自動轉賬是指會計信息化系統中,通過對記賬憑證生成要素的設置,由系統自動生成指定業務的規范化記賬憑證的一種操作功能。為在適當時刻生成記賬憑證而將某一轉賬業務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先予以設定,即建立一項業務的轉賬模型的過程,稱為自動轉賬憑證的設置(或稱為定義)。依據自動轉賬憑證模型來生成特定業務的記賬憑證的過程稱為自動轉賬。由自動轉賬產生的憑證通常稱為機制記賬憑證,有時簡稱為機制憑證。
一、自動轉賬的種類
通用財務軟件提供兩類自動轉賬功能,第一類是在賬務處理模塊中,以輔助核算或期末業務處理的形式提供的轉賬設置與憑證生成功能,由于這種轉賬一般是在賬務系統內進行,有時也被稱作內部轉賬或內部結轉。按照內部轉賬所適用的業務內容,又可區分為內部專項業務結轉和內部通用業務結轉兩種類型。第二類是在工資薪酬、固定資產等專項管理模塊中提供的費用分攤與結轉功能,因為涉及賬務系統外的專項核算系統,所以亦稱之為外部轉賬或外部結轉。
1.內部專項業務結轉種類
通用軟件的賬務系統中,針對確定的轉賬業務內容所提供的轉賬功能,一般有以下幾項:
(1)銷售成本結轉。由系統自動完成銷售成本計算并生成銷售成本結轉憑證。通常,系統支持計劃價法(或售價法)、先進先出法、全月加權平均法、移動加權平均法等計價方法來計算銷售成本。
(2)制造費用結轉。由系統自動將制造費用余額按設定要求或比例分配至各受益產品,并生成相應的記賬憑證。通用軟件一般只能完成單一步驟或單一層次的費用分配任務,對于需要多層次分配制造費用的情況,需要用戶按各項費用與分配對象的關系逐一設置并分次運行。
(3)匯兌損益結轉。對于外幣資產或外幣負債項目,按設定的方式與錄入的匯率自動計算匯兌損益并生成結轉憑證。匯兌損益的計算與匯率變化緊密聯系在一起,通常需要在自動轉賬前錄入期末匯率(或當前匯率)。
(4)期間損益結轉。自動將損益類科目期末余額結轉至本年利潤科目,并按要求生成相應的轉賬憑證。期間捐益結轉憑證通常是整個系統的最后一張記賬憑證。
2.內部通用業務結轉種類
無論是被標注為自動轉賬憑證,還是被命名為自動轉賬分錄,通用軟件提供以下兩種通用轉賬業務處理功能。
(1)對應結轉。是指將一個科目的當前(期末)余額按設定比例轉入一個或多個對應科目的轉賬方式。需要用戶設置的參數主要有兩項:一是需結轉的科目余額的方向;二是轉入科目的轉賬比例。使用對應結轉功能時,不需要由用戶自己定義分錄內容和金額計算公式。凡是余額對轉的業務,如將制造費用結轉至生產成本、將所得稅費用結轉至本年利潤等,都可以通過對應結轉方式生成機制憑證。
(2)自定義轉賬。這是由用戶對憑證的全部要素項目進行定義,并保存為轉賬模板,由系統根據模板自動生成記賬憑證的轉賬方式。自定義轉賬憑證中的憑證類型、摘要、會計科目、借貸方向、金額來源公式等都必須由用戶自己來定義,其中金額來源公式的設置涉及到對各種賬簿與憑證的金額關系的理解,以及需要掌握軟件所約定的語法規范,所以,這一轉賬形式對用戶的專業知識要求比較高,應用過程也較為復雜,一般在前述各種類型的轉賬方式均無法滿足用戶的要求時,才利用自定義轉賬方式來處理自動轉賬憑證。
3.外部轉賬的種類
外部轉賬是指賬務處理子系統以外的各專項核算子系統,按照用戶設置,自動生成與本系統業務相關的記賬憑證并傳遞到賬務處理子系統的轉賬方式。外部轉賬方式生成的自動轉賬憑證常被稱作外部憑證。外部轉賬也是財務業務一體化處理的數據橋梁。常見的外部轉賬有以下幾類:
(1)工資費用分攤結轉。工資薪酬管理系統可以根據工資匯總表自動生成有關分配工資費用、計提福利費、計提工會經費、計提職工教育經費等業務的記賬憑證。
