醫院在醫療服務過程中,藥品的消耗占醫院各種物資消耗的比重比較大,藥品的儲備與周轉是醫院資金運動的重要組成部分,這部分資金管理工作的成效直接關系到醫院的社會效益和經濟效益。為了減少差錯,提高工作效率,我院2003年引入醫院信息管理系統(Hospital Information System,簡稱HIS系統),HIS系統的應用優化了藥品管理流程,實現了采購、保管、審核、記賬、支付等崗位職能的相互牽制和信息共享。但HIS系統的使用也給會計核算和管理帶來了一些新的控制問題。
一、HIS系統藥品管理流程
藥庫保管員根據HIS系統提示的藥庫的庫存數量及藥房每月的請領數量,做出合理的采購計劃。經藥劑科主任核準和分管院長審批后由采購員采購。對購入的藥品由倉庫保管員驗收入庫,輸入電腦填制藥品入庫單,藥品會計根據發票上藥品的品種、規格、數量、價格、供應商、廠商、生產批號等信息與電腦上藥品入庫單核對,核對無誤后進行財務驗收并打印入庫單,入庫單由采購員和庫房保管員共同簽字后連同發票正本交于藥劑科主任核準后,由藥品會計將核對無誤、手續齊備的發票、入庫單交財務科。財務科應嚴格核對采購合同、發票、入庫單,檢查其真實性、完整性、合法性,對符合付款條件的采購業務由財務科長核準后報分管院長、院長批準后辦理付款手續。對藥房領用的藥品由各藥房負責人填制藥品請領單提交給藥庫,藥庫保管員根據藥庫存量對各藥房請領的藥品數量進行調整后打印出庫單,門診藥房根據門診劃價收費系統錄入的病人處方,按處方內容發藥并據以登記藥房藥品出庫數量金額明細賬。住院藥房根據各病區及手術室、臨產室提交的醫囑匯總表擺藥并據以登記藥房藥品出庫數量金額明細賬及住院病人藥品費用。
從上述藥品管理流程看,HIS系統設置了較合理的藥品內部會計控制制度,它抓住了藥品的驗收入庫、領用、發出等關鍵內部控制點,確保了會計記錄的真實、完整和準確。如在辦理入庫手續時以購貨發票、驗收入庫單為依據且由保管員、財會人員共同完成,實現了內控中每筆會計記錄都有據可依及管物、管賬等不相容職務相分離原則;辦理付款業務時需由財務科、院領導審批后才能辦理付款手續,形成了領導和財務雙向監督、聯合把關的內部會計控制制度。
二、HIS系統下藥品管理內部控制存在的問題及對策
(一)問題
1.內部控制環境薄弱,風險意識差,缺乏有效的內部審計監督。內部控制環境薄弱,主要表現在:(1)單位負責人對內部控制制度的重要性認識不足。醫院領導大都是醫療業務骨干出身,對提高醫療管理水平和醫療服務質量非常重視,但對財產物資的管理不夠重視,更對內部會計控制制度的建立和實施重視不足。比如醫院領導為應付等級檢查只關注內部控制制度的文字編寫環節,平時就忽略了制度的執行,使制度流于形式,其作用未能得到充分發揮;(2)內部控制相關人員缺乏該有的素質和職業道德水平。他們認為內控是會計人員或管理層的事,跟業務科室人員無關。相當多的人還忽視對新知識和新的形勢下出現的新的風險防范意識。比如個別護士風險防范意識薄弱,出現自己的工號及密碼被其他人隨意使用,還有些人對計算機的軟硬件知識了解甚少,對突發情況的應變能力較差,而且在實際使用時出現誤操作,出現死機甚至導致系統崩潰,使醫院蒙受了不小的損失。出現這些情況除內部控制環境薄弱外還說明醫院缺乏有效的內部控制監督機制。比如醫院運用HIS系統后,醫院領導認為內部審計工作可以通過HIS系統的業務流程的整合、HIS系統的稽核功能完成,故將獨立的內部審計科撤消,使之與財務科合并,削弱了審計的查錯防弊功能。
2.缺乏適當的控制活動,措施不到位。控制活動的措施包括不相容職務分離、授權審批、會計系統、財產保護、預算、運營分析、績效考評控制等。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離。HIS系統程序設計雖然較規范,但系統操作人員因為沒有制度的約束,操作不規范,再加上領導不重視,因此存在較大隱患。比如在HIS系統的藥品基本信息維護部分,根據其操作權限,由藥品保管員進行維護,藥品出入庫記錄也由藥品保管員進行操作,系統自動形成會計憑證和會計藥品明細賬,藥品會計只須對憑證進行審核。這樣保管員就兼有了藥品會計部分職能,致使會計管理控制滯后。為弄虛作假、營私舞弊提供可乘之機,造成藥品管理混亂,財務管理失控。
3.HIS系統安全性問題。當前,HIS系統軟件基本上都由軟件設計公司根據實際的需要,由計算機專業人員負責開發和維護,他們受對醫院管理流程及會計內部控制的了解及產品的成熟程度等因素的制約,軟件設計存在或多或少的缺陷,而在試運行階段又未能及時發現,必將導致內部控制、財務管理出現漏洞,使HIS系統安全性受到影響。同時,醫護人員及會計人員由于計算機信息方面知識的相對缺乏,一般難以結合自身知識參與這一過程。只能被動地使用HIS系統生成的數據和信息,部分醫護人員及會計人員只會使用軟件開發公司提供的固定程序、固定報表,對其中數據也只知其然而不知其所以然。在這種情況下根本無法對計算機及開發商提出更高的要求,對系統設計和使用中存在的問題也難以發現,更無法提出解決問題的方法,給藥品及財務管理留下安全隱患。
