
一 業務獨立運行建立健全有關銷售財務制度
隨著市場發展,銷售財務所包含的業務內容越來越多,內部分工也越來越細,而且不同于生產、供應等財務部門的日常收付、月終核算,是具有相對獨立內容的針對產品銷售的貨款回收,因此,企業應當單獨設立銷售財務機構或專職銷售會計,以統一管理用戶信用等級考評會同預收款、產品來、用、余款的結算、應收帳款核對、銷售費用、清理欠款等會計業務,并協調處理好同銷售業務人員之間的關系,以共同研究、開發市場,同用戶建立長期的相互信任、彼此了解伙伴關系。
同時,要在遵守《會計法》和國家有關財經法規的前提下,結合《合同法》等經濟法規,建立健全“銷售財務人員職責和標準”、“專款專用管理制度”、“應收帳款管理辦法”等內部管理和考核制度,規范指導銷售財務日常工作的開展。
二 規定財務會計業務控制程序
規定財務會計業務控制程序,主要是收入控制程序這個基本控制程序防止內部舞弊。下面是制造企業收入控制程序的一般情況:三線兩點。
企業的收入業務涉及錢、單、貨三個方面。產品銷售后或提供了勞務,帳單(發票)就得開出去,貨幣就會跟著收進來,或者隨之形成帳款的追索權。在錢、單、貨三個方面,產品是前提,如果產品不銷售,其余都是空的;貨幣是中心,因為所有的控制都是緊緊圍繞帳款的收進而進行的,保證貨幣正確無誤地收進,是控制程序的基本任務,單據是關鍵,產品是根據單據發出的,帳款是根據單據計列和收取的,失去了單據,則控制就失去了依據。
因此,收入業務控制程序的設計,即要把握這三個方面的有機聯系進行綜合考慮,又要將這三方面分開單獨進行考察和控制。而“三線兩點”,就是從這一設計原則里概括出來的,也是目前比較完善、比較完整的收入控制程序。
一般來說,產品的傳遞是實物的傳遞。但實物的傳遞給內部控制帶來諸多不便。故從內部控制上來看,產品傳遞控制的主要對象是代表產品實物運動的單據的傳遞。即對提出產品的有關單據進行控制。發票與貨幣的核對實際上是銷售部門交來的銷售日報與出納部門匯總編制的每日收款報告的核對,但從根本上說仍是發票和貨幣的核對。核對的執行人是銷售會計人員或其他專設的稽核人員。
發票與貨幣的核對,是保證帳款相符、揭露現金結算錯弊的關鍵;產品與發票的核對,是保證單單相符、帳實相符的重要環節。兩者缺一不可,如果缺少發票與貨幣的核對,則應該收進的款項是否全部收人,現金是否發生短缺或被截留等現象都很難發現并控制;如果缺少產品與發票的核對點,則實際收入與產品的實際發生是否一致,以及有無利用發票作弊,開出大頭小尾、上聯與下聯不一致的發票以及涂改發貨數量等問題,也很難被揭露和控制。
因此,對于銷售會計來說,在銷售收入記賬前,認真進行上述兩項核對,是極其重要的。發票與貨幣、產品與發票不核對清楚,不能記賬。
三、充實會計業務內容
銷售業務人員在開發市場、承攬合同時,遇到的用戶千差萬別,各有各自的特點,如有的用戶信譽很好,但合同需求量不大;有的用戶信用不好,但合同需求量很大,有的用戶前期信譽良好,但后期信譽大大下降等等,在對待各不同用戶貨款結算的政策上,需采取不同的辦法,這些以前都是沒有的。綜合起來,應充實的內容
加強對用戶信用等級和考察評定。建立用戶檔案,針對用戶的訂貨量、存欠款、存欠料等具體情況,對用戶進行信用等級測定,可分為A、B、C、D、E五類等級。