預(yù)算外事項(xiàng)是指經(jīng)預(yù)算管理委員會(huì)批準(zhǔn)的各責(zé)任中心預(yù)算中未涉及的，但因內(nèi)部或外部因素導(dǎo)致的、必須執(zhí)行的事項(xiàng)。對(duì)于預(yù)算管理委員會(huì)批準(zhǔn)的各責(zé)任中心預(yù)算中未涉及的，但因下列原因?qū)е碌摹⒈仨殘?zhí)行的事項(xiàng)，不屬于預(yù)算外事項(xiàng)，應(yīng)作為預(yù)算整體目標(biāo)調(diào)整事項(xiàng)。主要包括：一是企業(yè)體制改革；二是業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)范圍變更；三是國(guó)家宏觀政策大幅度調(diào)整；四是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)發(fā)生重大變化、企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整；五是國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)生活中不可抗拒事件發(fā)生；六是大型自然災(zāi)害的影響等。
經(jīng)預(yù)算管理委員會(huì)批準(zhǔn)的各責(zé)任中心預(yù)算中己涉及，但實(shí)際執(zhí)行中價(jià)值量超出原預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)價(jià)值量而需要追加價(jià)值量的事項(xiàng)，不屬于預(yù)算外事項(xiàng)，應(yīng)作為預(yù)算整體目標(biāo)內(nèi)局部調(diào)整事項(xiàng)。
預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，執(zhí)行應(yīng)具有剛性，因此要嚴(yán)格控制預(yù)算外事項(xiàng)的發(fā)生。但為保證企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)，各責(zé)任中心確因內(nèi)外部因素的影響，必須執(zhí)行預(yù)算外事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照一定的申請(qǐng)和審批程序執(zhí)行，并對(duì)預(yù)算外事項(xiàng)的執(zhí)行結(jié)果負(fù)責(zé)。
1.預(yù)算外事項(xiàng)執(zhí)行的申請(qǐng)
預(yù)算外事項(xiàng)應(yīng)由該事項(xiàng)責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人提出書(shū)面申請(qǐng)，填寫預(yù)算外事項(xiàng)執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)(見(jiàn)表3)。預(yù)算外事項(xiàng)的執(zhí)行申請(qǐng)包括提出預(yù)算外事項(xiàng)的原因(內(nèi)部原因和外部原因)、預(yù)算外事項(xiàng)的執(zhí)行可以給企業(yè)帶來(lái)的利益或影響、預(yù)算外事項(xiàng)涉及的活動(dòng)及金額、預(yù)算外事項(xiàng)實(shí)施的時(shí)間和進(jìn)度、提出申請(qǐng)的責(zé)任單位或責(zé)任人、經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人等內(nèi)容。
表3預(yù)算外事項(xiàng)執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)
執(zhí)行內(nèi)容 金額 性質(zhì)
預(yù)算外事項(xiàng)執(zhí)行時(shí)間
原因及利弊分析
責(zé)任部門 經(jīng)辦部門
責(zé)任人 經(jīng)辦人
預(yù)算管理辦公室 預(yù)算管理委員會(huì)
上一級(jí)預(yù)算管理辦公室 上一級(jí)預(yù)算管理委員會(huì)
2.預(yù)算外事項(xiàng)的審核
各責(zé)任中心提出的預(yù)算外事項(xiàng)執(zhí)行申請(qǐng)由預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)審核，審核內(nèi)容包括：一是該預(yù)算外事項(xiàng)提出的理由是否充分；二是該預(yù)算外事項(xiàng)提出的資金規(guī)模是否合理；三是該預(yù)算外事項(xiàng)所需的資金公司本年度能否安排或保證。
