房地產交易檔案是房地產管理的重要組成部分，是房地產權屬管理的前提和基礎。隨著房地產市場的不斷發展和完善，房地產交易已成為房地產管理的重心，對于預測房地產市場的走向、制定房地產調控政策、規范房地產權屬管理、建立統一有序健康的房地產市場體系等方面，都有著十分重要的作用和影響。如何充分發揮房地產交易檔案的多重功能、提升其社會化服務水平，是當前房地產交易檔案管理工作中的一個重要課題。筆者結合多年的工作實踐，談些看法和意見。
一、對房地產交易檔案多重功能的定位
房地產交易檔案與其它類別的檔案一樣，具有著檔案的基本功能：
1.保管作用。通過收集、整理、歸類、裝訂，把分散、零亂的各種資料，集中統一管理，具有一定的保密性。
2.鑒證作用。通過查閱、復制檔案，可以對某一事件、某一物品的有關情況，提供其真實存在或歸屬的證明。
3.編研作用。通過對檔案所反映的內容進行分類整理、分析研究，形成對曾經發生過的事情的正確認識，對以后類似事情有引導、規范特別是借鑒作用。
同樣，任何類別的檔案，由于其自身內容和性質的不同，也必然會在基本功能的基礎上有延伸，形成自身獨特的功能。就房地產交易檔案而言，其功能也是多重的。主要表現為以下幾個方面：
1.對房地產權利人交易行為的保護功能。房地產交易是依法依規、按權利人的真實意愿進行的，其交易行為受法律保護，交易完成后各種資料統一歸檔保管，既使權利人的交易資料得到安全管理，又為權利人提供一定程度的保密服務，是國家和政府主管部門對權利人合法權益的有效保護。
2.對房地產權利人合法權益的鑒證功能。當權利人的房地產權屬受到他人的質疑、侵害或形成糾紛時，房地產交易檔案可提供具有法律效力的原始憑據；當權利人的房地產用于質抵、擔保、融資或是轉讓時，房地產交易檔案可提供合法的權益證明。同時，也可以為司法、紀檢監察機關辦案提供有力的佐證。
3.對房地產交易雙方乃至更大范圍提供的服務功能。在房地產交易之前，交易雙方可先行對擬交易的房地產的有關政策和權屬情況進行了解、查詢或復制有關資料，為順利實現交易奠定良好基礎。同時，應在保護權利人隱私的前提下，通過一定的信息發布平臺，為更大范圍的人群提供房地產交易檔案公開查詢的服務。
4.對房地產交易市場動態的監測功能。房地產交易量大小，反映了市場的活躍程度。某一類房地產（如集資房、二手房等）交易的突顯或低迷，反映了某一類房地產在政策調控下的現實狀態；房地產抵押量的多少，則反映了金融政策的變化。通過對房地產交易檔案作統計分析，可以對市場運行作調整，對于制定房地產發展宏觀政策和規范房地產市場有著重要的決策參考作用。
二、目前房地產交易檔案利用中的主要癥結
隨著房地產交易檔案管理的不斷規范，檔案利用也有了一定的基礎。但是，就房地產交易檔案的功能發揮，特別是社會化服務水平而言，還存在著不少問題和很大差距。主要表現為：
1.缺乏統一的檔案利用規范要求。盡管住建部門實行了房地產檔案管理規范化考核，但仍然偏重于管理，突顯的是“保管作用”和“保護功能”，對檔案的利用則缺乏剛性要求。比如，既講公開查詢又講要保密，但沒有具體明確的類別和范圍；具體到一宗交易行為，哪些應保密、哪些可當事雙方查詢、哪些可供公開查詢、哪些可供司法機關人員和紀檢監察部門查詢或復制，沒有具體的規定；再者，查詢、復制的無償提供與有償服務如何區分界限，也沒有統一的規定。
2.缺乏對房地產市場的動態監測。房地產市場的運行是否良好，直接反映在交易檔案上。但從目前房地產市場的監測內容和方式看，主要是看商品房銷售價格，很少有人從房地產交易檔案方面作分析；調控房地產政策更多的是依賴于行政措施，從交易市場反映的內在規律作分析不夠深入。事實上，也沒有賦予檔案管理人員進行統計分析的職能，更不用說建立動態監測機制和信息發布平臺。
3.缺乏提供社會化服務的平臺。服務是雙向的，你能提供哪些服務、我需要你提供哪些服務，有了交流互通的平臺，服務才能有針對性、有實際作用。現在房地產交易檔案服務的社會化程度很低，主要就是交易雙方辦手續時查閱、復制有關資料，出于保密考慮其他人不能查詢，提供的信息量很少，沒有能與房屋買賣、租賃等中介服務融合形成一個大的平臺。
