
企業的規模、組織形式、所有制結構、經營者的管理理念和管理風格、區域文化等不同,其內部控制與流程的設計也會有所不同。因此,設計內部控制與流程必須考慮上述因素。
一、深圳中型民營企業發展現狀及其特點
深圳民營企業占企業總數的比例在70%以上。2009年全市民營及中小企業繳納稅收占全市企業繳納稅收總額的52.4%;出口額占全市78%;GDP占全市65%;提供的就業崗位占全市87%。90%的發明專利來自15萬多家民營企業,而他們中的絕大多數是中小企業。
盡管如此,深圳中小企業目前的發展狀況卻不容樂觀。2010年初,深圳市人大常委會經濟工作委員會完成的一份《深圳市中小企業發展情況調研報告》(以下簡稱《報告》)指出,深圳中小企業發展的政策優勢已經正在逐漸喪失。報告顯示,目前深圳中小企業的發展面臨著“缺錢、缺地、缺人”三大難題。
與其他地區的中型民營企業相比,深圳的中型民營企業具有以下特點:
1.監管環境寬松。深圳政府對民營企業大力扶持,讓民營企業能夠順利地將蛋糕做起來并做大。寬松的監管使得深圳中型民營企業的內部控制在合理保證“遵循相應的法律法規”方面的作用明顯較弱,與長三角地區的民營企業相比,違法違規現象相對較多。
2.發展速度快。深圳速度一直為世人矚目,政府的扶持政策為民營企業的飛速發展提供了優質土壤。從民營企業的數量上看,2001年,約10萬家;2009年底30.5萬家。企業自身的發展速度也非常快,這使得其管理水平相對滯后于發展速度。
3.經營管理方式靈活多變。不墨守成規,也無成規可守。只要能賺錢就好。
4.人員流動性強。重要崗位多由家族成員擔當,外人很難進入。企業內部沒有有效的工會組織維護員工的合法權益,員工合法權益被侵犯的現象屢見不鮮。其中包括一些知名企業。因此員工普遍對企業缺乏歸屬感,流動性極強。
二、深圳中型民營企業內部控制與流程設計的現狀
深圳中型民營企業發展中面臨的難題在一定程度上折射了其在管理上存在的問題。從內部控制的組成要素方面分析,深圳中型企業內部控制與流程的設計普遍存在著以下問題:
(一)控制環境方面的問題
在對誠信和道德價值觀念的溝通與落實方面,幾乎所有民營企業都存在著不同程度的違法違規、缺乏誠信的問題。法律、法規的缺失以及政府過分寬松的、
切以GDP增長為導向的政策,縱容、助長了只要結果不問手段的致富行徑。
在職權與責任的分配方面,由于找不到可信的管理者以及出于穩定的角度,使得授權不夠明確,具有較大的隨意性和不穩定性,缺乏連續性;業主在授權后因缺乏安全感又時時插手親自指揮,不能充分放手。
在經營理念和經營風格方面,重效益,尤其是短期效益,輕長遠發展、急功近利的心態極為普遍。而內部控制的建設是一個長期的、動態的、持續的系統工程,短期效益不明顯,使得企業主對制度與流程建設缺乏耐心,不愿投入建設成本。
(二)風險評估方面的問題
盡管深圳是一個充滿了變數的城市,然而大多數情況下,企業主看到的只是這種變數所帶來的機遇,對風險往往估計不足,甚至缺乏風險意識。無論是2006年至今深圳房地產市場的走勢給經濟發展帶來的起伏動蕩,還是2008年的金融危機對深圳民營企業所產生的影響,都反映了深圳民營企業在風險評估方面存在的不足。
(三)信息系統與溝通方面的問題
民營企業在經營管理上往往只重視結果,而不重視過程,因此各業務環節的資料檔案管理相對較差,信息系統方面的資料積累不完整,業務之間的銜接常常靠口口相傳,而深圳人員的高度流動性以及人員變動環節缺乏溝通,導致很多業務在經辦人員幾經更迭之后幾乎無人知曉,出現問題很難查證。
(四)控制活動方面的問題
控制活動方面的問題主要表現為職責不清和業務流程不明確,部門間協調不力,遇到責任互相推諉,面對利益你爭我奪的現象時有發生。這是由于前文所述的授權的隨意性、不穩定性以及業主授權后不能充分放手造成的。
(五)對控制的監督方面
由于前述四個方面的問題,使得中型民營企業的內部控制很難得到執行,面對隨時可能變更的內部控制與流程,員工無所適從,同時也失去了了解、學習制度與流程并認真執行的興趣,從而對制度的執行與維護產生了負面影響,對控制的監督也就無從談起。
三、深圳中型民營企業內部控制與流程設計
(一)內部控制與流程設計中應考慮的問題
要建立和完善內部控制與流程,中型民營企業必須考慮以下問題:
1.對內部控制的定位
對于民營企業而言,內部控制與流程的設計是否健全、完善,首先取決于企業主對內部控制的定位。對內部控制的定位是指企業主如何看待內部控制。目前在深圳中型民營企業對于內部控制的定位面臨的問題主要有兩個:
一是企業管理要人治還是要法治的問題。小型民營企業都是一切由老板說了算。其管理模式是“人治”。規模擴大之后,一切唯企業主馬首是瞻的做法已經不再適合。必須進行分權。如何分權以及分權之后如何保證管理人員和其他員工的行為不會背離公司目標就成為一個重要課題。企業主必須擺脫“一切聽我的”這種“人治”思想,而應當樹立一切聽“制度”的(企業主也不例外)這種“法治”觀念。只有如此才能營造一個良好的控制環境,促進制度的動態建設與執行。
