石油企業集團是國民經濟重要的支柱產業,隨著我國經濟體制改革的漸次推進和逐步深化,石油企業集團逐步推向市場,面臨著自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的新趨勢,加強內部財務管理已成為石油企業集團的共識。石油企業集團的固定資產管理雖然建立了比較健全的管理制度,形成了比較規范、系統的管理方法,但在具體實踐過程中尚未得到足夠的規范和控制。石油企業集團加強固定資產統一管理的意義不僅在于大幅度提高資產的使用效率,降低成本,而且可以通過資產管理提升企業形象,促進集團內部營銷、投資等方面有效的規范和改善。
一、石油企業集團固定資產管理現狀
(一)考核體系不健全,資產管理松散
集團內部對下級公司考核主要是縱向考核即分專業中心考核,如銷售板塊主要分為五個專業中心,分別為零售管理中心、商業客戶中心、物流配送中心、潤燃中心、會計核算中心。資產考核主要應在會計核算中心,而會計核算中心事務繁雜,僅靠一名資產管理員工作根本無法到位。其他專業中心對資產的考核僅限于實物管理模塊PM與財務模塊AM是否一致。上級會計核算中心事實上無法真正考核到下級各專業中心的資產運營狀況,因為考核機制不健全,對其他專業中心的約束力度不夠,客觀上造成了部門之間相互推脫、管理不到位等現象。同時由于反映資產總量、結構等的考核指標內容不夠準確,資產賬實相符程度、數據更新程度、資產利用合理比例、資產閑置存在問題沒有相應的考核指標,考核指標的不完善,導致當前資產管理不能真實反映財務管理狀況、資產問題及結構狀況,監控的職能不能有效發揮。
(二)資產賬實不符,資產清查起不到應有作用
由于上級公司重點考核賬務系統之間的對應情況,而賬務系統與實物狀況的相符情況因為考核難度較大在考核中處于略化狀態,資產管理制度得不到有效貫徹和落實。每年例行的資產清查耗費了大量人力、物力、財力,但因種種原因賬面遲遲得不到調整。賬實不符主要有三種情況:一是賬有實無資產,如鍋爐,固定資產模塊中使用年限25年,加油站配置的均為小型鍋爐,至多5年即處在報廢狀態,供暖效果大為減弱,各片區只有占用其他費用重新配置新鍋爐,賬面上的鍋爐已不是原來的鍋爐;二是賬無實有資產,賬面使用年限已到,作報廢處置,資產仍在用;三是由于資產調撥引起的賬實不符。
(三)責任主體不明,各職能部門管理相互脫節
石油企業上市以來,集團在全面建立落實各項制度、加強資產管理方面做了大量艱苦細致的工作,固定資產管理工作有了顯著的進步,但由于固定資產管理工作本身的復雜性和歷史遺留,現有管理體制不完善等因素的制約,固定資產管理制度的執行仍不到位,各專業中心與職能部門之間仍缺乏協調統一。固定資產的購建與運營管理涉及到多個專業中心和職能部門,各個部門職能不同,角度不同,既相互聯系,又相互制約,在實際運行過程中,部門之間缺乏很好的配合,事先控制意識不強,存在一定的漏洞和風險。
二、對固定資產實施動態管理是解決其現狀的根本途徑
針對以上固定資產管理使用過程中存在的問題,筆者認為應從以下幾方面加強固定資產管理,做到賬賬、賬卡、賬實相符,保證信息完整準確,核算真實,為加強固定資產控制管理提供翔實數據。
(一)健全機制,解決實物資產管理者缺位的問題
通過建立權責清晰、分工明確、互相溝通、緊密配合的資產管理體制,為資產管理各項工作的順利開展奠定基礎。針對石油企業集團資產存放地點分散、資產管理涉及部門多、管理難度大等特點,成立專職或兼職的實物資產管理部門。主要對本企業所使用資產的實物形態進行管理,具體負責存量資產基礎數據的管理,并加強與其他資產管理部門的配合,及時掌握和了解實物資產的動態變動情況;全程參與固定資產的投資至處置全過程,投資項目的審批、評估、決算等資產管理工作,參與本單位中長期投資規劃、制訂資產管理制度,進行資產運營分析;組織存量資產的清查盤點,監督檢查、統籌各單位的資產管理,定期對各單位資產管理情況進行通報。使用單元的資產變動需在第一時間向實物資產管理部門申報,由其登記后轉至財務及各管理部門,保證資產的變更步調統一,各部門賬賬、賬實相符,維護資產的安全完整和保值增值。
