作為企業的核心模塊之一,財務信息化在企業信息化的過程中一直占據著重要的地位。企業的財務管理信息系統的構建是實現有效財務控制的一個關鍵環節,由于企業集團具有成員企業眾多,企業層級多,業務多元化等特點,財務系統對企業集團而言更是至關重要。但是企業集團財務信息化的實施是一個復雜的過程,存在固有的特點和難點。從管理層面看,要適應企業集團涉及的不同行業領域和業務板塊,不同的管控模式,滿足不同時期集團戰略和外部市場環境的變化,對系統的靈活性、擴展性提出了更高的要求。從執行層面看,企業集團是否能夠通過信息化理順管理體系和流程,提高管理效率,將財務信息、業務信息進行有效融合,決定了信息化實施的成敗。從操作層面看,企業集團大多部門條塊分割嚴重,對信息化的認識不一致,地區差異大,人員素質參差不齊,這些因素都有可能導致財務信息化不能按照規劃的設想順利實施。
中國郵政作為一家典型的國有大型企業集團,正在進行集團財務管理信息系統的整體規劃和實施。筆者擬通過中國郵政財務管理信息系統的建設實踐,對集團企業財務信息化的建設動因、信息化總體規劃、實施過程等內容進行初步探討和研究,希望能為集團企業財務信息化建設提供一些經驗和啟示。
一、中國郵政財務信息化建設動因分析
集團企業實施信息化的原因是什么,這是本文研究的首要問題。根據一項包含50家案例企業的研究顯示,企業實施管理信息系統的動機具有多樣性:約70%的企業選擇為了提高企業的經濟效益, 20%的企業是為了規范企業管理行為和提高企業管理思維, 5%的企業為提高企業員工士氣,還有5%的企業僅僅為提高企業形象。
而從中國郵政信息化建設的過程分析,中國郵政實施財務信息化的直接原因是企業整體信息化的驅動。
中國郵政將信息化作為改造傳統產業,提升服務能力的一個重要手段,始終將信息化的建設放在重要地位。經過10年的建設,郵政的信息化建設幾乎涵蓋了郵政所有業務及生產作業范圍,并開始步入平臺應用集成及管理信息化階段。但截止到2006年,郵政財務管理卻仍處于信息化起步階段,采用單機版軟件實現了會計電算化。財務管理信息化水平的滯后也嚴重影響財務管理水平的提升和功能的發揮,主要表現在以下幾個方面:一是“信息孤島”問題突出,現有的核算軟件是以每一個獨立核算單位作為管理對象,是一種分散的管理模式,不能實現財務數據集中和共享,也無法進行上級單位對下級單位的遠程實時查詢和深入財務分析。集團總部和各子公司的財務系統之間,各子公司的財務系統和業務系統之間,不能做到數據信息的有效傳輸和共享,總部難以實現規范化、標準化和統一化的財務管理。二是核算軟件只是實現了以“電算化”為目的的基本核算功能,缺乏財務和業務流程集成化管理、集團報表合并、數據資源及時準確的挖掘利用以及預算管理、管理會計應用等更高層次的功能,不能有效避免企業管理中信息失真、重復錄入、信息滯后等問題,無法滿足集團科學化、精細化管理的需要。
在生產作業系統信息化的基礎上實現企業管理信息化,是郵政財務管理信息化建設的一個直接動因。這也是許多大型企業集團面對的共同背景,局部的生產環節實現信息化后,必然要求實現綜合的更高層次的管理信息化。
二、中國郵政財務信息化建設的總體規劃
中國郵政財務管理信息系統建設的總體目標是建設基于先進財務管理理念,利用信息技術手段進行決策支持和實施有效控制的財務管理平臺,實現基礎數據規范化、業務流程規范化、管理信息可視化與透明化。財務管理信息系統需要集成的主要功能包括財務會計、收入確認和稽核、采購申請、授權和批準、費用支付控制、全面預算管理、資金資產管理、損益核算、經營分析等。系統要實現財務信息與業務信息的全面融合,推進總部和省兩級財務集中管理。
信息化的實現不可能一蹴而就,需要對關鍵點進行優化排序。
第一階段:引入財務會計(總賬、報表)搭建起財務管理信息化基礎平臺,實現財務核算信息化。引入會計核算管理模塊及財務報表管理模塊,適應執行《企業會計制度》的要求,規范財務會計核算流程和標準,實現集中核算、報表統一自動生成、財務數據共享、遠程檢查監控等基本功能。解決會計核算的合規性、真實性、準確性、及時性方面的問題,保證會計核算信息質量。同時加強收入管理,考慮與電子化支局、集郵、報刊等業務生產系統的自動對接,實現業務收入數據、往來及庫存等數據的自動記賬。
