在信息環境下,只有通過運用藥品、資金流集成化管理,加大了醫院對藥品運動、資金運動的監控力度,改變了醫院業務流程的割裂狀態。在此基礎上進行信息化,才能從根本上改善醫院的管理水平并最終建立起醫院的現代管理模式,從而提高醫院的核心競爭能力。
1.醫院藥品管理的本質
流程是指一系列相關活動組成的,并按照一定的先后次序發生的,具有某種特定輸出的業務過程,即將輸入轉化為輸出的一組相關的資源和活動,其中資源包括資金、信息、人力和藥品資源。流程管理首先以流程為導向,其最終目標是將醫院由過去的職能導向型轉變為流程導向型。以流程為中心的醫院和傳統的以職能為中心的醫院的主要區別在于醫院的基本結構不同。傳統醫院中,組成醫院的基本結構是職能相對單一的部門,這些部門完成不同的業務,這些任務構成每個流程的片段。而在以流程為中心的醫院中,醫院的基本組成單位是不同的流程,不存在剛性的部門,甚至流程本身也不是剛性的,而是隨著市場的變化可以隨時增減改變的。在傳統業務中,流程隱含在每個部門的功能體系中,沒有人專職對具體的流程負責,流程成為片段式的任務流,任務和任務間的脫節和沖突司空見慣。在以流程為中心的醫院中,每個流程都有專門的流程主持人負責控制,由各類專業人員組成的團隊負責實施,流程成為一種可以真實地觀察、控制和調整的過程,流程本身變得緊湊,任務之間不再有過去的那種沖突和拖延。醫院的業務流程管理除了要面向流程以外,還必須面向患者,并合理運用信息技術。流程管理必須保證流程是面向患者的流程,而流程中的活動都應該是增值的活動,從而保證了流程中的每個活動都是經過深思熟慮后的結果,是與流程相互配合的。面向患者,以患者為導向,是指醫院在判斷流程的績效時,是站在患者的角度考慮問題的,以患者為中心。必須使醫院的各級人員都明確,醫院存在的理由是為患者提供價值,而價值是由流程創造的,只有改進為患者創造價值的流程,醫院的改革才有意義。患者要的是流程的結果。所以,任何流程的設計和實施都必須以患者標準為標準,以患者為中心,這是醫院再造的成功保證。
2. ++醫院的藥品管理模型
2.1 采購業務模型
(1)首先是醫院臨床各科室按照排預算提出藥品需求計劃,藥品供應部門首先對需求計劃進行匯總和平衡,對審批的藥品需求計劃,進行庫存匹配,沒有庫存提出采購計劃。(2)采購計劃制定出來后要由采購人員按公司、藥品種類、時間進行匯總。匯總后的數據可以累加到下月或作廢以便與實際業務一致。(3)采購環節統一由醫院采購部門進行。首先按照需求月份做采購計劃,采購計劃審批后,做采購合同或采購單。采購合同簽訂后,要把多家報價做成報價單,如果需要預付款還要有借款單。報價單的作用是把多家的報價及各種條件進行比較,以便選擇合適的廠家。(4)審批采購合同。審批采購合同時,要求有報價單,如果需要預付款,還要有審批后的借款單,否則不予審批。簽訂采購合同后,廠家發貨。到貨時要對藥物驗質驗量。因為只有驗證合格的藥品才可以登記到貨清單,到貨清單包含的主要信息是計量順序號、藥品數量和合同價格。(5)登記到貨帳。登到貨帳前首先要核對到貨清單中的藥品在采購合同中是否存在,以及數量是否相符。(6)結算。貨到發票沒到,暫時不作處理,在統計時,要統計帳面和在用的數量。結算單經過采購審批、保管員簽字、財務審核后才可銷到貨帳,并入庫。保管員根據藥企的提料單開具出庫單,并登記保管帳。各藥企返回的藥品要提供返回單做入庫處理,并登記保管帳。如有藥品發生損耗可以記入耗損表,并登記保管帳。
2.2 庫存管理業務模型
(1)醫院后勤藥品保管部門接收醫院的藥品,由部門制定庫存計劃,驗收合格入庫。(2)庫存管理涵蓋產藥品管理和發貨管理兩方面的內容。其中藥品管理主要是藥品庫管理,主要負責對采購后的藥品進行驗收、入庫,做好藥品庫內產藥品的儲存、搬運和管理,負責藥品實物與帳、卡、票的盤點等一系列與產藥品有關的工作。(3)發貨管理是實現銷售統一的一個重要環節。它是聯結合同、藥品采購、庫存計劃的樞紐。醫院經營活動的最終目的就是將藥品銷售到患者手中,從患者手中回籠資金。而發貨就是實現藥品的主要控制者。由此可見發貨管理的關鍵作用。所以發貨管理作為整個銷售管理的終點,直接關系到整個銷售業務的成敗。
3. ++醫院的藥品和資金流的集成模型
藥品管理經歷了一般的庫存控制系統、MRP、閉環MRP及MRPPII幾個階段。財務管理信息系統從分立系統如工資管理、現金管理、成本管理逐步發展為集現金管理、應收應付賬管理、總賬管理、成本管理等于一體的完整的財務系統。在藥品管理系統自MRPII發展過程中,管理資金流的財務管理系統被集成到MRPII系統中,成為MRPII的一個子系統。財務管理系統從銷售管理系統、供應系統中直接提取資金信息,從而減少了數據的重復錄入,更重要的是提高了財務管理系統數據來源的準確性,使資金信息迅速、準確地反映藥品信息。經營高效有序運作,必須實現藥品和資金流的均衡控制。MRPII系統中的資金流管理模塊,如應收應付賬管理、總賬管理等,是對醫院已發生的經濟業務進行事后的記錄和總結,是對過去經營活動進行客觀的反映和監督。同時針對醫院使用的每一項藥品,都需要相應的藥品清單供編制藥品計劃使用。同樣,必須建立相應的成本標準,作為資金計劃與控制的依據。資金計劃管理相對于藥品計劃從宏觀計劃到微觀計劃的過渡,其功能及內容有所不同。++醫院常使用的資金計劃有年度財務收支計劃、月度財務收支計劃。資金的收支計劃根據藥品的采購計劃和成本標準編制,作為控制資金收支的依據。成本管理和資金計劃管理構成資金流的事前計劃。資金收支管理包括一般財務系統中的應收帳、應付賬、總賬管理、現金管理等。資金收支管理實現資金流事中控制的功能。資金的收支必須按照相應資金計劃進行。成本核算累計藥品實際成本。根據采購、庫存過程中實際消耗的料、工、費,從藥品結構最低層開始,依據藥品結構,逐層計算,直至藥品。
總之,我們通過資金流控制下的藥品管理,優化了銷售、核算、藥品供應和庫存等經營管理過程,規范了業務流程、商業規則,提高其醫院核算效率,訂單排產效率、數據和業務處理能力和信息的準確性。
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