雖然成本抑減通常是由財務（或會計部門）發起的，但要想開展富有成效的削減工作，高級管理層的支持和承諾才是重中之重。高級管理層應該為削減工作鋪平道路、減少阻力，而財務部門則是開展實際工作的見證者。
讓獨立的人負責
削減成本的線索通常存在于成本會計或費用報告中，在那里可以確定大額的支出，發現異常的間接費用，檢查出異常的支出模式，發現不必要的支出。
問題是：誰來檢查這些報告、尋找這些線索？這些項目的負責人可能會自告奮勇，但當他們是這些成本項目的負責人時，他們是否還值得信賴呢？更有效的途徑應該是委派一個人，最好是與這些報告無關的人：一個具有開放思維的人、一個了解成本抑減過程的人、一個愿意迎接變革挑戰的人。給委派者清晰客觀的思路作參考也很重要。利用高級管理層會議來宣布這項任命并在整個過程中給予成本抑減負責人充分的支持。
在上世紀80年代初擔任香港信德船務集團的成本控制總監時，筆者正是上述的寫照。大部分香港人都知道信德集團[4.33 1.17%]的背景，該集團當時尚未上市，這個位置是直接向集團總經理負責的，這顯示出了管理層對這個職位的重視與支持程度。
審批應避免繁文縟節
削減成本有很多不錯的經濟方面的借口，可以用在宣布任命時。下面舉幾個典型的例子：比如全球經濟生產過剩以及較高的債務負擔制約了需求的增長。
再如中國已上升為主要制造業大國，向全球輸送物美價廉的產品。因此企業沒有辦法通過提價來向消費者轉嫁成本，相反要通過削減成本來保住利潤。
成本抑減團隊要對結果負責并直接向成本抑減的負責人報告。如果內部資源緊缺，可以考慮聘請外部顧問。有人覺得，花錢來省錢不是很奇怪嗎？不是這樣，因為市場上存在采用無成效不收費方式的成本抑減顧問。他們通常收取實際節約的一部分作為報酬，不需要他們的客戶進行額外的支付。
這就如同目前以節能減排技術服務中心為主營業務的中國節能投資公司，對項目公司所做的投資回報是項目公司每年在節能減排中所節省之金額依照雙方所簽署合同之百分比作為報酬一樣。
為了快速見效，成本抑減方案的審批過程應避免繁文縟節。很多公司主管喜歡就成本抑減高談闊論，但是當一個成本抑減方案擺在他們面前時，又總是有這樣那樣的理由不肯馬上實施。制定方案的時間就浪費了，工作人員的積極性也被挫傷了。
一旦萬事俱備，就必須迅速做出決定并付諸行動。耽擱一天就意味著多花一天錢。審批程序沒必要涉及太多人。在大多數情況下，得到老板或者財務主管的首肯應該就足夠了。
調查分析聆聽協調
在制定任何成本抑減方案之前，清楚地了解過往的支出、發現漏洞是很重要的。
對于主要的關注點—— —間接費用，分析過往的發票是個不錯的途徑，可以檢查以前的支出模式，通常可以從中得到單價、數量以及供應商的信息。
發票反映出過去的采購模式、慣例及需求趨勢，可以給成本抑減工作帶來很好的啟示。
不過，不要忽視獲取這些數據所需要的努力。找到它們可能沒那么容易。因為它們會被歸檔在很多不同的文件夾里，甚至可能已經被處理掉了！員工們不一定愿意花費精力去找回這些記錄，因為他們還有其他的工作。
下一步是找出供貨條款或合同。如果沒有，就意味著這筆交易可能沒有任何書面協議，因此雙方幾乎都沒有約束力。這說明有必要對合同進行重新商定。
與最終用戶的交流也很有用，可以在采取行動前詳細了解他們的支出需求。應該找出這些用戶的偏好、他們的基本要求和他們對服務的期望，同時確定多余的和不必要的事項或要求。然后與供應商交流，了解他們在滿足客戶需要后得到的反饋以及在供應鏈中遇到的問題，再做一個支出和供給的需求分析。
負責成本抑減工作的人員最好具備分析能力，足以對搜集到的信息加以分析并提出適當的解決方案。
他同時應該是一個好的聆聽者和協調者。讀者可參考筆者的《半生的借與貸一財務總監經驗談》中，我曾提到在成本控制總監這個職位上，我是一個控制者，更是一個溫和的調節者，每每留有余地，不把對方逼到無路可退的情形。這是因為“到了沒到過的地方，才知道天地原來是不一樣的”，每家公司由于管理人、背景、環境、文化傳統不同而互異，這是完全可以理解的。
障礙越少改變越多
然而，企業必須始終牢記，即使想減少開支，也應堅持保證產品和服務的質量。
很多企業，特別是亞洲企業，喜歡組建一個內部團隊來解決成本抑減問題。
成員主要是從成本較高的各部門或各單位抽調的。他們要么是兼職做這項工作，要么是臨時借調。
然而，當他們提出一些好的成本抑減的想法時，通常要走正常渠道來獲得許可。
這就存在一個問題，這些層層關卡可能會阻擋很多好建議，打擊主觀能動性。那么，看到許多優秀的、干勁十足的團隊在幾近一無所獲之后黯然收場也就沒什么稀罕的了。
另一方面，很多成功的案例都發生在那些不走尋常路的企業。
他們繞開正常的公司渠道，對間接成本進行了徹底的調整：在一個合理的期間內設立一個專職的成本抑減團隊，或者聘請專業的成本抑減顧問，讓這個團隊或者顧問直接向某位有意愿推進變革的高級公司主管報告。這會進一步加大成功的可行性。
其實，秘訣就在于：障礙越少，改變越多。
