會計信息化是一項涉及到現代電子技術、網絡技術、會計信息技術等方面系統的、全面的工作。顯然,無力投入大筆資金購置軟件、硬件、網絡設備等資源已成為直接影響眾多中小企業會計信息化進程的瓶頸問題。而SaaS(Software as a service,軟件即服務的簡稱)作為一種隨著互聯網技術的發展和應用軟件的成熟在21世紀開始興起的、完全創新的軟件應用模式,其特點可概括為:廠商將應用軟件統一部署在自己的服務器上,用戶只需根據需求,通過互聯網向廠商租用所需的應用軟件服務,即可在不購買軟件、租用基于Web的軟件且無需對軟件進行維護的情況下,隨時隨地享用所需的軟件和服務。為此,本文將從SaaS在線會計服務模式的涵義出發,結合我國中小企業會計信息化的現狀及存在的問題,重點研究基于SaaS的中小企業會計信息化應用的優勢、應注意的問題及相關對策。
一、在線會計服務模式及其應用概述
在線會計服務模式就是以SaaS模式交付,免除企業花費巨資購買正版軟件并進行軟件安裝、軟件升級等一系列工作,借助互聯網只需付少量費用即可租用正版軟件進行會計業務處理的一種模式。
在國外,有關SaaS的概念正在滲透到軟件應用的各個方面,甚至開始成為主流,但在中國仍然屬于新生事物。由于SaaS在線會計具有簡單方便、前期投資小、用戶數量多、未來收益可觀等諸多優點。目前,SaaS在線會計在我國已掀起了一股研發、應用熱潮。用友、金蝶、四方、金算盤等一些專門從事財務軟件研發、推廣的知名軟件商,以及神州數碼、阿里巴巴、中企動力等SaaS軟件服務商都紛紛加入到SaaS在線會計研發的行列,已有部分軟件開發商研發出了基于SaaS平臺的在線財務軟件并已投放市場。例如,用友公司先后推出了偉庫財務2.0、進銷存1.0和出納1.0等陣容強大的在線財務系統版本,四方公司推出了4Fang財務在線、金蝶推出的友商網等。
二、我國中小企業會計信息化建設中存在的問題
(一)對會計信息化的重要性及優勢認識不足
目前,很多中小企業對會計信息化及其實施都缺乏透徹的認識,甚至會認為會計信息化的目的只是為了提高會計工作效率,提高會計信息輸出的正確性和速度,而這些僅僅是會計信息化發展初級階段的目標。
(二)會計信息化建設投資不足,投入結構不合理
中小企業普遍存在缺乏資金的問題,運作資本通常只能支付一般生產中的技術活動,他們可能更關心的是如何把有限的資金用在生產上。據不完全統計,近20%的中小企業認為資金不足是信息化建設中的主要障礙,甚至有些企業的信息化建設投入幾乎為零。中小企業規模相對較小,生存率低、資信度差、抵押資產少、缺乏可靠的擔保機制,信貸風險大,融資渠道少,融資難度大,很難從銀行取得貸款,更難以從證券市場融資。得不到有力的金融扶持,使得中小企業能投入會計信息化建設的資金相當有限。資金的不合理應用主要表現在企業對硬件、軟件、網絡產品的投資比例不當,會計信息化建設中普遍存在重建設輕維護、重硬件輕軟件、重網絡輕資源、重技術輕管理等傾向和誤區。
(三)企業管理基礎薄弱,內部控制制度不完善
中小企業會計信息化涉及企業的業務流程與管理流程、組織結構、管理制度等一系列問題,要求企業必須根據會計信息化的系統要求,融合現代管理理論,對會計核算與管理的業務流程進行重組,并依此建立一套與之相適應的管理制度。但是,現實中大多數中小企業受各方面因素的影響,其管理水平,管理手段和管理技術仍停留在低級階段。有相當一部分企業管理混亂,存在著管理觀念陳舊、管理制度不健全、管理手段及管理方式落后、決策過程隨意等問題,多數中小企業內部控制制度不健全甚至根本沒有內部控制制度。
