隨著金融危機后全球經濟進入漫長且不穩定的復蘇期，我國外貿企業正面臨著來自國內外前所未有的競爭壓力。外貿企業在外部經營環境和內在管理上都遇到了很多挑戰：2010年6月19日人民幣第二次匯改，各項出口政策也在保持穩定的口號下進行微調；出口退稅率降低的預期增加；實際利率的提高；原料、人工成本的大幅提高；海運費的上漲。在以上各項不利因素的共同作用下許多外貿企業銷售毛利率下降，原本微薄的利潤空間進一步被壓縮。
財務信息資源是企業最重要的戰略資源之一，財務管理幾乎可以涉及整個企業的生產經營活動，對企業的經營、效率和戰略的變化有直接而深遠的影響，所以通過優化財務管理系統，可大大提高外貿企業的管理水平和競爭力，為企業帶來巨大的經濟效益。因此，積極研究外貿企業財務管理系統優化的相關理論及實踐問題，無論是對企業的財務管理工作還是提高企業的競爭力，都具有積極的現實意義。
一、外貿企業的財務管理信息化建設中存在的主要問題
目前，越來越多的外貿企業認識到信息技術在企業管理中的重要性，企業的信息化建設已成為現代企業發展、提升綜合競爭力的必要前提。就企業管理而言，財務管理是其核心，外貿企業信息化建設一般也是從會計電算化開始的，但在發展的過程中存在相當多的問題。
(一)外貿企業信息化程度高低不均，信息化建設水平參差不齊
有的企業財務管理信息化還只是停留在會計電算化上，財務部門主要工作就是會計核算，能真正提供管理和決策的部分卻很少。
信息化建設水平差異很大。有的企業確定實際需求時缺乏全面、前瞻的思路；有的應用軟件的功能不強，沒有起到應有的作用；有的開放性不好，一個微小的變化都要軟件開發商重新開發，增加了系統運行的成本。
(二)分散開發造成重復開發，浪費企業資源
外貿企業的信息化一般是從會計電算化開始的，然后是在業務部門建立業務系統。在設計業務系統時沒有考慮到與財務系統的統一，以及原有財務系統的升級，兩個應用系統的設計語言、接口文件不一致，信息的轉換、傳遞困難。分散開發使得企業需要建設和維護兩套應用軟件，而且使用上的不便會引起日后的重復開發，又會選擇一家軟件開發商來重新構建一個統一的信息管理系統，這樣勢必會造成企業資源上的浪費。
(三)業務和財務沒有實現一體化管理，形成了信息孤島，造成信息資源浪費
業務信息和財務信息不集成，信息資源不共享，不能實現財務與業務一體化，無法形成一個多功能的全面的財務管理信息系統。
許多業務信息不能及時提交財務部門，財務數據也就無法準確、及時地得出，也無法對業務情況進行有效地監管。另一方面財務信息也不能及時準確地反映給業務部門、決策領導，業務員往往有蒙著頭做業務的感覺，同時也很容易導致決策失誤。
長久以來，外貿企業信息化發展一直是制約著外貿企業內部管理水平提高的一個主要因素，是一些先進的管理思想和管理方法沒有實現的基礎和工具。
(四)管理理念上存在的問題
目前，對于很多外貿企業來說，財務部門的職能就是做賬，甚至有的領導認為該部門只要能與稅務機關打好交道就行，財務部門在整個企業管理體系中處于必不可少但無足輕重的位置。殊不知，一個現代化的國際貿易企業，財務管理恰恰是企業管理的核心，這么說并非認為業務管理等其他方面就不重要了，而是由于財務部門所應擔當的職能使其處于核心地位，當然需要建立起一個良好的以財務管理為中心的管理平臺。因此，無論是企業管理的高層還是財務部門的主管都要建立起新的管理理念。
1 對于企業管理認知不夠，很多外貿企業的決策領導本身就是業務精英，企業管理往往以業務員為中心，財務管理只是配角，這樣常常造成業務信息缺乏必要的監督管理，企業資源容易成為業務員個人資源，這樣運行時間一長就成為一種習慣力量，很難扭轉。特別是對進出口企業而言，客戶是企業最重要的資源之一。當掌握了客戶資源的業務員脫離原企業并帶走客戶時，不僅使原企業的客戶流失，并且有可能使競爭對手更加熟悉自己，這會使原企業處于十分被動的境地，由此帶來巨大的危機。
2 在企業發展平緩甚至業績萎縮時，企業的高層大多不會認識到建立良好的財務管理體系必要性，一旦業務量迅猛上升，則手忙腳亂，只能抱怨原有的財務工作跟不上發展。一個良好的財務管理體系絕非買個軟件一兩天就能建好的，其需要長時間的積累和準備。
