在國際石油項目建設中，采辦成本占到了建設總投資的40%~70%左右。由于油氣行業對安全的特殊要求，業主往往要求選用世界一流的專業制造商。國際性采辦涉及諸多因素，采辦方、工程地點和制造商距離遙遠，運輸距離長，法律、語言、文化差異等因素使采辦的質量、成本和交貨期風險加大，進而影響到項目管理的三大要素:質量、成本和工期。在信息技術飛速發展的今天，項目采辦面臨更多的挑戰。
一、關于國際石油項目采辦管理
1.國際石油項目的概念。國際石油項目是指石油工程項目的咨詢、融資、采辦、承包、管理以及培訓等各階段，與不是同一個國家的參與者遵照國際通用工程項目管理模式所運行管理的工程。
國際石油項目屬于國際經濟合作的范疇，它包含國內和國外兩個市場，既包括國內公司去海外參與投資和實施的各項工程，又包括國際組織和國外的公司到本國來投資和實施的工程。此外，國際工程包括咨詢和承包兩大行業，既包括對工程項目前期的投資機會研究、可行性研究、項目評估、勘測設計、招標評標、工程監理、工程管理、后評價等，又包括對工程項目進行投標、施工、設備采辦及安裝調試、分包、提供勞務等。
2.國際石油項目采辦管理的內涵。國際石油項目采辦管理是國際石油項目管理的一個分支，主要是指購貨方為獲得貨物（通常指石油設備和材料）通過招標或非招標形式選擇合格的供貨商，它包含了貨物的獲得及其整個獲取方式和過程。
國際石油項目采辦管理和項目管理的目標一樣，有三個最主要的方面：專業目標(功能、質量、生產能力等)、工期目標和費用目標(成本、投資)，共同構成國際石油項目管理的目標體系。
二、國際石油項目采辦管理的業務支持
1.建立采辦流程――“為訂單采辦”。在傳統的采辦模式中，采辦的目的是為了補充庫存，即為庫存采辦。而在供應鏈管理的環境下，國際石油項目的臨時性和突發性決定了它的采辦活動是以訂單驅動方式進行的。這種訂單驅動的方式使得采辦能及時滿足需求，同時降低了庫存成本。
采辦流程的設計采用閉環方法，實施、監督、反饋、優化。具體流程如圖1所示。
2.成立采辦組織。在建立流程的基礎上按照“多權分立，集中管理”的原則成立采辦組織，形成采辦與其它職能區域及外部供應商的采辦界面。
3.選擇采辦方式――“以招標為主”。在采辦具體操作中,國際上流行的以下兩種采辦方式：（1）招標采辦。當采購的物資、設備金額較大，技術要求高，在提供設備的同時，還要負責安裝、檢測，或者所要求的是勘探、開發、生產所需的各種專業性服務時，多采用招標方式進行采辦。在石油合同中,對是否采用這種方式也都有具體的規定。（2）詢價采辦。市場詢價是石油國際合作中的另一種有效采辦方式，它具有迅速和交易成本低等特點。這種方式經常用于金額小，內容較少，由于不可預見因素進行緊急采辦，或者在過去一年內曾經以競爭性招標方式采辦，而本次價格未變或下浮重新采辦的，或者招標費用占采辦合同金額一定百分比以上的采辦項目。通過市場詢價購買貨物一般可分為4個環節：詢盤，發盤，還盤以及接受，一旦上述過程完成，采辦工作就進入到發定單或者簽合同等后續執行過程。
國際石油項目部可以通過對不同的物資、設備，酌情采取多種采辦方式，合理組合使用來提高采辦效率和質量，還有利于控制采辦成本。
三、國際石油項目采辦管理的具體實施
采辦成本在項目總成本中的比重決定了國際石油項目組要想提高經濟效益，具有競爭優勢就必須加強采辦管理，以采辦計劃、物資設備采辦為切入點，通過規范采辦行動，實施科學決策和有效控制，以質量、價格、技術、服務為依據，在需要的時候，按需要的數量采辦需要的石油物資設備，從而實現適時（Right Time）、適質（Right Quality）、適量（Right Quantity）、適價（Right Price）、適地（Right Place）的“5R”采辦目標。
