
隨著信息技術的飛速發展,計算機在企業管理及會計實踐中的應用越來越廣,會計信息系統與會計理論和方法融為了一體,這樣就使得會計人員脫離了繁重的手工作業,從而節約了大量的人力,物力和時間,實現了會計工作方式的改變,大大提高會計業務處理的及時性與準確性。因此,會計信息系統的發展,必然會影響到會計信息的質量,會計信息系統一方面為企業創造了巨大效益,同時也給企業的會計信息質量帶來了新的問題和新的挑戰。
一、會計信息系統的優勢
目前,會計信息系統越來越多地應用于各個企業之中,并體現出了很強的優越性。
(一)會計信息系統的高度自動化,大大降低了人力資源成本
處理會計信息需要經過填表、審核憑證和登記等程序,這些如果由人工操作耗時就會比較長,而采用會計信息系統,則可以自動采集相關的電子原始憑證及數據,并按規定的方法和流程自動處理,會計信息資源可以得到及時的記錄、匯總分析,這樣就可以減少工作人員的工作量,從而降低人力資源成本。
(二)信息傳遞迅捷,從而提高了工作效率
采用會計信息系統后,大量的會計信息資源可以通過信息系統迅速傳遞,數據信息共享,就可以在網上實現信息傳遞與交換,從而使對賬周期縮短,提高了工作效率從而為經營管理者提供大量的信息,會計人員還可以騰出更多的時間和精力去參與管理、預測和決策,從而提高經營管理水平和經濟效益。同時,因為計算機特有的精確性,這樣可以避免手工操作常常出現的誤差,從而提高了工作效率,更重要的是提高了會計信息的及時性。
(三)增強了企業的管理預測能力
現代信息技術的應用,使得企業工作效率提高,人力資源節約,這樣企業就可以向財務會計、管理會計方面發展。這樣,財會部門就能和企業其他部門聯系起來,幫助企業更好地進行管理,為企業即時提供財務信息,使企業更好地進行投資、融資和籌資決策,從而有助于提高企業經濟效益。
二、會計信息系統給會計信息質量的影響
采用會計信息系統處理問題,由于系統輸出的信息都是由計算機依據原始數據集中處理自動生成的,這樣一來就對原始會計數據的質量提出了很高的要求,這會直接影響會計信息的質量。另外,因為會計系統環境和處理數據的方式不盡相同,所以會計信息系統也存在著一定的安全隱患,這些都會直接威脅到會計數據和會計信息質量的安全。
(一)數據的采集和輸入
因為會計數據的來源多樣復雜,所以在采集數據時很可能會發生錯誤,同時在輸入數據時也有發生錯誤的可能性存在。另外,在會計信息系統中,會計憑證是數據輸入的唯一入口,它輸入的是否正確將會直接影響到會計信息質量,這樣就使得賬證核對、賬賬核對等失去了意義。而原始會計處理方法則可以通過會計業務的相互稽核避免這一點。
(二)數據的加工和處理
會計信息系統雖然能夠實現即時報表,可是如果出現了計算機軟硬件故障,或者會計人員的違規操作,就會影響到正常的會計核算,從而影響會計信息的可用性、完整性及安全保密性。
會計信息系統中的財務軟件是支持和控制計算機處理會計信息的核心,它決定了系統是否能夠對會計數據合法、準確、及時地進行有效處理。所以,如果財務軟件在開發中就存在缺陷,如登錄密碼容易破解或者數據加密不嚴謹等,就會給影響到會計信息質量的安全。
(三)數據的存儲和輸出
一般來講,大部分會計信息都會儲存在軟、硬盤上,或者是在網絡上,這樣,就使得人們可以不留任何痕跡地進行查閱、修改、刪除或者拷貝和偽造,從而對會計信息的保密性、完整性、可用性等帶來安全隱患。
在會計信息系統中,大部分會計數據都集中在數據處理上,所以即使是未經授權的人也可以輕易地利用計算機指令查閱秘密的數據信息,尤其是在會計信息網絡化中,會計信息在傳輸過程中也有可能被截獲導致泄密。若是有懂得相關會計系統操作的人員對會計數據進行惡意修改或是刪除,那么就會破壞會計數據的完整性,尤其是采用輸入數據的方式,是最簡單也是最隱蔽的破壞數據的手段。
三、預防會計信息質量風險的措施
會計信息系統的應用雖然存在著一些負面影響,可是給會計信息工作帶來的便捷是顯而易見的,因此,我們應該采取必要的措施,從而有效地提高會計信息質量。
(一)從技術上采取相應措施
第一,在建設會計信息系統時,要確保計算機軟硬件的配置,這些將會直接影響到系統運行的質量。第二,對系統軟件和會計數據要定時進行備份,以防止意外情況的發生,特別是數據備份,必須經常化、制度化。除了在計算機內部進行數據備份外,還應該在外部儲存工具上備份,并經常進行檢查,做好相應的防磁、防潮等安全工作。第三,加強對會計信息系統的管理,計算機要安裝必要的防火墻和殺毒軟件,防止計算機病毒和黑客的侵入,造成會計信息的損壞和泄露。
(二)在內控上采取相應措施
在內控上,要加強會計信息系統工作人員的職能控制,嚴格按照操作制度操作,只有在人員職能制度完善,崗位職責明確,才會減少工作人員出現錯誤或者利用計算機作弊的幾率。
對用戶的權限嚴格控制,并且限制各種數據的查閱或修改權限,不同的崗位職能要分別授權,其他用戶不可以隨意訪問,不可以越權操作。另外,還要定期對會計信息系統進行審計,保證系統運行后數據處理的真實性和準確性。