1 中小企業內部控制存在的問題
1.1 公司治理機制不完善,內部控制環境差 中小企業中相當一部分屬于個體、私營性質,企業的投資者同時就是經營者,在經營權與所有權未曾分離的情況下容易推行家長式管理,即使有的企業在形式上也建立了董事會、監事會但真正的法人治理機制并未到位,董事會和經管機構基本上是一套人馬,下屬也往往按習慣辦事,根本談不上授權和監管。有些企業領導者總認為增加監管就會增加人員,增加費用,增添麻煩。在這種管理哲學和企業文化氛圍下,推行內部控制的環境較差。
1.2 經營管理缺乏有效性,資產安全系數低 由于中小企業對內部控制不夠重視在資產管理上的就會暴露出很多弊端:主要表現在:①對現金管理不科學,造成資金閑置或不足。有的企業認為現金越多越好,造成現金閑置,影響了資金的使用效率;有些企業的資金使用缺少計劃安排,過量購置存貨和固定資產,無法應付經營急需的資金,陷入財務困境。②應收賬款周轉緩慢,造成資金回籠困難。原因是沒有建立起嚴格的賒銷政策,缺乏有力的催款措施,應收賬款不能兌現或形成呆賬。③存貨控制薄弱,造成資金呆滯。許多中小企業存貨積壓嚴重周轉失靈,造成資金呆滯。④重錢不重物,損失浪費嚴重。很多企業對原材料、半成品以及固定資產的管理不到位,長時間不進行資產的清查盤點,賬實不符,出了問題無人追究,資產浪費嚴重。
1.3 賬目不清,會計信息失真 會計信息失真已經成為全國性的普遍問題,在中小企業尤為嚴重。究其主要原因一是為了偷逃稅款。中小企業為了減少稅收負擔千方百計地做假賬,有的收入甚至不入賬,人為制造虧損來達到偷逃稅款的目的。另一方面中小企業的財務基礎薄弱,財務人員素質偏低,特別是私營企業往往由領導者的親屬擔任會計工作,他們中的一部分人甚至沒有會計資格證書,不具備起碼的會計基礎知識,難免賬務處理不出現錯誤,導致會計信息失真。
2 中小企業的內部控制應側重于實際運作控制
完善的內部控制制度對于中小企業有效融資和提高抗風險能力具有重要意義。中小企業在進行內部控制時,無須像大企業一樣面面俱到,而是應該根據自身特點和經營管理的需要,避繁就簡、避虛務實,從經濟性、實用性出發,注重實際運作控制。
2.1 授權批準控制 批準控制是指在某項經濟業務發生之前,按照既定程序,對其正確性、合理性、合法性加以核準,并確定是否讓其發生所進行的控制。批準控制系事前控制,可將一切不合法的經濟業務控制在事發之前,具有預防作用。小型企業的正常經濟業務較多,因此,可采用一般批準方式,授權給較低層次管理人員,由其根據既定的預算、計劃、制度等標準,在授權范圍內行使批準權。這樣做,既能提高工作效率,又能保證經濟活動的靈活性和主動性。
2.2 內部會計控制 內部會計控制是指通過企業內部會計活動對經濟業務實施的控制。其目的是確保會計資料合法、完整、正確,維護資產的安全與完整。為保證內部控制的有效性和可靠性,會計控制應具備以下內容:①恰當的崗位設置。根據中小型企業的特點,會計核算宜采用集中核算的方式,即由會計機構統一辦理。一般可設會計主管兼總賬會計、明細賬會計兼稽核、出納3個崗位。②嚴密的憑證制度。主要有3項:一是設計合適的憑證格式及傳遞程序。企業的每一筆經濟業務,都必須填制憑證,并按照規定的程序傳遞。二是所有憑證都要預先依次編號,以便查證。三是對所有憑證,無論是自制的還是外來的,在入賬之前必須經過認真審核,以保證每項經濟業務入賬的正確性及合法性。③合理的會計記錄程序。為使會計控制順利進行,可根據企業實際情況,建立一套合理的會計記錄程序,包括憑證填制、傳遞、審核、賬簿登記、報表編制等。在保證滿足所需核算資料和必要控制手續的前提下,盡可能地簡化手續,以增強可操作性。④嚴格的日常核對制度。包括賬證核對、賬賬核對、賬表核對、賬實核對等。日常核對制度對保證會計記錄的真實、完整、正確,保證會計控制的有效性,具有至關重要的作用。