(四)會計信息化人才匱乏,會計信息化應用水平低、實施效果差
對很多中小企業會計人員來說,自身業務素質低、會計信息化操作能力差仍是不容回避的問題。由于社會觀念、認識的偏差等一系列問題,使得中小企業難以吸引到既懂信息技術、會計業務技術又懂企業管理的復合型人才,這直接影響了中小企業的會計信息化進程和實施效果。
三、SaaS在線會計在我國中小企業會計信息化建設中的優勢
面對金融危機,國內越來越多的中小企業開始把目光轉向了SaaS。因為基于SaaS的在線會計恰好可解決我國中小企業會計信息化建設中普遍存在的融資難的問題,其優勢如下。
(一)使用風險低
通過對SaaS在線會計的免費體驗,企業用戶既可以了解到SaaS服務提供商的產品是否符合自己的實際需求,也可考察其訪問數據的速度、系統的易用性、系統的復雜性、服務的穩定性、所需模塊及用戶使用后的反饋信息等,以達到實施前就能預估日后使用效果、降低企業會計信息化實施風險之目的。但是,采用SaaS模式進行中小企業會計信息化只能夠降低風險,不能完全規避風險。
(二)使用成本低
由于SaaS在線會計模式的特點是:按需租用、按需付費、在線使用正版軟件,降低了資金風險。因為不用購買軟件,從而可幫助企業節約成本。另外,由于互聯網的產品注重的是規模效應,在線會計服務的費用會隨著用戶數的增加而呈下降趨勢。
(三)操作簡單、易用
提供在線會計服務的網站均提供在線操作視頻及迅捷的在線幫助,便于用戶通過網上體驗,在短期內掌握使用在線會計處理業務的方法。
(四)軟件安全、可靠
提供在線會計服務的供應商都十分注重在線所用軟件及數據的安全性,均有多重保障,可使用戶操作安全無憂。如:使用金蝶友商網的在線會計就有友盾作保障。友盾是金蝶友商網為提高在線管理服務和網上交易的安全級別,專門提供的信息安全增值服務。它采用了精尖加密技術,可以有效防止黑客盜用行為,充分保證友商網用戶的安全。
(五)可實時進行會計業務處理
利用互聯網通過在線會計模式可隨時、隨地、異地、同步地在能上網的計算機上實現證、賬、表等會計業務的日常處理及月度、年度會計結算分析業務的管理。同時也可以充分發揮財務工作的核算、分析和決策支持職能,更新數據、查詢會計信息,滿足會計工作的需求。
(六)啟用或退出成本低、產品更新速度快
在線會計服務可以幫助企業告別手工記賬、告別盜版軟件、實現多點協同、最大化資源使用率、節省時間和開支等。可快速適應企業發展變化,便于企業根據應用某種在線軟件的情況和上級需求迅速調整啟用或退出所用軟件,產品更新速度快。
(七)可促進中小企業財務人員素質的提高
借助提供在線會計服務的網站,可通過多種形式、多種渠道、多種方式加大中小企業會計信息化人才培養力度,從而改變中小企業財務人員的知識結構,迅速培養出一批中小企業自己的、急需的、實用的、穩定的會計信息化人才。如通過網絡視頻、網絡課程培訓等手段,足不出戶可掌握軟件的使用。另外,在線會計服務提供商提供在線會計服務的網站上均設有豐富的欄目,不少會計專業人士通過專欄、博客等形式進行網上答疑,可及時為中小企業排憂解難。
(八)強化會計信息化建設,提升企業信息化管理
通過SaaS在線會計積累一些在線進行會計業務處理的實踐經驗,逐步將在線電子商務、在線進銷存等在線管理應用到中小企業中,從而達到強化會計信息化建設、提升企業信息化管理的目的。當然,使用在線會計模式并借助Internet可使中小企業在享用SaaS在線會計的同時,樹立企業形象、擴大知名度,為中小企業的發展創造新的機會和機遇。
四、SaaS在線會計在我國中小企業會計信息化應用中應注意的問題
(一)與傳統軟件先購買后使用的模式矛盾
