摘要]國內保險公司，特別是國有獨資保險公司機構龐大、人員及網點眾多，但由于信息技術落后，資金分散，管理不力，不能形成網絡上的優(yōu)勢和核心競爭力。如果建立起適合保險業(yè)的、科學的信息、資金和單證管理系統(tǒng)，并以財務管理為紐帶將三者有機結合起來，必將大大提高保險公司的管理效率和效益。
現代信息技術的應用極大地改變了企業(yè)傳統(tǒng)的經營方式和管理方式。在目前企業(yè)管理中出現了信息流、資金流、單證流的管理模式，特別是在日常財務管理方面，出現了以資金管理為中心，信息技術為手段，單證管理做保證的三位一體的財務管理體系，財務管理向著更注重效率和效益的方向發(fā)展。保險公司作為面向社會大眾的金融企業(yè)，其信息、資金及單證無論是規(guī)模還是在經營活動中的重要程度上都不亞于其他行業(yè)，因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財務管理方法。
一、保險公司建立信息、資金、單證三位一體財務管理體系的必要性
保險公司，特別是國有獨資保險公司，其規(guī)模一般較大，但管理較為粗放。從信息管理系統(tǒng)來看，不僅沒有建立成功的電子商務，利用銀行電子支付系統(tǒng)也不充分，而且現有的各營業(yè)網點之間、上下級之間尚不能進行網絡化管理，數據不能共享；基層公司的業(yè)務處理和財務處理沒有實行標準化、系統(tǒng)化的電子處理程序，業(yè)務、收付費、記賬、統(tǒng)計、分保等環(huán)節(jié)信息重復錄入、數據人為調節(jié)，結果造成信息傳輸慢，數據失真，甚至出現弄虛作假的情況。這種狀況不能適應保險市場上的競爭，更經不起入世后外資保險公司先進管理方式和運營方式的沖擊。外資保險公司進入我國之后，不可能建立很多機構和招聘很多人員，他們主要依靠先進的信息網絡和相應的營銷策略開展業(yè)務。如果我們的經營管理方式不加以改變，我們目前網點多的優(yōu)勢不僅發(fā)揮不了作用，而且會成為成本高效率低的包袱。因而中資保險公司，特別是國有獨資保險公司必須加快信息技術建設，利用現代信息技術改造基層公司的業(yè)務和財務處理程序。應把現有營業(yè)網點的各種數據信息連接起來，形成先進的信息處理系統(tǒng)，實現通保通賠，統(tǒng)一管理，將網點多的傳統(tǒng)優(yōu)勢發(fā)揮出來，然后在現有信息網絡的基礎上建立電子商務及電子支付系統(tǒng)，使中資保險公司向國際水平靠近。
二、信息、資金、單證管理系統(tǒng)的內容、功能及相互關系
信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨立，又相輔相成，綜合成為保險公司統(tǒng)一的財務管理體系。
1.信息管理（數據處理電子化）系統(tǒng)
大型保險公司的營業(yè)網點遍布全國各地，保險業(yè)務面向各行各業(yè)，涉及千家萬戶。要充分發(fā)揮各個保險機構的職能和作用，就需要建立完善的電子化和網絡化信息管理系統(tǒng)，從業(yè)務處理（簽單、理賠），到收保費付賠款，再到財務核算及統(tǒng)計分析，在大范圍內（如地市、全省或全國范圍內）建立統(tǒng)一網絡，而且能與銀行的電子支付系統(tǒng)、因特網等外部信息系統(tǒng)連接，實現數據共享，網絡化管理，形成保險公司先進的開放性的信息管理系統(tǒng)。這樣既能方便保戶，提高競爭力，又能迅速處理所有財務信息，使公司各級管理者準確、快速、完整地得到相關的財務信息。
信息處理實現電子化、網絡化管理之后，業(yè)務處理中心和財務處理中心可以對公司的財務和業(yè)務信息集中處理。
