資金管理貫穿于企業整個生產經營的始末,是財務管理的集中體現。強化資金管理,可以提高資金的使用效率,規避財務風險,能有效地防止舞弊、挪用、超權限審批等腐敗現象發生,保證企業健康有序地發展。而利用先進的管理軟件——資金管理信息系統可以實現這一目標。
太鋼通過資金管理信息系統對資金的事前預算、事中控制、事后分析的“閉環管理”,實現了與自己的ERP信息系統及各國內銀行的結算系統的無縫銜接,達到了“資金結算網絡化,銀行柜臺桌面化”的目標。現對太鋼資金管理信息系統案例進行分析。
一、實施前情況
(一)各單位擅自開戶
各單位存在私自開戶,隱匿賬戶信息現象,造成資金沉淀,資金利用效率不高,且易形成腐敗現象。
(二)網絡手段落后
太鋼開通了工商銀行網上銀行的查詢功能,其他銀行靠每日電話查詢。
(三)資金結算手段落后
資金管理員通知各單位出納到銀行辦理繳款;對外付款,出具合規票據,去銀行柜面辦理資金的支付業務。
(四)資金預算執行力差
每日,資金預算管理員需通知各單位當日支付額度;依據額度審批支付的票據;日終,依據統計結果,填列資金預算支出表。每日依據查詢資金結余情況,“倒擠”出當日資金收入情況,填列預算收入表。
(五)月末對賬難度大
月末,出納依據銀行日記賬及銀行提供的紙質對賬單,逐筆勾劃明細,必要時需調用原始憑證進行核對。賬戶較多單位,需用時兩日,工作效率低。
(六)授信情況不清晰
各金融機構對集團公司采取“集中統一授信”政策,但各單位在使用上自由度過大,且手工臺賬登記不及時,并存有錯誤,影響資金預算的準確性;同時業務分散,不利于與金融機構溝通獲得最優惠的信貸政策。
二、功能實現情況
太鋼資金管理信息系統(見圖1)通過資金監控、資金結算、票據管理、資金預算、信貸管理及外匯管理等,實現公司資金的有序管理。
(一)資金管理信息系統包括以下主要功能
1.資金監控:實時監控各賬戶資金來源和去向,可查詢歷史記錄,可實時掌握各賬戶余額,并可以作統計分析。
2.資金結算:實現了付款信息從SAP系統中相關憑證傳輸過來,經確認后發送支付指令,及收款的入賬信息實時傳輸到SAP系統中并生成會計憑證;在授權范圍內,相關人員可以進行資金的上收、下撥和對外支付,并實現了銀企自動對賬。
3.票據管理:從SAP系統傳輸應收票據的收取和到期、貼現、背書以及應付票據的開出、承兌等數據信息,對收到和開出的商業票據進行全程電子化管理,實時掌握應收、應付票據資金狀況,并實現了到期票據的預警。
4.資金預算:進行預算的編制、動態控制、事后分析,可自定義預算周期、預算項目等。各用款單位提報支付計劃并上傳,計財部核定各預算項目額度并反饋各單位;系統進行收支綜合平衡,測算資金余缺,確定補充缺口的措施,完成預算編制;各單位對外付款時,銀行收支和票據收支信息從資金結算和票據管理模塊實時傳遞,反映每一預算項目的執行情況,系統按對應項目檢查是否超過預算額度,如超預算將不能通過,經追加預算或特別審批后方能支付。
5.信貸管理:統計查詢企業授信額度及使用情況,實現銀行借款商業票據及信用證的電子化管理。從SAP系統傳輸銀行借款的借入和歸還信息,商業票據及信用證的開立和承付,自動更新信息系統中的授信資料,并對即將到期事項給予預警提示,可實時按各種條件組合查詢。
(二)系統運行效果實例
1.公司設置效果圖(圖2)
三、強化資金控制情況
通過資金管理信息系統的實施,公司強化了資金的內部控制。
(一)強化了資金管理的事前防范
