
一、企業(yè)可以通過多種方法實行內部控制
1.組織規(guī)劃控制。
組織規(guī)劃控制是指對企業(yè)組織機構設置的合理性和有效性所進行的控制。內部控制制度的建設及其有效運行,離不開企業(yè)內部良好的法人治理結構。現(xiàn)代企業(yè)的所有權與經(jīng)營權的分離,使得客觀上需要明確股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的職責,以保障有關各方的合法權益,保證企業(yè)的正常運轉。
2.法規(guī)制度控制。
指企業(yè)按照國家有關法律法規(guī)、方針政策及規(guī)章制度的規(guī)定,對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的合法性、合規(guī)性進行自覺地控制。
3.預算控制。
預算控制是企業(yè)為達到既定目標而編制的運營、財務及資本等的年度總收支計劃。企業(yè)通過對預算的編制、執(zhí)行、分析、考核等環(huán)節(jié)的管理,可及時發(fā)現(xiàn)預算差異,分析未完成預算的原因,進而采取改進措施,實施動態(tài)控制,確保預算的嚴格執(zhí)行。預算資金應實行審批制度。
4.業(yè)務程序控制,是指通過制定標準程序和規(guī)范手續(xù)對經(jīng)營活動與管理活動所進行的控制。
5.文件記錄控制。正確的文件記錄既是組織規(guī)劃控制,授權批準控制的手段,又是企業(yè)保持工作效率,貫徹企業(yè)經(jīng)營管理方針的基礎。
6.會計系統(tǒng)控制。
會計系統(tǒng)控制指通過會計的核算和監(jiān)督系統(tǒng)所進行的控制,主要包括會計憑證控制、復式記賬控制、會計賬簿控制、會計報表及其財務成果控制。企業(yè)應當按照會計法和國家統(tǒng)一的會計控制規(guī)范,對會計主體發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務進行記錄、歸集、分類和編報,完善會計業(yè)務的處理流程,充分發(fā)揮會計系統(tǒng)的控制職能。
7.不相容職務相互分離控制。
不相容職務,指那些若由一人擔任既可能發(fā)生錯誤或舞弊的行為,又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務。通常,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務可分為授權、簽發(fā)、核準、執(zhí)行和記錄五個步驟。上述步驟如能由不同的部門履行,就能使不相容職務分離,譬如:保管和記錄的職務分離;授權和執(zhí)行的職務分離,執(zhí)行和審查的職務分離,對于不相容的職務必須分工負責,不能由一個人包辦兼任。從而相互牽制,相互監(jiān)督,相互制衡,充分發(fā)揮內部控制制度的作用。不相容的職務,如果不實行相互分離的措施,就極容易發(fā)生舞弊行為。
8.授權批準控制。
授權批準指企業(yè)在處理經(jīng)濟業(yè)務時,必須經(jīng)過規(guī)定的授權批準程序進行控制。授權批準有一般授權和特別授權兩種形式。一般授權指辦理常規(guī)業(yè)務時權力、條件和責任的規(guī)定,其時效性一般較長;特別授權指對辦理例外的、非常規(guī)性交易事項的權力、條件和責任的特殊規(guī)定,通常時效短。如:非經(jīng)常的、重大的籌資行為、投資決策等。無論采用何種授權方式,都應當建立授權批準體系。在公司制企業(yè)中,通常是由股東會授權董事會,再由董事會授權給企業(yè)總經(jīng)理以及相關管理人員。必須明確規(guī)定授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容。企業(yè)內部的各級經(jīng)辦人員,包括管理層,都必須在授權范圍內行使職權和承擔責任。
9.風險防范控制。
風險防范是企業(yè)一項基礎性、經(jīng)常性的工作。在市場經(jīng)濟中,企業(yè)難免會遇到各類風險。故此,企業(yè)可建立企業(yè)風險評估機制,設立風險評估部門或崗位,專門負責有關風險的識別、規(guī)避和控制。