審核完畢后，由預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)人簽署初審意見(jiàn)，并出具相應(yīng)理由。預(yù)算管理辦公室將附有審核意見(jiàn)的申請(qǐng)書(shū)報(bào)市級(jí)預(yù)算管理委員會(huì)確認(rèn)后，如屬于市公司預(yù)留的總經(jīng)理成本可解決的開(kāi)支，則由預(yù)算管理辦公室通過(guò)下文調(diào)整相應(yīng)責(zé)任中心的預(yù)算并執(zhí)行；如需上報(bào)省公司解決的，則報(bào)至省公司預(yù)算管理辦公室進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審內(nèi)容包括： 該預(yù)算外事項(xiàng)申請(qǐng)的理由是否充分，初審程序是否健全等復(fù)核完畢后，省級(jí)公司預(yù)算管理辦公室負(fù)責(zé)人簽署復(fù)審意見(jiàn)，并出具相應(yīng)理由。
3.預(yù)算外事項(xiàng)的批準(zhǔn)
公司各責(zé)任中心提出的預(yù)算外事項(xiàng)執(zhí)行申請(qǐng)經(jīng)審核同意后，由預(yù)算管理辦公室報(bào)預(yù)算管理委員會(huì)簽批。
4.預(yù)算外事項(xiàng)的實(shí)施
預(yù)算外事項(xiàng)一經(jīng)批準(zhǔn)，該事項(xiàng)的責(zé)任部門或責(zé)任人、經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人即可按申請(qǐng)書(shū)中確定的時(shí)間、進(jìn)度、內(nèi)容、資金額度等執(zhí)行。預(yù)算外事項(xiàng)的執(zhí)行情況納入預(yù)算考核范圍。
完善預(yù)算考評(píng)
預(yù)算考評(píng)包括評(píng)價(jià)和考核兩方面。考核是手段、不是目的，必須糾正只重考核不重評(píng)價(jià)的做法。強(qiáng)化評(píng)價(jià)工作，發(fā)現(xiàn)存在的不足和問(wèn)題，提出改進(jìn)辦法。預(yù)算的考核不能一味考核執(zhí)行情況，必須分析、評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)計(jì)和預(yù)算編制的科學(xué)性和合理性;不能一味強(qiáng)調(diào)超領(lǐng)完成指標(biāo)數(shù)值。必須審查指標(biāo)所包含的任務(wù)是否保質(zhì)保量地完成。建議深圳電信以預(yù)算指標(biāo)作為考評(píng)的依據(jù)。通過(guò)進(jìn)行差異分析，查找出現(xiàn)偏差的原因，劃清責(zé)任，客觀評(píng)價(jià)各責(zé)任單位的經(jīng)營(yíng)效績(jī)，嚴(yán)格按照經(jīng)濟(jì)責(zé)任制落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。只有將預(yù)算者評(píng)與薪酬計(jì)劃、人力資源管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，才能增強(qiáng)預(yù)算指標(biāo)的嚴(yán)肅性，才能將努力完成預(yù)算指標(biāo)的壓力和動(dòng)力有效地分解到各有關(guān)責(zé)任單位中去.如果不認(rèn)真地“秋后算賬”，做不到“嚴(yán)考核、硬兌現(xiàn)”，必然會(huì)使預(yù)算管理流于形式，會(huì)前功盡棄。因此，預(yù)算考評(píng)有了薪酬上的支持，獎(jiǎng)懲就有了實(shí)質(zhì)上的觸動(dòng)，預(yù)算考評(píng)的效果就越明顯。
8.3.2應(yīng)優(yōu)化公司管理制度
全面預(yù)算管理涉及公司管理的各個(gè)層面，而公司部分現(xiàn)行的管理辦法或沿襲的業(yè)務(wù)流程與全面預(yù)算管理的要求是不盡相符的。比如在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)進(jìn)行的分級(jí)授權(quán)審批制度是本著在授權(quán)范圍內(nèi)簡(jiǎn)化日常管理流程的處理原則，可以對(duì)預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)放權(quán)處理。而專業(yè)主管部門往往會(huì)基于對(duì)現(xiàn)行管理水平的擔(dān)憂而堅(jiān)持原有專業(yè)審批的流程。為了變通，往往采用兩個(gè)流程并行的辦法，預(yù)算管理不僅沒(méi)有實(shí)現(xiàn)權(quán)利下放、簡(jiǎn)化流程，反而在原有的管理鏈條上增加一環(huán)，降低了管理效率。