軟件產品不同于一般物質產品,它是一種知識產品而獨具特性,軟件企業的會計處理和傳統的制造業還是有很大的區別。傳統的制造業是采購原材料或半成品,工人在車間通過生產加工等工藝環節生產出自己的產品,再對外銷售,傳統制造業的主要成本是材料或半成品以及為組織其生產而發生的工人工資、機器折舊、水電等為主要的制造費用。管理費用主要是管理部門發生的相關費用,占總成本的比重相對較低。軟件企業的成本支出卻有很大的不同,其成本支出中材料和制造費用相對很少,而以技術研發人員的研發費用支出和工程服務人員到客戶現場服務的工程服務費用為主要支出。所以對軟件企業來說,如何加強費用的管理是至關重要的,只有控制和管理好費用,才能使會計核算更加科學準確合理,有利于公司制定更好的發展戰略,提高企業的管理水平,提升公司的競爭能力。
計算機軟件產品從大類上可以分為系統軟件和應用軟件。軟件企業可以按不同客戶的實際需求來進行設計開發和應用。軟件企業開發的軟件產品是有一定的區別的。有的公司的軟件產品必須按照不同客戶提出的具體需求來定制,所以為不同客戶開發的軟件產品所投入的研發費用,工程服務費用及相應的售后服務費用等都是有很大區別的。所以企業必須針對不同的客戶實施不同的項目管理,對每一個項目的收入和相對應的費用進行配比,從而來分析和判斷該項目的盈虧情況,也為公司對外招標提供價格依據。同時也為決策層對公司下一步的發展戰略提供決策依據。
公司軟件產品按項目進行費用管理,為了更進一步細化項目的費用管理,有的公司自己開發了項目費用管理軟件“綜合管理系統”平臺,相關人員在報銷時會把其發生的費用分攤到不同的項目費用里。“綜合管理系統”平臺實施使項目費用的分攤更合理。其費用主要分研發費用、銷售費用、工程服務費用及其他管理費用。其中前三項是按項目進行費用管理的,其他管理費用由于無法劃分到具體項目當中,所以作為公司公共費用支出。
1.銷售費用的管理
銷售人員針對不同的客戶確定不同的項目,并對項目進行編號,針對該項目所發生的中標費、工資性支出、差旅費、招待費等相關費用支出都列在該項目的費用里。針對某個項目,銷售人員在初期會有許多投入,但最終有可能未能中標,只有費用支出,不會有相對應的收入。這樣的項目費用核算簡單,相對金額也小,可以歸于日常的費用里。大多數項目還是中標項目,以后還會陸續發生某項目的給客戶的返利折扣等費用支出都記錄在對應的項目里。
2.研發費用管理
公司每年年初會先對不同的研發項目進行立項論證,經過公司決策層論證后,確定好當年的具體研發項目,公司研發部、技術服務部等相關部門組織研發人員進行軟件產品開發,研發費用主要支出是工資性支出、購買的系統軟件、軟件測試費用、機器折舊、無形資產攤銷、購買的圖書資料等。一個軟件產品研發并測試成功后,其還只是個初級產品,大多數支出是發生在用戶現場的安裝調試培訓服務上。
3.工程服務費用管理
軟件產品研發并測試合格后,由工程服務人員到具體用戶現場負責安裝、調試、培訓等工作。由于大多數是定制軟件,工程服務人員在現場會根據不同客戶的具體需求進行現場個性化調試和修改。由于不同客戶及相關人員的業務素質參差不齊,工程服務人員在現場服務有時會很長時間,有的甚至超過半年時間都在現場調試和對用戶進行培訓指導。
工程服務費用是公司的主要費用支出,其支出也主要分為工資性支出、差旅費支出、招待費等其他支出。工程服務人員為哪個項目服務在費用報銷時都是要分開的。針對具體項目公司會任命項目經理,項目經理負責該項目的整體安裝調試培訓等內容,項目經理和公司簽訂項目工程承包協議,根據工程完工進度和預算比較進行績效考核。公司為此專門制定了“項目績效管理辦法”。