在信息處理系統(tǒng)中，各險種的簽單、理賠等業(yè)務信息由相應的計算機軟件進行處理，形成業(yè)務處理系統(tǒng)。業(yè)務處理系統(tǒng)將信息傳送給收付費系統(tǒng)，收付費系統(tǒng)進行收付款業(yè)務的處理，并將收付款及應收應付信息反饋回業(yè)務處理系統(tǒng)。業(yè)務處理系統(tǒng)綜合保單信息及收付費信息生成基層報表，形成面向基層科室的各項業(yè)務資料及面向外部代理、內部員工的業(yè)績考核資料，用于基層公司的業(yè)務管理和調控。
運用電子商務后，電子商務系統(tǒng)直接聯(lián)系保戶并與業(yè)務處理系統(tǒng)連接，進行簽單并進行信息處理；運用銀行支付系統(tǒng)后，銀行支付系統(tǒng)與公司收付費系統(tǒng)連接，保戶可以利用電話、因特網等手段直接交費，公司也可直接劃撥賠款或儲金，并通過公司的收付費系統(tǒng)進行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務處理中心和財務處理中心連接，由中心進行核保核賠及賬務處理，并生成業(yè)務報表、財務報表和統(tǒng)計報表。
信息管理系統(tǒng)形成后，要統(tǒng)一內部業(yè)務流程和管理模式，統(tǒng)一各類分析數據和表格標準及格式，避免數據重復錄入、自由修改，基本實現數據共享、網絡化應用。系統(tǒng)還要有較強的查詢功能和各種報表的生成功能，以便各級管理人員根據權限隨時查詢各級、各類業(yè)務和財務統(tǒng)計資料，隨時對經營情況進行監(jiān)控。
2.資金管理系統(tǒng)保險公司資金的收付遍布各營業(yè)網點，如果運用銀行支付系統(tǒng)，資金的收付更加分散。各收付點及公司上下級之間的資金調度，銀行帳戶的管理，現金的保管，銀行存款與現金的存取，資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法，必須統(tǒng)一納入資金管理系統(tǒng)，進行嚴格有效的管理，既要保證資金的流動性，保證賠款支出及展業(yè)部門的業(yè)務支出，又要保證資金的安全性和增值性。
資金管理系統(tǒng)包括管理資金的人員崗位職責和資金的流轉渠道。資金管理要保證管理人員職責到位并相互牽制，保證資金流轉暢通。
資金的管理必須從源頭管起，信用管理是資金管理的起點。信用管理員根據公司的信用管理制度對要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費的保戶、業(yè)務外勤及代辦審批信用度和信用期，符合規(guī)定的開據保險單和正式發(fā)票。應收保費管理員對應收保費進行跟蹤清收，對信用期內未交費的保戶、業(yè)務外勤或代辦按制度進行處理，保證資金回收，或解除保險責任。收付員、核算員、主管出納和主管會計按照規(guī)定的程序對資金的收付進行管理。
資金的流轉系統(tǒng)要保證資金的流動性、安全性和資金使用效益。各支公司的保費收入存入收入基本戶，檢查未達賬及銀行退票等事項，并隨時將其余額轉入公共基本戶。各支公司或網點的賠款基本戶和費用戶核定最高限額，保證賠款和費用支出，定期或定額由公共基本戶補充。資金要集中到公共基本戶，公共基本戶在統(tǒng)籌全轄業(yè)務資金的條件下，按照資金運用的有關制度，將節(jié)余資金上劃或用于資金運用，以提高資金效益。
在資金流轉系統(tǒng)中，收款員將收到的支票和現金存入收入基本戶。核算員從賠款基本戶提取現金交與付款員，付款員從賠款基本戶開支票或用現金賠付，當日將結余現金退回核算員。核算員負責其他存款戶和費用戶的管理，并負責將收入基本戶的資金劃入公共基本戶。主管出納負責公共基本戶及全部資金調控；在應用銀行電話付費或因特網付費時，主管出納負責銀行支付系統(tǒng)資金與公共賬戶資金的劃撥，并及時補充各付款單位的賠款資金和費用資金。主管出納和主管會計要利用計算機網絡系統(tǒng)隨時監(jiān)控所轄各賬戶的資金余額與流向，保證資金的流動性與安全性，同時，集中盡可能多的資金在國家允許范圍內或爭取國家政策進行穩(wěn)妥的資金運用，提高資金效益。
