會計監督主要包括內部監督、社會監督和政府監督。內部監督是會計監督的基礎,社會監督、政府監督是督促企業內部監督到位的保障。內部控制主要是從授權批準控制、會計記錄控制、資產保護控制、等環節對企業加強的監管,這正是企業內部會計監督的重要切入點。
一、會計監督與內部控制的辯證關系
新《會計法》非常重視會計監督在規范會計行為、提高會計信息質量方面的重要作用。它確立了內部監督、社會監督、政府監督三位一體的會計監督體系,為會計監督的有效實施提供了法律依據和保障。會計監督是會計的基本職能之一,也是《會計法》的重要內容。然而,要充分、有效地實施會計監督,并不容易,首先必須做好內部會計監督工作。實踐證明:內部監督是會計監督的基礎。社會監督、政府監督的目的是為了督促企業內部監督到位,保證企業內部采取的一系列相互聯系、相互制約的制度和方法行之有效,使其資產安全完整,保證企業經營活動符合國家法律、法規和內部規章制度的要求,從而提高經營管理效率,防止舞弊,控制經營風險等等。
內部控制是指一單位內部的管理控制系統,即為保證單位經濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施。內部控制的基本結構主要由三方面構成:一是控制環境,指對建立和實施某項政策發生影響和各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對控制的態度、認識和行動:二是會計系統,指單位為了匯總,分析、分類、記錄、報告單位的業務活動,并保持對相關資產與負債的受托責任而建立的方法和程序。有效的會計系統應能做到經濟業務的確認,計量、記錄和報告的真實、完整;三是控制程序,指管理者所制定的方針和程序,用以保證達到一定的目的,例如批準授權、職責分工等。
可見,建立健全內部會計監督制度必須要抓住內部控制這個重要切入點。內部控制是以職責分工和適當授權為主要特征的,簡言之,企業內任何一項業務不能由一個人單獨操作,必須由兩個以上個人來辦理,而且經辦人員只能在各自的職權范圍內做出處理。這樣就形成一個互相交叉、互相制約、互相檢查的內部監督過程。內部控制應注意織結構控制,授權批準控制、會計記錄控制、資產保護控制、員工責任質控制、預算管理控制和報告制度控制等環節。
二、中小企業內部控制缺陷的原因分析
1.內部控制制度不健全。中小企業的內部控制制度不夠全面,沒有覆蓋企業中所有部門和人員,沒有滲透到企業各個業務領域和業操作系統。尤其在財務部門,小企業會計工作秩序混亂,核算不實而造成的會計信息失真現象極為嚴重。一些中小企業人為捏造會計數據、設置“小金庫”、亂攤成本、隱瞞收入、虛報利潤、惡意偷逃稅款,為國家的宏觀控制制造了相當多的麻煩。這些問題的出現,往往是由于單位缺乏最基本的內部會計控制所致。
2.中小企業管理者內部控制觀念淡薄。管理者對內部控制的支持有助于預防虛報、漏報錯誤的發生。因為管理者的態度將影響到會計人員和其他部門的工作態度,如果管理者對內部控制重視,企業內的其他人就會感覺到這一點,職工就會認真履行其職責,遵守既定的控制制度,財務報告的差錯就會減少。反之,如果管理者并不關心內部控制,并沒有給予有效支持,那么員工就不會認真執行有關的內部控制制度。許多中小企業之所以管理混亂,就是因為這些管理者對內部控制很不重視,甚至自己隨意破壞有關的內部控制。因此,管理者對內部控制制度的態度是決定內部控制是否有效的關鍵所在。
3.缺乏有效的監督機制。為了加強財務領域及其他領域的監督,我國已經形成了包括政府監督和社會監督在內的企業外部監督體系,但目前我國有很多企業監督評審還是依靠內部監督來實現。我國不少中小企業的財務狀況缺乏透明度,也加大了在內部監督方面的難度,導致一些中小企業的業務經辦人員、財會人員甚至領導干部利用監督不力的漏洞大量收受賄賂、大肆侵吞公款,利用虛假發票占用企業資金等等。這些都是由于目前我國中小企業缺乏有效的監督機制所造成的。
4.內部控制制度行為主體素質較低。中小企業財會部門工作人員的業務培訓、思想教育工作滯后,由于會計人員業務能力低下,連正常的會計業務都處理不好,更談不上對內部控制制度的運用了,加之一些中小企業領導人本人對會計法規、會計制度及會計準則均一竅不通,業務處理上獨斷專行,主觀意識強、法律意識淡薄,客觀上給企業內部控制制度的建立和完善起到了羈絆作用。
三、中小企業內部控制體系的主要內容
中小企業的組織體系通常采用直線制結構進行垂直管理,管理跨度小,管理幅度窄。由于受規模、財力、人力等限制,中小型企業內部控制機構的設置和職責劃分容易產生交叉重疊現象,影響企業的經營管理的需要,避繁就簡、避虛務實,從經濟性、實用性出發,注重實際運作控制。中小企業內部控制體系的主要內容主要包括以下幾個方面:
1.批準控制。批準控制是指某些經濟業務發生之前,按照既定程序,對其正確性、合理性、合法性加以核準,并確定是否讓其發生所進行的控制。由于中小型企業的例外經濟業務較少,且無章可循,因此,對這些業務,必須采取特別批準方式,由高層管理人員直至廠長(經理),專門研究后做出決定。中小型企業的財務收支批準系內部控制的關鍵,可由各部門(小組)提出或計劃,財會部門審核后報廠長(經理)批準。
2.會計控制。會計控制是指通過企業內部會計活動對經濟業務實施的控制。為保證內部控制的有效性和可靠性,會計控制應具備以下內容:(1)恰當的崗位設置。為達到會計控制的目的,根據中小型企業的特點,會計核算宜采用集中核算的方式,即由會計機構統一辦理。一般可設會計主管兼總賬會計、明細賬會計兼稽核、出納三個崗位。(2)嚴密的憑證制度。主要有三項:一是設計合適的憑證格式及傳遞程序。二是所有憑證都要預先依次編號,以便查證。三是對所有憑證,無論是自制的還是外來的,在入賬前必須經過認真審核,以保證每項經濟業務入賬的正確性及合法性。(3)合理的會計記錄程序。為使會計控制順利進行,可根據企業實際情況,建立一套合理的會計記錄程序,包括憑證填制、傳遞、審核、賬簿登記、報表編制等。(4)嚴格的日常核對制度。包括賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實核對等。
3.實物控制。實物包括企業的資產、物資以及會計資料等。實物控制是指為保護各種實物的安全完整,防止舞弊行為而進行的控制。主要包括限制接近、實物保護和實物清查。(1)限制接近。實物的限制接近是減少實物被盜或毀損機會、劃分責任、保護實物實體的重要措施。實物接近要嚴格限制在經批準的人員范圍內。根據各種實物的性質和管理特點,合理確定允許接近的人員,并對限制接近的遵守情況進行嚴格的檢查監督。(2)實物保護。實物保護是指為使實物免遭盜竊、損傷及其他意外損害,確保實物的完整性而采取的各種措施。一般來說,應對各種安全防范措施定期檢查,消除隱患,減少實物受損機會。(3)實物清查。結合企業自身特點,采用定期盤點或輪番盤點的方法,清查財產物資的實有數量,妥善處理盤盈盤虧,確保賬實相符。
四、強化內部控制制度,加強中小企業內部會計監督
第一,充分發揮內部監督的日常與全過程控制作用。事實上,企業內部會計監督有其獨特的功能,與社會監督、政府監督不同,具有監督的日常性與全過程控制性的特點,是外部監督無法代替的。只有充分發揮的內部監督的日常性與全過程控制制作用,強化對經濟活動的事前監督與過程控制,才能把出現的財經違紀和財務違規事項消滅在萌芽狀態;才能經得起社會監督、政府監督的檢查和考驗。
第二,制訂發布內部控制標準體系。沒有統一的內部控制標準,很多單位面對內部控制制度將無所適從。為了加強和規范企業內部控制,提高企業經營管理水平和風險防范能力,促進企業可持續發展,維護社會主義市場經濟秩序和社會公眾利益,財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會于2008年5月22日以財會[2008]7號文件形式制定并發布的《企業內部控制基本規范》,標志著中國企業內部控制規范體系建設取得重大突破,是內控體系的最高層次,是推進內部控制建設的綱領性文件。
第三,推動內控制度實施環境的改善。內部控制制度的實施環境所包含的因素盡管很多,但改善和加強以下幾方面工作是十分重要的:一是加在執法力度,提高全社會的守法意識,對于財會工作的違法行為要從嚴查處;二是深化改革,健全社會主義市場經濟機制,把企業真正推向市場,在競爭中求生存、求發展、讓那些在財會工作中弄虛作假、枉法無信者,失去包括融資能力在內的生存條件,迫使企業自覺地加強管理;三是切實落實推行現代企業制度的各項措施,完善法人治理結構,使企業經營者和相關的管理者的權力受到有效的制約和調控。
第四,運用強制和鼓勵兩種手段推動內控制度實施。內部控制制度建設不僅僅是單位內部的管理工作,也體現了社會性的要求。因此,對于保證會計信息質量的內部會計控制和保證單位履行國家法規政策職責的控制等規范性的控制標準,應視同國家統一的會計制度,作為一項規定動作強制執行;對于僅涉及單位內部管理方面的示范性控制標準,作為單位實施此類內部控制的參照標準,鼓勵執行。
第五,提高財會人員素質。長期以來,無論是正規的學歷教育還是繼續在職教育,關于內部控制的內容都十分淺顯,很不系統,財會人員缺乏內部控制知識,對推進內部控制制度建設是十分不利的、同時,會計人員面對內部控制制度建設不應是被動的、簡單的執行,而是要發揮其主觀能動性,制訂和實行適合本單位特點的內部控制制度。因此,財政部門應將內部控制知識作為會計人員繼續教育的必備內容,列人會計專業技術資格和注冊會計師資格的考試內容,并引導和推動將內部控制知識列人高校會計教材,從而形成全方位的內部控制專業知識教學體系。
參考文獻:
1.姜寶山.高科技中小企業融資實務.中國經濟出版社,2007
2.邢海俊.中小企業財務管理中存在的問題及對策.北方經濟,2005