3 財務經理也要轉變思想觀念，認識到自己要由財務信息的搜集者與提供者轉變為信息的解釋者和咨詢者，為具體業務部門提供更多決策支持和信息分析。因此，財務經理的眼光不能像過去一樣僅僅局限于財務與會計內部，而要拓展到整個企業，積極參與企業信息化建設，建立以財務管理為核心的內部管理體系，真正發揮財務的資源配置職能和監控職能。
(五)財務管理體系存在的問題
1 管理體系、機制上存在的問題
沒有按照外貿企業的特點建立起以財務管理為核心的管理體系，由于業務和財務沒有實現一體化管理，財務部門無法對業務信息加以直接利用，日常的工作主要集中于會計核算，沒有更多的時間用于財務分析、內部控制和提供決策信息等財務管理的其他工作，也就更談不上為規避各種風險而實現對業務流程各個環節的控制。
2 在會計核算、業務考核上存在的問題
外貿企業的核算是以業務員為基本單位的，每月按照業務員編制資產負債表和利潤表，年終按照利潤表上體現的盈利數分配年終獎金。會計核算存在的問題主要有3點：一是核算過于簡單，沒有核算到出口合同和出口發票，不能提供合同執行情況等相關決策支持信息；二是沒有考慮到資金的機會成本，沒有給按照業務員的資金占用計算占用利息；三是按照權責發生制原則考核業務員的經營業績，所反映的利潤只是預計或希望的利潤，有可能因發生壞賬或死庫存而不能實現，但是業務員的獎金卻已經按照賬面利潤的一定比例發放了。
3 成本管理與內部控制上存在的問題
在成本管理上比較落后，不能適應目前外貿行業發展的需要。特別是在對間接費用的分攤上，有的企業根本不分攤有關的間接費用，也就不能提供以出口合同為單位的實際成本費用，有的企業按照出口合同的美元數分攤間接費用，導致會計信息失真，也不能向業務部門和管理部門提供相關決策信息。
在內部控制上沒有實現對業務流程各個環節的實時控制，沒有建立資金跟蹤監控體系，沒有全面細致地核算每一個業務員、每一筆業務資金的投放、使用和收回，沒有建立資金跟蹤、監控體系。
4 在財務分析、決策支持方面存在的問題
財務分析工作不僅局限在原有的企業層面的財務分析，也要注重每個業務員，每個合同的預算實際執行差異分析，甚至是預算本身的準確性分析，決策者愈來愈依賴財務信息來作出理性的決定。傳統的財
務信息提供的財務信息內涵有限，這也是和財務管理的信息化密切相關的，因為在手工方式下監督預算的執行情況是十分困難的，實效性不強且存在誤差，即使分析出來一般也是基于事后數據，無法做到適時控制，同時也無法對預算數據進行有效、及時、全面地事后分析。
5 人員方面存在的問題
企業財會隊伍的素質與現代化企業管理的要求存在著較大距離。高層次的綜合型財務管理人才嚴重缺乏，財務人員不僅要諳熟財務、稅法和會計知識，還要了解業務，了解企業環境、經濟環境和競爭環境等。這樣，財務人員才能向業務部門描述即將作出的決策將對財務指標產生怎樣的影響，企業資源將如何配置，哪些企業目標將不能實現，稅收負擔將產生怎樣的變化等。因此要不斷提高財會隊伍的素質，加強財會人員的培訓。
二、外貿企業財務管理信息化建設的主要思路
外貿企業財務管理信息化建設的主要工作是將現代信息技術與現代財務管理相結合，輔助企業的各項財務管理控制和決策，實現企業效益最大化。推進應用計算機技術改善企業財務管理、強化監督、提高資金使用效率的工作，以推動企業財務管理信息化為著力點，實現企業管理模式的全面改革。財務管理信息化可以加強制度創新和管理創新，最大限度地消除制度執行中的人為因素。主要思路如下：
(一)以ERP的成功實施為基礎，實現系統的高度無縫連接
通過ERP所具有的實時性和集成性以及數據的共享性，財務管理信息系統的分析、監控和控制功能才能更好地發揮出來。在成功應用財務管理信息系統的基礎上，充分配合ERP的實施，將財務管理信息系統與它們集成，各個系統有機銜接，資源合理分配，推進企業的全面信息化建設。財務管理信息化的最終目標是建立開放的財務管理信息系統，并最終融入企業管理信息系統中。
