1 企業檔案的重要性
企業檔案指的是企業在各項經營、生產活動中形成的對社會、國家及本企業具有保存價值的文字、圖標以及聲響等形式不同的歷史記錄。企業在日常的工作當中,注重對各種文件材料的形成和積累,并且按照特定的要求科學的進行分類整理,統一對企業各部門和各種載體檔案進行管理,來使得檔案能夠有效的被利用。
企業檔案的重要性表現為四個方面。第一是,企業的檔案起著企業科技發展過程中催化劑的作用;第二是,企業檔案的科技檔案是企業知識形態的生產力:第三是,企業檔案是社會效益和企業經濟效益的表現形式;第四是,企業的檔案的企業文化中的重要內容,是企業能夠成功的金橋。
2 企業檔案管理遵循的原則
2.1 分級管理,統一領導 企業中的檔案機構要對企業的檔案工作進行統一領導和集中管理,建立起企業內部統一的檔案管理制度,對企業實施全部檔案的綜合管理。
2.2 維護企業檔案的安全與完整 企業檔案安全的維護,是對企業檔案實施良好的管理和保護,做好檔案的保密工作,嚴格防止企業檔案的丟失、泄密和失密現象的發生,嚴格遵守企業檔案中所包含的涉密事項,來保護企業的知識產群,維護企業的合法權益。
企業檔案完整的維護,從數量上來講,就是要保證企業檔案內容上的齊全配套;從質量上講,就是要保持企業檔案的內在有機聯系和系統性;在范圍上,應涵蓋企業的全部工作活動所產生的各種形式、各種門類的檔案文書,嚴防檔案進行人為地凌亂堆砌和加以割裂。
2.3 便于社會和企業對企業檔案的有效利用 對企業檔案的利用不只是企業檔案工作的基本出發點,也是企業進行檔案工作的最終目的所在。企業檔案管理工作能夠不斷延續中得到發展的原因就在于它對社會存在一定的利用價值。對企業檔案利用已經貫穿于企業檔案管理中的始終和各個環節,而且,其也是對檔案管理工作進行檢驗的根本標準。
3 檔案管理中信息技術的運用
3.1 企業檔案載體發生轉變 企業實現計算機進行檔案的全程管理之后,適時地實現了信息數據的遠近傳遞處理和交換。在企業的檔案管理活動中,電子文件以其快捷的傳遞速度和辦文進度逐漸取代了紙質文件,電子圖紙也以其手工繪制所無可比擬的優勢而大量出現。通過計算機進行輔助設計使企業檔案設計、存儲、修改和查詢變得方便又快捷。
3.2 企業檔案分類發生轉變 傳統的企業關于文書檔案、產品檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案等傳統分類方案已經被逐步打破,取而代之的是,以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息被分散在幾個管理系統中,計算機按照規定發出指令,根據檔案管理目標隨時調整和設立類目。這種檔案分類的方式更能貼近企業的生產、經營及管理等各方面,分類也將更加詳細、更加科學、更加規范。
3.3 企業檔案的接收和保管發生轉變 傳統的檔案管理工作是檔案工作者通過參加產品鑒定、重要設施開箱、重要項目建設及技術改造的竣工驗收,來作為企業檔案的指導、監督和接收。在當今電子環境下,檔案人員只有積極的介入文件的形成和保管過程,檔案文件才能被鑒定、保存、編目來提供應用。企業的檔案工作者要在專業人員的指導下學習如何運用專門的檔案信息來接收管理平臺,要懂得如何對檔案進行控制和維護檔案信息資源的有效性、實時性和可靠性,來對電子檔案信息的收集和管理進行掌握。
4 加強企業檔案管理的措施
4.1 統一規范,建立檔案管理現代化技術標準 檔案管理工作的規范化和標準化是企業信息化建設的前提和必要條件。當今時代的檔案管理已經不再是屬于一個特定的部門,它是作為一個系統、一個地區、一個國家甚至是國際的信息交流的一個組成部分。所以,企業檔案管理部門必須要遵循檔案標準化的原則,對收集、編目、整理、檢索、防霉防蟲、溫濕度控制以及安全保護等基礎性的工作,應該嚴格按照統一的標準法則進行規范整理。
4.2 提高企業檔案管理工作者的素質 首先,是較高的政治素質。企業檔案管理工作者較高的政治素質能夠為企業檔案事業的發展奠定堅實的理論基礎。其次,是較高的職業道德素質。企業檔案管理工作者要樹立為檔案利用者提供優質的服務為準則,來提高其服務質量。同時檔案管理工作者還必須有嚴格的保密觀念,來為檔案信息的安全提供保證。再次,是較高的專業素質。企業檔案管理工作者的專業素質包括:專業的理論基礎、對檔案工作的方法和規律的掌握、精通的檔案業務以及基礎的計算機知識,來使得檔案管理工作由傳統人工操作向現代化管理的轉變得以實現。最后,是創新意識。企業檔案管理工作者在日常的工作當中應當具有開放性,用新的思維來對待新問題,用新的對策和思路來解決出現的問題,把檔案的管理工作提高一個層次。
4.3 服務進行創新 在信息高速發展的今天,企業檔案管理工作的內容和服務方式與傳統的檔案管理發生了很大的變化,為企業檔案管理的發展提供了巨大的創新和發展空間。企業檔案管理工作人員應該樹立信息服務的理念,在信息服務的方式上,要充分考慮檔案利用者對信息的需求,提供面向利用者的信息利用平臺。企業應該在對檔案信息的需求進行充分調查的基礎上,建立專題,收集和篩選,對相關信息進行深層加工,以先進的科學技術為支撐,為業務部門和企業領導和提供信息服務。
4.4 正確處理檔案保密與其利用的關系 在企業檔案管理的日常工作中,工作人員要十分重視檔案的保密措施,工作中應盡心盡職。但是受傳統的保密觀念的影響,企業的檔案管理工作普遍存在著重視保護輕視利用的現象。大批的檔案得不到有效的利用,甚至有些價值很高的檔案也被長期的束之高閣,造成了檔案價值的嚴重浪費。有些企業領導不能及時的了解到這一情況,使得檔案管理工作者的價值難以在檔案的利用過程中體現出來。所以,企業檔案管理部門,應該改變傳統的檔案管理觀念,在做好檔案保密工作的同時,切實完善自己的本職工作,來為領導的決策服務。
