信息技術正在改變一切,回顧人類社會發展的漫長歷史,真正推動社會飛速發展的力量只是近幾個世紀的科學技術發明。15世紀航海技術的發明使人類發現了新大陸,從此掀開了人類文明的序幕;18世紀蒸汽技術的發明實現了社會的工業革命;而進入20世紀中后期,IT技術特別是Internet技術的飛速發展及其廣泛應用,人類正從工業經濟時代跨入一個更加嶄新的時代——信息經濟時代。我國已把大力發展信息產業作為基本國策。信息時代的來臨使會計面臨的環境發生了巨大的變化,會計必須不斷適用網絡信息時代的要求,不斷利用新的工具和方法進行創新,才能真正適應社會的需要。如何改革傳統的會計理論體系,變革當前的會計電算化模式,運用現代信息技術,建立新型的會計信息化體系,是21世紀財務會計發展的新趨勢,也是目前會計學面臨的新課題。
一、會計信息化的含義
會計信息化是采用現代信息技術,對傳統會計模型進行重整,并在重整的基礎上建立技術與會計高度融合的、開放的現代會計信息系統。也就是說,會計信息化是會計與信息技術融合的過程,是將會計信息作為管理信息資源,全面運用計算機、網絡和遠程通訊為主的信息技術對會計信息進行搜集、加工、傳輸、存儲和應用,為企業經營管理、控制決策和社會經濟運行提供充足、實時的信息。
作為企業信息化的核心,會計信息化具有以下基本特征:
1.以實現會計業務的信息化管理為目標,充分發揮會計的管理決策職能,這與以實現會計核算業務計算機處理為目標的會計電算化不同。
2.根據現代信息技術環境重構會計模型。會計信息化將對傳統會計組織和業務處理流程進行改造,按現代管理模式重組會計組織和會計流程,可以支持“網上企業”、“虛擬公司”等新的組織形式和管理模式。
3.會計信息化將按現代管理信息系統的思想來構建會計信息系統。橫向上,與管理信息系統的其他子系統有機結合,信息資源高度共享;縱向上,不僅包含基本的會計核算系統,還包括會計管理信息系統和更高層次的會計決策支持系統。由此可見,會計信息化不僅考慮到信息技術本身的運用,更多考慮的是信息技術對會計的影響。會計信息化的關鍵是利用現代信息技術對傳統會計進行重構和優化,建立開放的會計信息系統。這種會計信息系統將全面運用現代網絡通訊技術和數據交換技術,實現資源的高度共享。同時,先進信息技術的廣泛應用、信息系統的高度共享性和開放性,將使會計信息的處理與披露由傳統的及時性提升為主動性和實時性。會計信息化使企業內部人人都可能成為會計信息的處理者和使用者,會計信息將通過網絡系統接受企業會計信息使用者的隨時監督,傳統以簿記為主的會計組織也將改變,甚至不復存在。所以,從會計電算化到會計信息化,決不僅僅是一個名詞、口號的變遷,它更應該代表一種與信息技術環境相適應的新的會計思想。
二、會計信息化產生的條件與動力
1.會計信息失真等現實問題是會計信息化產生的直接原因。會計信息失真使國家在規定各項經濟政策時缺少真實、可靠的客觀依據,使企業內部管理者對資金總量和財務成果表現出來的清償能力和變現能力缺乏正確認識,使企業的經營行為缺乏針對性和有效性。為解決問題,許多專家把目光投向了會計信息化。
2.現代信息技術與傳統會計模型之間的矛盾是會計信息化產生的內在因素。信息社會里,社會經濟環境和信息處理技術等方面發生了巨大變化,這要求會計要對此作出相應的反應,否則將會阻礙社會經濟的發展和文明的進步。傳統會計模型是工業社會的產物,是與工業社會的經濟環境和手工的信息處理技術相適應的,這與信息社會對會計核算、管理、決策的要求相差甚遠。傳統的會計處理程序和規則與現代信息技術之間的不適應和不協調是會計信息化產生的內在原因。
3.知識經濟是會計信息化產生的外部條件。知識經濟是建立在知識和信息的生產、分配和使用基礎上的經濟。為了生存和發展,企業會計只有順應時代潮流,運用先進的計算機、網絡、電子商務等信息技術,改造傳統會計,提高財務信息處理與輸出的速度,提高財務信息的質量,才能滿足知識經濟對財務信息的要求。
4.企業信息化對會計的影響是會計信息化產生的外在動力。企業信息化建設,必須首推會計信息化。企業信息化是會計信息化產生的外在動力。這主要表現在以下兩個方面:一方面,會計信息系統是企業管理信息系統中的一個重要子系統,產生了企業70%以上的信息。因而,會計信息化是企業信息化的核心內容,并在推動企業信息化建設中發揮極其重要的作用。要進行企業信息化建設,必須首推會計信息化建設,不實現會計工作的信息化也就談不上企業管理的信息化。另一方面,企業信息化發展要求未來的會計信息系統應具有開放性,能利用網絡技術對信息發送與接收,達到內外數據共享,為其它相關的部門、行業提供綜合信息服務。但現行的大多數會計信息系統根本無法滿足這些要求。為推進企業信息化建設,必須構建信息化會計。
