由于貨幣資金是企業資產中流動性最強﹑控制風險最高的一種資產,加之貨幣資金也是最容易被貪污、偷竊或挪用的資產。因此,加強貨幣資金的管理和控制是至關重要的。
1 資金的管理的原則
1.1 嚴格職責分工 即將涉及貨幣資金不相容的職責分由不同的人員擔任,形成嚴密的內部牽制制度,以減少和降低貨幣資金管理上舞弊的可能性。
1.2 實行交易分開 即將現金支出業務和現金收入業務分開進行處理,防止將現金收入真接用于現金支出的坐支行為。
1.3 實施內部稽核 即設置內部稽核單位和人員,建立內部稽核制度,以加強對貨幣資金管理的監督,及時發現貨幣資金管理中存在的問題,以及時改進對貨幣資金的管理控制。
1.4 實施定期輪崗制度 即對涉及貨幣資金管理和控制的業務人員實行定期輪換崗位。通過輪換崗位,減少貨幣資
金管理和控制中產生舞弊的可能性,并及時發現有關人員的舞弊行為。
2 資金的企業內部控制
根據以上原則,制定相應的貨幣資金控制制度,建立健全貨幣資金的內部控制,確保經營管理活動合法而有效。
2.1 貨幣資金內部控制目標及環境
2.1.1 貨幣資金內部控制目標 內部控制目標是企業管理當局建立健全內部控制的根本出發點。貨幣資金內部控制目標有四個:①貨幣資金的安全性。通過良好的內部控制,確保企業庫存現金安全,預防被盜竊、詐騙和挪用。②貨幣資金的完整性。即檢查企業收到的貨幣是否已全部入賬,預防私設“小金庫”等侵占企業收入的違法行為出現。③貨幣資金的合法性。檢查貨幣資金取得、使用是否符合國家財經法規,手續是否齊備。④貨幣資金的效益性。即合理調度貨幣資金,使其發揮最大的效益。
2.1.2 貨幣資金內部控制環境 所謂貨幣資金內部控制環境是對企業貨幣資金內部控制的建立和實施有重大影響的因素的統稱。控制環境的好壞直接決定著企業內部控制能否實施或實施的效果,影響著特定控制的有效性。貨幣資金內部控制環境主要包括以下因素:①管理決策者。管理決策者是貨幣資金內部控制環境中的決定性因素,特點是在推行企業領導人個人負責制的情況下,管理決策者的領導風格、管理方式、知識水平、法制意識、道德觀念都直接影響貨幣資金內部控制執行的結果。因此,管理決策者本人應加強自身的約束,同時,通過民主集中制,黨政聯席會議制度加強對其的監督。②員工的職業道德和業務素質。在內部控制的每個環節中,各崗位都處于相互牽制和制約之中,如果任何一個崗位的工作出現疏忽大意,均可以導致某項控制失效。比如,空白支票、印章應分別讓不同的人保管,如果保管印章的會計警惕性不高,出門不關抽屜,將使保管空白支票的出納有機可乘,由此造成出納攜款潛逃的案件也屢見不鮮。③內部審計。內部審計是企業自我評價的一種活動。內部審計可協助管理當局監督控制措施和程序的有效性,能及時發現內部控制的漏洞和薄弱環節。內部審計力度的強弱同樣影響貨幣資金內部控制的效果。
影響貨幣資金內部控制的環境因素還很多,如組織結構、管理控制方法、授權和分配責任的方法等。要加強企業內部控制,就必須改善其控制環境。
2.2 貨幣資金內部控制設計
2.2.1 貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特別會計期間發生的貨幣資金收支業務是否均已按規定計入有關賬戶。通過檢查銷售、采購業務或應收賬款、應付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:①發票、收據控制。發票、收據控制是利用發票,收據編號的連續性,核對收到的貨幣資金與發票、收據金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬的一種完整性控制手段。發票分類很多,例如增值稅發票、運輸發票,因為這兩種發票涉及國家稅收,且有國家稅務機關負責監督檢查,因此涉及這兩種發票的貨幣資金收入一般較完整。但目前餐飲服務業等發票及收據管理較混亂,給控制設計增加了難度。如企業違規開具“大頭小尾”,“小頭大尾”的發票;多給、不給客戶餐飲發票;空白收據、發票到處可買;自制收據;收據不連號或無號,或以白條代替收據等。因此,對于發票、收據必須加強其印、收、發、存的管理,建賬核算。在此基礎上,利用這類發票的連續編號,設計一崗位,負責其存根聯與入賬的記賬聯定期或不定期抽查核對工作,及時發現其中的錯弊。②銀行對賬單控制。銀行對賬單控制是利用銀行對賬清單與企業銀行存款日記賬進行核對,以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。通過編制銀行存款余額調節表,可以發現未達賬項,分析其原因,發現其是否存在錯弊。③物料平衡控制。物料平衡控制是利用物質不滅定律,復核主要原材料在生產﹑銷售過程中,量上是否平衡,以確保生產資金完整性的一種控制方法。