第二階段:在第一階段實現會計核算數據集中的基礎上,對財務管理流程中其他環節實現信息化,優先考慮企業資金和資產管理的信息化,包括工程計劃管理、合同管理、工程管理、固定資產管理、資金管理,實現固定資產的全生命周期管理,加強資金的集中管控和運作。構建集團內部銀行與集團資金結算管理體系和集團固定資產全生命周期管理體系。根據財務管理信息系統建設的需求,業務部門升級更新相關業務系統,以自動導入業務系統數據的方式采集進行管理會計核算所需業務數據。
第三階段:搭建起管理會計體系(成本中心會計、作業成本核算、訂單和項目會計、產品成本核算、利潤中心會計、獲利能力分析),實現分專業、分主要產品、分主要生產環節、分區域的損益核算。支持按照虛擬的組織結構、業務范圍展示損益核算結果。
最后實現全面預算管理、成本費用管理、業務財務一體化、內部控制管理、決策支持的信息化。與人力資源系統、中心局生產作業系統、郵運指揮調度系統及OA辦公自動化等系統自動對接,從源頭開始,整合企業信息系統,建立企業門戶,構建起中國郵政的ERP系統,實現實物流、資金流、信息流的集成化應用,構造“數字郵政”管理模式。
三、中國郵政財務管理信息系統一期建設的特點
根據郵政財務信息化總體目標,中國郵政確定了郵政財務管理信息系統建設的總體思路:“總體規劃、分步實施、突出重點、先易后難”。并于2006年8月全面啟動了中國郵政的財務信息化工作,第一階段首先完成了總賬和報表兩大模塊功能,初步建立起全國聯網、統一管理、分層應用,功能擴展靈活,維護方便,運行高效、穩定、安全,數據準確的財務管理信息平臺。主要實現的功能特點有:
一是會計核算數據實現了全國大集中。系統采用基于B/S結構的全國大集中方式,所有的數據和業務處理功能都集中在財務系統的全國中心。全國中心、各省公司和地市局的業務處理和查詢通過綜合網連接到財務系統全國中心進行操作。這種架構有利于系統的統一管理和控制,保證數據的準確性和完整性,也有利于與其他業務系統的對接。數據集中后,還能夠實現報表到賬簿、賬簿到憑證的穿透查詢。
二是提高了自動化程度,減少了人工干預。對于已有業務信息系統的專業收入盡量從系統中自動采集,自動入賬,實現業務財務信息的一體化。通過現金流量表項目與會計科目綁定的方式,自動生成現金流量表,減少基層財務人員的人為判斷。能夠實現省級郵政企業匯總報表的統一自動生成,保證了基層企業報表的準確性和及時性。
三是進行了財務管理的標準化和規范化工作,并固化到信息系統中,提升財務管理水平。在信息化建設過程中,同步修訂和制定了一系列郵政會計管理規范,修訂了《會計核算辦法》,制定了《協同業務處理規則》、《合并報表管理流程》、《財務信息系統管理規范》等。新系統規范了核算單位設置,實現財務集中核算;統一了會計崗位設置,規范了崗位權限;統一和完善了會計科目體系,規范了會計核算;統一了輔助核算的內容和范圍,滿足了多維度會計信息的提供;制定了財務協同規則,規范了內部往來對賬。
四、案例分析
總結中國郵政財務信息化的規劃和建設過程,我們發現兩個突出的特點:
一是標準化和規范化是信息化的前提和基礎。從某種意義上說,信息化就是標準化和規范化的構成和載體。集團公司的標準化和規范化工作尤為重要。只有通過財務管理標準化和規范化,建立科學合理的財務核算流程及集團財務集中管理與監控的模式,完善企業的內部控制制度,才能實現全集團財務規范統一、核算口徑統一、信息采集來源統一,保障基礎財務信息的真實、準確、完整。
中國郵政財務信息化工作首先必須關注并致力于標準內容和標準平臺的建設,財務部門配合郵政標準化管理部門把郵政財務信息化管理納入規范化軌道,對核算主體、崗位、會計科目、責任中心、資產分類編碼、業務種類分類代碼、產品分類代碼等的編碼進行統一和規范,并研究制定了具體的貫徹實施辦法,保證標準規范得到有效執行,為實現財務業務管理一體化奠定了基礎。集團企業財務信息化系統不同于傳統的核算型軟件,還要求集團建立健全各項財務管理制度,主要包括建立健全會計核算制度、財務報表制度、內控制度、預算管理辦法、內部結算管理辦法、資金管理辦法、資產管理辦法、內部往來協同管理辦法、欠費管理辦法、大客戶管理辦法等。還要做好信息化建設相關管理制度與崗位職責的制定,明確數據備份方案、應急處理預案、系統管理分工、系統管理員操作規范及流程等。