1.建立健全石油物資設備采辦的組織計劃及各項采辦管理制度。一般要求國際石油項目中標后開工前必須編制項目管理規劃，其中的項目管理實施規劃必須由項目層組織編制。項目管理實施規劃包括施工部署、資源需求計劃，施工準備工作計劃等多項內容，項目層對工程分包策劃和勞動力、貨物、石油機械設備等資源采辦規劃是重要的基礎內容之一。（1）國際石油項目的采辦分析。項目管理層對需要采辦的產品進行細化分析，確定貨物類采辦、工程類采辦、服務類采辦各自所占的比重。（2）國際石油項目的采辦規劃。國際石油項目以石油建設工程為主，采辦貨物的品種多、數量大、技術要求高，是一項復雜的工作，要求項目組織在實施采辦前必須清楚地知道所需采辦產品的各種類目、性能規格、質量要求、數量等，必須了解并熟悉市場的價格和供求情況、所需產品的供求來源及商務方面相關的情報和知識。在制定采辦規劃時，項目部最好聘請專家咨詢指導采辦規劃編制。（3）國際石油項目的采辦計劃和采辦進度計劃。采辦計劃是以技術文件獲得業主批準的時間為基礎的，技術文件批準時間滯后，必然造成采辦計劃實施滯后。對于長周期關鍵項物資，在設計文件未獲得業主批準前，有必要根據未批準的技術文件進行預詢價工作，提前進行技術和商務澄清工作，待技術文件批準后，立即對外發標，縮短供貨商的投標時間和我方評標時間。例如在某項目中，在技術規格書和數據單滯后的情況下，采辦分部根據多年的管道工程采辦經驗，明確關鍵性物資，在技術文件批準以前，按照項目的時間里程碑計劃，編制了科學的采辦計劃，加強了采辦進度的控制。
2.充分運用科學的管理經驗，加強石油物資設備采辦過程的管理。（1）在確保采辦質量的同時，努力降低采辦成本。進行全過程采辦成本分析，統計采辦實際發生的成本，并與采辦計劃成本比較，查找分析出現差異的原因，并及時采取對策糾正偏差。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物；應用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質量，從而有利于控制采辦成本。制定嚴密的合同條款，認真履行合同，保證所采辦的工程、貨物和服務滿足工程項目需要，避免對工程項目進度、質量和安全的不利影響，從而減少合同執行成本。改進貨物的采辦、運輸、收發、保管等方面的工作，合理堆置現場貨物，避免和減少二次搬運，減少各個環節的損耗，節約采辦費用。（2）加強對采辦人員的監督。許多國際石油合作的《標準合同》都對采辦的工作程序作出了明確規定。目的就是為采辦人員和涉及到的此類事宜提供一個準則，同時在適當的地方，提供一種特殊的行動次序，用來確保所有與政策有關的活動的統一、服從及得到控制。根據采辦工作程序，對作業者進行采辦監督是執行石油合同、保護資源國利益的一個重要的方面。明確采辦人員的權限范圍，即給予采辦人員一定的自主權，以提高其積極性，提高工作效率。但是，對權限范圍也要予以限制，反之采辦人員濫用權力，假公濟私，貪污受賄，給項目組帶來經濟損失。建立請示匯報制度，如果出現超越權限范圍的情況，要及時請示采辦主管，特別是對采辦的一些關鍵性的環節，如簽訂合同、改變作業程序、指標等，一定要請示匯報。建立對采辦人員的評價制度，評定其業績，總結經驗，糾正缺點，改進采辦工作，以實現有效的監督和控制。（3）精心做好供應商管理、訂單跟蹤和檢驗工作。供應商的技術評審。在實行國際石油項目的招標采辦時，石油工程項目采辦招標文件一般都明確規定招標委員會由技術和商務兩個委員會組成，分別對技術標和商務標組織評審和答辯，并根據投標書的技術和價格水平打出相應的分數，然后計算出最終當量分值，最終當量分值最小者為中標商。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的資源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢，對降低項目采購成本有很大的益處。
3.加強國際石油項目的采辦風險管理。（1）采辦風險識別。在國際石油項目的采辦中，除了面臨采辦需求和進度計劃不合理，采辦人力物力資源不足、工作時間不夠充裕，招投標過程耗時過長，供應商不能夠按時交貨，供應商供貨質量不合格等風險外，還面臨匯率波動風險、政治經濟風險、政策法規風險等，必須根據政治、經濟、法律以及其他因素慎重對待。另外，簽訂《避免雙重征稅協議》是跨國建設項目不可忽視的環節，是項目方制定合理避稅政策、正確評估項目可行性以及項目經濟效益的非常重要的依據，同時，還可以指導項目所有者以適當的名義簽訂合同，以避免雙重關稅。當地自然環境和風俗習慣等條件。在采辦工作中，要重點考慮的問題還有當地的自然環境、風土人情因素。（2）采辦風險控制。按風險價值分析方法，根據風險大小和價值高低，把所采購的工程、貨物和服務劃分為四類。第一類為戰略采購，即采購的工程、貨物和服務是風險大價值高的；第二類為風險采購，即采購的工程、貨物和服務是風險大價值低的；第三類價值采購，即采購的工程、貨物和服務是風險小價值高的；第四類是普通采購，即采購的工程、貨物和服務是風險小價值低的。
