如何加強高校后勤實體財務管理,管好用好資金,實施全面預算管理是一種有效的管理手段。
一、實施全面預算管理的作用
全面預算管理是企事業單位的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化,并使之得以實現的單位內部管理活動或過程的總稱。全面預算管理誕生于20世紀20年代的美國,是從最初計劃、協調生產發展而成為現在兼具控制、激勵、評價等功能的一種綜合貫徹企業戰略方針的經營機制。
高校后勤財務全面預算反映的是高校后勤實體未來某一特定期間的經營收支活動的財務計劃,它是以實現高校后勤實體的發展目標和戰略計劃為目的和起點,并據此決定高校后勤實體應該采取的行動和措施,從而明確為達到這些目標,從事這些活動需要什么資源和多少資源。全面預算管理的過程就是高校后勤實體戰略目標分解、實施、控制和實現的過程。
全面預算管理作為一種管理機制,通過預算目標的分解與編制、匯總和審核、執行與調整、評價與考核,將對高校后勤實體起到規劃發展、協調行動、溝通認識、控制經營與激勵業績等方面的作用。
(一)可以促進高校后勤實體發展規劃的制訂和發展目標的實現
全面預算管理對高校后勤實體自身管理要求很高,要真正做到全面預算管理,高校后勤實體先要做好中長期發展戰略規劃,并做好每年的工作計劃,在這基礎上才可以編制與自身發展規劃和工作計劃相適應的綜合財務預算,確保各項投入符合自身發展要求。所以,實施全面預算管理可以促進高校后勤實體重視發展規劃的研究制訂和企業發展目標的實現。
(二)可以有效整合后勤實體的財務資源,形成管理合力。全面預算是后勤實體及所屬各部門根據本單位的工作計劃和工作任務制定的相應的經費預算。通過預算可以知道各部門的經費使用方法和工作安排,可以對各部門重復的預算安排進行調整,避免各自為政、重復投資,造成資源浪費,以達到后勤實體資產等經濟資源的有效整合,提高效益。
(三)有利于信息溝通。全面預算管理過程是后勤實體各部門的信息互相傳遞的過程,是一種涉及高校后勤實體內部責、權、利關系的制度安排。它不只是某一個部門的事,需要上下配合,全員參與,有利于部門間的信息溝通。
(四)有利于后勤實體控制經營和績效評價。全面預算管理,高校后勤實體所屬各部門都是一個預算責任中心,各自有其設定的預算目標,后勤財務部門通過對預算責任中心每日業務的記錄、計算和數據的累計,實現實際數據與預算數的對比,提供實際偏離預算的差異分析,從而督促各責任中心采取有效措施,進一步挖掘內部潛力,擴大成績,糾正錯誤,保證目標的完成,進而為全面評價和考核各責任中心的工作業績奠定基礎。
二、全面預算管理在高校后勤財務管理中的應用
(一)預算工作組織
實施全面預算管理,首先要在組織結構上予以保障,必須建立多層次、職責明確的預算組織結構,結合高校后勤實體的管理體制,可建立“股東會董事會預算委員會預算管理部預算責任中心”五級組織。高校后勤實體大部分實行董事會領導下的總經理負責制。股東會是后勤實體的權力機構,負責審議批準后勤實體財務預決算。董事會負責制訂后勤實體的年度財務預算方案、決算方案,遞交股東會審議批準,對股東會負責。后勤實體設立預算委員會,總經理任預算委員會主任,統一組織、管理、協調后勤實體的全面預算工作,根據董事會要求,負責制訂后勤實體年度財務預算草案,遞交董事會審議。為保證全面預算管理工作順利實施,在預算委員會下設預算管理部,具體負責組織預算的編制、審查、匯總、上報、下達報告等具體工作,跟蹤監督預算的執行情況;分析預算與實際執行的差異及原因,提出改進管理的措施和建議。后勤實體下屬各部門作為預算責任中心,在預算委員會的領導下,負責各相關預算的編制和執行,并設立預算管理員,組織、管理、協調本部門或單位的全面預算工作。
(二)預算編制程序