(2)固定資產折舊計提。固定資產管理系統可以根據有關固定資產增減變動資料生成固定資產增減的記賬憑證,根據設置的折舊方法及計提周期自動生成計提固定資產折舊的記賬憑證。
(3)往來業務及壞賬準備計提。應收應付款管理系統可以生成有關應收賬款、應付賬款的發生及償還等業務的記賬憑證,并能根據應收賬款余額自動計提壞賬準備,生成計提壞賬準備的記賬憑證。
(4)差異結轉與成本結轉。在財務業務一體化應用中,存貨管理系統可以根據材料出入庫記錄,生成有關存貨出入庫業務的記賬憑證,并能自動生成材料成本差異結轉憑證。
二、自動轉賬適用的經濟業務類型
自動轉賬是在用戶定義的基礎上,由系統根據設置的參數自動運算并生成記賬憑證。適合設置為自動轉賬憑證的經濟業務,通常需要滿足以下幾個條件:
1.需定期重復處理的穩定業務
完成初始轉賬設置后,使得本應每次都需完整錄入的憑證,簡化為只需點擊幾個簡單命令即可生成。但是,憑證模板的初始設置需要有一定精力投入,在此,自動轉賬的意義在于多次重復應用,只有對于不同會計期間須重復多次處理的業務,才能在反復應用中體現出簡便、快捷的優勢。稅金計提、成本結轉、損益結轉等業務都具有一定的時間性,也有一定的規律性,這類在不同會計期間重復發生有基本穩定的業務,最能體現軟件自動處理的優勢。
2.會計科目能夠事先確定
自動轉賬本身是智能的,但這種智能體現在用戶的應用過程中,自動憑證一旦被設定,就只能按照事先的定義來生成實際業務的記賬憑證。凡不能確定最終會計科目的業務,是無法以自動轉賬的方式來處理的。比如,銷售入賬業務不宜設置成自動轉賬憑證,因為事先不能確定銷售對象,也就無法預先設定入賬的明細科目或輔助項目;而固定資產改良支出的攤銷則適宜自動轉賬處理,因為分攤結轉的入賬科目,不管是銷售費用還是管理費用,一旦確定就不會再改變。
3.金額可以事先預知或可以被描述
通常,轉賬業務的發生金額具有一定的規律性,如折舊額可按折舊公式計算,無形資產可按某一確定的數額或比例攤銷,而費用或成本則可按各該科目的當前余額結轉,等等。只有確定的金額來源,或者體現著某種規律性的金額取得渠道,才能夠事先以某種規范的方式將其描述和表達出來。反之,發生金額不能被事先預知,或不能被準確描述的經濟業務,都無法交由系統進行自動處理。
三、自動轉賬的應用優勢
自動轉賬憑證設置是一項一次定義、多次反復應用的一勞永逸的初始化工作,憑證模板建立以后,相關參數可不再調整,或只在業務變化以及會計核算方法變更時作少量修改即可。如果會計人員能巧用自動轉賬功能,煩瑣的憑證輸入環節的瓶頸現象將大大緩解。在會計業務處理中,通過自動轉賬生成記賬憑證具有明顯的優勢。
1.加快期末業務處理速度
自動轉賬憑證由系統自動生成,省去了處理過程中逐項輸入憑證要素內容的手續,大大提高了生成憑證的速度,使期末轉賬與結賬有機會趕在業務結束的當時快速地完成。雖然少數憑證在生成過程中需要用戶的干預,如輸入期末匯率、分配結轉比率等等,但這些參數一般由軟件即時提示,其錄入方式也比較單一,通常不影響期末轉賬業務的處理速度。
2.提高記賬憑證的正確率
在信息化系統中,由手工錄入的憑證,可能因為工作疏漏、疲勞、判斷失誤等原因而出錯,而由系統根據事先定義的自動轉賬模板所生成的憑證,其中多數要素內容已事先確定而不再有出錯機會,唯一可能出錯的是根據用戶描述臨時生成的憑證金額。由于金額來源于軟件系統內部的數據庫,因為軟件本身是不會出錯的,只要定義的憑證模板中的參數是正確的,則所生成的記賬憑證就必定正確。所以,自動轉賬憑證具有較高的正確性保障。