項目績效管理辦法的目的是1.真實反映項目的績效狀況,促進項目團隊更加關注成本,通過計劃管理等手段切實提高項目的運行效率,保障項目按時保質的完成。2公正合理的評價項目經理及項目組成員的工作業績,為浮動工資、獎金和其他激勵性薪酬分配及職業發展提供依據。
項目績效管理的責任部門是項目管理辦公室,其流程如下:
項目策劃過程中,項目經理應該根據項目合同及需求說明書的進行項目實施計劃和費用預算;
項目實施計劃和費用預算經過評審后,由項目管理辦公室負責編制項目的績效計劃;
項目管理辦公室召集項目經理、產品部經理、總工等管理人員對績效計劃進行評審,并根據評審意見對績效計劃進行調整;
項目管理辦公室按月對項目進行績效考核;
項目績效考核結果經項目經理確認和分管領導審核后報人力資源部作為員工的績效執行;
在項目結束時,項目管理辦公室負責對項目進行績效結算,并停止對該項目的績效監控。
績效考核及兌現周期
績效考核周期按月進行,對于單項目的績效兌現按里程碑進行,對于多項目的績效兌現按季度進行。
4.工程費用比例的確定細則
4.1工程項目承包基數的確定
項目承包基數 = 應用軟件(集成)合同額 – 培訓、外包等扣除部分
4.2軟件項目費用承包比例
軟件項目的實施成本主要決定于解決方案的體系結構、客戶的熟悉程度、產品的成熟度、產品類型等因素。
軟件項目的費用比例 = 基準比例 + 體系架構調整+ 新產品調整 + 項目差異調整
4.3項目盈虧調整:
由于項目的簽訂合同方式、競爭環境、客戶類型的不同,會出現利潤率顯著較高和較低的項目,對于這類項目在需求過程結束以后可以進行盈虧調整。
4.4工程項目承包基數的調整
若工程的費用預算超出依據上述規則計算出的承包費用時,項目經理可以申請調整工程項目承包基數,由項目管理辦公室組織相關人員進行評審,最后報總經理審批通過后方可執行。
4.5里程碑績效核算標準
里程碑績效檢查由項目組或產品部發起,項目管理辦公室負責核算,并聯合產品部及項目組進行確認。
4.6項目績效核算方法
項目費用的統計可以采用“綜合管理系統”平臺。
項目經理每月提交項目工作績效表,項目管理辦公室綜合來自人力資源的工資情況、來自辦公室的差旅費報銷情況進行項目費用核算,對于多月沒有進行報銷的差旅費采用預估的方式來彌補。
項目掙值
項目掙值是指項目組完成的項目工作所體現的工程承包費的完成量。
單項目(里程碑)掙值 = 項目工程承包費 × 里程碑確認比例 ×(1 + 質量調整)
多項目掙值為所有項目掙值的合計
項目績效和績效比例
項目績效 = 項目掙值 – 項目費用
項目績效兌現
對于單項目績效考核,中間點為中間里程碑,結算點為竣工驗收里程碑點。
對于多項目組合績效考核,1～3季度考核為中間考核點,4季度考核為結算考核點。
中間點結算的前提條件是項目取得階段成果并回款;結算點兌現的前提條件是項目順利驗收并回款。
4.7項目績效管理考核和財務數據的區別:由于用戶的財務要求千差萬別,有的根據工程進度要求公司開發票,有的是工程接近完工時開具發票,有的是還未實施就要求開具全額發票,所以財務中的工程進度和實際的工程服務掙值是有差異的,相對來說績效管理中的掙值還是能比較客觀的反映其進度的,對項目考核是有科學依據的,財務部門每月都和項目管理部門對當期發生的項目費用(包括管理費用和銷售費用)進行核對。當整個項目完成后,從財務角度該項目對應的收入成本都完成,可以測算具體該項目的利潤情況,然后和當初項目績效管理考核的項目預算進行分析比較,找出差距,為以后的項目預算提供更加科學準確的依據。
實施軟件項目的費用管理,在費用管理上會取得明顯的效果,同時也可大大調動了員工尤其是工程服務人員的積極性,為企業管理水平的提高,提供有有力保證。
參考文獻:
[1]中國注冊會計師協會 編:《財務成本管理》,經濟科學出版社,北京,2009年.
