一、ERP系統簡介
企業管理是將企業所能運用的全部資源進行最合理的配置,使得企業系統的整體功效最大。隨著社會和經濟的發展,企業管理的內容不斷豐富和發展,其范式日趨復雜化、完善化、科學化。企業管理信息化是將企業的生產過程、物料移動、事務處理、現金流動、客戶交互等業務過程數字化,通過各種信息系統網絡加工成新的信息資源,提供給各層次的人們,使之掌握各類動態業務中的一切信息,以做出有利于生產要素組合優化的決策,使企業資源合理配置,以使企業能適應瞬息萬變的市場經濟競爭環境,求得最大的經濟效益。
企業資源計劃(簡稱ERP)是“一套將財會、分銷、制造和其他業務功能合理集成的應用軟件系統”,是建立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想為企業決策層以及員工提供決策運行手段的管理平臺。集ERP系統集成信息技術與先進的管理思想于一身,成為現代企業的運行模式,反映了時代對企業合理配置資源、最大化的創造社會財富的要求,成為企業在信息時代生存、發展的基石。ERP的由來與發展、每個階段的完善與發展都是與當時的市場環境與合作及企業管理模式的變革緊密關聯,相輔相成的。ERP把它的觸角伸向各個行業,從而使ERP的應用范圍大大地擴展。我國糧食企業在進行現代化、市場化改革的過程中,合理的引入ERP可以大幅度提高糧食企業的經營管理水平,本文針對其在提高企業財務管理水平方面進行了分析。
二、ERP系統在提升糧食企業財務管理方面的作用
財務會計的作業方式長期以來主要體現在事后收集和反映會計數據上,在管理控制和決策支持等方面的功能相對較弱,不論是時效性上,還是針對性上,都難以展現它的作用。ERP系統在財務管理中的應用,不僅相當程度上彌補了上述傳統會計核算中的缺陷,而且依托這一平臺,可以進行更廣泛的,包括客戶、供應商、分銷商和代理網絡、各地制造廠等的各種經營資源、各種信息的集成,從而為糧食企業科學決策提供更好的支撐服務。
(一)財務數據的來源前移,促使核算數據更加精細化。會計核算主要是記錄、核算、反映資金在糧食企業經濟活動中的變動過程及其結果。傳統的會計核算由于業務流程不在財務監控范圍內,在數據信息流轉了多道程序以后,到達會計人員手中的各種單據對會計事項的描述已經被逐漸簡化、模糊。而在ERP系統中,幾乎所有涉及到業務活動的原始單據,都可以通過業務模塊的流轉最后匯集到財務模塊中,自動生成財務記賬憑證,極大地減少了財務人員的工作量。同時,這些憑證還能自動記入各種賬簿,最大限度地減少了手工登賬可能會發生的錯誤。當然,這種高效率最有意義的方面體現在它實現了糧食企業對業務流程的實時管理——只要有業務活動發生,就能直接反映到財務核算中去,達到財務業務同步管理,實現財務對業務活動的實時監控。
以采購業務歸集成本并進行付款的業務為例,提交采購申請進行購買的物資,會計人員在傳統會計核算系統中留下的線索除應付賬款、庫存商品、銀行存款通過科目進行核算外,其他的內容如供應商名稱、采購物資明細等都只能通過描述信息進行概括反映。那么,是由哪些商品產生了應付賬款?這些賬務與實物是否相符?在很多比較大型的糧食企業都會單獨設置庫存會計崗位針對庫存商品、物資進行管理,但是賬務核算的精細程度遠遠不能滿足采購、庫管人員的要求,因此庫管人員為了精確管理實物都要單設一本真實記錄物資實物狀況的“流水臺賬”,這樣就會在每個期末花大量的人力、時間對財務賬目和庫管流水賬進行核對,同時財務人員還要根據庫管人員提交的信息對月末貨到發票未到的物資進行暫估應付的賬務處理,并要記得在下一期初進行轉回處理。如此繁雜的流程不但使財務核算更多的依賴人為因素,也使財務人員被捆綁在瑣碎的核對、確認事務中,很大程度上降低了糧食企業業務流程和財務核算管理的效率。
而ERP系統則將采購這個經濟事項在系統內搭建起了一個順暢的信息流。前端由申請部門在系統內填寫采購申請單,經采購部門進行相關業務處理后,就會在ERP系統中生成一張有供應商名稱、物資明細和詳細用途描述的采購訂單。庫管人員出于日常的管理需要,也必須要在到貨后通過系統對相應采購訂單進行物資的收貨處理,并根據物資的去向、用途在系統中進行分配。這些數據信息會通過系統設定的流程進行流轉,當會計人員拿到發票時只需要在系統中調出對應的采購訂單查看收貨情況即可確認進行下步的核算工作。而成本、費用的分配過程已經在前端由庫管人員完成,庫管人員是在采購訂單的基礎土進行收貨,財務人員只需要對相應已做過收貨處理的訂單進行匹配,就實現了物理上三方匹配的過程,同時在每期期末系統會根據那些已進行收貨但財務人員還沒有進行匹配的訂單(貨到發票未到)自動進行暫估應付的處理,并在下一會計期初自動進行沖回。