二是緊緊把握業務改革與流程再造這個重點和難點,實現郵政財務管理流程遠景規劃。隨著企業所面臨的競爭越來越激烈,企業必須通過更加高效的運作系統來不斷提高自身的應變能力和適應能力,其中業務流程重組是最重要最有效的方式之一。業務流程主要包括管理流程、操作流程和支持流程三類,操作流程直接與滿足外部客戶的需求相關;支持流程指為保證操作流程的順利執行,在資金、人力、設備管理和信息系統支撐方面的活動;管理流程指企業整體目標和經營戰略產生的流程,管理流程指導企業整體運作方向,確定了企業的價值取向,是最重要的流程。而財務管理信息化涉及的主要是管理流程的改進和重組。
郵政財務管理信息系統一期建設中對內部往來的管理進行了業務流程再造。郵政集團的分支機構遍布全國所有市縣,有大量的內部往來業務。全網應收款項規模較大,高達上百億元,且部分專業往來賬款呈上升趨勢。在財務管理信息系統的建設中,我們引入了財務協同的概念和功能,對內部往來的處理流程進行了重新設計。集團公司內部發生往來經濟事項,經濟業務往來的任何一方均可制作協同憑證,先制作協同憑證的一方為發起方,發起方制作完協同憑證的同時發送短消息通知被協同方,發起方憑證摘要中寫明往來單位的省、地市、縣名稱,被協同方根據系統提示必須于月末前對協同憑證確認。如果處理后發現協同憑證所述經濟往來事項與實際不符、金額錯誤等,應由被協同方及時發起制作新的協同憑證予以更正,對有爭議的協同憑證,必要時可向上級申請仲裁。引入財務協同,企業可以進行實時對賬,從而有效地解決了內部往來列賬不同步、對賬不及時、債權債務清理缺乏依據等問題,有利于內部往來款項的及時清理和合并報表的正確編制。五、進一步的啟示
一是集團公司的財務信息化建設是領導工程和總部工程。領導工程是指財務信息化往往與企業管理創新相結合,集團公司高層領導必須對財務信息化給予足夠的重視并親自參與,要對企業存在的問題有客觀的認識,對管理的轉變要有合理的預期,并對企業流程重組和重大業務流程的改變進行決策。總部工程是指在財務信息化工程實施中要充分發揮集團公司的組織領導和宏觀管理作用。總部要配備專門的業務、技術力量,周密計劃、精心組織,制訂詳細的工作方案,分解各項工作,落實責任部門和人員,確保財務系統的順利推廣實施。在推進標準化和管理規范化工作過程中,總部的權威尤其重要。
二是集團公司的財務信息化必須結合企業現狀,符合企業特點。財務信息化沒有固定的內容和實施模式,必須根據本企業管理的特點、現狀和發展的需要,做到適時、適度、適用,不要盲目貪大求全。既要注重與國際經濟、技術發展相銜接,更要從企業實際出發,考慮現有基礎情況和現實承受能力,考慮企業的觀念、人才、組織、基礎管理等是否能夠適應實施信息化工程的要求。特別是管理類的系統,如果管理改革不到位,盲目上信息化,不但起不到提高企業經濟效益和核心競爭力的目的,還會造成大量的資源浪費。
三是集團公司的財務信息化建設是一個不斷發展的動態過程,要統籌規劃分步實施。實施財務信息化,應根據總體目標和階段目標,循序漸進持續優化。由信息化促進管理的改進和流程的優化。管理的不斷優化反過來又不斷對信息系統提出更高的要求。因此在企業財務信息化規劃建設時,一定要站在發展的角度去看問題,萬萬不能認為“一次投資、終身受益”,財務的信息化有始而無終,貴在堅持不懈。在信息系統實施過程中,要針對企業財務管理的現狀,充分考慮企業管理變革的承受能力,一定要注意重點突出、主次分明,適當取舍,循序漸進。充分分析研究財務管理中存在的問題及解決方案,并制訂出切實可行的分步實施計劃,逐步實現集團財務管理總體目標,確保整體實施效果。
四是在財務信息化建設過程中,要注重培養一支“自己的隊伍”。在中國郵政財務管理信息系統一期的建設實踐過程中,集團公司派財務和技術人員全程參加,培養了一支自己的隊伍。在廠商實施顧問撤離現場后,這支隊伍不但承當起日常的運維工作,還獨立承擔了年度結轉、年報等的實施工作,在鍛煉了能力的同時,還節約了昂貴的實施費用。
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