1.杜絕了私自開戶現象。未經授權開立的銀行賬戶,無法在資金管理信息系統內設置,無法辦理網絡的資金支付,無法實現與集團內其他賬戶的資金調撥事項,無法進入會計核算系統,使各單位擬私自開戶時,顧慮增加,不敢輕易開戶。
2.完善了預算編制。在資金管理信息系統中,月度資金預算采取“自下而上、自上而下”的編制方式。預算執行單位先分明細項目(到采購的具體品種)編制本單位預算,將此預算及相關資料一同提報到公司計財部;公司依據整體生產計劃,結合債權債務情況,審定各單位預算,并在系統中反饋回各單位。
(二)強化了資金管理的事中控制
1.強化了資金的集中管理。(1)每日終了,系統自動發送指令,將各單位銀行賬戶的結余資金,自動上收到指定賬戶,實現了跨單位、跨銀行的資金集中;對個別收款賬戶(不對外支出的賬戶)資金,實現了余額定時上收,加速了資金的周轉效率。(2)各單位對外支付時,公司統一依據當日的支付計劃及各行的結余資金,通過系統的手動下撥功能向單位下撥資金。(3)各單位在收到商業票據時,將票據的明細要素記入公司的ERP系統,ERP系統會自動將此信息傳入資金管理系統。資金預算管理員依據預算及資金,確定票據背書、貼現等額度,依據確定的額度及票據情況,在系統中對相應的票據進行標識,實現了票據的集中管理。
2.保證了資金支付的安全性。對外款項支付,會計首先在ERP系統中編制會計憑證,將付款信息(金額及收款人信息不可變更)傳遞到資金管理系統,出納依據會計憑證復核付款信息后,向主管提交,主管審核后支付。杜絕了原來出納一人既“管支票”,又“管印鑒”的現象,防止了出納一人挪用公款的可能,也防止了出納因工作失誤造成錯誤支付的可能性。
3.保證了款項收取的實時性。對收款業務等被動業務,銀行信息通過資金管理系統傳遞給ERP系統,ERP系統自動核實付款人系統編碼,生成會計憑證,在提高工作效率的同時,降低了人為輸入信息的差錯率,并為營銷管理提供了良好的財務支持。
4.設置預警提示,加速資金周轉。對應收票據,提前幾日提示到期,提請委托收款,保證資金的按期收回,杜絕了因操作原因造成的票據資金未按期收回現象。
5.強化了資金預算的執行。對支付信息,依據ERP系統中設定的現金流量項目,將付款信息對應傳入資金管理系統后,記入相應品種的支付預算。防止以前采取手工統計情況下,出納根據預算執行情況,自行調整預算余缺,資金預算管理員無法監控的現象。對超預算項目,需在系統中經有權人授權追加預算后,方可辦理支付。
(三)強化了資金管理的事后分析
1.銀企自動對賬,降低資金風險。在資金系統中,可以將ERP系統的銀行日記賬實時導入,與保存的銀行賬戶結算情況進行自動勾兌,對于差異,可以按日形成《余額調節表》,便于未達賬項的及時落實。會計主管及有關人員可進系統查詢余額核對情況,規避了挪用資金、出借賬戶等現象的發生。
2.加強了大額資金的監控。資金管理信息系統可按單位、發生額度等情況,單一或組合條件方式,查詢大額資金的發生及變動情況,可及時落實有關問題,保證資金的安全。
3.強化資金的各項分析。通過資金管理信息系統中每日的結算及結余的數據,描繪公司資金用量的曲線圖及資金結余的曲線圖,可以分析資金峰底與峰谷情況,對資金進行合理安排,調整結算模式,既可規避因資金問題形成的公司財務風險,也可降低貨幣資金的占用,從而降低公司財務成本。
通過資金管理信息系統的建立,太鋼強化了資金的內控管理,規避了原有的一些風險,保證了經營的有序發展。
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