一般說(shuō)來(lái)，差旅費(fèi)是指職工出差外出旅途中發(fā)生的費(fèi)用，外出活動(dòng)包括外出出差辦事、外出參加會(huì)議、外出參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)、職工回家探親等等。差旅費(fèi)在各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支中占的比重不是很大，但存在很多職工利益與財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度之間的矛盾。以下分析了該廠在差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題并提出了建議。
問(wèn)題一：出租車(chē)票和公交車(chē)票的報(bào)銷(xiāo)
職工因公出差過(guò)程中會(huì)發(fā)生各種各樣的費(fèi)用，但并不是所有發(fā)生費(fèi)用都是可以報(bào)銷(xiāo)的。在該廠差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中可報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用包括：交通費(fèi)、住宿費(fèi)；帶車(chē)出差還可報(bào)銷(xiāo)路橋費(fèi)和外地加油費(fèi)；住宿費(fèi)按級(jí)別在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)。外出中乘坐汽車(chē)、輪船普通艙、火車(chē)硬座所發(fā)生的交通費(fèi)都能據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)，但對(duì)于乘坐出租車(chē)、火車(chē)軟臥、飛機(jī)等發(fā)生的交通費(fèi)，各單位均控制的較嚴(yán)格，但存在如下問(wèn)題，如該廠的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度中明確規(guī)定只報(bào)銷(xiāo)從出發(fā)地到車(chē)站和從車(chē)站到目的地的出租車(chē)票，在實(shí)際操作中則存在：一是目的地不止一個(gè)，需多次乘坐出租車(chē)；二是辦事的地方較偏僻，每天需乘坐公交車(chē)或巴士才能到達(dá)，且出差的時(shí)間較長(zhǎng)，如此將會(huì)產(chǎn)生大量五顏六色，形色各異的公交車(chē)票，且公交車(chē)票均為定額車(chē)票，無(wú)法考證其真實(shí)性等等此類(lèi)問(wèn)題。
問(wèn)題二：伙食補(bǔ)助的計(jì)發(fā)
職工出差是不予報(bào)銷(xiāo)餐費(fèi)的，而是按照級(jí)別、出差天數(shù)給予一定的伙食補(bǔ)助，該廠規(guī)定職工出差的伙食補(bǔ)助每人每天為50元。而職工出差期間的餐費(fèi)也會(huì)因目的地的物價(jià)水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的不同而有所差別，除此之外，還會(huì)因公務(wù)需要發(fā)生通訊費(fèi)、傳真費(fèi)、郵費(fèi)等雜費(fèi)，有時(shí)每天50元根本不夠開(kāi)銷(xiāo)。經(jīng)常聽(tīng)到職工抱怨出差很辛苦，還要自己往里貼錢(qián)之類(lèi)的怨言。有的職工甚至通過(guò)多開(kāi)住宿費(fèi)、虛增出差天數(shù)的方式達(dá)到平衡，極大的損害了企業(yè)的外部形象，不利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。
問(wèn)題三：職工出差借款─備用金的管理
職工出差一般是先向企業(yè)借款，然后完成出差任務(wù)歸來(lái)后報(bào)銷(xiāo)沖賬。2009年1—8月份職工借款164萬(wàn)元，還款沖賬114萬(wàn)元，余額55萬(wàn)元，還款非常不及時(shí)。不及時(shí)的原因如下：一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出差造成有些發(fā)票簽不上字，而不能及時(shí)沖賬；二是培訓(xùn)費(fèi)需要上報(bào)到管理局，一般是三個(gè)月上報(bào)一次，待局里將費(fèi)用下?lián)芎蟛拍軋?bào)銷(xiāo)培訓(xùn)費(fèi)，從而造成培訓(xùn)費(fèi)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)沖賬的不及時(shí)；三是有的職工因出差頻繁，來(lái)不及還款沖賬，又執(zhí)行下一次出差任務(wù)；四是確實(shí)有特殊原因不能還款。
問(wèn)題四：預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)的管理
2009年該廠差旅費(fèi)預(yù)算為180萬(wàn)元，預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)為40萬(wàn)元，其中車(chē)間32萬(wàn)元，科室8萬(wàn)元。根據(jù)規(guī)定，預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)要進(jìn)各單位考核訂單，由于職工出差前填寫(xiě)的出差申請(qǐng)單只需單位負(fù)責(zé)人和單位分管廠領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)，當(dāng)職工出差歸來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)人員只能通過(guò)詢(xún)問(wèn)，才能得知是進(jìn)車(chē)間的考核訂單，還是進(jìn)預(yù)算外費(fèi)用，無(wú)法從單據(jù)本身區(qū)分是預(yù)算內(nèi)考核費(fèi)用，還是預(yù)算外費(fèi)用。
針對(duì)以上問(wèn)題，提出以下建議：
