從2011年起，在廈門海翼集團(tuán)有限公司（下稱“海翼集團(tuán)”）內(nèi)部，內(nèi)控手冊開始試運(yùn)行。“可以說，我們已經(jīng)嘗到了內(nèi)控手冊帶來的甜頭。”廈門海翼集團(tuán)審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理部總經(jīng)理林向東說。
目前，通過內(nèi)控手冊編寫及完善，海翼集團(tuán)已經(jīng)找到了能將手冊內(nèi)容有效貫徹落實(shí)的工作機(jī)制，如團(tuán)隊(duì)能力的形成、人才梯隊(duì)、職責(zé)清晰、信息化等。
編制過程的新體會
為了確保集團(tuán)審計(jì)工作的權(quán)威性和獨(dú)立性，為開展審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理提供良好的工作環(huán)境，海翼集團(tuán)在2008年進(jìn)行了組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，將原審計(jì)部更名為審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理部，同時在董事會下設(shè)立了審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理委員會。該委員會作為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子的授權(quán)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)整個集團(tuán)的審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理工作，履行集團(tuán)審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé)，行使審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)管理職能，并且領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理部和法律事務(wù)部，指導(dǎo)集團(tuán)財(cái)務(wù)部和其它部門的風(fēng)險(xiǎn)管理工作。
在我國的內(nèi)控相關(guān)配套指引下發(fā)后，海翼集團(tuán)管理層意識到，配套指引只是原則性的規(guī)定，而解決企業(yè)結(jié)合實(shí)際實(shí)現(xiàn)內(nèi)控落地的問題，編制內(nèi)控手冊是一個有效手段。
于是，2010年12月，海翼集團(tuán)內(nèi)控手冊以公司文件的形式正式發(fā)布試運(yùn)行。
回想起整個內(nèi)控手冊的編制過程，林向東依然記憶猶新，“這次編制手冊的工作分項(xiàng)目啟動、制度梳理、內(nèi)控流程編制、征詢意見、反復(fù)修訂、報(bào)請董事會審批、正式試運(yùn)行等7個階段和建立組織機(jī)構(gòu)、設(shè)計(jì)框架、建立流程目錄、明確進(jìn)度計(jì)劃、編制業(yè)務(wù)流程、討論和確認(rèn)、批準(zhǔn)和頒布、實(shí)施和更新等8個步驟。”在林向東看來，企業(yè)的內(nèi)控手冊一定要自己做，這樣更具操作性。
“中介機(jī)構(gòu)做的手冊沒有深入企業(yè)業(yè)務(wù)，缺乏操作性，且管控措施缺乏有效性。”通過編制內(nèi)控手冊，林向東和整個內(nèi)控團(tuán)隊(duì)意識到內(nèi)控一定要關(guān)注重點(diǎn)，不能流于形式，而關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)置和控制強(qiáng)度均來自企業(yè)對風(fēng)險(xiǎn)的評估和管理。
于是，在這本內(nèi)控手冊中，海翼集團(tuán)強(qiáng)調(diào)了主要管控措施及其可操作性和可驗(yàn)證性，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)內(nèi)控流程編制過程中“與相關(guān)部門進(jìn)行交流討論和確認(rèn)”環(huán)節(jié)的重要性，“內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與編制過程中，我們與具體執(zhí)行該流程的相關(guān)部門人員討論的4個主要內(nèi)容是流程是否正確；流程是否完整并優(yōu)化；關(guān)鍵控制點(diǎn)是否恰當(dāng)；關(guān)鍵點(diǎn)的控制措施是否到位及便于操作。最后根據(jù)討論結(jié)果進(jìn)行修改并由該相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字后進(jìn)行控制流程的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。”林向東說。
服務(wù)企業(yè)的心態(tài)
這本手冊從設(shè)計(jì)、編制到試運(yùn)行歷時9個月。9個月的時間里，林向東還有一個深刻的體會，就是“企業(yè)內(nèi)控部門要有服務(wù)于企業(yè)的心態(tài)”。
“內(nèi)部控制是全體員工的共同責(zé)任，要全員參與，而企業(yè)的內(nèi)控部門人員必須要與企業(yè)的內(nèi)控流程執(zhí)行者進(jìn)行充分溝通，保證流程的可執(zhí)行性，而不能以一個高高在上的指揮者的心態(tài)去處理內(nèi)控的相關(guān)事情。而且內(nèi)控部門本身要始終保持務(wù)實(shí)的態(tài)度，明確階段性成果和最終目標(biāo)。為了將內(nèi)控手冊編寫和完善形成一個常態(tài)機(jī)制，我們要求將各責(zé)任單位和員工實(shí)施內(nèi)部控制的情況納入績效考評體系，促進(jìn)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。”林向東說。
“目前，我們定期由內(nèi)審部門對內(nèi)控進(jìn)行符合性測試，評價(jià)內(nèi)控完善程度以及執(zhí)行效果，提出完善和改進(jìn)建議，確保內(nèi)控體系始終處于不斷更新、優(yōu)化狀態(tài)。”林向東說。
在海翼集團(tuán)內(nèi)部有一個共同的認(rèn)識，那就是包括組織架構(gòu)、法人治理、管理理念、企業(yè)文化等在內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)很重要，所以在貫徹內(nèi)控手冊的過程中，林向東和他的團(tuán)隊(duì)一直秉持一個理念，即內(nèi)控手冊≠操作手冊。
“內(nèi)控手冊不是全盤否定現(xiàn)有的管理制度，是對現(xiàn)有制度的補(bǔ)充和完善，使其更加體系化、流程化，切忌將制度簡單加總，一定要和企業(yè)文化結(jié)合起來，最好形成無縫對接。而作為集團(tuán)公司承接對所屬企業(yè)的管理和指導(dǎo)，內(nèi)控手冊要形成統(tǒng)一格式模版，便于復(fù)制和規(guī)范。”林向東說。