回顧我國會計電算化30年的發展歷程,不難看出,企業建立會計信息化系統的傳統模式中必須先選擇并購買商品化軟件是關鍵,這與租用SaaS在線會計軟件進行會計業務處理的模式截然不同。
(二)與將所用軟件“據為己有”才安全的意識矛盾
目前,我國經濟市場普遍存在的“誠信危機”,導致已習慣了自己開發或購買軟件安裝在自己的電腦上才放心的國內眾多企業不愿把自己的財務數據、客戶數據等核心機密信息存儲在他人的服務器上,這與SaaS在線會計免安裝軟件、在能上Internet的地方直接登錄SaaS在線會計軟件進行會計業務處理是一對需要漫長的時間才能解決的矛盾。
(三)SaaS模式自身還存在一些不足
1.網絡安全性方面。基于網絡的SaaS模式在網絡遭遇黑客攻擊、病毒侵害等網絡安全問題時,系統癱瘓、數據丟失等都是無法避免的,這將會對SaaS在線會計模式產生一定的影響。
2.對SaaS供應商的信任度問題。前已述及,目前SaaS在國內的研發尚處于培育階段,SaaS提供商的信用基礎和技術實力都還有待于進一步的發展與創新,“在線會計”的使用者擔憂是正常的。
3.SaaS在線會計的功能完善問題。與國內外市場上較成熟的ERP軟件中財務管理部分的功能相比,目前SaaS在線會計提供的軟件功能還需進一步拓展。如何實時適應客戶不斷變化的需求,仍是影響“在線會計”普及的一個障礙。
4.與企業信息系統的數據集成與共享問題。企業信息化的主要目的就是通過企業內外部的集成和共享以提高效率、降低成本和優化流程等。如果企業選擇了基于SaaS的“在線會計”軟件,解決其與企業原有系統的數據共享問題、努力消除“信息孤島”就成了迫在眉睫的問題。
五、SaaS在線會計在我國中小企業會計信息化中普及的相關對策
(一)加大SaaS在線會計的宣傳力度
雖然SaaS在線會計在國內尚不成熟,但中國互聯網的發展及廣大中小企業對會計信息化的需求都表明中國已具備了發展SaaS的土壤。只要通過各種渠道宣傳,相信SaaS服務模式在中國的推廣應用前景廣闊。如果能借助政府效應、領導效應等推廣效果會更好。
(二)謹慎選擇供應商,堅持多試用再購買的原則
要保證產品的安全性、可靠性、穩定性和提供服務的有效性,與SaaS在線會計供應商鑒定應承擔的違約責任書及如何保障眾多中小企業的數據安全,增強中小企業對服務商的信賴,是供應商服務的難點所在。
(三)結合中小企業特點,提供多種SaaS產品經營方式
中小企業資金缺口大、融資難的問題不容忽視,使中小企業的特點為在線租用。SaaS在線會計定價并提供各種優惠、多形式的付款模式、在線營銷、在線免費試用體驗等活動都是吸引中小企業采用SaaS模式進行企業信息化的有效手段。
(四)為中小企業提供一個集成平臺
在SaaS應用的便利性、集成性方面下功夫,使中小企業原有管理系統能與SaaS應用很好地整合,滿足中小企業的多方面需求,這是SaaS在線會計供應商提升其服務滿意度的重要手段。
(五)以中小企業的需求為導向,不斷創新
SaaS服務要以中小企業的需求為導向,急中小企業之所急,從SaaS在線會計的需求分析、產品設計與開發、服務流程設計到實施運營的每一個環節都要注意及時更新,才會吸引越來越多的中小企業使用SaaS在線會計及其他在線管理產品。
綜上所述,會計信息化是中小企業信息化進程中的一個關鍵環節。SaaS在線會計對加速我國中小企業會計信息化進程不僅奠定了堅實的基礎,而且提供了相應的操作平臺。由于SaaS在線會計正是信息時代中小企業會計信息化與SaaS結合的模式,因此,SaaS在線會計是加速我國中小企業會計信息化建設與發展,帶動中小企業信息化的一條捷徑!