一是參照《中央國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位差旅費(fèi)管理辦法》，建議在伙食補(bǔ)助的基礎(chǔ)上，增加市內(nèi)交通補(bǔ)助費(fèi)和通訊費(fèi)補(bǔ)助，帶車(chē)出差的，不計(jì)發(fā)交通補(bǔ)助費(fèi)；參加會(huì)議，有會(huì)議費(fèi)的，只計(jì)發(fā)通訊費(fèi)補(bǔ)助，對(duì)這兩項(xiàng)補(bǔ)助，可均定為每人每天10元。如此一來(lái)，可取消出租車(chē)票和市內(nèi)交通車(chē)票的報(bào)銷(xiāo)，杜絕職工在報(bào)銷(xiāo)時(shí)出現(xiàn)五顏六色，各式各樣的發(fā)票，使差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)從暗補(bǔ)變?yōu)槊鲌?bào)銷(xiāo)，嚴(yán)肅了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，使財(cái)務(wù)管理制度真正有章可循。
通過(guò)增加這兩項(xiàng)補(bǔ)助，普通職工出差每人每天的補(bǔ)助可達(dá)到70元，天數(shù)越長(zhǎng)補(bǔ)助越多，所以天數(shù)的控制至關(guān)重要，為了節(jié)省開(kāi)支，提高出差效率，建議采取分段包干補(bǔ)助，如10天以?xún)?nèi)出差的，按規(guī)定的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，10天以上到20天以?xún)?nèi)以及20天以上等等，可相應(yīng)遞減補(bǔ)助金額。
為了區(qū)分職工出差是否為帶車(chē)出差，建議將司機(jī)和出差職工的費(fèi)用同時(shí)報(bào)銷(xiāo)，而不是像現(xiàn)在司機(jī)的費(fèi)用由車(chē)隊(duì)統(tǒng)一報(bào)銷(xiāo)。同時(shí)根據(jù)目前差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)中的實(shí)際情況改革差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單的格式，增加是否為帶車(chē)出差這一項(xiàng)，將費(fèi)用明細(xì)里的汽車(chē)費(fèi)、火車(chē)費(fèi)、船費(fèi)合為一體，統(tǒng)稱(chēng)為交通費(fèi)，同時(shí)增加會(huì)議費(fèi)、路橋費(fèi)、油料費(fèi)等三項(xiàng)費(fèi)用。
二是由于目前差旅費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)均需要分管廠領(lǐng)導(dǎo)的簽字審批，且大多數(shù)車(chē)間、科室的差旅費(fèi)預(yù)算只有三四千，四五千左右，年終一般都花不完，而差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、印刷費(fèi)等費(fèi)用是合在一起進(jìn)行考核的，很多車(chē)間都將花不完的差旅費(fèi)買(mǎi)成辦公用品進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，不利于內(nèi)部考核制度的執(zhí)行，建議取消車(chē)間、科室預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)的考核，即差旅費(fèi)進(jìn)相應(yīng)車(chē)間，但不進(jìn)考核訂單，使財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷(xiāo)時(shí)更加容易操作。
三是對(duì)于員工借款，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)員工的集體主義精神，增強(qiáng)員工的成本意識(shí)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，對(duì)需要出差的員工，可以采用員工資金來(lái)降低企業(yè)資金成本的占用，先由出差員工本人墊付差旅費(fèi)，待員工完成出差任務(wù)歸來(lái)后，再進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。在具體操作上，根據(jù)本廠的實(shí)際情況，對(duì)于出差天數(shù)在10天以?xún)?nèi)，借款金額在5 000元以下的，建議實(shí)行自帶資金，不予借款的制度。這樣企業(yè)就取消了一筆對(duì)眾多員工個(gè)人的其他應(yīng)收款，減少了大量資金的占用，為企業(yè)節(jié)約了成本，減輕了負(fù)擔(dān)。其次，從另一個(gè)角度，也避免了員工有意或無(wú)意拖欠借款不還的現(xiàn)象，使費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)更加及時(shí)，更好的體現(xiàn)“權(quán)責(zé)發(fā)生制”的原則。
綜上所述，差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)是單位的一項(xiàng)重要的經(jīng)常性支出，建立科學(xué)合理的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度具有非常重要的意義。首先應(yīng)該鼓勵(lì)職工在出差時(shí)盡量不借用單位備用金，提倡用自己的工資收入墊支差旅費(fèi)的行為，對(duì)出差過(guò)程中發(fā)生的住宿費(fèi)和城市與城市間的交通費(fèi)實(shí)行憑據(jù)報(bào)銷(xiāo)；其次對(duì)于伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通補(bǔ)助、通訊費(fèi)補(bǔ)助則根據(jù)具體情況實(shí)行定額包干制度，從而增加差旅費(fèi)開(kāi)支的透明度，有利于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)差旅費(fèi)的開(kāi)支進(jìn)行科學(xué)管理，加強(qiáng)宏觀調(diào)控。
