會(huì)計(jì)電算化的實(shí)行在提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性,提升了會(huì)計(jì)核算的水平與質(zhì)量的同時(shí),在實(shí)際運(yùn)用中也存在一些不容忽視的問題,如不加以防范,勢必影響會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量,加大財(cái)務(wù)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。本文結(jié)合會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)際,談一下自己的幾點(diǎn)看法。
一、會(huì)計(jì)電算化存在的主要問題
(一)會(huì)計(jì)電算化軟件設(shè)計(jì)存在漏洞
目前市場上出現(xiàn)的各種會(huì)計(jì)軟件,其功能大多不夠完善,軟件性能缺乏穩(wěn)定性,不能夠完全符合各單位實(shí)際情況,很難適應(yīng)新業(yè)務(wù)需要,系統(tǒng)升級很容易出現(xiàn)漏洞,這樣就會(huì)給財(cái)務(wù)核算帶來風(fēng)險(xiǎn),甚至給犯罪分子以可乘之機(jī)。近幾年,一些高科技犯罪頻繁發(fā)生,其中有的也正是利用了會(huì)計(jì)核算軟件的設(shè)計(jì)缺陷。
(二)電算化制度不健全或執(zhí)行程序不嚴(yán)格
個(gè)別單位未按規(guī)定建立、健全會(huì)計(jì)電算化的各項(xiàng)管理制度,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化后就萬無一失了,存在麻痹的思想。而有的單位把內(nèi)控管理制度和科學(xué)的規(guī)范程序往往只停留在紙面上,不能很好地落實(shí)。這樣就促使了一些違法違紀(jì)事件的發(fā)生,如:盜用操作密碼進(jìn)行越權(quán)操作或違背不相容崗位設(shè)置電算化崗位,從而達(dá)到謀取私利的目的。
(三)計(jì)算機(jī)維護(hù)不當(dāng),操作人員計(jì)算機(jī)技能不高
會(huì)計(jì)電算化后,各種會(huì)計(jì)賬目等信息存儲、文件傳遞都以電子文件存在計(jì)算機(jī)內(nèi),由于操作人員技能不高、維護(hù)不當(dāng)或其它疏忽,往往會(huì)潛在丟失、篡改或刪除會(huì)計(jì)信息的危險(xiǎn)。
二、會(huì)計(jì)電算化問題的對策
(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人員的培訓(xùn)教育
會(huì)計(jì)電算化,給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與管理,要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識,好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件。
電算化會(huì)計(jì)使會(huì)計(jì)工作效率的提高和會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度的降低,會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與管理,促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。從而,引起會(huì)計(jì)人員知識結(jié)構(gòu)的變化和素質(zhì)的提高。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制,強(qiáng)化授權(quán)操作控制
1、會(huì)計(jì)電算化崗位應(yīng)設(shè)置操作人員、維護(hù)人員、直接管理人員和會(huì)計(jì)軟件人員。其中操作人員之間不得兼任,研發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任操作人員。各個(gè)崗位人員相互牽制,科學(xué)分工,明確職責(zé)。
2、各個(gè)崗位要嚴(yán)格遵循會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程,防范因違犯操作規(guī)程而造成的錯(cuò)誤,購買軟件系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注意添加類似防范、提示功能,計(jì)算機(jī)程序能及時(shí)提示、制止各類越權(quán)操作、錯(cuò)誤操作等行為,確保授權(quán)控制有效實(shí)施。
3、建立手工和計(jì)算機(jī)操作日志制度,為查證上機(jī)情況留下客觀、真實(shí)記錄,包括操作人員、操作時(shí)間、操作內(nèi)容等進(jìn)行手工和計(jì)算機(jī)雙重記錄。
(三)確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性
財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是絕對秘密和安全,但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。筆者認(rèn)為:
1、對于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定,制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對策等。
2、增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享,但同時(shí)也將自身暴露于風(fēng)險(xiǎn)之中,這些風(fēng)險(xiǎn)主要來自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等。為了提高網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全防范能力應(yīng)采用一些措施,例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲通訊、身份證認(rèn)證、授權(quán)等。
3、加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作出芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度,如專機(jī)專用、專室專用等。
(四)做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作,必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度,把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)。
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。
以上這些問題是會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問題。若能及時(shí)解決這些問題,它必然會(huì)促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的健康發(fā)展,最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,更好地為提高各級企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
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作者簡介:許潔,女,(1981—),單位:河北大學(xué)管理學(xué)院(在職研究生)。