三、從會計電算化到會計信息化是新形勢下會計改革的必然趨勢
1.會計電算化的局限。
(1)會計電算化的發展已有20多年,它強調的是對傳統會計處理手段的電算化。因此,這種電算化僅僅是把計算機當作高速運算的工具,模擬手工會計模式去完成原有的數據處理任務。這種工具論的思想導致會計軟件的開發思路依然沿用傳統的會計循環理論,只追求如何模擬手工會計處理流程,替代手工處理方法,忽視了應用現代信息技術去改造傳統會計,以滿足企業管理的需求,并促進會計學科的發展。同時,目前的會計軟件由于過分強調會計人員的習慣,使得這種會計軟件變成了一個無需人工干預的“傻瓜”型軟件系統,其結果是使人們只看到減輕勞動強度的一面,而忽視了會計人員參與管理和分析的一面。這樣不利于調動會計人員學習的積極性,而且照此下去,“現在意義上的會計職業和會計職業教育,也就完全失去了存在的意義。”這對會計學科的發展是極為致命的。會計電算化是工業經濟和計劃經濟時期的產物,按其理論建立的電算化會計信息系統是一種重在滿足內部管理的、封閉式的系統,是企業內部的一座信息孤島,與企業外部社會信息系統相互隔絕。這種系統即使實現了網絡化,也只是一個孤立的資源貧乏的局域網絡。這種狀況已遠遠滯后于現代信息技術的發展。也可以說會計電算化的觀念在知識經濟時代已經落后了,我們必須將傳統會計模型與信息技術完善地結合起來,建立現代會計信息系統。
(2)會計電算化無法體現信息技術的應用對會計理論與會計實務產生的巨大影響。例如,網絡技術的應用,特別是“虛擬公司”的出現,使會計基礎理論之一的會計主體假設產生了動搖。虛擬公司可以由兩個或兩個以上的獨立企業組合而成,各個獨立的企業可以在虛擬公司開展業務之前組合,也可以在開展業務過程中根據實際需要進行組合;可以在完成一項交易后即行解散,也可以視情況繼續維持這種組合關系。組成虛擬公司的各獨立企業借助計算機網絡分合迅速,可隨時根據實際需要增加或減少組合方。虛擬公司也可以通過網絡把數以百計或數以千計的個人聯合在一起工作,待業務完成后立即解散?？梢?虛擬公司與傳統的實體公司在組織形式和業務經營上存在明顯的差別,但在網絡上它又確實是一個公司,并且在經營著業務,那么就必須要對其經營的業務進行反映。因此,有必要將傳統的會計主體假設轉變為多重主體假設。同樣,由于虛擬公司是臨時性組織,時分時合,經營期間具有不確定性,所以對持續經營假設、會計分期假設以及權責發生制原則、歷史成本原則等會計基礎理論都將產生強烈的沖擊。
2.會計電算化的未來——會計信息化。會計信息化是采用現代信息技術,對傳統的會計模型進行重整,并在重整的現代會計基礎上,建立信息技術與會計學科高度融合的、充分開放的現代會計信息系統。這種會計信息系統將全面運用現代信息技術,通過網絡系統,使業務處理高度自動化,信息高度共享,能夠進行主動和實時報告會計信息。它不僅僅是信息技術運用于會計上的變革,它更代表的是一種與現代信息技術環境相適應的新的會計思想。在人類社會進入到21世紀之際,由現代信息技術引發的全球信息化浪潮沖擊著傳統社會生活的每一角落,信息化已成為這個時代的主要旋律。會計信息化已成為我國會計事業發展急需解決的重要課題。
3.會計信息化是會計改革的需要。會計屬于上層建筑,在觀念、理論、方法等方面均隨著客觀經濟環境的變化而不斷改革、發展和完善。會計社會環境和會計信息使用者對信息需求的變化呼吁會計革命,現代信息技術的發展為會計革命準備了充分的條件,也強烈沖擊著傳統會計模型。因此,我們必須重新構建現代會計模型,再將現代會計與現代信息技術統一,構成未來的會計信息系統。會計信息化應該體現信息環境下會計變革的要求,反映會計與技術的結合及相互影響。
