隨著電子計算機和網絡技術的發展,以ERP為核心的企業管理信息化在我國得到了蓬勃的發展。ERP系統的核心是在企業內部通過計算機網絡實現對整個供應鏈的有效管理,把市場的信息、產品的設計、物料的采購、生產計劃、財務、營銷、統計分析等各環節集成優化管理,在企業內部形成資源共享,實現企業資源的最佳配置和利用。一個有效的ERP系統在設計時則把財務管理放在企業管理的首位,要求各部分與之相關的正在或預計發生的經濟活動信息,例如企業采購定單、銷售計劃、管理費用等,都對財會部門透明。同時,要求將相關的工作或控制流程,按一定的程序儲存于計算機,做到準確、規范、及時、全面,并通過企業各個環節的計算機網絡進行即時傳輸。因此,ERP的出現,使企業實現了對物流、資金流和信息流的實時反映和監控,為企業的會計信息系統提供了大量的實時會計信息,從而使相關單據的實時傳遞、相關數據的實時處理、相關信息的實時披露成為可能。為此會計控制必須適應這種變化,有必要研究ERP環境下的會計控制,完成從傳統會計控制向會計實時控制的飛躍。
一、ERP環境下會計實時控制的理論分析
(一)會計控制理論
會計控制系統是由全體員工共同實施的,針對企業價值運動而建立的開放型監控體系。會計控制是指通過會計工作和利用會計信息對企業的生產經營活動所進行的指揮、調節、約束和促進等活動,以使企業實現效益最大化的目標,是內部控制的核心,貫穿了內部控制發展的全過程。內部會計控制的方法主要包括不相容職務相互分離控制、授權批準控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制、電子信息技術控制等。
(二)ERP環境下的會計實時信息系統
我們知道,實時并非指完全消除時間差,而是我們所追求的一種最有效的會計信息處理境界。在這種狀態下,將盡可能減少由于時間的推移而造成的信息減值,在信息的有效期內實現信息的獲取、處理和應用。這種理想境界單純靠計算機及網絡等技術手段是難以實現的,歸根到底還要借助于企業管理手段的提升和企業業務流程的改進。傳統會計在會計信息披露上存在一定的滯后性,會計分期作為傳統會計的權宜之計,在新的技術經濟條件下,已演變成為束縛實時會計發展的僵硬假設。但是ERP系統則是以企業的業務流程為中心來組織企業生產經營活動的,根據企業的物流、資金流、信息流的連續運動和反饋來設計,突破傳統按職能領域劃分的界限,實現企業業務流程的統一。ERP系統的核心是對企業資源進行合理的配置和利用,但系統設計時把企業的財務會計管理放在了企業管理的首位。系統設計要求各部門與會計相關的信息都對財會部門透明,例如企業采購定單、企業銷售計劃、管理費用預算等,不再是經濟活動已經發生后再傳遞信息,而是在經濟活動發生的當時就傳遞會計信息,同時將預計發生的經濟活動信息也都及時傳遞到財會部門。這樣,使得會計信息的處理從事后過渡到現實或事中的處理,以及對未來信息的處理,從而為企業財會部門及時報告企業資金運用情況、籌集和調度資金、提出企業經營決策建議提供基礎數據。
(三)會計實時信息基礎上的會計實時控制
會計信息系統是ERP系統的有機組成部分,是ERP的核心,但會計信息系統不是專門作為一個系統開發的,而是與企業的生產、銷售、人事、管理等子系統之間的緊密結合,系統之間是相互融合的。同時會計系統又集財務會計、管理會計及成本會計三者于一體,體現了計劃、控制和預測、決策的思想,會計子系統向有關的信息使用者傳遞了需要的信息。這一管理系統為會計實時控制理論的出現提供了可能,同時也要求傳統會計控制理論適應管理方式的改變,發展為實時控制。