又如，為了實(shí)現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置，有些預(yù)算事項(xiàng)必須指定責(zé)任中心歸口管理、統(tǒng)一審批。然而個(gè)別主管部門出于部門利益的考慮，長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于切塊管理(或者說(shuō)粗放管理)，雖然明確了預(yù)算責(zé)任，也沒(méi)有發(fā)揮預(yù)算管理的作用。要么陽(yáng)奉陰違，要么形同虛設(shè)，即便起了一些作用，也沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。要處理好預(yù)算管理與現(xiàn)行管理流程的關(guān)系，就需要在兩者磨合的過(guò)程中，進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，即對(duì)于因原有管理體制鏈條太長(zhǎng)、流程不暢的事項(xiàng)，以預(yù)算為起點(diǎn)來(lái)推動(dòng)其他管理流程的改進(jìn)，根據(jù)預(yù)算管理實(shí)際達(dá)到的水平制定可行的過(guò)渡方案，逐步優(yōu)化流程，提高效率；同時(shí)也通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)督和考核各責(zé)任中心在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的責(zé)任，促進(jìn)相關(guān)職能主管部門提高其管理水平和管理效率。可見(jiàn)，全面預(yù)算管理能否成功實(shí)施與公司是否擁有適于內(nèi)外部環(huán)境的管理制度密切相關(guān)。
實(shí)踐表明，成功的企業(yè)內(nèi)部一定有一整套規(guī)范和優(yōu)化的管理制度。公司管理制度是員工在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必須共同遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則的總稱，包括公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說(shuō)明，專業(yè)管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。公司管理制度應(yīng)是相對(duì)穩(wěn)定與長(zhǎng)期優(yōu)化的統(tǒng)一體，長(zhǎng)期一成不變的制度不可能是適應(yīng)公司發(fā)展的制度，而經(jīng)常改變的制度也不能說(shuō)是一個(gè)完善的制度。公司制度應(yīng)該根據(jù)公司發(fā)展的需要而保持相對(duì)的穩(wěn)定和動(dòng)態(tài)的優(yōu)化。在公司的發(fā)展過(guò)程中，公司管理制度是受公司的行業(yè)性質(zhì)、產(chǎn)業(yè)特征、公司人員素質(zhì)、公司環(huán)境等相關(guān)因素綜合影響的。企管界有句名言：“1%的失誤會(huì)帶來(lái)100%的失敗”。公司應(yīng)該依據(jù)這些影響因素的變化而及時(shí)優(yōu)化公司管理制度。例如，長(zhǎng)期以來(lái)，通信企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理模式沿襲了政企合一時(shí)期的做法，即內(nèi)部管理或者業(yè)務(wù)流程都是以企業(yè)為中心而不是以用戶(某種程度上也可以說(shuō)是服務(wù))為中心。這就造成業(yè)務(wù)流程難以貼近市場(chǎng)、滿足用戶需求。在當(dāng)今的市場(chǎng)環(huán)境中，這種行為的后果是不言而喻的。而推行全面預(yù)算管理的目的就是能夠優(yōu)化資源配置，做好用戶服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)公司的有效管理、高效運(yùn)行。
可以說(shuō)，規(guī)范和優(yōu)化的管理制度是公司可持續(xù)發(fā)展的保證，也是公司深化全面預(yù)算管理的前提。公司管理制度規(guī)范和優(yōu)化之間的關(guān)系是一種互為基礎(chǔ)、互相作用、互相影響的關(guān)系。良性的循環(huán)關(guān)系應(yīng)是兩者保持統(tǒng)一、和諧、互相促進(jìn)的關(guān)系，非良性的關(guān)系則是兩者割裂甚至矛盾的關(guān)系。做為公司來(lái)講，應(yīng)該努力使公司管理制度的規(guī)范與優(yōu)化之間的關(guān)系呈良性關(guān)系，也就是：規(guī)范是優(yōu)化的產(chǎn)物，現(xiàn)行的公司管理制度的規(guī)范是前期公司管理制度優(yōu)化的目標(biāo)，同時(shí)，又是下一輪優(yōu)化的基礎(chǔ)。只有做到這樣，公司管理制度才能在規(guī)范實(shí)施與優(yōu)化的雙重作用下不斷完善、不斷發(fā)揮其保證與促進(jìn)公司發(fā)展的作用，才能使全面預(yù)算管理得以順利推行。
