人員占絕大多數，真正檔案專業和信息技術專業畢業的人極少，現實工作中既熟悉檔案業務又精通現代信息技術的人員鳳毛麟角。大多數檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的。體制方面的原因導致優秀人才不能及時被吸納進來，認識方面的原因導致在業人員崗位培訓不被重視。因此，檔案管理人員隊伍整體素質偏低，嚴重制約了先進技術和先進管理理念在檔案管理信息化建設中的推廣和應用。
２．３ 檔案信息系統安全性能比較差
檔案管理信息化的目的是大幅度提高檔案資源利用率，實現檔案資源共享，更好地為社會服務。然而，檔案資源共享與檔案資源安全保密天生是一對矛盾，資源共享以資源安全為前提。很顯然，如果資源安全得不到保障，例如檔案信息受病毒侵害或被惡意刪除，那么資源共享就是一句空話。更何況，檔案資源共享并不是無條件的，而是有條件的，是授權共享和有償服務。因此，檔案信息系統的安全就成為管理信息化的又一個制約因素。在信息化管理中，由于網絡等技術的應用，使得檔案信息遭攻擊、被泄露的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制，而且檔案信息泄露后可借助網絡快速傳播，很難實現泄密后的補救控制。因此，檔案信息的保密安全問題始終是制約管理信息化的深層次問題。
３ 加強檔案管理信息化建設的對策
３．１ 加大投入，打牢基礎，加速建設檔案管理信息化基礎設施
提高檔案管理信息化水平，必須加大投入，切實加強信息化基礎設施建設。具體地說，① 要加大檔案信息化建設基礎設施投入力度。要將檔案信息化資金列入各級財政預算，采取逐年投入的辦法解決基礎建設和運維經費。要采用自主攻關、合作開發、外包服務等多種形式，創新檔案信息化投入機制，多渠道籌措檔案信息化科研經費。② 要搞好檔案信息化建設必需的軟硬件基礎設施。根據管理信息化的實踐要求和技術標準，按照既滿足工作需要又節約成本的原則，給檔案管理部門配置專門的計算機及輔助設施，如刻錄機、打印機、掃描儀、復印機、服務器、ＵＰＳ電源、移動硬盤、數碼相機、縮微設備等，建設安全高效的檔案局域網絡，為保證檔案信息化工作順利開展及相關設施設備安全平穩運行提供良好環境。要及時開發和升級檔案信息化管理軟件，使其更加便捷、順暢、高效。
３．２ 突出重點，提升素質，超前培養檔案管理信息化人才隊伍
檔案管理人員的主體結構、知識水平、業務能力和政治素質決定著檔案管理信息化的水平。檔案管理信息化建設亟需一大批事業心強、專業基礎扎實、熟練掌握信息科學技術的復合型人才。提高檔案管理人員的主體素質，是搞好檔案管理工作的重中之重。① 要大力引進檔案專業、管理專業的高層次人才，有計劃地將一些原則性強、嚴謹求實、富于奉獻精神的信息技術人員，吸收到檔案管理人才隊伍中來，加速實現現有管理人員的結構調整和技能升級。② 要加強檔案管理人員的業務素質培訓，通過在職學習、脫產培訓和外出進修等多種形式，全面提高在職人員的綜合素質，努力使每一位人員的知識結構及業務能力快速適應檔案管理信息化的實踐要求。③ 要合理配置檔案管理人員。要根據管理實際和工作特點，合理設置檔案管理工作崗位、崗位工作人數和崗位工作人員，通過多種手段和方法，充分調動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。
３．３ 注重實效，確保安全，同步打造檔案信息系統安全防火墻
檔案管理信息化的實現離不開信息安全，檔案信息資源的安全性、真實性和系統性是檔案管理的前提和保證。檔案管理在信息化的過程中，必須同時保障自身的安全性、可靠性和純潔性，只有這樣，檔案信息才能不失真、不走樣。為此，檔案管理在其信息化的過程中，必須同時打造信息安全防火墻，除了各省市之間互建異地備份中心以及在本地建設檔案信息安全備份中心外，要及時升級和使用安全認證、病毒防殺、防火墻技術、身份認證技術、網絡監控技術，實行電子簽單制度，建立和健全檔案管理責任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，設定操作權限，及時更改密碼，加強訪問控制，增強技術防范能力，保障檔案信息的數據安全、存儲安全、使用安全、保管安全和管理安全，提高防輻射、防泄露、防病毒、防攻擊能力，確保檔案信息的安全、真實、系統、可用。