一個實時會計控制系統,首先要求該組織機構運作的所有環節必須與會計控制系統是緊密聯系的;其次,要求該組織機構運作的所有過程變化都必須實時迅速反映到會計控制系統內;最后,要求財務會計處理結果必須盡快反饋給會計信息的各種需求者,反饋給企業各級管理者,使其能夠迅速作出決策和反應,改善業務和管理,提高績效。會計實時控制理論是體現信息時代特征的一種新的控制理論,它不僅僅是會計控制內涵和外延的擴充,而且是對傳統控制理論的發展和創新。ERP系統通過數據結構的統一實現了各個不同模塊的實時傳遞,從而將整個系統集成為一個統一的有機整體,實現供應鏈上各個環節的信息高度統一,實時反映了企業的運營狀況,為管理決策提供了及時準確的信息,便于及時作出調整。在ERP系統中,會計控制系統不僅反映貨幣計量信息,還反映非貨幣信息。
二、 企業ERP環境下會計實時控制的實現
北京 企業是一家以白色電器為主導產品的家用電器生產銷售中型企業。自2002年創建至今,一直保持著高速發展的增長態勢,目前產品除了已遍布全市以外,在周邊省市也有了越來越多的用戶。 企業高層管理者認為,要實現企業管理信息化,提高企業管理水平,就必須開發一套適合企業自身發展特點、企業管理人員易掌握和接受的ERP管理軟件。企業在走訪了一些應用ERP軟件的企業之后,對接觸的多家軟件產品進行綜合比較,最終選用了用友面向中小企業的用友ERP-U8軟件,該軟件憑著成熟完善以及用友良好的技術服務優勢,贏得了 企業的首肯。通過對相關業務流程的再造,實現企業內外資源的優化配置,實現信息流、物流、資金流與業務流的有機集成,全面提升企業競爭能力,確保企業在規模不斷擴大和業務迅速發展的過程中保持堅實的管理基礎,在與同行業激烈的競爭中處于不敗之地。
(一)實施前的準備
1.制定戰略目標
建立以會計控制系統為重心的管理信息系統,通過對經營活動全過程的控制,實現提高企業經營效率和效益的目標。
2.制定實施戰術
在全企業范圍內,對信息系統相關的部門進行一次全面的業務流程、管理方法和制度執行情況的調研。采用集中控制模式,利用計算機網絡將經營活動全過程信息集成起來,實現信息的集成和共享。構建最佳財務業務一體化流程,利用信息對采購、入庫、付款、出庫、銷售、財務等形成的物流、資金流等進行控制,協同企業各個部門有序、高效的運作。合理配置企業資源,最大限度地發揮會計控制的作用。通過會計控制,達到合理利用采購資金,降低采購和庫存成本,提高資金周轉率等,保證企業經營效率和效益的提高。
(二)ERP資源配置
1.ERP應用架構配置
經過慎重考慮, 企業選擇了B/S技術支持實時集中應用結構,根據企業管理和規模的需要配置了45個客戶端,通過網絡將企業各個部門連接在一起,實現信息集成和信息共享。
2.軟件資源配置
為了實現對企業經營活動全過程進行實時控制,按照探測器和控制器資源配置的原則,配置了財務、采購、庫存、成本、銷售、基礎數據、領導查詢與分析等功能模塊。
(三)ERP環境下的會計業務流程
該企業原有會計手工核算流程在信息時代已經無法滿足企業管理和控制的需要,因此,必須站在網絡環境下,利用信息技術不斷改變和完善業務流程,努力實現“信息集成,集中管理”,做到一張原始憑證一次錄入,業務核算、分析統計、會計核算等全部自動完成,充分發揮網絡和信息技術的優勢,支持事前計劃、事中控制、事后分析。因此, 企業管理者通過分析、調研之后構建的財務業務一體流程如圖1所示。
(四)ERP環境下會計實時控制的設計與方式