8.3.3應(yīng)營(yíng)造良好的全面預(yù)算管理運(yùn)行環(huán)境
全面預(yù)算管理的有效實(shí)施離不開(kāi)相應(yīng)的配套工作，這些配套工作為全面預(yù)算管理創(chuàng)造相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境，提供一定的條件，使得預(yù)算管理在這個(gè)基礎(chǔ)之上發(fā)揮作用。
1.要正確認(rèn)識(shí)全面預(yù)算管理的內(nèi)涵，讓全體員工都明白，在企業(yè)這個(gè)利益共同體內(nèi)，不能為了局部利益影響企業(yè)總目標(biāo)。
2.財(cái)務(wù)部門要找準(zhǔn)自己的位置。財(cái)務(wù)部門在全面預(yù)算管理中的職責(zé)主要是向預(yù)算管理辦公室提出預(yù)算編制的原則和方法，為業(yè)務(wù)部門編制各專業(yè)預(yù)算提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料和財(cái)務(wù)咨詢，匯總、分析各業(yè)務(wù)預(yù)算并編制財(cái)務(wù)預(yù)算。根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，向預(yù)算管理委員會(huì)提出平衡、調(diào)節(jié)業(yè)務(wù)預(yù)算的建議，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，以確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)部門的工作要到位，不能錯(cuò)位、越位。
3.各部門的負(fù)責(zé)人必須對(duì)全面預(yù)算管理有足夠的認(rèn)識(shí)，熟悉本部門的工作情況，掌握相關(guān)的科學(xué)管理知識(shí)，熟練運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析等手段對(duì)工作提出積極的、有創(chuàng)意的提升措施，在制訂責(zé)任目標(biāo)時(shí)能考慮長(zhǎng)期目標(biāo)并兼顧短期利益。
4.結(jié)合企業(yè)文化，宣傳預(yù)算管理制度。好的成本控制，可優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，增加利潤(rùn)；好的資金管理可以減少資金成本，保持現(xiàn)金流高效、順暢運(yùn)轉(zhuǎn)；好的會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以提高經(jīng)營(yíng)者的決策和管理水平；好的全面預(yù)算管理，有利于提高應(yīng)變能力。員工的理解與支持將變成誠(chéng)信的精神與進(jìn)取的心態(tài)，不但能促進(jìn)全面預(yù)算管理工作的實(shí)施，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力也有著不可低估的作用。
8.3.4應(yīng)建立預(yù)算管理的預(yù)警機(jī)制
全面預(yù)算管理作為一種管理機(jī)制，目的之一是建立有效的預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)作用的發(fā)生，將非正常業(yè)務(wù)活動(dòng)控制在萌芽之中，減少企業(yè)不必要的損失。因此，預(yù)警機(jī)制的建立對(duì)于充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用是不可或缺的。一般而言，全面預(yù)算管理的預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)包括四類：
1.預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)預(yù)警。是指預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)在其實(shí)際發(fā)生額接近預(yù)算時(shí)出具的預(yù)警提示。主要是通過(guò)財(cái)務(wù)核算的實(shí)際與預(yù)算比較系統(tǒng)而自動(dòng)發(fā)出的警告，提醒有關(guān)人員注意預(yù)算的執(zhí)行情況是否將超出預(yù)算及決定應(yīng)該采取何種措施。
