在企業中，原則上不允許采用預付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及進口材料就必須采用預付賬款的形式采購。預付賬款的管理一般要做到嚴把審批關、會計及時做賬、對賬，以及有效的監督考核機制這幾點，就能將預付賬款控制在安全、合理的范圍內。
一、 嚴格控制預付賬款的審批控制流程
嚴格控制預付賬款的審批控制要做到兩點，一點是建立供應商信用評級系統，一點是建立嚴密的預付賬款審批流程。
在與供應商合作前，我們應對其資信狀況、財務經營狀況進行充分、科學的調查評估。由采購業務員負責調查相關資料，并對供應商基本信用條件做出初步的評價，而后根據公司對預付賬款周轉速度的目標、供應商的信用狀況和經營狀況，評定供應商的信用風險程度，由公司業務和財務共同商定是否采用預付賬款的方式采購物資、預付賬款的金額以及期限。
采購部門的經辦人員在采用預付賬款采購物資的時候首先要填寫用款申請單。視企業規模的大小，以及不同企業領導崗位的設置確定審批流程。例如，一個中型規模集團型的企業，50000元以下的預付賬款審批流程為：使用人提出申請---部門負責人簽字---分管副總經理簽字---分管財務核算工作的副部長或部長簽字---總經理簽字---集團財務部部長簽字；50000元以上的預付賬款審批流程為：使用人提出申請---部門負責人簽字---分管副總經理簽字---分管財務核算工作的副部長或部長簽字---總經理簽字---集團財務部部長簽字---集團財務總監簽字---財務副總裁簽字---總裁簽字。
二、會計人員做好做賬、對賬工作
預付賬款發生后，財務部門要及時做賬、結賬，使得當月發生的預付賬款要在當月的總賬和明細賬中反映。財務人員每月要進行賬戶的重分類調整，每月在做完賬后，要對“預付賬款”和“應付賬款”進行重分類。將“預付賬款”的貸方重分類至“應付賬款”的貸方，將“應付賬款”的借方重分類至“預付賬款”的借方，從而得出正確的“預付賬款”余額。財務人員還要按預付賬款形成時間劃分賬齡。將超期預付賬款列明明細交采購部門核對、催收。對于因為款已付貨已到而結算的憑證未到的預付賬款可先做暫估，而后責成采購部門索要發票，對于款已付貨物以及結算憑證未到的預付賬款，若是因為債務人破產、死亡實在無法收回，會計人員要將預付賬款轉入其他應收款計提壞賬準備。
做好預付賬款的管理，對賬是很重要的一項工作。預付賬款管理不好很多的情況是財務和采購業務部門不通氣造成的。因此，企業應該建立往來核對制度。每月上旬財務部門整理出超期預付賬款明細表（包括每一筆預付賬款的發生時間、往來單位名稱、經辦人、經辦部門）交業務部門核對、確認、催收。同時業務部門將核對結果及時反饋給財務并由財務填寫往來對賬單交供應商對賬，并要求供應商加蓋公章使之具有法律效力。對于貨款已付、貨物已經驗收而結算的憑證未到的預付賬款，采購人員應該及時索要發票，超過規定期限未取得發票者，按發票管理相關規定進行處罰。對于貨款已付、貨物以及結算的憑證超期未到導致預付賬款長期掛賬，財務應協同業務部門報告總經理除按發票管理規定進行處罰外，還要責成經辦人員追討貨物，造成損失要對經辦人員進行相應處罰。
三、建立有效的監督、考核機制
只有有效的監督、考核機制才能保證一項好的管理制度的實施。對于預付賬款的管理也要建立一套預付賬款責任處理規定。例如：對超期預付賬款財務部門通知業務部門清理，清理期限為2個月，如超期2個月未清理完成，對相關責任人處以超期金額按同期銀行貸款利率計算的利息但不低于100元的罰款；財務部門未盡到超期預付賬款的通知清理責任，形成3個月以上超期預付賬款，對財務責任人以及預付賬款財務管理人員處以100元以上、500元以下的罰款；如形成壞賬損失的，要加倍罰款；采購業務員在收到財務部門的清理通知后，必須按財務規定要求進行書面反饋并按期清理，對反饋不及時者處以50元以上、300元以下的罰款等等。
作者：于清敏 文章來源：廣東科龍電器股份有限公司