按照網絡環境下會計控制理論,很多會計控制方法是依據控制準則進行的,結構化控制準則越多,實施剛性控制的時機越多,控制效率和質量就越高。因此,當流程設計好之后,會計人員應該盡量多選擇控制點,并設計控制準則。 企業管理者很重視預算管理的重要性,在預算的執行過程中,事中控制需要及時掌握預算執行情況,將實際發生數與預算數之間的差異反饋給相關部門,根據反饋信息對企業生產經營活動進行調整。但在手工環境下,由于時間、距離的限制,企業無法得到實時動態的預算實際數據,預算控制大多在事后進行,不能達到實時控制的效果。而這種事后層層匯總的實際數據已經失去了與預算數對比的意義,很多企業的預算管理只是形同虛設,沒有真正起到控制作用。在企業經營活動過程中,當一項活動或事件發生時,通過預算數與實際數進行對比,找出差異,分析問題,然后通過信息反饋,對經營活動過程進行實時控制。通過實證研究得知,企業基本預算控制規則至少有三類:第一類,一般情況下,制定了預算就要嚴格按照預算進行控制,當實際發生額累計數與本次發生的實際數之和大于預算數,那么該事件不允許通過。第二類,當實際發生額累計數與本次發生的實際數之和大于預算數,那么只能按兩者的差額處理該事件。第三類,有些特殊的事件,或者預算數制定時有問題,當這種事件發生時,仍然需要將實際累計發生數和本次實際發生數之和與預算數進行對比,提交分析報告,將該事件提交上級主管審批。例如, 企業各個部門的差旅費用都實行了預算管理,當某部門報銷差旅費時,分析器根據ERP系統中的控制準則如果實施剛性控制,那么嚴格按照準則實施控制,即如果實際差旅費大于預算數,計算機將毫無情面地拒絕此項事件的發生,報銷單據永遠無法進入系統,該事件被拒絕通過;如果在預算范圍內,允許報銷。如果實施柔性控制,那么嚴格按照準則實施控制,即如果實際差旅費大于預算數,則按照其權限報銷差額;否則,通過電話或電子郵件將該事件提交給上級主管部門審批,通過修改控制標準或者特殊處理,不斷調整偏差,最終實現對該事件的實時控制。實際上,隨著ERP環境下會計控制系統應用的不斷深入,將企業財會人員從繁雜的勞動中解脫出來,可以不斷創新、制定新的控制規則;同時,將這些新的規則轉換成控制準則,嵌入會計控制系統,從而不斷提高企業經營活動的效率和質量。
(五)系統運行效果評價
目前, 企業ERP系統已運行了快兩年,系統狀態一直穩定良好。可以說,正是ERP系統的導入,使企業變成了一個能進行實時業務處理、實時信息反饋、實時會計控制、實時市場響應的“實時企業”。不但在財務、銷售、生產、采購及倉庫業務管理方面實現了信息化和集成化,而且使企業的作業流程和崗位職能達到了最佳的規范和優化。
總之,北京 企業通過ERP項目的成功實施,建立了實時集中控制模式,實現了信息的流暢傳遞,消滅了信息孤島,使得該企業在經營活動過程中對資金控制、成本控制、提高信息傳遞速度和質量、財務與業務協同等方面取得了顯著的成效,促進了企業的可持續發展。
【參考文獻】
[1] 張榮海.基于信息化(ERP)環境下的中小企業內部會計控制探析[J].財會研究,2007(5):68-70.
[2] 李光風.利用BPR再造財務會計流程[J].商業研究,2004(3):67-69.
[3] 張靜文.利用ERP系統對企業會計信息進行實時控制的思考[J].成都理工大學學報(社會科學版),2004(9):73-75.
[4] 彭莉.實時控制——治理ERP中財務風險的有力武器[J].對外經貿財會,2004(9):23-24.
[5] 張麗霞.網絡時代企業的會計流程再造[J].四川會計,2003(9):41-42.
[6] 楊定泉.基于BPR理念重構會計流程[J].企業經濟,2004(4):171-172.
[7] 孔冬梅.構建未來會計信息系統的設想及分析[J].商業經濟,2005(10):90-91.
[8] 張錚.傳統會計的新挑戰——網絡會計[J].特區經濟,2005(9):222.