(二)利用統一平臺實現財務集權管理和資金集中控制。ERP系統將傳統的各個分、子公司獨立形成的信息孤島進行整合,從而使集團公司、糧食企業可以更好地實現集權式的財務管理模式,使集團公司總部將注意力集中于財務管理和領導的功能,通過制定財務政策并在ERP系統中固化這些政策和流程控制點,就可以對集團內部各成員的財務工作加強監控和管理。而總公司最為關注的分、子公司的盈利情況和自身投資的回報、資金的收益等信息都可以利用ERP系統的平臺進行提取和監控,實現集團賬務的集中管理。同時又能夠通過ERP系統的統一平臺做到“集中控制、分散權責”,使各個級次都能夠在總部監控的平臺中進行個性化的、面向終端的執行操作。集團公司只有根據自身的實際情況,明確控制資金管理的集權程度,才能使集團公司的資金聚而不死、分而不散、高效有序、動態平衡。
利用ERP系統,可以實現統一控制賬期管理,對于集團公司財務管理也是極其重要的。由于各分、子公司與集團在一個操作系統平臺中,賬期的控制就可以由集團統一管理,而這種統一的賬期控制不只是集團統一政策的體現,更重要的是最大限度的保證集團績效考核結果的公平性、集團財務統計數據口徑的完整性以及財務對外報表報送的準確性和合理性。
(三)合理編制預算,實現事前控制,完善考核分析,提高預算管理水平。要編制合理的預算,就必須基于核算工作的精確性、完整性、合理性。編制預算是根據已發生業務的情況并考慮公司未來的經營發展狀況綜合考慮進行的。財務計劃的核心作用在于分析預算和實際執行情況的差異并做出必要的調整,這在傳統財務核算系統中是比較薄弱的環節。傳統的財務預算編制工作要么是模板過于簡單,不能充分反映業務計劃的詳細情況,數據的準確性和及時性難以保證,要么是預算編制工作流程不統一或難以進行統一管理,使預算編制的時間較長,匯總預算數據的及時性和準確性難以保證。同時,預算編制的絕大部分工作都是由各級部門和分公司的財務人員手工完成,層層匯總之后才能形成最終的匯總預算。同時,由于業務流程獨立于財務控制范圍之外,很多糧食企業只有到業務事項需要確認應付賬款或需要付款時才能了解該項業務是否在預算范圍內,對預算的控制只能是事后復核。不僅降低了預算的約束力,也為糧食企業財務管理、經營管理帶來隱患和弊端。
而利用ERP系統就可以為糧食企業各級預算編制單位提供統一的、端到端的預算管理平臺及預算編制和管理流程,預算數據的來源依據是可靠、精細的會計核算記錄。同時可以利用與業務流程的全面整合,根據業務發展的需要制定出更加合理的預算編制模版,利用統一平臺對整個公司、集團進行統一的預算編制管理。這不但提升了糧食企業的預算管理能力,同時各級分公司在預算編制中的預算數據上傳、下發、匯總以及修改都在同一個平臺上完成,實現預算編制中自上而下和自下而上的統一工作流程,在大量減輕財務人員的預算編制壓力、增強數據和預算模板準確性的同時,極大地縮短了預算編制時間,并能根據業務計劃的變化實現對預算基礎和預算版本的修改和控制。
ERP系統加強了財務管理對公司的業務起到事前預算、事中控制、事后準確核算的作用,真正實現了預算對糧食企業經營管理的指導監控作用,提高了財務對資金管控的力度。
(四)實現糧食企業的財務共享模式。ERP系統相對于傳統財務核算系統另一個明顯的優勢就是將資金流、實物流與信息流有機的整合在一起,創建起一個信息共享和服務共享的大平臺。
在整體的財務報表合并工作中,傳統的財務核算系統對上級公司來講,由于其下級公司財務數據的透明性較差和所使用財務系統功能的局限性,使最終的財務合并只能在下級公司的報表層面進行,使關聯交易的數據不能在合并中得到完全反映和充分抵消,從而嚴重降低了公司整體合并報表數據的準確性和完整性。ERP系統在糧食企業的各級獨立或相對獨立的核算主體間建立了一個整合的合并平臺,優化和統一了各層級的合并關系和流程,實現了對明細會計科目的合并及查詢,極大地增強了下級糧食企業對上級糧食企業財務數據的透明性,使上級糧食企業在合并中能夠快速核對下級糧食企業的關聯交易發生和抵消情況,從而保證合并結果的準確性和完整性。
(五)加強糧食企業內控執行力度。上市公司都要面臨內部控制合理性及有效性的審查,沒有一個完善的合理的系統將內控流程承載起來,這種嚴格的內控審查可能會使糧食企業面臨投資市場的信任危機,或者會使糧食企業的業務流程為了應付復雜的人為控制節點的反復復核而使效率在一定程度上大幅度降低。
在具有合理的內控制度、流程的條件下,ERP系統將會是一個非常有效的工具和載體。由于ERP系統是一個集實物流、現金流、信息流于一體的平臺系統,將內控的制度、業務規范通過業務流程固化在ERP操作系統中,可以通過系統設置在物流、財務流的各個環節設立所必需的內控節點、關鍵控制點,最大限度減少人為干預的可能性,最有效地保證業務流程、內部流程的運轉。
(作者單位:吉林省軍糧供應管理中心)
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