二是內部控制是消防隊還是護林員的問題。目前,深圳一些中型民營企業已經越來越重視內部控制與流程的設計。但是,這種重視往往是在出現了問題之后,企業主認識到問題的根源在于管理有真空或制度有漏洞,才想到建設制度流程。內部控制擔負的基本上是消防隊的角色,哪里著火企業主就指向哪里。出于解決燃眉之急的需要,制度的建設往往比較倉促,缺乏長遠規劃和系統建設。沒有系統的控制,更沒有日常的風險評估、對制度的監控和維護。而內部控制是一個動態的過程,不可能一勞永逸或一蹴而就。因此,對內部控制的定位,應當突出護林員的角色,原因很簡單:防火應當是常態。
2.成本與效益的平衡
內部控制與流程的設計與執行受制于成本效益原則。但其成本與效益體現的特點卻有顯著區別:一是成本投入在先,效益取得在后,尤其是短期效益不明顯;二是成本投入顯而易見,投入額易于確定,而效益額則很難確定;三是特定成本投入與相關效益往往不配比。
對任何一個民營企業主而言,成本都是一個敏感性極強的指標。上述特點使得深圳民營企業在內部控制與流程的設計過程中首先看到的是成本的投入,卻難以在短期內看到效益或看到顯著效益,從而使其對內部控制與流程的建設缺乏興趣。
3.現實性與前瞻性的有效結合
深圳的中型民營企業本身處于發展較快、變革較快的時期,不斷出現新問題需要盡快解決和規范。因此,很多民營企業在設計內部控制與流程時,對制度的現實性考慮有余,而前瞻性不足。導致制度實施后,很快就失去了適應性,需要大范圍修改或重新制定,給制度的執行與維護帶來了不利影響。因此,在制定制度與流程時應當具有一定的前瞻性,從戰略的角度全面考慮,避免朝令夕改。
(二)深圳中型民營企業內部控制與流程的設計
針對上述問題,深圳中型民營企業內部控制與流程的設計應當做好以下工作:
1.加強控制環境的建設
以往我們提到內部控制的建設,都是單純從企業的角度出發。強調企業應當做什么。事實上,控制環境的建設不僅僅是企業的事情,政府也應當有所作為。政府有責任引導處于發展壯大中的民營企業重視控制環境的建設,尤其是在對誠信與道德價值觀念的溝通方面。從經濟學的角度說,企業是經濟人,追求經濟效益是正常的。要想讓企業重視誠信與社會責任,不妨“利以誘之”。在政策中體現對誠信、守法經營、重視社會責任的民營企業的扶持,例如稅收優惠、嘉獎、免費宣傳、審批優先權等,讓企業能夠在誠信、守法經營和承擔社會責任中獲利;同時加大對違法、失信、固顧社會責任的企業的處罰力度,提高違法成本。
從企業的角度說,控制環境的建設需要企業主的充分重視和積極參與,并身先士卒地維護制度的權威性,任何人(包括企業主)不得擁有凌駕于控制之上的權力,才能有效促進員工認真遵守并執行制度與流程。
2.加強風險意識
市場經濟中風險無處不在,只是深圳民營企業的發展一直備受呵護。經歷了金融危機的洗禮,經歷了房地產業的冰火兩重天,深圳的民營企業逐漸成熟,風險意識也有所加強。內部控制的核心是及時、有效評估風險并采取措施防范,將風險控制在可接受的范圍之內。因此必須充分考慮各業務環節可能存在的風險,并通過制度和流程來規避或降低風險,確保在風險發生時能夠采取有效的措施進行補救。
3.加強信息系統建設的基礎工作
深圳市檔案局于2008年5月7日印發了深檔字[2008]46號《深圳市民營企業檔案管理工作指南》,旨在規范民營企業檔案管理。企業可在此基礎上,針對各業務環節,設計、完善基礎資料的傳遞與保管流程,逐步建立和完善信息系統、
4.加強控制活動
在控制活動環節,至關重要的是明確職責分工。應當注意以下幾點:
(1)明確一般授權與特別授權以及特別授權的流程。對于中型民營企業而言,完全分權是不現實的。應當保持集權與分權的動態平衡,使集權成本與分杈成本之和最低。這就需要在區分一般授權和特別授權。特別授權的范圍可以采用排除法確定,即除了一般授權的范圍外,均需經過特別授權。同時應明確特別授權的流程,確保各層級管理者在遇到超出授權范圍的事項時應如何及時、妥善處理。(2)企業主應當在一般授權范圍內放手,讓員工習慣“法治”;通過加強對控制的監督,確保各層級管理者在授權范圍內履行職責。(3)關注部門間職責分工的交叉銜接。比較可行的辦法是先由內部審計等部門制定制度與流程草案,然后提交各部門征求意見,針對矛盾和意見焦點問題,由高層領導組織各相關部門負責人進行討論,達成一致后正式發布實施。
5.加強對控制的監督
內部控制與流程必須切實執行,才能發揮作用。建立業績評價體系,并根據需要定期或不定期對制度與流程的執行情況進行動態跟蹤,鼓勵員工提意見和建議,及時有效地反饋制度與流程的設計是否健全、合理、有效。同時根據監控的結果及時進行調整。