4.缺乏與土地交易檔案的有效整合。現行管理體制下，在一些較大城市和土地房屋統一管理的地方，房地產交易是整體進行的，但在中小城市，房產與土地整體交易嚴重受阻，房產交易與土地交易是由不同的管理部門負責的，各自按本身的交易程序進行，形成各自的交易檔案，把本不應分割的一宗房地產人為分割，各自所管理的交易檔案都不能反映出該宗房地產的全部交易內容，更談不上發揮交易檔案的功能和作用。
三、提升房地產交易檔案社會化服務水平的現實途徑
著眼于房地產交易檔案的功能定位，分析目前房地產交易檔案管理和利用中的癥結，得出的結論是：必須充分發揮房地產交易檔案的多重功能，從而提升其社會化服務水平。筆者認為，目前應選擇和積極探索的途徑主要有以下幾個方面：
1.應盡快制定實施統一的房地產交易檔案利用規范。堅持“管用并重、服務社會”的方針和“保護中利用、利用中提升”的指導思想，由省級以上制定并實施房地產交易檔案利用規范。應把握的原則：一是安全保密的原則。利用檔案必須在保護權利人隱私的前提下進行，不得泄露權利人個人信息。二是分類界定的原則。應在規范中明確哪些檔案、哪些內容可逐級公開，哪些數據應定期向社會公布，哪些檔案的查詢或復制是有償服務。三是權責法定的原則。應當明確對于權利人或交易雙方而言，涉及本人房地產權屬的內容，可以隨時或多次有償或無償查閱，對于司法機關、紀檢監察部門可憑有效證明調閱檔案；對于其他人憑有效證件可查閱無特定權利人的檔案。目的就是，讓查閱檔案成為查閱人的一種法定權利，提供檔案成為檔案管理部門的一種法定義務。四是方便快捷的原則。設定的檔案查閱或復制等利用程序，應便民利民、高效快捷，提高檔案利用效益。
2.應抓緊建立完善統一的房地產交易動態監測和信息發布平臺。立足于建立安全、全面、準確、及時、開放的房地產交易檔案信息管理系統，寓保護、鑒證、監測、服務功能于一體，面向社會提供更全面、更及時的服務。具體來說：一是對房地產交易檔案進行全息掃描。在交易申請受理時，即把申請人提供的各種資料進行掃描，辦理中形成的審核資料和辦理后提交的成果資料同步掃描，在紙質檔案形成的同時，完成電子檔案的建立。二是建立房地產交易檔案電子信息庫。對交易檔案進行分類歸檔、電子編目，并吸納房地產權屬調查測量圖形成果，實現坐標定位、圖庫一致。三是實現房地產交易檔案公開查詢。根據房地產交易檔案利用規范的有關程序和要求，查閱人通過登陸系統網站查閱有關資料，屬有償服務的付費后可下載。四是實行房地產交易信息定期發布制度。對逐日交易情況進行發布，對每月、每季、每年交易情況進行分析，定期發布分析報告。同時，可對某一類房地產交易進行專題分析，為交易雙方以及房地產主管部門提供決策參考依據。
3.應逐步建立和推行統一的房產與土地交易協調機制。從目前房地產管理體制的現狀出發，因地制宜，逐步推進。比較穩妥的辦法有：一是強化前置要件審查。嚴格按房地產管理法的要求，規范房產和土地登記程序，堅決制止和懲處不依法定程序登記發證行為，杜絕房產部門不管土地是否登記、土地部門不管房產是否登記現象，該哪個部門先登記的，后登記的部門必須作為強制性要件，否則不得登記。二是試點實行房產與土地登記聯合會審辦法。由同級政府行文明確，由先受理申請的部門作為牽頭單位，另一部門作為協辦單位，共同參與審核、共同勘測繪圖、共同報請同級政府審批、同時頒發兩證。這樣既方便了辦事群眾，也各自保管了完整的房地產檔案。三是逐步實現房產交易與土地交易的聯網。在同級政府的統籌下，按照“數據共享、平臺共建”的原則，實現房產交易與土地交易的網上同步運行，進而構建一站式的房地產交易網。
4.應加強對房地產交易檔案的編研工作。檔案編研的目的，是為了在更廣范圍內利用檔案，使受閱者更全面地了解我國房地產交易的有關政策，交易市場運行情況，是一種更廣泛的宣傳和服務。通過編研成果的發行或發布，增進全社會對房地產交易的了解，接受社會各界的監督，促進房地產交易檔案的運用，從而提升房地產交易檔案的社會化服務水平。