項目部通過風險管理程序，認真辨析工程、貨物和服務的采購風險，確定其風險類型和大小，從而進行采購。
四、我國國際石油項目采辦管理任重而道遠
1.采辦管理認識不到位，管理不嚴。一些領導對國際石油項目采辦管理的難度認識不夠，沒有做好應有的思想和物質準備，對可能遇到的各種困難估計不足，應對措施不得力，導致項目目標難以得到全面落實。
2.采辦管理方法落后，以分散采辦為主。目前，我國海外石油項目所需物資設備大多以分散采辦為主。分散采辦的最主要特點是以項目為主，根據項目合同的規定和資源國政策來制定采辦策略。分散采辦的優點是反應相對靈活，針對性比較強；但是，其缺點同樣也很明顯：比如采辦能力、經濟規模、對供應商的態度、市場調查都處于分散狀態，屬于單打獨斗型，在采辦和物料方面形成專業技能的可能性有限，同時沉淀了相當驚人的“采辦成本”。
3.采辦專業人才缺乏，效率低下。目前，我國海外石油項目在不同程度上存在采辦效率低下的問題，這與采辦人才的缺乏有一定關系。我國石油行業專業采辦人才本已非常短缺，隨著區塊的增加就越發捉襟見肘，常常不得不臨時指派非專業人員辦理采辦；石油物資采辦對采辦管理人員的素質要求一般比較苛刻，需要同時具備豐富的商務經驗和技術知識，臨時指派的非專業采辦人員由于文化背景、知識結構、從業經驗的欠缺，難以勝任，以致出現很多管理上的漏洞甚至混亂，從而影響到采辦和供應的全局。
五、我國國際石油項目采辦管理面臨的挑戰
作為施工承包商在有限的利潤空間中要獲取最大的利益，在國際石油項目采辦管理上應加強以下幾方面的工作。
1.加強項目領導，健全組織機構。要成立自上而下、自下而上的項目采辦管理領導小組，負責研究、制訂項目采辦的目標及措施，督導項目采辦管理。要按照項目規模，成立項目采辦組，專門負責項目采辦需求的調研、訂單跟蹤、合同執行等各項工作。
2.創新采辦管理的方法和手段。要積極引進世界先進的項目采辦管理方法，對項目規劃、費用、質量、組織、風險管理進行全方位的規劃、實施、控制。要按照目標管理方法要求，對投資(成本)、進度和質量三大目標，實行“目標控制”。要加強計算機硬件和軟件的建設，結合ERP系統的應用，大力開發工程項目管理系統軟件，實現項目采辦管理的全過程信息化、現代化。比如，可以建立網上招標采購系統，減少物流環節，加快采辦節奏，縮短采辦周期，提高效率，節約差旅費，降低采購管理成本。
3.加強復合型采辦人員的培養。培養選拔既懂法律法規、采辦程序，又擅長合同管理與談判；既有相關專業技術、施工管理知識，又有一定外語和計算機應用能力的復合型人才承擔采辦任務，形成一支高素質的采辦隊伍，以適用和滿足不同工程不同設備材料采辦的要求，避免因人員素質不高而造成費用增加或損失。
4.充分發揮聯管會的作用。按照《石油合同》和股份公司國內勘探開發對外合作項目管理暫行辦法的有關規定，進一步落實聯管會在年度計劃和預算編制、物資采辦、人員管理等方面的職責和權限。同時，對聯管會確定的事項，國內對外合作經理部和股份公司總部有關部門，要進一步增強服務意識，提高辦事效率，加快審批速度，以免貽誤生產和運營的有利時機。
六、結論和展望
隨著國際石油市場的不斷開放，我國石油企業將遇到越來越多的國際石油工程項目問題。因此，對我國的石油企業來說，一方面，盡快建立石油行業國際合作項目的文件資料庫和人才設備資料庫，便于在石油石化系統內統一調配資源，降低項目的運行成本。另一方面，應堅持理論與實踐相結合，不斷學習新知識，解決新問題，積累經驗，總結教訓，全面提高我國國際石油項目采辦管理水平，從而提高石油企業的經濟效益和國際石油合作水平。