3.保障會計業務的完整性
需要在期末進行處理的業務比較多,而且比較雜,若用戶對企業業務整體不熟悉,則很容易出現遺漏、錯轉等情況,其中任意一筆業務的疏漏都將影響最終業務核算的準確性。而自動轉賬功能的應用,將業務交由系統內部程序來控制,期末業務處理可以嚴格按順序逐筆進行,不再存在因操作疏忽而遺漏業務處理項目的可能性。
四、轉賬金額的來源渠道及其表示方式
自動轉賬的重點與難點均體現于轉賬金額的設置。通常,專項業務轉賬憑證(如匯兌損益結轉、材料成本差異結轉等)的金額由程序內置算法確定,用戶不能閱讀更無法更改其金額來源方式。而更多的轉賬憑證是以自定義的方式由用戶設置的,金額來源公式也由用戶來設定。常見的幾種轉賬方式中,金額來源主要有以下種類:
1.來源于賬戶余額
按余額結轉是最為常見也是最易理解的一種結轉方式,一般情況下,制造費用結轉、期間損益結轉等都是直接按照各該科目的當前余額來轉賬的,結轉后轉出科目的余額都被清零。在實際應用中,所謂的對應結轉實際上就是一種直接把一個科目的余額結轉至另一個(或一組)科目的結轉方式。在自定義轉賬結轉中,通常也在公式設置中用到提取科目余額的函數。
科目余額在不同時期有不同的含義,在自動轉賬以及報表指標取數公式設置中,余額是指業務處理到這一步驟時的即時余額,有時也稱為當前余額。比如,通常所言“期末應將制造費用余額結轉至生產成本”,這里所稱的余額就是指結轉前余額。為此,在轉賬設置中所稱的余額,不能與通常所說的期末余額相混淆。
圖1是用友軟件對應結轉憑證設置界面,系統將轉入科目與轉出科目分布在不同區域來進行定義,其中轉出科目只有一個,且按當前余額全額轉出,而轉入科目允許有多個,可以由用戶設置各轉入科目的轉入金額比例。
2.預先確定的常數
少數轉賬憑證在每一會計期間的發生額都是相等的,如按平均分攤的固定資產改良支出費用、個別認定的無形資產攤銷費用等,這些轉賬業務每一期所需編制的結轉憑證,不僅科目完全相同,金額也完全一樣。所以,在定義轉賬憑證模板時,只要在金額欄輸入一個常數即可。個別軟件(如用友)允許在自定義轉賬憑證金額公式向導設置過程中,在金額公式欄輸入一個常數,并可將這一常數與繼續錄入的其他函數共同構成更為復雜的金額來源公式。
3.通過鍵盤輸入
有些憑證的金額或用以計算金額的各運算項的數額,或來源于系統外部,或客觀上無法通過自動計算的方式獲得,比如期末匯率、按面積分攤租賃費等,用戶在定義自動轉賬憑證時,往往將金額來源定義為鍵盤輸入,系統在生成憑證的過程中,遇有需要鍵盤輸入的數據時,會自動暫停,提示并等待用戶輸入數據。目前許多通用軟件還采用另外一種常數輸入模式,即由用戶直接在生成的憑證中修改輸入手工計算得出的金額。用友、金蝶等軟件均默認了對常數進行任意修改的鍵盤輸入方式。
4.取自專項核算系統的運算結果
大多數外部結轉憑證的金額都是由相關子系統自動計算得出的。比如在工資薪酬管理系統中,軟件根據用戶輸入的工資項目數據計算出應付工資額和實發工資額,按指定項目合計數(或扣除指定項目數額后的計提基數)以及設定的計提比例計算出福利費、工會經費等計提費用額。在此需要用戶操作的主要是指定運算基數(含蓋項目或扣除項目)、計提比例、觸發條件等參數,而計算公式與運算過程則由系統內置功能來完成。
圖3是用友軟件工資薪酬模塊的費用分攤設置界面,在完成分攤類型、分攤比例的設置后,系統將打開憑證主體內容設置窗口,由用戶定義摘要、科目、借貸方向等要素,而金額則由分攤比例與之前設置的分攤依據兩個參數運算得出。
5.生成于用戶公式計算結果