4.會計信息化是企業信息化管理的需要。企業信息化的目的,首先在于實現生產過程中的自動化,即通過電子、信息技術對生產過程的設計、制造、測量和控制實現自動化。為此,企業需要采用計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)以及其他自動控制技術,來控制設計和生產過程,以減輕人們的勞動,提高產品的質量。企業信息化的另一目標是實現計劃、財務、人事、物資、辦公等方面的管理自動化,并通過網絡使企業內部信息交流暢通,監控物流的整個過程。所以,企業還需要建立管理信息系統(MIS),力圖實現從生產到管理的全面自動化。會計信息系統(AIM)是企業管理信息系統中的一個重要子系統,該系統產生了企業70%以上的信息,在企業管理中發揮著極其重要的作用,所以不實現會計工作的信息化也就談不上企業管理的信息化。
在高速發展的現代社會,企業為趕上時代步伐,必須提高工作效率以增強競爭能力。未來企業的競爭,在很大程度上取決于管理的競爭,歸根結底是信息的競爭。這就需要開發與應用事前有預測、決策,事中有規劃、控制,事后有核算、分析的信息化企業管理系統。信息技術的升級和應用的普及,信息技術方法的更新,公用數據交換網絡的建立和迅速發展,為企業實現全面的信息化管理提供了有利的技術條件。目前,會計核算的眾多子系統已經使單臺計算機功能發揮到了極限,并且只能使用在較小的單位,而以管理為重點的會計信息系統或企業管理系統其數據收集和信息使用不可能在同一地點、單位和部門。數據處理的及時性、復雜性要求必須使用計算機網絡,必須在最大范圍內實現最大限度的數據共享和數據的綜合利用。因此,完整的、以管理為重心的會計信息系統必須與整個企業管理信息系統共同規劃、統籌設計,以核算功能為內核,以管理功能為重心、以業務類型來劃分其子系統。這是企業管理信息系統向信息化發展的必然趨勢。
四、如何全面實現會計信息化
與發達國家相比,我國的會計信息化進程相對較為落后。如何把會計信息化推向全面實施,并推動我國經濟發展,這是一條很長的路要走,是一項艱巨、長期而宏偉的任務,也是會計發展史的一個質的飛躍。筆者認為,目前應該做好以下幾項工作:
1.加強會計人員隊伍建設。開展會計信息化建設,人才是關鍵。長期以來,會計行業地位偏低,使得會計隊伍的整體素質相對較差。要適應新時期的會計發展需要,必須有一批高素質的復合型人才。目前,國家應加大人才培養的力度。針對我國人才供給現狀,這方面要做的工作很多。一方面,要從宏觀的角度加大信息化方面的教育投資,為企業、社會培養出更多的適應信息化發展要求的各類人才;另一方面,企業應從自身的實際情況出發,通過各種途徑積極推進員工的再教育工程,以提高員工的思想品德、職業道德、專業知識、工作技能。建立起一支素質高、技術硬、適應會計信息化發展需要的“復合型”人才隊伍。
在信息技術環境下,常規且結構化的會計核算和財務管理等工作將由信息技術的信息系統完成,會計人員應更多地從事那些非結構化且非常規化的會計業務,并完成評價信息系統及其資源的工作。因此,會計人員應具備的知識體系包括:管理學中的會計學、財務管理、審計學等;信息技術科學中的計算機軟硬件、網絡通信、數據庫和多媒體技術等;信息系統理論方法科學和實施管理科學的系統論、控制論、突變論、耗散結構論、軟件工程、IT治理等等。從而培養會計人員的以下幾種能力:溝通能力:會計人員不僅能提供信息,而且能與企業高層領導和其他管理者交換信息,建立有意義的關系;戰略性和關鍵性的思考能力:能夠將會計數據、信息、知識和智慧聯系起來以提出高質量的建議;關注企業客戶和市場的發展:能夠比競爭對手提供更好的、滿足客戶不斷變化需求的建議;為關聯信息提供科學解釋:能夠為互相有內在聯系的會計、財務及非財務信息提供科學解釋;技術熟練:能夠熟練地利用會計和信息技術,并推動信息技術在會計工作中的應用,制定會計信息化實施的各種規則。
2.加快企業信息化進程。企業信息化的目的有兩個:一個是實現生產過程中的自動化,即通過電子、信息技術對生產過程的設計、制造、測量和控制實現自動化;一個是要實現計劃、財務、人事、物資、辦公等方面的管理自動化。并通過網絡使企業內部信息交流暢通,監控物流的整個過程。所以說,企業信息化包含會計信息化,會計信息化是企業信息化在會計信息系統方面的體現。會計信息化是企業信息化的應有之意,沒有企業信息化的發展就沒有會計信息化。加快企業信息化速度,就是加快會計信息化的進程。
3.加強企業內外的互動。由傳統會計發展到信息化會計要求溝通方式由單向溝通轉變為雙向交流,思維方式由線形轉化為網狀。這實際上就是要形成一種互動狀態,互相借鑒、互利合作、及時反應、借腦借力,實現1 1>2的協同效應。互動成為推動會計信息化的動力和源泉。因而,會計信息化過程中要加強企業與政府部門。企業與會計及管理軟件開發商,企業與供應商、制造商、銷售商,企業內部組織成員之間,企業與其他外部單位及個人之間等的互動,通過各方互動,共同推進會計信息化。