(二)摸清家底,加強固定資產清查盤點工作
由實物資產管理部門牽頭,財務部門(負責維護ERP中的AM模塊)、資產管理部門(負責維護ERP中的PM模塊)、使用部門等相關部門組成清查小組定期不定期地進行盤點。根據盤點結果詳細填寫盤點報告表,并與AM及PM核對。發現賬實不符的,應編制固定資產盤盈、盤虧表,設備使用部門發生變動的,應補辦固定資產調撥單,并及時作出報告。固定資產管理部門、使用部門應查明固定資產盤盈、盤虧的原因,包括狀態的改變、使用部門的改變等,提出初步處理意見,經有權人批準后作出相應處理。固定資產清查包括房屋建筑物、油品集輸設施、運輸設備、機器設備及其他設備。此外,還需將土地和在建工程列入清查范圍,對盤盈、盤虧的資產進行技術鑒定,按規定程序進行處置,并上傳到固定資產管理系統,更新AM和PM系統中的數據,確保固定資產賬實相符。清查盤點結束后,實物資產管理部門應整理、匯總清查情況,查明固定資產的實有數與賬面結存數是否相符,固定資產的保管、使用、維修等情況是否正常,并對清查盤點中發現的問題及時查明原因,形成資產清查報告。對于清查中發現的資產內部存放地點或使用人等相關信息發生變化的,要出具“實物資產調整單”,對于盤盈、盤虧的資產,要出具“固定資產盤盈(盤虧)處理單”,履行相關審批程序后,交財務部門進行賬務處理。
(三)強化管理,全面建立資產管理檔案
根據資產清查結果,同時借助固定資產數據集中核算模塊,結合存量固定資產管理的具體需求,將固定資產卡片中的相關內容納入系統,并將資產使用、管理部門、保管責任人、資產調撥、轉移、報廢以及實物資產的圖片納入集中核算系統,建立固定資產管理檔案,實現統一固定資產賬目、統一核算,通過軟件實時查詢全系統任何一項實物資產的相關數據信息,直接打印資產管理卡片、下載資產圖片。固定資產管理檔案主要包括各項存量資產的保管責任人、管理承諾書、管理卡片、圖片、證照資料、建筑圖紙、盤點、報廢、毀損情況等資產管理內容,旨在對全部實物資產逐項建立數據和圖片檔案,將其作為會計資產價值核算的補充和延伸,與會計賬簿相輔相成,為固定資產的動態管理提供初始依據。一是整理相關數據及圖片,實地測繪制圖。對全部固定資產逐項進行實地拍攝、測繪制圖、賬實核對,并記錄各項資產規格型號、數量、品牌等重要信息,將資產的各項信息全部納入固定資產集中核算信息系統。實地拍攝要做到全局與部分相結合,既包括資產組全貌圖片,又包括分類資產圖片,還包括單項資產圖片。如加油站資產圖片音像資料應包括加油站全貌圖片、所屬加油機圖片、單臺加油機圖片、加油機標簽(品牌規格型號)等內容。實地測繪制圖指平面投影制圖,要標明位置、刻度及比例尺,如加油站測繪制圖包括占地面積、房屋、罩棚、加油島等建筑物投影圖、消防通道等虛擬標示圖標。二是規范資產管理檔案樣本。區分不同資產管理單元和資產性質和類別,充分考慮了資產變動、更新及維護等情況,設計加油站資產管理檔案、油庫資產管理檔案和辦公資產管理檔案等不同的模版,并制訂出規范性文件,對資產管理檔案編制的方法步驟、各類資產的數據項目內容、圖片格式以及圖片拍攝方法、測繪制圖標準、軟件的操作流程等各項具體工作作出了詳細的規定,保證資產管理檔案內容的規范和格式的統一,建立一套內容翔實、數據準確、直觀明了、查閱方便的固定資產電子數據庫。三是集團公司對各單位的資產管理檔案進行了考核驗收和綜合評定,對部分單位存在的不足提出了整改建議,并督促落實,確保了固定資產管理檔案的編制質量。通過資產管理檔案的建立,將資產的會計賬目、實物資產明細表、資產實物圖片、測繪制圖信息和資產管理卡片登記冊的相關信息有機地結合起來,保證了資產核算、保管信息的完整、準確和一致。