在自定義轉賬憑證的設置中,一般由用戶根據軟件提供的公式設置功能,直接編輯并錄入金額來源公式。在所有金額錄入方式中,這種金額來源方式的表達功能最強,應用也最為靈活。
金額公式有嚴格的語法規則,這些規則由軟件內置規范來約定,不同軟件的語法規則所表現的靈活性以及掌控的復雜性也各不相同。例如,企業購入的某項土地使用權(核算科目代碼為170101)總計600000元,需在五年內平均分攤,則將金額公式描述為“取無形資產——某土地使用權科目余額的六十分之一”,為此,在不同的軟件中需填入的金額公式如表1所示:
為方便用戶正確設置自定義轉賬憑證,幾乎所有通用軟件都支持引導輸入方式生成金額公式。例如在金蝶軟件自定義轉賬設置中,當選擇轉賬方式為“按公式轉出”并通過“獲取”命令調用的引導輸入編輯界面時,能夠由用戶自由運用的有賬上取數、表間取數、運算函數、日期段取數和通配符取數等多種取數設置功能。
五、自動轉賬功能應用的一般技巧
自動轉賬的正確運用,建立在用戶對這一功能的正確理解基礎之上。所以,用戶在利用自動轉賬處理會計業務時,應用特別注意以下問題:
1.自動轉賬憑證需進行與手工憑證相同的后續處理
自動轉賬憑證與手工填制憑證的區別,只在于憑證產生方式的不同,這些憑證后續審核、過賬等操作的步驟與規則,與手工填制憑證是完全一樣的。在賬簿輸出與內部表單處理環節,除了個別軟件采用專用類別名稱外,機制憑證并不在其中留下其他特別的痕跡。
2.轉賬前須將所有業務登記入賬
多數賬務函數是從基本賬表文件中提取數據的,而賬表文件只針對已記賬的憑證進行更新,所以未記賬憑證的數據不會出現在賬表文件中,因此賬務函數無法提取未入賬憑證的相關數據。所以,當自動取數公式所指向的內容中包含有未入賬憑證時,所生成的自動憑證很可能是錯誤的。因此,當月末集中利用自動轉賬功能生成憑證時,一定要逐張生成并立即審核登賬。
由于憑證制單人和審核人不能為同一用戶,在單機操作環境下,可能需要頻繁更換操作員以便完成生成憑證、審核憑證、記賬等操作。對此,少數軟件采取了變通處理方法,如金蝶軟件在自動轉憑證定義頁面安置了一個“包含本期未過賬憑證”的選項,用戶可以將其設置為“包含”,則系統在生成這一憑證時會自動將未入賬的相關數據加計在內。這一處理避免了頻繁更換操作員的麻煩,使自動記賬憑證能連續編制,一氣呵成。
3.注意期末業務的處理順序
期末業務是相互關聯、互相銜接的,業務處理有嚴格的順序,用戶必須保證讓系統按順序生成轉賬憑證。例如,用戶定義了結轉銷售成本、計算匯兌損益、結轉期間損益、計提所得稅費用、結轉所得稅費用五張自動轉賬憑證,那么因為銷售成本、匯兌損益是期間損益的一部分,所以一定要先生成這兩張憑證并記賬后,才能生成結轉期間損益的憑證;又因為要依據本期利潤計提所得稅費用,所以一定要先生成結轉期間損益的憑證并記賬后,才能生成計提所得稅費用的憑證;而因為有了所得稅費用后才能將其結轉至本年利潤,所以一定要先生成計提所得稅費用的憑證并記賬后,才能生成結轉所得稅費用的憑證。故此,這五張憑證的生成順序應該是結轉銷售成本、計算匯兌損益(此二者無先后順序)、結轉期間損益、計提所得稅費用、結轉所得稅費用。并且,應在前一張憑證審核記賬后才生成后一張憑證。
4.掌握系統的自動明細匹配規則
有些軟件允許用戶在自動轉賬定義中使用非末級科目,而由系統來自動處理憑證的明細數據,這類處理很可能有其獨特的規則。通常,系統將未指定末級科目或輔助項目的科目所擁有的下級科目或輔助項目數據,逐一結轉至憑證中的對應科目;或者,在借貸雙方均為非末級科目情況下,自動匹配下級科目或輔助項目并結轉相應數額。例如,在用友軟件中,進行銷售成本結轉時,可只指定庫存商品、主營業務收入、主營業務成本這三個一級科目,而忽略其下級科目結構,但要求這三個科目的下級科目結構必須相同,軟件會自動匹配明細科目并按對應關系一一予以結轉。