如果采用更先進的信息處理技術和支付手段，也可以取消基層公司的收入基本戶和賠款基本戶，利用公共基本賬戶實行通保通賠。
3.單證管理系統(tǒng)單證是連接資金管理與信息管理之間的紐帶。首先，公司的資金與數據不能孤立存在，二者必須通過單證相對應，彼此相互支持和制約；其次，資金的收付流轉，數據的錄入必須有單證及單證制度做依據；此外，資金的流失總是伴隨單證的流失而形成的，單證的管理是資金安全的重要保證。因而，單證的印制、保管、領用、流轉、以及根據單證進行資金收付及數據錄入等一系列程序和制度必須進行統(tǒng)一管理，形成單證管理系統(tǒng)。
保險經營活動中主要有兩種單證，一是業(yè)務單證，二是財務單證。業(yè)務單證有些與財務沒有直接關系，有些與財務有直接關系，是財務活動的依據。從財務管理角度講的單證包括財務單證和與財務有直接關系的業(yè)務單證。
單證管理系統(tǒng)的建立主要包括單證管理制度和單證流轉渠道。單證管理制度包括各種單證的管理權限以及單證的印刷、保管、領用、填制、傳遞等制度，單證流轉渠道指單證的流向及各種單證的正本、副本、各聯(lián)在使用中相互交織而形成的流轉網絡。在單證管理系統(tǒng)中，必須結合和適應信息管理和資金管理，合理設計單證的管理制度和流轉渠道，以保證信息的真實及資金的安全。
三、全面建立三位一體的財務管理體系以信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)為主要組成部分的財務核算和財務管理體系是現代信息技術廣泛應用于企業(yè)經營管理條件下較為先進的財務管理方式。保險公司這樣的金融企業(yè)，其數據、資金和單證具有量大、面廣、分散、傳輸頻繁的特點，綜合建立三位一體的財務管理體系對其經營和發(fā)展更為重要。財務部門要積極參與公司的信息技術建設，制定財務管理體系的總體規(guī)劃，實施先進的財務信息、資金和單證的管理辦法，并制定縝密的公司內部控制制度，將信息、資金和單證的管理有機地結合起來，使三者相互協(xié)調、相互制約，成為有機的整體。
財務部門要充分有效地利用信息技術手段改革現行會計核算和財務管理體制，簡化核算層次，精減核算人員，準確高效地進行業(yè)務和財務數據的收集、整理、傳送、分析工作。在財務管理活動中還應對所轄各項管理指標和考核指標的制定、考核、調控納入信息管理系統(tǒng)，建立基于公司效益和員工貢獻度的激勵機制，對全轄范圍進行直接、及時的財務處理和財務控制，為公司領導提供準確、及時的財務信息，及時編制各類對內對外會計、統(tǒng)計報表。
在保險公司，貨幣資金是公司最主要也是最重要的資金形式，因此我們在財務管理系統(tǒng)中主要闡述的是貨幣資金的管理。實際上，固定資產、在建工程、辦公用品和低值易耗品、債權債務及其他無形資產和各項費用也完全可以按照資金管理的原理制定管理制度和管理流程，納入財務管理體系。
在信息、資金、單證三位一體的財務管理體系中，信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)是各自獨立、開放和可擴展性的。隨著新的信息技術和支付手段的不斷應用，三個管理系統(tǒng)中的管理技術和管理方式也要相應發(fā)展，但三者要相互結合、相互協(xié)調，一但三者脫節(jié)，就會造成比傳統(tǒng)手工管理方法更為嚴重的后果。
綜上所述，對于國內保險公司，特別是機構龐大、人員眾多的國有獨資保險公司來說，逐步穩(wěn)妥地建立電子數據處理網絡系統(tǒng)，運用信息、資金、單證三位一體的財務管理方法，既能發(fā)揮營業(yè)網點多的傳統(tǒng)優(yōu)勢，又保持了財務管理方式的先進性，這對于我國入世后增強國有保險公司與外資保險公司的競爭實力是相當重要的。