2.超預(yù)算事項(xiàng)預(yù)警。是指預(yù)算內(nèi)事項(xiàng)在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中，其實(shí)際發(fā)生數(shù)已經(jīng)或?qū)⒁鲱A(yù)算額度時(shí)出具的預(yù)警提示。主要是通過(guò)財(cái)務(wù)核算的實(shí)際與預(yù)算比較系統(tǒng)而自動(dòng)發(fā)出的警告，或通過(guò)預(yù)算管理的授權(quán)控制系統(tǒng)而發(fā)出的警告，以提醒有關(guān)人員進(jìn)行必要的判斷，并決定相應(yīng)的預(yù)算彌補(bǔ)措施。
3.預(yù)算外事項(xiàng)預(yù)警。是指預(yù)算方案中沒(méi)有預(yù)計(jì)而執(zhí)行中即將發(fā)生某項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)而出具的預(yù)警提示。它是通過(guò)預(yù)算管理中的授權(quán)控制系統(tǒng)而發(fā)生作用的，提醒有關(guān)人員按照授權(quán)制度進(jìn)行分析和審核，以決定是否應(yīng)該發(fā)生及如何分配資源。
4.反常事項(xiàng)預(yù)警。在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中，針對(duì)某些反常經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象而發(fā)出的預(yù)警。反常現(xiàn)象并不一定成為隱患事項(xiàng)，但如果不對(duì)反常現(xiàn)象提起注意，一旦轉(zhuǎn)換成隱患事項(xiàng)并最終發(fā)生將釀成重大損失，影響預(yù)算完成。
8.3.5加強(qiáng)相關(guān)管理基礎(chǔ)工作
健全預(yù)算管理的必要條件是扎實(shí)的基礎(chǔ)信息工作、明確的責(zé)權(quán)利、健全的管理制度、先進(jìn)的技術(shù)手段，這些管理基礎(chǔ)工作對(duì)成功實(shí)施全面預(yù)算管理十分關(guān)鍵：
1.預(yù)算管理必須建立在全面、真實(shí)、及時(shí)的生產(chǎn)信息、會(huì)計(jì)信息基礎(chǔ)之上。信息失真、滯后，不僅誤導(dǎo)指標(biāo)的制定，還會(huì)錯(cuò)誤評(píng)價(jià)執(zhí)行部門的業(yè)績(jī)。
2.配套的管理制度體系。全面預(yù)算管理除了有健全的全面預(yù)算管理制度外，還必須健全相關(guān)的管理制度體系，如人事管理制度、生產(chǎn)管理制度、財(cái)務(wù)管理制度等，使企業(yè)按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
3.健全、高效的管理組織機(jī)構(gòu)。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化預(yù)算管理委員會(huì)在全面預(yù)算管理中的作用，充分發(fā)揮其權(quán)威性，保障全面預(yù)算管理有效的運(yùn)行。預(yù)算管理委員會(huì)及其辦公室必須職責(zé)明確，委員會(huì)全面負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，承擔(dān)預(yù)算目標(biāo)的確定、預(yù)算調(diào)整等決策和調(diào)控職能，辦公室負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理的日常工作，承擔(dān)預(yù)算的組織實(shí)施工作。
4.實(shí)現(xiàn)管理信息化。為滿足預(yù)算管理工作信息量大、要求信息時(shí)效好、準(zhǔn)確性高的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理手段，堵住虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)等弄虛作假的途徑，保證預(yù)算管理的可行性和科學(xué)性。
3.預(yù)算外事項(xiàng)預(yù)警。是指預(yù)算方案中沒(méi)有預(yù)計(jì)而執(zhí)行中即將發(fā)生某項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)而出具的預(yù)警提示。它是通過(guò)預(yù)算管理中的授權(quán)控制系統(tǒng)而發(fā)生作用的，提醒有關(guān)人員按照授權(quán)制度進(jìn)行分析和審核，以決定是否應(yīng)該發(fā)生及如何分配資源。
參 考 文 獻(xiàn)
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