(二)以財務管理為核心，實現業務財務一體化的全面解決方案
外貿企業的特點決定著外貿企業的信息化建設應以財務管理為中心，起到控制和集成化管理企業中的所有信息，提供經營預測、決策、控制和分析手段，實現企業內外部財務管理信息的共享和有效利用，達到“統一計算機平臺、統一規章制度、統一信息及業務編碼、統一管理、統一監督”的財務與業務一體化的要求，實現財務系統與業務系統采購、銷售等子系統的信息集成和數據共享，通過建立企業內部局域網或直接利用互聯網，使財務部門能及時反映、傳遞會計信息，為企業決策者和報表使用者服務。使財會工作的重心由繁瑣的賬務處理轉移到財務管理，為提高企業財務管理水平創造了有利條件。
(三)以實現動態實時的監督管理，擴大財務分析的廣度和深度，提供決策信息支持為目的
企業的實際需求是建立ERP系統的原動力，一個好的ERP系統可以使很多先進的管理思想在企業中得到應用，這些管理思想就體現在ERP的各個管理模塊中，因此在信息化建設之前要準確確定需求，不要為信息化而信息化。
(四)采用“整體規劃、分步實施”的規劃方案
財務管理信息化建設是企業信息化的切入點，財務管理信息化建設的迫切性和可行性特點，使得在信息化建設中，“財務先行、整體規劃、分步實施”，成為較為普遍的方式，企業信息化規劃應全面綜合地考慮企業業務發展戰略、軟件供應商的特點和企業自身的條件，確保信息系統滿足企業發展要求，同時也要保證信息化的順利實施，企業的信息化建設是一個長期的實踐過程，不能急于求成。
三、財務管理信息系統的開發和作用
目前，我國外貿企業單位使用的系統開發方式來源主要是與軟件企業聯合開發。伴隨著企業管理水平的提高，財務軟件的發展也在不斷適應經營模式和發展環境的變化，在操作過程、業務分析、決策支持方面更加趨向于智能化。目前，財務軟件已向網絡財務化發展，從C／S結構演化到完全基于Web多層B／S結構，增強了軟件系統的可擴展性、高安全性及部署的靈活性，高端向ERP發展，實現了財務、業務一體化，財務軟件不僅包括財務部分，而且包括采購、銷售、庫存、存貨、委托加工等模塊的業務部分，并實現兩者的無縫銜接，力求做到資金流、物流、信息流的高度統一，財務軟件從核算型向管理型發展，使得一些先進的管理思想在技術上可行。
國內的軟件企業一般都是選擇通用化和行業化相結合的發展戰略，要選擇那些熟悉外貿行業操作流程，已形成一定規模的成熟的軟件企業，不但要考慮軟件本身的價格，也要考慮售后服務的及時性和成本因素。目前，國內外貿行業軟件企業前幾名有南北軟件、金網軟件和匯信公司，在業內的口碑都不錯，特別是南北軟件公司的外貿企業財務軟件，在外貿企業有著10余年的應用歷史，分公司遍及全國20多個主要城市，其南北N6ERP系統成熟，運行穩定，開放性強，源代碼對客戶相對開放，一般性的修改用戶自己就可以完成，維護的成本比較低，已經成為外貿企業實行ERP建設的首選。
(一)使財務人員從信息處理者轉變為業務管理者。在信息技術的幫助下，財務人員可以從財務信息日常處理中擺脫出來，能夠更好地關注企業的業務過程，參與、制定和實施整個業務處理，實現其管理的職責。
(二)實現信息共享和信息整合，打破了信息孤島的局面。財務管理信息化是信息共享、信息整合的基礎，只有推行財務管理信息化，才能夠打破信息孤島，確保“數出一門”，為解決信息失真問題提供技術保障。
(三)整合財務信息和業務信息，實現財務與業務的一體化，保證信息的集成性、共享性、實時性、精確性、面向流程性。業務財務一體化是在IT環境下，將財務會計流程與經濟業務流程進行有機的融合，這樣，所有進入系統的信息為所有人員共同享用。每個業務人員與財會人員必須每天進入系統，打開有關信息屏幕，管理和控制相關的經濟業務，做到實時、迅速響應環境變化，每個管理人員都可以按照統一、實時的信息來源做出決策，避免了不同的決策單位或個人由于信息所依據的來源不同而作出相互矛盾的決定，造成管理決策的混亂。