這種控制方法主要適用于生產﹑加工行業。④業務量控制。業務量控制是根據某項業務量的大小,來復核其貨幣資金完整性的一種控制方法。比如,旅館可以按客房記錄的業務量,汽車運輸可以按合理記錄的業務量,復核其貨幣資金的收入。⑤往來賬核對控制。往來賬核對控制是通過定期與對方核對往來賬余額,及時發現挪用﹑貪污企業貨幣資金等違法行為,以評價清欠貨幣資金是否及時入賬或貨幣資金還欠是否真實的一種控制方法。特別注意對于已作壞賬處理的應收賬款,了解是否有收回款項不入賬的情況。 2.2.2 貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現金﹑銀行存款﹑其他貨幣資金。由于應收﹑應付票據的變現能力較強,故也將其納入貨幣資金控制范圍內。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:①賬實盤點控制。賬實盤點控制是通過定期或不定期對貨幣資金進行盤點,以確保企業資產安全的一種常見的控制方法。如編制銀行存款余額調節表。賬實盤點按盤點的時間分為定期盤點和不定期盤點,但不定期盤點的控制效果通常較定期盤點好。不定期盤點的主要特點就是突擊性強,會給貨幣資金相關崗位產生一種無形的,無時無刻,無不存在的壓力。②庫存限額控制。庫存限額控制是利用核定企業每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風險的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業。③實物隔離控制。實物隔離控制是采取妥善措施確保除實物保管之外的人員不得接觸實物的控制方法。比如,現金只能由出納保管,銀行承兌匯票只能由一人專管,否則將導致責任不清,不法分子很可能混水摸魚,侵占貨幣資金。同時,還應采取選擇合格的保險箱,選擇安全的場所等保障措施,以確保貨幣資金實物安全。④崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負責,以達到相互牽制,相互監督的作用的一種控制方法。比如,貨幣資金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬);貨幣資金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證);空白支票與印章保管分離,銀行對賬單取回,余額調節表編制與復核分離等等。在具體運用中,應結合本單位實際情況,根據成本與效益原則設計各控制崗位。
2.2.3 貨幣資金合法性控制。貨幣資金合法性控制針對的是貨幣資金的收入與支付。合法性控制一般都采用加大監督檢查力度的方法:如對于業務量少,單筆金額小的單位,記賬憑證可一人復核;對于業務量大,單筆金額大的單位,記賬憑證應由兩個人復核,即增設復核會計,科長再復核。又如,通過加大內部審計監督力度還可以發現一些不合法的貨幣資金收付;通過公布舉報電話、網站,從公眾中取得不合法收﹑付的線索。另外,可以對貨幣資金的支付實行嚴格的授權審批制度,重點控制大筆金額貨幣資金支付。
合法性控制風險一般較大,通常涉及企業決策管理者本人,因此國家會利用政府機關、社會力量對企業進行審計、監督、檢查。
2.2.4 貨幣資金效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業財富最大化的財務管理目標,通過運用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金的控制方法。企業可制定貨幣資金收支中長期計劃,在合理預測一定時期貨幣資金存量的情況下,通過實施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時應權衡采取以上措施所付出的代價、成本或機會成本,選擇一項最優的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策(可降低采購成本)、一定的賒銷政策(可提高售價或擴大銷售量)、或參與各種投資,以降低貨幣資金儲量,但同時權衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優方案,最大限度地發揮其經濟效益。要實現以上目的,要求企業在進行籌資、投資決策時,對各種方案進行綜合分析,并要求參與分析、決策的人員不得少于三人。
3 小結
健全的貨幣資金內部控制制度的建立,更有利于企業貨幣資金管理和控制,使會計人員自覺遵守內部控制制度,杜絕貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀行為的發生。