5.控制自動轉賬運行的次數
自動轉賬憑證中,專項設置功能(如匯兌損益結轉)通常能自動控制一個會計期內被調用的次數,一般不會出現多次重復制證的情況。但大多數自動轉賬模板是可以在一個會計期間內被重復使用的。用戶必須留意期末結轉業務處理的次序,防止跳躍進程或重復進程而出現漏記、重記等錯誤。
六、提高自動轉賬功效的若干策略
財務軟件的應用過程,始終伴隨著對軟件功能的深入理解與創造性發揮,而對于初次應用軟件的自動轉賬功能的用戶,更應注意做好以下幾方面的工作:
1.加深自動轉賬屬性研究,選擇使用最佳轉賬類型
自動轉賬的類型多,適用性也比較廣,有的轉賬方式能夠處理多種類型的經濟業務,也有的轉賬業務適合于多種轉賬方式來處理。為此,用戶在選擇轉賬類型時,一定要對轉賬業務與轉賬類型進行認真的分析與比對,既使設置的轉賬憑證模板保持簡捷、正確,又要使其有一定的可調整性。例如,對于制造費用的結轉業務,既可以選擇自定義結轉方式,也可以應用對應結轉方式,兩者相比,對應結轉的初始設置更簡單一些,但對應結轉的轉出科目只能是一個,隨著明細科目(費用項目)的增加,需設置的轉賬憑證數量也將動態遞增,而自定義結轉盡管在初始設置時比對應結轉稍煩瑣些,但它將業務歸集在一張憑證中進行處理,這比分散處理更規范,更便于查詢和分析。究竟選擇簡潔還是取舍方便,就要看用戶的經驗了。
2.熟練使用兩種金額公式設置方式
金額公式的定義有兩種方式,一種是直接輸入,這需要用戶熟練掌握公式編輯的詳細的語法規則。另一種是引導輸入,用戶只需知道金額來源的渠道,在引導界面選擇或輸入相關參數后,由系統自動生成金額來源(函數)公式。日常應用中,一般以引導方式由系統生成主要函數,以手工補充方式修正其中的運算項和常數項。
3.科學設置科目體系,合理利用輔助功能
高效使用自動轉賬功能的前提是建立科學、合理的會計科目體系。會計科目一般包括一級科目(總賬科目)和明細科目,在會計信息化系統中,應盡可能減少明細科目,而通過使用輔助核算功能來解決多層次核算問題。比如對于應收賬款、應收票據、預收賬款等往來科目,應盡量采用往來輔助核算模式,而對于管理費用、銷售費用、在建工程等成本費用科目,則宜使用通用項目輔助核算模式。輔助核算不僅能減少業務處理工作量,增加輔助數據處理與報告功能,而且,在對科目進行一次性定義后,不必進行后續修改即能適應輔助項目的動態變化,從而減輕自動轉賬設置工作負擔,提高轉賬業務處理的工作效率。
4.加強學習,提高會計人員業務素質
自動轉賬定義有一定的技術含量,其中可能出現的問題有一定的隱蔽性,會計人員往往不容易發現轉賬設置中的一些隱含的錯誤。所以,自動轉賬對會計人員的業務素質有較高的要求。會計人員不僅要熟悉本單位的經濟業務,還必須能夠熟練運用軟件系統的函數,能正確解析業務指標,并能靈活定義轉賬公式。只有對業務與軟件規則兩方面都熟悉的操作員,才能在企業經濟業務變化時正確進行轉賬設置的調整,也才能保證自動轉賬生成的憑證的準確無誤。否則,因為轉賬定義偏差導致的錯誤,很可能將長時間影響所生成憑證及其相關賬表的真實性與正確性。
主要參考文獻
[1]谷茂春.淺議會計電算化的期末業務處理.甘肅廣播電視大學學報.2006.12.68—69
[2]呂志明.會計軟件自動轉賬功能分析.財會月刊.2008.12.58—59
[3]張鳳新.期末自動轉賬功能應增加“臨時輸入”取數來源.中國管理信息化.2007.9.17
[4]付得一.會計信息系統.北京.清華大學出版社.2006.51—53