(四)理順流程,加強資產的動態管理
實現存量資產的動態管理,首先需要明確實物資產增減變動管理流程,規范固定資產的購建、驗收、入賬、交付使用、調撥、維修、更新、出租、出借、報廢、盤盈、盤虧等事項的審批程序、交接手續、操作流程、各相關部門應提交的核算單據、資料以及核算方法等內容。同時,要求各實物資產管理單元完善實物資產管理臺賬PM,及時與財務部門的數據AM進行核對。未按要求履行相關審批程序和交接手續的實物資產,不得擅自變動,從而使實物資產的增減變動與財務資產核算實現實時鏈接,保證固定資產的賬實相符。對于新增的資產或低值易耗品必須附驗收單,更新的資產必須要有舊資產的處置方式方可付款。設置《廢舊資產處置審批表》,經相關部門認證后將處置收入及時交入銀行。對于未處置閑置的資產,實物資產部門、財務部門同基建部門共同管理,在處置和調用時須有三方人員簽字。其次,嚴格執行定期全面清查盤點制度,了解資產變動狀況,并及時對資產管理數據進行維護、更新。再次,以資產管理檔案為依托,建立資產管理檔案數據維護、更新制度,將數據的維護和更新作為資產日常管理的一項重要工作來抓。明確管理單元和資產管理員的責任,對變更資產和新增資產及閑置資產每月進行調查,及時補建、更新和維護資產管理檔案;對處置資產賬面處置與實物處置不同步的,要區別對待、分步進行銷賬,提足折舊實物資產繼續使用的,可對殘值先計提減值,待實物處置時再核銷賬面。在資產的整個運營周期,發生變動均實時拍照歸檔,不斷提高和完善資產管理檔案的質量和實用性,保證資產管理檔案內容的完整,達到資產動態管理的目標。
(五)經營資產,實行保值增值責任制
對閑置不用或利用率不高的資產制定專門的制度和措施,鼓勵并監督合理流動或參與市場經營,通過資產的優化配置,充分挖掘資產的效能,獲取相應的經濟利益。將資產利用率、資產租賃收入等指標納入考核范疇。同時對賬銷案存資產加強后續管理,核定變價收入預算,跟蹤監管,避免資產的流失。
(六)強化監督,建立資產績效考核機制
建立資產運營分析制度,定期對資產運行情況和經營質量進行定量、定性分析,作出真實客觀的綜合評價,提高資產投資回報率。重點關注加油站的營率分析,準確把握加油站運營情況,及時分析暫時關閉加油站的原因,可以從加油站的銷量、年租金支付額、運行費用、差價收入、可研報告銷量等多方面進行分析。通過對資產投資和運營質量的分析,構建資產績效考核機制,將資產管理狀況納入年度考核指標,變縱向考核為縱橫結合考核,即對專業中心考核與對分(子)公司考核相結合,上級及同級實物資產管理部門、審計部門、監察部門具體負責資產管理的監督檢查工作,檢查監督各部門職責履行情況、實物資產的管理情況、資產定期清查制度的落實情況、資產管理檔案的管理情況、資產數據的維護和更新情況等內容,每月隨機抽點樣本,檢查賬實相符程度,并及時通報檢查中發現的問題,獎優罰劣,跟蹤整改落實情況。
固定資產管理工作是一項常抓不懈的工作,企業的各級領導必須充分認識到固定資產管理的重要性,明確相關責任人的職責范圍,將資產管理責任落實到人,定期考核責任履行情況,對固定資產加強動態管理,使得固定資產管理制度有效、長足地發展。
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