要實施全面預算管理,首先要確定預算的目標,確定預算目標能將后勤實體的努力方向具體化、數量化從而變成各部門、各層次員工的行動準則。預算目標要以學校對后勤服務的要求和后勤實體自身發展目標等為依據,來進行科學的預測和定位。在每年的第四個季度開始,高校后勤實體應召開預算委員會會議,根據預算目標明確下一年度各部門的預算編制要求,并根據高校后勤實體業務特點,確定利潤中心和費用中心。各利潤中心負責預算年度主營業務收入及與主營業務相關的附加收入預測和前景分析,并編制相應收入及成本預算;各費用中心根據預算年度承擔的管理與服務工作,負責所需的費用預測,并編制相應的費用預算。各預算責任中心根據規定或認可的方法各自編制預算年度的基礎數據,形成部門預算草案報預算管理部;預算管理部匯總、整理、分類基礎數據,編制后勤實體預算年度經營活動分析報告;預算委員會根據分析報告確定預算年度基本目標并相應平衡,修改各部門的預算草案返回各預算責任中心;各預算責任中心根據預算委員會意見,調整部門預算草案再次報預算管理部;預算管理部匯總編制預算指導意見稿,供預算委員會討論后,報董事會審議,經股東會批準后成為正式預算,下發各預算責任中心執行。
(三)預算執行和控制
預算責任中心必須嚴格遵守已批準的財務預算,在預算年度內的經濟活動必須在批準的預算范圍內按預算執行程序進行,以確保預算總目標與各預算責任中心預算分目標之間的協調一致。各預算責任中心應根據下達的年度預算,按季度和月份制定詳細可行的分解計劃,并落實到具體項目和責任人,要及時組織各項收入,從嚴控制各項支出。對發生的各項成本費用,屬于已批準的預算內的經濟事項,應按以下程序進行:1、經辦人員就某一經濟事項向預算管理人員提出申請;2、預算管理人員對照預算與待批經濟事項進行對照,記錄并審核該經濟事項,出具審核意見報預算責任中心負責人;3、預算責任中心負責人根據預算管理人員的審核意見批準該預算內經濟事項;4、經辦人員辦理該經濟業務并實施過程記錄。如發生或有申請非預算內經濟事項,按活動或事件的原因分別歸屬于預算調整程序與否定該經濟事項。各預算責任中心在日常經濟活動中應當嚴格執行各自的預算指標,每月對實際發生情況與預算指標進行比較分析,并積累基礎資料,如在預算執行過程中發現與既定的預算目標有重大差異,應及時向預算委員會匯報,如發生預算節余,不得違反經濟活動的常規性用盡預算,避免消耗性資源浪費。預算管理部對預算編制和預算實施和執行情況進行監督和分析,并就預算管理中存在的問題要及時向預算委員會報告。
(四)預算調整和考核
年度預算總目標一般不應作調整,但如果說后勤實體面臨的經營環境發生了重大變化,預計經營結果與預算總目標差異超過5%,應當調整預算總目標。預算調整可分預算偏差糾正和預算總目標調整。預算偏差糾正是指預算實際執行結果與預算總目標差異在5%之內需進行的預算目標調整,反之則屬于預算總目標的調整。預算偏差糾正可由預算委員會具體實施,預算總目標的調整由董事會、股東會批準后執行。
應建立后勤實體二級預算考核制度。董事會負責對后勤實體預算編制質量、預算執行情況總體情況的考核。后勤實體負責對所屬各預算責任中心的預算考評,以全面預算的各項指標為依據,通過財務管理信息化系統的記錄及反饋,對各責任中心實際完成情況與預算目標的差異進行考核評價與獎懲,其目的是為了促進各預算責任中心能積極主動地圍繞預算目標開展工作,最終形成“自主管理、自我約束、自我激勵”的管理體制。
總之,全面預算管理是高校后勤實體財務管理的有效手段之一,可以幫助管理者進行計劃、協調、控制和業績評價,是一種現代的組織行為觀。當然,預算編制、執行和控制過程都是人的行為過程,是不同利益相關者之間的博弈,重視人的行為因素對預算編制與控制的影響,是預算成功與否的關鍵所在,合理有效地運行全面預算管理體系是高校后勤實體發展的戰略目標得以實現的重要保障。