(二)對策
1.提升全員內部控制意識。HIS系統帶來了藥品管理流程和會計工作方式的改變,也引起會計內部控制環境各因素的變化。因此,醫院在開展HIS系統的同時要重視內部控制環境建設,優化醫院紀律與架構,塑造醫院文化,提高醫務人員的控制意識。結合醫院實際可以做好以下幾方面的工作:(1)醫院應建立崗前培訓制度、在職人員接受定期和不定期繼續教育。培訓內容結合醫院實際,結合未來發展需要,如對新進人員進行政治思想、職業道德教育,進行HIS系統的應用及操作培訓,與在職人員一起參加財政法規及內部會計控制制度講座等,以此來增強職工的綜合素質,使醫院領導和員工形成“全員參與管理、控制”的理念,讓每一個員工明白什么是科學的內部控制,為什么要實行醫院內部控制,以及醫院HIS系統下藥品管理及內部控制的基本內容和要求。這樣才能在日常藥品經營管理中發現存在的問題,并提出解決問題的工作思路和措施,以在提高工作效率的同時減少財務漏洞,確保藥品安全完整。(2)完善考核制度,落實獎罰措施。建立薪金優厚與違法嚴懲相結合的內部激勵機制,要使遵守內控制度的人得到的收益大于不遵守的人的原則。結合醫院實際制定科學的、操作性強的考核標準,由人事科對各崗位按季度進行考核,與績效工資掛鉤,并納入科主任管理目標考核內容。
2.建立科學完善的組織結構和職責分工制度。根據本單位具體特點和HIS系統藥品核算管理流程,按會計崗位和工作職責可設置系統維護、系統操作、業務審核記賬、會計主管、數據分析等不相容的崗位。針對關鍵流程和環節進行重點完善,使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約。在具體操作中,對藥房藥品進行消耗核算,首先由收費人員根據醫生開具的處方錄入電腦收費,藥房藥劑調配人員審核電腦處方并確認藥房藥品出庫,藥房會計每日對處方合計數與藥品電腦消耗數進行稽核。月末,財務科會計主管根據藥房會計上報的進、銷、存月報表進行藥品銷售成本、藥品進銷差價率等會計核算,并對藥品處方消耗數與醫院藥品收入進行核對,以保證藥品收入的及時確認和核算。如果某一環節出了問題,管理部門就能據此追究到工作責任人,做到工作層層落實,事事有人負責,在一定程度上起到防錯查弊的控制目的。
3.在提高工作效率的同時應加強系統安全控制。系統的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施來保證系統安全、可靠地運行。系統的安全控制主要包括系統的接觸控制、后備控制和環境安全控制。其中,最主要的是接觸控制。接觸控制需建立系統操作權限控制和操作規程控制制度,具體如:規定HIS系統操作人員應當在自己權限范圍內按規定程序進行操作,不得利用他人的口令和密碼進入軟件系統。更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。操作人員如果離開工作現場,必須在離開前鎖定或退出已經運行的程序,防止其他人員越權操作或散發不當信息。
4.充分發揮審計監督作用。HIS系統環境下因憑證的“無紙化”、數據的“磁質化”,致使利用計算機進行貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動有所增加。因此醫院運用HIS系統后,通過組織結構的改革,建立一個不依附于任何職能部門的、相對獨立的內部審計機構,在院長的直接領導下,獨立地行使審計監督權。必要時也可聘請專業審計機構對經濟活動進行審核檢查,對內部控制的功能和效果進行測試評估。查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能。審計人員對付計算機舞弊可以在兩個方面發揮作用:一是審計人員通過對HIS系統的設計、運行、管理進行實時審查,從中直接查出計算機舞弊案。二是審核和評估內部控制系統,對HIS系統數據處理的重要環節和藥品管理流程進行檢測,發現內部控制系統的弱點和不足,提請被審計相關科室改善,通過完善內部控制系統來預防、查出和處理舞弊活動。
總之,利用HIS系統進行藥品管理,極大地提高了藥品管理效率,為藥品現代化管理提供了技術上的保證,同時又克服了人為因素的干擾。但在HIS系統下并不是所有的控制目標都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬,比如內控中許多與人密切聯系的關鍵內控要素卻是網絡系統無法企及的,這就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束。我們將進一步總結、完善這項工作,使內部會計控制制度能夠隨時適應新情況,真正做到保證會計數據的可靠性、真實性和完整性,提高醫院的經濟效益,實現醫院的持續、穩定和健康發展。
參考文獻:
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