2.3 實物控制 實物包括企業的資產、物資以及會計資料等。實物控制是指為保護各種實物的安全完整,防止舞弊行為而進行的控制。主要包括限制接近、實物保護和實物清查。①限制接近。實物的限制接近是減少實物被盜或毀損機會、劃分責任、保護實物實體的重要措施。根據各種實物的性質和管理特點,合理確定允許接近的人員,并對限制接近的遵守情況進行嚴格的檢查監督。比如,貨幣資金僅限于專職的收銀、出納人員,并與有關賬簿記錄人員相分離。出納人員要嚴格按照國家有關貨幣資金管理的規定保管和使用。②實物保護。實物保護是指為使實物免遭盜竊、損傷及其他意外損害,確保實物的完整性而采取的各種措施。一般來說,應對各種安全防范措施定期檢查,消除隱患,減少實物受損機會。③實物清查。結合企業自身特點,采取定期盤點或輪番盤存的方法,清查財產物資的實有數量,妥善處理盤盈盤虧,確保賬實相符。 3 中小企業加強內部控制的關鍵點
中小企業在建立內部控制制度時,應進行內部控制的風險分析,識別內部控制的關鍵點,達到事半功倍的效果。
3.1 加強銀行貨款信譽控制,保證融資渠道通暢 中小企業融資難一直是制約中小企業發展的大問題,從企業性質上來看,我國中小企業以非國有企業為主體,其資金來源主要依靠自籌和銀行貸款兩種方式。中小企業要保證融資渠道順暢,就應該主動向銀行提供真實、透明的財務信息,提高自身的信譽,贏得銀行信任。
3.2 建立健全科學決策機制,保持穩步發展 中小企業因為規模比較小,當市場發生變化時,容易改變經營方向,追求較高的贏利水平。很多中小企業的興起是創始人靠著自己的能力在激烈的市場競爭中拼殺而成長起來的,企業老板往往因為對自己的判斷力和領導能力的自信,而排斥以分權為特征的現代企業管理制度。
3.3 加強應收賬款控制,保證資金流順暢 由于中小企業缺乏大型企業的知名度,在開拓市場的時候常常不得不以先交貨、后收款的方式來吸引客戶,由此給企業貨幣資金安全帶來了極大的隱患,貨款不能收回是中小企業面臨的主要財務風險。企業不能如期償還貨款的首要原因也是企業的銷售收入沒有如期到帳。因此,加強應收賬款管理是解決現今中小企業陷入的流動資金緊缺困境的重要措施,是提高資金運用率的最直接、最有效的手段。
3.4 加強對實物資產的管理,保證資產安全完整 加強對存貨的管理,盡可能壓縮過時的存貨物資,避免大量存貨積壓在庫、資金呆滯,并以科學的方法來確保存貨資金的最佳結構。徹底消除重錢不重物的錯誤思想,加強對各類財產物資的管理。建立健全財產物資管理的內部控制制度,在物資采購、領用、銷售及樣品管理上建立規范的操作程序,堵住漏洞,維護安全。物資保管員應定期與會計對賬以保證賬、卡、物相符,以便對出現的差錯進行及時正確的處理。
3.5 健全企業財務制度,保證企業長遠發展 中小企業大多會計信息質量不高,會計處理隨意性大,中小企業不重視企業財務信息質量,甚至為了逃稅而提供虛假財務信息,雖然從短期來看為企業減少了一些支出,但從長遠來看,企業只有形成科學的財務管理制度,合法合規經營,才能做大、做長、做強。
總之,中小企業要發展壯大必須充分認識到自身在內部控制方面的不足,通過加強和完善內部控制制度,使企業資產多一分安全,經營決策多一分謹慎,從而使企業經營少一分風險,為企業目標的實現增添一分保障。
