
會計電算化的局限性也越來越多地暴露出來,互聯網的發展、WTO的經濟背景,對傳統會計管理發起了猛烈沖擊,預示著會計電算化新的一場革命的到來,即會計信息化的到來。
一、會計信息發展的現狀
(一) 會計信息化的含義
會計信息化是會計與信息技術融合的過程,是將會計信息作為管理信息資源,全面運用以機、與通訊為主的信息技術對會計信息進行獲取、加工、傳輸、存儲、應用等處理,為企業內部的經營管理者、企業外部的信息使用者提供全面和及時的信息,是一個充分開放的信息系統,是企業信息化的重要組成部分。
(二)會計信息化形成的原因
1.會計信息化是企業發展的需要。目前各大中型企業的網上交易、網上結算、電子合同、電子報表的盛行,使得傳統的財務計價、財務控制、結算方式等發生了革命性變化,相對降低了過去的融資、籌資、資金管理等地位;電子現金、電子支票、電子信用卡、多國貨幣結算方式的出現,取代了原來的紙質現金、支票、匯票。所有這些,都使得企業過去的的單一的會計電算化已經遠遠滿足不了企業的發展和需要了。
2.網絡的發展給會計信息化提供了可能。會計信息有條件實施實時動態管理這種時空的跨越,使得企業無論規模大小,都可以擁有原來只有跨國企業才具備的一些優勢和資源,甚至可以將各種有關客戶、供應鏈、合作伙伴、虛擬企業的全球信息掌握在手中,完全模糊了傳統會計期間的劃分。
3.會計電算化向會計信息化的發展使得財務業務協同處理的難題輕而易舉地得到了化解。企業與企業之間,企業內部各部門、各地分支機構、客戶、供應商等之間的協同,供、產、銷、控制、預測業務活動過程中每個節點的協同等,都可以得到實時處理,同時把結果反饋給業務系統,全面集成各種信息,簡化了許多程序,使許多協同處理的難題輕而易舉的得到了化解。
4.會計信息化的發展是社會發展的需要。在市場經濟競爭激烈的情況下,企業若想在市場中立于不敗之地,即使產品完全在國內銷售的企業,也會由于面對的競爭背景、業務環境、會計信息都已經是國際化的,而成為“國際企業”。打破傳統會計制度與國際會計接軌,符合國際會計準則,支持多國語言、多幣種和電子結算,已經成為必然選擇,所以會計信息化發展已經是社會發展的需要。
(三)會計信息化形成的前提條件
1.完善的內部控制制度是實施會計信息化的前提條件。會計信息化系統使得業務可以在遠離企業的終端機上瞬間完成數據處理工作,原先應當由會計人員處理的有關業務,現在可能由其他業務人員在終端機上完成,原先應當由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項,現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此,要保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的準確和真實,企業內部控制制度的建立和完整就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序比手工會計系統更加廣泛、更加復雜.信息化系統改變了會計憑證的形式,由于電子商務、網上交易、無紙化交易的推行,每項交易發生時,有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證單據被取消了,原先在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了,原來書面形式的各種會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上,因此,信息化系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同,控制的重點由對人的內部控制為主轉變為對人、機控制為主。
2.政府應對企業信息化建設工作進行宏觀規劃、協調和管理。政府的主要功能是為社會、為企業創造一個良好的外部環境,政府必須從國民經濟和社會發展的全局出發,對企業信息化建設工作進行宏觀規劃、協調和管理。通過建立相關的法律法規體系,為企業信息化建設創造一個良好的法律環境;通過建立和完善社會經濟信息系統,為企業信息化建設創造一個良好的社會信息環境;通過大力發展信息化教育,為企業信息化建設創造一個良好的社會教育環境。通過試點、推廣企業信息化建設,從而帶動會計信息化建設。信息化經濟創造了一個集供應商、生產商、用戶和銀行、稅務等政府機構為一體的信息化體系,客觀上要求與商務活動有關的各方都要在網絡中密切聯系起來,在互聯網環境下完成各自的商務活動,實現各自的職能,真正達到會計信息的時效性要求,促進會計信息資源的開發和利用,降低信息的傳遞及使用成本,提高會計信息的透明度和會計服務質量。所以在橫向上要求企業、銀行、稅務等部門實現信息化;縱向上要求供應鏈的上下游企業,即供應商和客戶實現信息化。只有在社會上全面和大規模實行信息化,才能帶來會計信息化的規模效益,才能促進更多的企業實施會計信息化。
二、會計信息化目前存在的問題
(一)會計信息化目前沒有受到管理層的高度重視
在大中型企業會計信息化是一個系統工程,也是一個漫長的過程,實施起來也有一些難度。首先,要求企業中的高級管理人們改變思想認識,認識到會計信息化的重要性和必要性,認識到不僅能提高工作質量及工作效率,更重要的是信息技術與企業其他要素之間的關系,企業需要在企業內部進行宣傳教育,使企業全體人員認識到實行會計信息化的必要性;其次,在統一認識以后,必須對企業的業務流程進行改造,改造會涉及一部分人的切身利益;另外,在項目實施過程中,需要各部門之間的相互配合、相互協調。所有這些都需要企業領導高度重視,企業領導必須對會計信息化的實施過程進行組織、領導和監督。