4.做好軟件系統開發。
(1)逐步實現財務與業務一體化。計算機作為使用工具,應該突出如何提供快速、準確、全方位和多層次的決策信息,如何更透徹地描述信息流、物流、資金流的過去、現在和未來的發展狀況。因此,當前的財務軟件應包括兩個基本的子系統,即會計核算子系統和管理會計子系統,前者側重于向企業外部提供有關整個企業的經營成果、財務狀況及其變動信息;后者則側重向企業經營者及各層管理部門提供經營管理所需的預測、決策信息。企業在生產、銷售、控制和預測的經濟活動中,主要表現為信息流、資金流和物流的統一。而要有效地控制“三流”,單靠財務部門使用軟件是不夠的,企業各個部門尤其是業務部門必須將其業務信息納入軟件管理的范疇,軟件功能將延伸到企業經營和管理的各個方面。因此,財務軟件必須從部門級應用向企業級應用擴展,建立財務信息和其他業務信息的接口,彼此共享,做到“信息集成、過程集成、功能集成”,實現財務信息和業務信息一體化,才能真正從全方位、多層次體現可信的決策信息。
(2)全面實施網絡化管理。財務軟件不是財務部門單獨使用,而是各部門協同共享,這必然要求財務軟件網絡化。網絡財務是電子商務的重要組成部分,將幫助企業實現財務與業務協調,遠程報表、報賬、審計等遠程處理,事中動態、會計核算與在線財務管理,實現集團企業對分支機構的集中式財務管理,它支持電子單據與電子貨幣,改變了財務信息的獲取與利用方式。網絡財務軟件是基于網絡計算技術,以整合實現企業電子商務為目標,能提供互聯網環境下財務管理模式、財務工作方式及其各項功能的財務管理軟件系統。網絡財務軟件能夠在局域網和廣域網范圍內整合使用,適合遠程應用,支持電子商務?，F代信息技術的發展帶來的大量先進的高新技術,為開發與應用網絡財務軟件奠定技術基礎,基于Internet/Interanet的WEB技術、網絡數據庫技術和三層結構組件技術的成功應用,為開發網絡財務軟件提供了堅實的技術保障。另外,防火墻(Firewall)技術是實施網絡財務軟件必不可少的安全保障,它可把企業的內部網與Internet隔離開來,作為企業網的第一道安全防線。
5.逐步建立會計信息化下的內部控制系統和審計。
(1)隨著IT技術特別是以Internet為代表的網絡技術的發展和應用,會計信息化進一步向深層次發展,這些變革無疑給企業帶來了巨大的效益,但同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰。大部分傳統的內部控制方法和措施失去了作用,產生了新的控制內容、新的控制手段和技術。因此,必須建立健全一套適應會計信息化的內部控制系統,內容包括:組織與管理控制;系統日常操作管理控制;系統維護控制;會計數據資源控制;網絡的安全控制;應用控制等。
(2)隨著會計信息化的發展,內部控制內容發生了根本的變化,審計目的、內容、手段也發生了改變。由于企業的電子數據處理系統相互連接成為計算機網絡,審計單位需將自己的計算機終端聯到企業的計算機網絡上,審計時,審計人員在自己的終端上就可以調取被審計單位的相關資料進行審計。因此,必須建立計算機會計信息系統環境下的計算機審計規程,包括:內部控制系統審計、系統開發審計、應用程序審計、數據文件審計等內容。
6.做好規范化監督管理。“沒有規矩,不成方圓”,為保證會計信息化全面實現和順利開展,各級財政部門在會計信息系統的宏觀管理中具有法律的領導地位和職責。會計信息系統的宏觀管理是國家履行政府職能的重要內容,應從制度、軟件、人才等多方面予以引導和支持。包括:制定會計信息系統的發展規劃;制定會計信息系統的管理規章及專業標準;評審會計核算軟件;大力抓好人才培養;推動會計信息系統理論及可持續發展研究等。
五、結論
綜上所述,人類社會已經或正在跨入信息時代,信息化正滲透到各個行業,我們既要滿懷熱情地迎接信息社會的到來,又要正視會計在此環境下所面臨的種種挑戰,更要有勇氣積極投身到會計的變革浪潮中。只有這樣,會計才有可能迎來更加明媚的春天。
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