(四)實現財務管理方法和手段的創新，促進了財務管理的現代化，如作業成本法等一些先進管理思想的應用，為財務管理職能的轉變提供了可能，充分發揮財務的資源配置職能和監控職能。
(五)實現財務的集中、實時、動態的監控，擴大財務分析的內涵，提供決策相關信息。財務監控從間歇性的監控到實現持續性的監控。能即時處理業務，實現事前計劃、事中控制和事后分析相結合的財務監管，及時提供動態財務報表的財務報告，使得財務數據更具有決策意義，確定了財務管理在外貿企業的管理過程中的核心地位。擴大的財務監控的內容，不但包括資金的集中管理，而且包括業務流程的全程監控，減少經營風險和財務風險。
四、外貿企業財務管理系統構建
國際上先進的戰略成本管理經驗給我們這樣的
啟迪：企業為取得競爭優勢，應從ABC和價值鏈的角度來建立戰略成本管理體系。我國外貿企業實現戰略成本管理要注重財務管理系統化，以及各系統之間的無縫連接。
(一)會計核算系統的完善
針對外貿企業的會計核算系統存在的問題，需對企業的內部核算系統做相應的調整和完善。細化會計核算，將原有的“公司一業務部一業務員”三級核算細化、延伸到業務員的每個出口合同和出口發票核算。在外貿企業財務管理信息化的基礎上，可以充分運用計算機系統的自動處理能力，通過人為的程序設定，實現業務自動生成會計實時憑證，解放了勞動力，提高了工作效率，使得會計核算細化到票在操作上可行，也保證了核算的準確性。準確、細化的會計核算是實行作業成本法和財務管理系統的構建基礎。
(二)作業預算管理系統的建立
1 作業預算是財務管理系統管理的主線
實行作業預算管理是外貿企業管理的迫切需要，在企業戰略目標及戰略計劃的指導下，只有注重企業內部綜合協調管理，才能讓所有業務部門和職能部門目標與企業整體目標趨同，從而使得投資者的戰略決策與經營者的管理行為，業務員的業務操作相一致。這種管理格局無疑需要企業管理有一條主線，將企業各職能部門的管理工作和業務部門的業務經營活動貫穿起來，從而提高企業整體的管理效率和經濟效益。對于外貿企業而言，這條主線就是作業預算管理。
2 作業預算管理的內容
外貿企業作業預算是以合同為單位，在科學經營預測與決策的基礎上，對業務活動和資金的籌集、使用、分配等財務活動所進行的計劃與規劃。作業預算為資金收付管理和業務流程管理提供了依據。作業預算的編制是以合同為單位編制的，業務員首先編制合同預算，由部門經理審批通過并提交財務部門，財務部門按照公司合同預算審核的有關規定審核，超過審批權限的越級提交公司經理審批，由財務部門監督合同的執行情況。
(三)作業預算管理的作用
通過合同的作業預算這一根線索把企業管理的各個環節緊密地聯系起來，通過財務管理來監督和管理企業的各個方面，從而達到對整個企業的管理。
1 作業預算管理幫助業務員正確核算成本，避免經營風險。在實踐中，也出現過業務員手工計算成本出現錯誤，導致虧損的案例。作業預算管理可以按照外貿企業的經營方式將正確的計算公式寫入程序，避免出現核算上的錯誤。
2 利于各公司、部門確定工作目標，了解工作進度，明確工作方向，從而利于集團總體目標的實現。
3 作業預算管理規范了企業業務經營活動的行為，將企業各項經濟行為都納入了科學的管理軌道，為實現企業資金流、信息流、實物流的同步控制打下堅實的基礎。
4 作業預算管理為資金收付管理和業務流程管理提供依據。外貿企業作業預算管理是以出口合同為單位，在科學經營預測與決策的基礎上，對業務活動和資金的籌集、使用、分配等財務活動所進行的計劃與規劃。業務流程管理和資金的收付管理使業務經營活動按照預定的計劃與規劃進行流轉和運動，以實現企業管理目標。
5 作業預算管理和作業成本管理配合使用，為企業戰略決策和業務決策提供相關信息。合同作業預算是作業成本法實行的基礎，利用作業成本法計算出的合同成本信息，又為下一個作業預算提供參考信息。
(四)資金收付管理系統的建立
資金收付管理系統是根據作業預算內容對企業資金的收付實行實時、動態的全過程的控制和管理，保證了企業的每一筆資金都能嚴格按照預算使用，從而使企業的資金運用制度化、規范化，防范經營風險，以實現經濟效益最大化。