(二)一些企業網絡及內部局域網建設不完善
目前企業辦公自動化已經相當普遍,特別是一些大中型企業,企業內部局域網建設已經不再困難。如果這方面的硬件建設達不到要求,則肯定無法適應企業市場競爭的需要。因為會計信息化最終要實現全面供應鏈管理和電子商務,企業必須建立自己的網站或者網絡服務公司,進行電子廣告、電子支付結算、電子銀行、網上咨詢等,以拓展商貿渠道,增加貿易機會。會計信息化就是要充分利用計算機及網絡技術,從不同的來源和渠道收集企業經營活動中所產生的會計數據、會計資料,按照經濟法規和會計制度的要求予以存儲、加工,并生成會計信息,向企業內外部各方面傳遞,以幫助信息使用者改進經營管理、加強財務決策和有效控制經濟活動。所以加強內部網絡建設是為了適應電子商務發展的要求,會計信息化在實現其基本目標的基礎上,向著會計網絡化的總趨勢發展。在不久的將來網絡會計將成為信息時代會計電算化的新領域。
(三)內部控制制度不健全
企業的會計信息大多是企業的高度機密,如何保證企業信息的安全性,是許多企業感到頭痛的問題,目前企業引發的信息安全問題與日俱增,所以,必須加強企業信息安全的防范意識,建立相關的安全法規,使會計信息系統安全、高效地運行。另外會計軟件應有足夠的加密技術、跟蹤檢測技術,能夠進行嚴密的權限設置以及足夠的防范措施,從軟件的開發和維護控制、硬件的管理和維護控制、組織機構和人員的管理控制、系統操作管理和控制、文檔資料的管理控制、系統環境的管理控制、計算機病毒的預防與消除等各方面建立一套行之有效的制度,從源頭上保證財務數據的真實性和安全性,保證會計信息系統安全運行
三、會計信息化對企業會計工作提出新的要求
網絡化及會計信息化的發展,對會計及管理人員提出了更高的要求,沒有高素質的會計人員就無法保障會計信息化的良好實施。
首先、樹立全新的會計觀念
會計信息化要求企業會計人員樹立新的會計觀念。一是樹立新的時點觀念。會計信息化使會計工作越來越多地采用實時管理、在線處理,具有時點觀念才能與此相適應。二是樹立新的時空觀念。網絡環境要求會計采用一種面向未來的時空觀,即從面向過去的回顧型轉為面向未來的預期型。三是樹立信息質量觀念。企業通過局域網、互聯網分別在企業內外部實現數據信息共享,大量信息不斷出現、不斷變化,只有經過信息過濾、信息提煉,捕捉到有實用價值的信息,才能為企業經營決策提供依據,從而實現預期的目標。
其次,會計信息化要求企業會計人員加強專業學習,掌握豐富的經濟知識和扎實的會計基本功
會計信息化促使企業會計人員由核算型向管理型過渡,不僅要求會計人員及時地提供數據,還要求其準確地分析數據并作出科學的分析結論,為企業經營決策提供依據。這些數據分析工作不同于以往的單一的核算,必須具備扎實的會計知識和相關的經濟學知識,才能根據數據分析出企業所處的經濟環境和面臨的經濟形勢。所以,企業會計人員要不斷地學習,不斷地提高自身的素質,這樣才能適應會計信息化的要求。不僅如此會計信息化主要是通過網絡技術支持的,一切網絡信息的傳遞與處理都要通過計算機的操作來實現,這就要求會計人才既是一名高水準的會計師,又是一名出色的計算機操作員,能熟練掌握各種會計軟件的操作,熟悉國際會計及商務慣例,具有廣博的社會文化和專業知識背景。擁有創新能力的復合型人才是保證一個企業在激烈的市場競爭中制勝的關鍵所在,否則會計信息化的發展就成了無本之木、無源之水。因此企業會計人員都應積極地將自己塑造成一名既掌握現代化信息技術、又掌握現代化會計知識和管理理論的復合型人才。
再次,要求會計管理工作建立健全會計信息系統內部控制制度
會計信息化條件下,會計人員的構成由原來純粹的會計專業人員轉變為由會計專業人員、計算機系統管理人員及計算機專家組成。會計業務從原來單純的核算轉變為在完成基本會計業務的同時,還要完成財務分析、預測、管理等更為復雜的業務;原來由會計人員處理的某些事項,現在由其他人員在終端機上直接完成。因此,隨著數據處理技術的提高,如果對計算機系統缺乏控制,未經授權的人員為達到某些非法目的就可以通過網絡對會計數據進行篡改,而這些篡改是不留痕跡的,后果不堪設想會計信息化要求企業建立科學嚴格的會計信息系統內部控制制度:從軟件的開發和維護控制、硬件的管理和維護控制、組織機構和人員的管理控制、系統操作管理和控制、文檔資料的管理控制、系統環境的管理控制、計算機病毒的預防與消除等各方面建立一套行之有效的制度,從源頭上保證財務數據的真實性和安全性,保證會計信息系統安全運行。
最后,會計信息化條件下,企業可以通過互聯網與其他企業和投資者進行及時交流與溝通
這種經濟活動的廣域性與信息需求的及時性對傳統的會計信息披露方式提出了挑戰。首先,會計報告應盡快改變報送方式,實行無紙化、網絡化的報送,方便、快捷;報告使用者可隨時調用自己所需要的資料,并對自己所使用資料的真實性和完整性進行監督。其次,報告披露內容應盡可能滿足企業前景預測、風險分析的需要,盡可能廣泛披露非財務信息,如主要股東和管理人員信息、關聯方信息、企業背景資料信息、前瞻性信息、人力資源信息等。
總之,隨著社會的發展,會計信息化已是大事所趨,各大中型企業會計信息化不可能一步到位,這是由會計工作與信息技術的特點決定的,在實施會計信息化時,企業要從實際出發,結合自身的實際情況,循序漸進發展:應從自身情況出發,結合人力、財力、物力,有計劃、有步驟地實施會計信息化戰略。