如果沒有完善的內部控制制度的設計和運行,那么資金管理的一切先進的途徑和思想都無法實現,應該說,內部控制制度是資金管理的重要保障。
1 勝利油田資金內部控制設計
1.1 貨幣資金管理 貨幣資金管理是指對庫存現金、銀行存款、支票、銀行承兌匯票等票據的管理。勝利油田公司加強貨幣資金管理主要通過下列措施的實施:
1.1.1 貨幣資金的日常管理 ①公司及各二級單位/控股子公司要根據《現金管理暫行辦法》的規定,結合本單位的實際情況,制定本單位現金開支范圍,并報公司總會計師審批,公司及各二級單位/控股子公司不得超范圍使用現金。②公司及各二級單位/控股子公司出納人員做到現金日清月結,由管理(或登記)現金日記賬和銀行日記賬以外的不相容崗位人員定期和不定期地進行現金盤點(每月末必須進行),并將簽字確認的盤點表報財務部門負責人。③公司及各二級單位/控股子公司財務部門每月要核對銀行賬戶,編制銀行存款余額調節表,核實未達賬項并說明原因,并由不相容崗位人員稽核簽字。
1.1.2 貨幣資金的余額控制 ①公司及各二級單位/控股子公司現金庫存限額由銀行核定,超過限額的現金必須當日送存銀行,由財務部門負責人組織不定期抽查。②公司在外部金融機構開立的賬戶,必須實行限額管理,經總會計師審批后,確定賬戶限額,賬戶超過限額的資金上存財務公司。③集團公司財務計劃部每年核定各直屬企業貨幣資金余額控制規模,經財務計劃部主任審批后下達,并按月考核。公司財務資產部要按照集團公司核定的指標,分解下達到下屬單位,并按月對下屬單位進行貨幣資金總量控制。
1.1.3 建立貨幣資金管理重大事項報告制度 ①公司負責人是企業貨幣資金管理第一責任人,公司分管負責人、總會計師和財務資產部主任是貨幣資金管理的主要責任人。②公司發生的重大資金管理事項,包括發生或涉及重大訴訟和仲裁案件、在金融機構的存款和代保管的有價證券到期不能收回、銀行賬戶被法院凍結、存款金融機構被關閉、有關人員涉嫌經濟犯罪等,公司財務資產部必須于24小時內報告公司總會計師,同時于48小時內報告集團公司。
1.2 票據管理 各公司應當加強經營活動中與貨幣資金相關的票據的管理,明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序,并設登記簿進行記錄;各公司應加強對銀行結算憑證的填制、傳遞及保管等環節的管理與控制;對于收到的支票、銀行承兌匯票等票據,應建立專門臺賬,由專人管理;對外銷售產品原則上不收取商業承兌匯票。
1.3 銀行賬戶管理 各公司應當嚴格按照支付結算辦法等國家有關規定,加強銀行賬戶的管理,嚴格按照規定開立賬戶,辦理存款、取款和結算。不準違反規定開立和使用銀行賬戶;按照勝利油田公司資金集中管理的規定:①公司因業務需要,由財務資產部提出開/銷戶申請,經公司總會計師批準后,由財務資產部辦理開/銷戶手續。②公司辦理結算業務原則上應通過財務公司賬戶進行,財務公司賬戶不能滿足需要的,經總會計師批準,可以在外部銀行辦理開戶手續。③賬戶的類型、用途和限額必須符合國家有關部門的相關規定、不準出借本單位賬戶為外單位代收、代付款項。④公司二級單位/控股子公司一律在公司財務結算中心開立賬戶,原則上不得在其他外部金融機構開立賬戶。
1.4 印鑒管理 各公司應加強銀行預留印鑒的管理。財務專用章應由專人保管,個人名章必須由其本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印鑒;按規定需要有關負責人簽字的經濟業務,必須嚴格履行簽字手續,不得以加蓋個人名章代替;各公司保管各種銀行結算票據的人員,不得同時保管銀行預留的財務專用章或個人名章。
1.5 授權控制 授權控制包括:公司負責人對建立健全和有效實施本公司貨幣資金內控制度以及保證貨幣資金的安全完整性負責;公司制定本單位的資金授權管理實施細則,規定貨幣資金授權審批程序等;審批人應當根據本單位資金授權管理實施細則的規定,在授權范圍內履行其職責。因此,勝利油田的資金內控在這方面主要履行以下措施:①公司各業務部門根據需要編制年度資金收入預算、資金支出預算,經部門負責人審核簽字后送公司財務資產部,局財務資產部對各部門資金收支預算進行審核和資金預算平衡。②公司財務資產部審核、分析、匯總各單位上報的年度資金預算和月度資金計劃,在資金預算平衡的基礎上編制公司年度資金預算、月度資金計劃,經財務資產部主任簽字后報公司總會計師。③公司總會計師審核批準公司月度資金計劃。年度資金預算經公司負責人辦公會初步審核通過后,由公司財務資產部上報集團公司。④集團公司財務計劃部對年度資金預算統一平衡并報經集團公司總經理辦公會審批后實施。未經集團公司批準,各單位不得自行安排和調整。⑤公司財務資產部對集團公司下達的年度資金預算進行分解,經公司總會計師批準后下達,并組織實施、監督、分析與考核。 1.6 崗位控制 ①公司及各二級單位/控股子公司必須明確相關部門和崗位的職責權限,確保辦理貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督,嚴格禁止由一人辦理貨幣資金收支業務的全過程;②公司及各二級單位/控股子公司財務部門必須針對辦理貨幣資金業務的不相容崗位建立輪崗制度和強制休假制度;③公司及各二級單位/控股子公司財務部門應定期和不定期組織檢查,檢查內容包括是否存在不相容職務混崗的現象、資金收支手續是否健全,是否存在越權審批行為、印章保管情況等。
1.7 監督檢查 各公司應建立對貨幣資金業務的監督檢查制度,明確監督檢查機構或人員的職責權限,定期進行檢查。檢查應注意以下事項:①貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況,重點檢查辦理貨幣資金業務的不相容崗位的設置情況;②貨幣資金授權審批的執行情況,重點檢查貨幣資金支出授權審批職責、范圍、程序等的履行情況;③支付款項印章的保管情況,重點檢查辦理付款業務所需的財務專用章和個人名章分開保管情況;④票據保管情況,重點檢查票據的購買、領用、保管、交接手續健全等情況;⑤銀行存款對賬情況,重點檢查核對銀行賬戶和編制、審核銀行存款余額調節表的及時性,銀行存款賬面余額與對賬單余額的相符情況,以及長期未達賬項清理情況;⑥對監督檢查過程中發現的貨幣資金內部控制中的薄弱環節,應及時采取措施,加以糾正和完善。
2 小結
綜上所述,內部控制制度是資金管理的重要保障,為更好的實現貨幣資金控制,必須嚴格執行上述貨幣資金內部控制制度。
參考文獻:
[1]袁林主編.資金控制與結算中心[M].杭州:浙江人民出版社.2001年.
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