企業(yè)應當建立風險評估指標體系,從而有效地防范和規(guī)避風險。建立有效的風險預警系統(tǒng),確保公司穩(wěn)健運行。
10.財產(chǎn)保全控制。
財產(chǎn)保全控制是指為確保企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整而采取的各項方法和措施,主要包括:
(1)限制接近。應當嚴格限制無關人員對實物資產(chǎn)的直接接觸,企業(yè)的各種財產(chǎn)物資只有經(jīng)過授權,才允許被接觸或處理,以保證資產(chǎn)的安全。
(2)記錄監(jiān)控。建立資產(chǎn)檔案,資產(chǎn)的增減變動應及時全面予以記錄。加強資產(chǎn)所有權證的管理。
(3)定期盤點。建立對資產(chǎn)定期盤點制度,并將盤點結果與會計記錄進行比較。對盤點中出現(xiàn)的差異應進行調查,如出現(xiàn)盤盈(盤虧)現(xiàn)象,應當分析原因,查明責任,完善管理制度。
(4)記錄保護。對企業(yè)各種文件資料(尤其是資產(chǎn)、會計等資料)妥善保管,避免記錄受損、被盜、被毀。重要的文件資料應當備份,以備在遭受意外損失或毀壞時能夠及時恢復。
(5)財產(chǎn)保險。重要資產(chǎn)進行投保,增加資產(chǎn)受損后的補償機會,從而化解風險,保證資產(chǎn)安全。
11.人員素質控制。
人員素質控制是采用一定的方法和手段,保證企業(yè)各級人員具有與他們所負責的工作相適應的素質,從而保證業(yè)務工作的質量。
(1)按照科學嚴格的標準遴選人員,從而使得應聘人員能夠符合相應素質的要求。
(2)制定工作規(guī)范,用以指導考核員工行為。
(3)定期對人員進行培訓,使其提高業(yè)務素質,更好地完成規(guī)定的任務。
12.內部審計控制。
建立和健全內部審計制度。由企業(yè)內部專設的審計部門和人員對企業(yè)經(jīng)濟活動進行審查和評價,包括稽核會計賬目、檢查企業(yè)內部控制制度的執(zhí)行情況、評價內部控制制度是否完善,并將審查結果向企業(yè)董事會或最高管理當局報告,籍此改善經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟效益,實行經(jīng)濟監(jiān)督。內部審計機構必須獨立于企業(yè)的其他部門。內部審計制度越健全,內部控制制度越完善,越能增強內部控制工作的可靠性。
二、企業(yè)內控要杜絕四種偏向
1.在機構的設置上,克服重眼前利潤,輕設立專職機構的傾向。盡快建立健全企業(yè)內部控制機構,以從組織上強化企業(yè)內部控制。
2.在內部控制制度的建立上,克服重內部管理制度建立,輕內部會計控制制度建立的偏向。應建立健全可靠的內部憑證制度、完整的簿記制度、嚴格的核對制度、合理的會計程序制度、科學的預算制度、定期的資產(chǎn)盤點制度等比較完善的企業(yè)內部會計控制制度。
3.在內部控制制度的執(zhí)行上,克服重視非經(jīng)常性發(fā)生事項控制,輕視經(jīng)常性發(fā)生事項控制的傾向。進一步強化責任管理、制度管理,規(guī)范控制行為,建立良好的控制環(huán)境、完善的會計體系和可靠充分的控制程序為一體的企業(yè)內部控制管理機制。
4.在企業(yè)內部控制的監(jiān)督上,真正做到“三個加強”:一是加強對企業(yè)法人的內部控制監(jiān)督,建立企業(yè)重大決策集體審批等制度,以杜絕廠長、經(jīng)理獨斷專行,肆意妄為;二是加強對企業(yè)部門管理的控制監(jiān)督,建立部門之間相互牽制的制度,以杜絕部門權力過大或集體徇私;三是加強對關鍵崗位管理人員的控制監(jiān)督,建立崗位輪換和定期稽查制度,避免重要崗位人員以權謀私或串通作案,從而健全企業(yè)內部控制監(jiān)督機制。
現(xiàn)代內部控制制度作為一種先進的內部管理制度已經(jīng)被實踐所證明。得控則強,失控則弱,無控則亂,不控則敗。完善的內部控制制度的合理設計和有效施行,是實施現(xiàn)代企業(yè)治理結構,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,從而使管理層的戰(zhàn)略目標得以實現(xiàn)的重要舉措,也是建立和完善內部控制制度以及改進法人治理機制的重要保證